檔案服務正大步走向公眾
——海西檔案公共服務概述
邱川燕
福建省科技檔案館副研究館員
“舊時王謝堂前燕，飛入尋常百姓家。”曆久經年，檔案已慢慢揭開了神秘的面 紗，大步走入公眾的視野，以唐著名詩人劉禹錫的詩句來描述海西檔案服務的這種變 化最為貼切。近年，隨著社會經濟的發展，公眾檔案意識的增強，大陸檔案主管部門 先後提出建設“五位元一體（愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務 中心、政府資訊公開中心、電子檔管理中心）”公共檔案館以及“三個體系（建立覆 蓋人民群眾的資源體系、建立方便人民群眾的利用體系、建立確保檔案安全保密的檔 案安全體系）”的發展要求。以上述發展定位為目標，海西檔案公共服務也步入快車 道，呈現出了良好的工作景象：
新平臺，讓服務更便捷
“創新平臺，便捷服務。” 2012 年 6 月以來，隨著電子政務、數位檔案館建設 的推進，為適應網路形勢發展的需要，提升檔案資訊服務水準，福建省檔案行政管理 部門以“一站式服務型網站”為定位，按照“平臺統一建設，資訊屬地管理”的原 則，採取以省館為門戶站點，9 個設區市館為分站點、84 個縣（市、區）館為支站點 的三級網路體系結構，將原先在互聯網上各自獨立運行的“福建省分散式檔案網 站”、“福建公共檔案資訊共用平臺”、“福建省政府資訊公開查詢平臺”進行“三 網合一”的升級改版工作，並正式更名為“福建檔案資訊網”。根據福建省檔案業務 工作特點，結合福建省歷史文化特色，對網站進行橫、縱結合的全方位綜合檔案資訊 服務的設計，橫向完成了“公共檔案資訊共用平臺”、“政府資訊公開”、“市縣（區）
檔案網站”以及海西圖片庫、檔案培訓的平臺建設，其中“公共檔案資訊共用平 臺”、“政府資訊公開”、“市區縣檔案網站”從縱向上實現了省、市、縣共 84 個 檔案館三級檔案網站資訊垂直一體化管理和資訊處理自動化、資訊傳輸網路化的目 標。升級後的福建檔案資訊網是以檔案政務資訊、檔案共用資源、公開資訊為主要服 務內容的三位一體的網路綜合體，共有 5 個子系統、8 個一級欄目、47 個二級欄目、
67 個三級欄目，注重在統一的檔案網站資料標準結構基礎上提供方便實用的網站功 能，為社會公眾提供人性化的檔案網站自助服務。升級改版後的網站系統強化了網站 檢索系統，具備了全網站全數據的檢索能力，具有高效、智慧、即時的特點。
在高效方面，網站系統在各主要介面都提供了快速檢索入口，用戶可通過省內任 一檔案網站入口進入系統，簡單輸入關鍵字即可在第一時間內發起檢索請求。同時針 對計算量大且訪問頻繁的系統訪問特點採用了靜態生成技術，配合關聯資料庫加檔目 錄的存儲模式，極大提升了網站的檢索反應能力，使得流覽者能在最短時間內獲得系 統檢索的返回資訊。此外，網站還根據不同的訪問者需求，設計了各有側重的檢索功 能：對於全站資訊的檢索，用戶僅需輸入模糊關鍵字即可在資訊標題、備註和內容中 進行模糊檢索，最快的列出所需資訊而無需面對眾多的輸入項；對於政府公開資訊等 檔類資訊的檢索，則提供了檔詳細屬性的並列檢索以便更快的定位所需檔，還支持這 些檢索條件的自動暫存，方便用戶隨時進行重複檢索；對於檔案共用資源，則在模糊 檢索基礎上集成了檢索範圍控制，這些功能和技術措施都極大地方便了用戶在使用網 站時更為高效地獲取所需資訊。
在智慧方面，網站系統採用了智慧查詢統計技術，將系統中的常見查詢按照查 詢頻次匯總統計，列出按照分類、時期的熱點查詢，便於用戶瞭解當前網站關注熱點。
在檔案共用資源中則採用了圖片和視頻關鍵字技術，提供了對圖片和視頻的智慧匹配 檢索功能，極大地提高了圖片和視頻資訊的利用率。用戶僅需輸入簡單的關鍵字進行 檢索，即可獲得按所屬館分組以視頻時長排序的視頻資料。系統還集成了搜索引擎介 面提供更為智慧的多詞模糊檢索、拼音檢索、限定範圍檢索等功能。
