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ODF轉檔技巧
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大綱
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轉檔前應具備的正確觀念•
轉檔作業的正確流程 (Word、Excel、Power Point建 立注意事項)•
如何產生ODF格式的文件•
如何產生PDF格式的文件(Word2007)•
安裝 Microsoft 另存 PDF 或 XPS 檔案增益集•
如何產生PDF格式的文件(Word2010)•
如何產生PDF格式的文件(Word2003)轉檔前應具備的正確觀念_1
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要有正確製作Office文件的觀念•
不管使用任何Office 編輯軟體，一定要使用正確的方 法製作文件，除了節省文件製作時間，以及減少後續文 件維護的困難，同時更可避免不同Office編輯軟體，其 至於相同Office編輯軟體不同版本之間所造成的轉換問 題。•
操作流程 ：–
1. 以正確方式建立文件–
2. 減少使用新功能–
3. 文件轉成 Office2003 版本，副檔名*.doc、*.xls、*.ppt轉檔前應具備的正確觀念_2
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1.檔名的格式要正確•
– 檔名中不可以出現特殊符號，如：『%』、 『/』……..•
– 不可出現雙重副檔名：如： 『ＸＸＸ.doc.docx』•
2.文件製作採用正規化排版方式•
– 不以『空白鍵』作為對齊應用的方式•
– 不以『文字方塊』作為備註或說明的內容•
3.接受軟體功能上的差異•
– MS Office 和ODF畢竟是不同軟體，在功能設定一定有些許 不同，所以MS Office和ODF文件之間的轉換，可能會有行數或 色彩上的偏移，但只要手動微調一下即可。轉檔作業的正確流程_1
轉檔作業的正確流程_2
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以正確的方式建立文件文書、試算表和簡報在建立文件時，如果 可以注意以下這些事項，那麼後續在轉檔過程出錯的機率就會降 低。•
1.Word建立注意事項：•
不以『空白鍵』作為對齊應用的方式•
不可以使用「Enter」鍵來加大段落間距•
盡量不要使用文繞圖的效果•
建立表格時不要使用表格的文繞圖效果•
表格中不要加入計算功能•
不要使用「頁面框線」中的花邊效果•
盡量不要使用「文字方塊」來建立文件•
分欄的效果在轉檔時位置可能會跑掉轉檔作業的正確流程_3
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2.Excel建立注意事項：–
不要使用巨集，轉檔會出錯。–
查文件中，是否有公式參照其他檔案，轉檔後檔名及路徑不 同，可能會有參照錯誤的情形。–
不要使用文字方塊或繪圖物件。–
圖表不要使用「趨勢線」的效果，在 ODF無呈現。–
不要使用 2010 及 2013 新增加的函數，ODF中沒有，可能會 有錯誤訊息，還好新增的函數大都用不到。–
不要使用「設定格式化條件」的圖形效果。–
盡量不要使用「格式化為表格」，計算功能轉檔會出錯。轉檔作業的正確流程_4
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3.Power Point建立注意事項：–
盡量不要使用新版佈景主題，可能造成文字位置偏移。–
要使用預設的版面配置，盡量不要自行繪製的文字方塊。–
檢查文件中，是否有連結，轉檔後因檔名及路徑有修改，可 能會失效。–
不要使用 3D 的動畫或換頁效果，因為 ODF沒有這些效果。–
檢查文件，是否有嵌入影片檔，因軟體接受格式不同，可能 會無法播放。–
使用 SmartArt的圖解效果之後，ODF可以看不可以編輯。–
使用新的動畫效果， ODF無法播放。轉檔作業的正確流程_5
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先將文件轉成MS Office2003版本•
有許多MS Office2007之後的新功能轉換成ODF是會出 錯的，而ODF功能與MS Office2003相容度較高，所以 建議先將MS Office2007之後的檔案，先轉存成MSOffice 2003，避免在轉成ODF時，因為不支援新功能 而造成的異常問題。
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利用ODF工具來轉檔•
MS Office也是可以利用另存新檔功能來轉儲存成ODF 文件，但是儲存後格式跑掉的情形比 較嚴重，所以轉 檔還是建議使用ODF軟體，像是LibreOffice或者OpenOffice來做轉檔會比較穩定。
如何產生ODF格式的文件_1
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一、1.先將文件轉成MS Office2003版本(下左圖)•
2.以LiberOffice開啟檔案後，存檔時預設的檔案類型為 ODF格式(下右圖)，如下右圖所示以LiberOffice為例如何產生ODF格式的文件_2
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二.雲端下載•
其實在Google的Office•
也可以直接•
輸出ODF檔案格式如何產生ODF格式的文件_3
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三.如何將Microsoft Office製作之檔案批次轉換?•
從Microsoft Office製作完成的文件，若要轉換成ODF格 式，除了把檔案開啟以『另存新檔』的方式進行之外，您知道還可以透過文件精靈幫我們完成批次轉換嗎？
如何產生ODF格式的文件_4
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四.以LibreOffice批次轉換•
基本的轉檔技巧除了可以逐一開啟軟體再存檔外，當然 LibreOffice也可以透過「檔案」->「精靈」->「文件轉 換器」，將多個Microsoft Office文件一起轉檔。如何產生ODF格式的文件_4-1(續)
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可全部勾選(左下圖)再按「繼續」，再自行更改「匯入」與「儲存」的資料夾
1.可全部勾選
自行更改「匯入」與「儲存」的資料夾
如何產生ODF格式的文件_4-2(續)
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按「轉換」後，立即可以從MS Office轉成LibreOffice的ODF格式，至指定的匯出目錄下，找尋相關的 文件即可
如何產生ODF格式的文件_4-3(續)
若轉換完成後「圖示」仍然為MS OFFICE的話，點選某 一檔案按右鍵「內容」->「變更」，選擇LibreOffice 軟體
如何產生ODF格式的文件_4-4(續)
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Libre Office相關對應文件MS Office種類與圖示如下 圖示為Word->Writer、Excel->calc、Access->Base、Powerpoint->Impress、小畫家->Draw
如何產生PDF格式的文件_1(Word2007)
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準備事項 Office 的版本：•
若office版本為 2010，不需下載相關套件即可轉成 PDF檔案，請直接參 閱 文件轉PDF•
若 office 版本為 2007，必需下載並安裝 Microsoft 另 存 PDF 或 XPS 檔案增益集•
其他 Office 版本：不支援此功能如何產生PDF格式的文件_2(Word2007)
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若版本為 Office 2007，先檢查是否已安裝 Microsoft 另存 PDF 或 XPS 檔案 增益集：在功能表單點選「另 存新檔」，如出現下圖：•
若看到「尋找其他檔案格 式的增益集(F) 」，表示還 未安裝增益集，必須按照 下一節說明來安裝。安裝 Microsoft 另存 PDF 或 XPS 檔案增益集_1
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連到微軟官方網站下載頁：• https://www.microsoft.com/zh-tw/download/details.aspx?id=7
安裝 Microsoft 另存 PDF 或 XPS 檔案增益集_2
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按【下載】按鈕。下載檔案後，執行安裝檔，出現以下 畫面，將「按一下這裡以接受 Microsoft 軟體授權條款。(A)」打勾，按【繼續】按鈕。
如何產生PDF格式的文件_3(Word2007)
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Office 版本為 2007 【Office 按鈕】->【另存新檔】->【PDF 或 XPS(P)】
如何產生PDF格式的文件_4((Word2007)
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按「發佈」，即會另存PDF檔案並開啟該檔案如何產生PDF格式的文件_1(Word2010)
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Office 版本為 2010 【檔案】->【儲存並傳送】->【建 立 PDF/XPS】->按一下【建立 PDF/XPS】如何產生PDF格式的文件_2(Word2010)
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選取存檔類型，選PDF格式如何產生PDF格式的文件_3(Word2010)
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或是在【檔案】功能表中，選取【另存新檔】，然後在【存檔類型】中選取【PDF(*.pdf)】，按一下【儲存】
按鈕即完成。
如何產生PDF格式的文件_1(Word2003)
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Office 版本為 2003時，需下載doPDF軟體，請到• http://www.dopdf.com/ 下載，並安裝完成
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有兩種轉檔方式，大家可依據個人使用習慣來作選擇•
第一種：先雙擊軟體捷徑「doPDF.lnk」，再選擇您想 轉換的檔案，並按下「建立」按鈕如何產生PDF格式的文件_2(Word2003)
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接著於次頁按下「確定」按鈕，軟體便會在轉檔完成之 後，以預設檢視程式來開啟該PDF檔•
可另行指定儲存路徑、檔案名稱，以及是否嵌入會用到 的字型（檔案容量會變大！）如何產生PDF格式的文件_3(Word2003)
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第二種：先依序 於檔案圖示上點擊滑鼠右鍵 → 點選右 側的「列印」選項接著會顯示如第一種方法的設定視窗，這時請參照上一頁說明來操作即可！
如何產生PDF格式的文件_4(Word2003)
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若原檔為圖片，則還會顯示如下圖般的設定視窗，您可 於其內修改紙張大小、相片大小（預設為「原尺寸/全 景相片」），和列印品質（解析度越大則PDF檔就會越 大）等選項簡報結束 敬請指導
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