在即時性方面，網站系統通過使用大型關聯資料庫建立了結構清晰完整的全站資 料庫，所有經審核發佈後的資訊資料均在第一時間內呈現到網站上以供利用。同時經 過對資料欄位元的調整、索引優化、海量資料記錄的分庫分表等資料庫高負載優化設 計後，使得網站系統有能力在承載海量資訊資料的同時，滿足網站用戶對網站資訊資 料在千萬級別時的亞秒級查詢速度。
新網站有效集中了網路流量，提升了網站服務水準，至 2015 年 3 月訪問量達 261 萬人次,成為展示福建地方文化特色和宣傳檔案工作、提供檔案資訊服務的平臺及連 接檔案與大眾的橋樑。
新管道，讓服務更多元
“創新管道，多元服務。” 一是新媒體注力。近年來，全省各級各類檔案館利 用新的社交媒體為檔案文化宣傳和公共服務工作注入新的力量。如省檔案館開通
“大閩記憶”政務微博，開闢“檔案播報”、“珍檔集粹”、“閩風民俗”等欄目，
凸顯檔案部門特色，宣傳檔案知識，提供檔案資訊服務，有效發揮政務微博在政務公 開、溝通民意上的積極作用，為線民提供更便捷、更有效的溝通平臺。目前聽眾數量 10 餘萬人，成為騰訊政務微博大戶；廈門市檔案館除啟動微博外，還開通“廈門檔 案”檔案微信公眾服務平臺，開闢“廈門故事”、“鷺島見證”等 15 個子欄目，採 用文字、圖片、音視頻等多種表現形式，實現預約查檔、業務諮詢等互動功能，用戶
群覆蓋 27 個省市自治區，此項舉措得到了社會各方面的肯定；廈門市思明區檔案館 建立手機 APP 用戶端平臺，為檔案服務公眾建立了更快捷的通道。二是新品牌助力。
目前福建全省聯動舉辦“國際檔案日”宣傳周活動，面向社會大眾，集中開展主題鮮 明、形式多樣、內容豐富的檔案文化宣傳，積極打造影響大、受眾多、流行廣的檔案 文化精品，使“國際檔案日”宣傳周成為公眾走進檔案、瞭解檔案的新管道、新品牌。
僅 2014 年“國際檔案日”宣傳週期間，全省就推出宣傳活動 100 餘項，參與活動的 有專家、學者、學生、社會公眾以及臺灣同胞。各級各類檔案館推陳出新，結合地域 特點，推出諸多群眾喜聞樂見的活動。如省檔案館組織開展“尋找你心中的記憶”系 列體驗活動，邀請社會公眾走進檔案館查閱檔案，開展檔案修裱、檔案仿真製作、底 片掃描等體驗活動，邀請臺灣政治大學圖書資訊與檔案學研究所薛理桂教授和南京大 學教授分別作《臺灣檔案的公眾服務》和《中國木拱橋營造技藝》學術報告或講座；
福州市檔案館在《福州晚報》開闢“讓我們走進檔案”專版，刊載檔案館長訪談、檔 案服務民生工作日志（連載）、歷史檔案故事、媒體關注檔案等內容，舉辦“留得住 鄉愁，記得住鄉情——夢系福州之蒼霞篇”照片展，並通過福州電視臺黃金時段的《福 州新聞》欄目報導“國際檔案日”宣傳活動。馬尾區檔案館舉辦了以“走進檔案”為 主題的“6·9 國際檔案日”宣傳文藝演出活動，推出詩朗誦《蘭台頌》、歌曲《檔案 人》、小故事《檔案與生活》、檔案知識競答等系列活動，充分展現檔案的文化魅力；
三明市檔案館舉辦“高校畢業生檔案流向”講座，指導大學畢業生認真對待畢業生學 籍檔案；龍岩市檔案館開展檔案“四進”即進社區、進學校、進農村、進聖地活動，
拍攝專題片在龍岩電視臺綜合頻道《百姓視點》欄目播出；晉江市檔案館開展對台文 化交流、電臺宣傳、走進軍營、與學校共建共育、並聯合《晉江經濟報》舉辦 6 期“一 張（本）---背後的故事”同題徵文等活動，廣開管道，讓檔案文化走入千家萬戶。
新的管道以更加多元、立體、互動的形式拉近檔案工作與社會公眾之間的距離，
進一步實現檔案工作走進民間、走進大眾。
新資源，讓服務更廣泛
“新增資源、廣泛服務”。一是構建豐富的網上資源。省檔案館積極開展檔案網 站資源建設，根據社會需求和時事需要，採取分輕重緩急，邊建邊用的方法，共整合 開發了 60 個檔案目錄專題資料庫，共 63 萬條，內容涵蓋防疫、華僑、鹽務、禁毒、
衛生、城鄉建設、地政、高等教育、海洋、老福建、閩台關係、文化、漁業等專題，
從單個檔案館資訊資源逐步拓展到全省性專題資源的共用服務。目前，已在“檔案資 訊共用平臺”上提供檔案專題目錄資料庫 46 個，檔案目錄 135405 條，原文資料 52981 頁，網上展廳專題 278 個，圖片 7291 張，充分發揮了檔案網站的資訊服務功能。二 是構建豐富的館藏資源。全省各級各類檔案館積極開展民生、名人、非物質文化遺產 等檔案徵集活動：省檔案館、泉州市檔案館徵集到一批僑批檔案；福州拍攝城市建設 錄影檔案、照片檔案；莆田徵集莆商檔案；龍岩市檔案館徵集到閩西漢劇申遺專題片、
各種劇碼光碟，閩西漢劇表演藝術家活動資料、照片，以及木偶書法、木偶戲、採茶 燈、五梅拳等具有閩西特色的省級非物質文化遺產檔案、資料和照片並建立了國家、
省級非物質文化遺產檔案和專題資料庫；三明、龍岩、寧德分別徵集到一批習近平同 志珍貴照片檔案。三是開發特色的檔案資源。近年來，福建省檔案館立足於彰顯海西 文化，開展檔案編研工作，積極主動滿足社會公眾多方面需求。先後編輯出版了《福 建事變檔案資料》、《福建華僑檔案史料》、《閩台關係檔案資料》、《福建省檔案館館藏 珍品集萃》、《福建解放檔案圖集》、《福建省檔案館成立五十周年紀念》、《潮湧海西》、
《臺灣義勇隊》等檔案文獻書籍畫冊計 60 多種、2000 多萬字。《潮湧海西》、《臺灣 義勇隊兩本畫冊，分別榮獲“第二十七屆華東地區優秀哲學社會科學圖書評選”一等 獎和二等獎。2014 年，正式啟動《明清宮藏閩台關係檔案彙編》，該文獻擬採用影印 出版，計約 30 冊，擬於 2015 年出版。
新增資源豐富了館藏結構，滿足社會公眾日益增長的檔案文化需求，讓檔案公共 服務的觸角更加廣泛，更為深入。
新走向，讓服務更親民
“服務民生、惠及百姓。”在服務民生方面，全省各級各級各類檔案館紛紛出實 招、出新招。全省各級各類檔案館實行利用零收費。全省社保系統 336 個經辦機構全 部完成檔案達標驗收工作。省檔案局聯合省教育廳印發學生資助檔案管理辦法。廈門 在市行政服務中心設立政府資訊公開查閱場所，泉州推廣“家庭建檔”工作，漳州建 立“中小學生夢想”檔案工作機制；龍岩、寧德分別推行中小學校檔案管理工作；甯 德市檔案局在寧德電視臺開設了檔案服務民生專題欄目；福建省寧化縣檔案局館圍繞 民生檔案工作，建立了 3 本“惠民冊”，一是“涉民檔案業務指導冊”，主動與教育、
社會保障、民政、國土、計生、衛生等涉民部門溝通聯繫，摸清涉民部門檔案管理現 狀，建立涉民單位指導台賬，及時跟進尚未指導、需要加強指導的單位，開展民生建 檔業務指導，不斷提升全縣涉民部門檔案工作管理水準。截至目前，縣檔案局館已為 46 個涉民部門建立了指導冊。二是建立“檔案接待利用服務冊”。跟蹤利用者查閱 利用情況，對查不到的檔案，幫助分析線索，並定期回饋；將館藏利用率高的檔案優 先編目，建立館藏民生專題電子目錄，實現微機查閱；簡化查閱利用程式，實行“一 站式”服務，努力為群眾提供方便快捷的檔案利用服務；三是建立“民生檔案資訊化 指導冊”。採取現場指導、線上服務等方式，加快民生檔案資訊化建設步伐，及時幫 助涉民部門檔案員釋疑解難，穩步推進全縣涉民部門檔案資訊化工作開展。
“民生所想，就是檔案工作之所向；民生所需，就是檔案之所趨”，“檔案為民”
成為構建最美檔案館的核心內涵。
新常態,讓服務更高效
“馬上就辦、辦就辦好。”全省檔案服務大力踐行“馬上就辦”的便民舉措，簡 化查檔流程、提高辦事效率。如福州市檔案館推出“零等待”、“零距離”、“零投 訴”、“零障礙”、“零缺位元”五零服務，在視窗接待工作中實行首問負責制、一 次性告知制、限時辦結制、責任追究制；廈門市檔案館公示“馬上就辦”事項，明確 規定了工作內容、辦結時限、責任處室、具體措施，一目了然，提高查檔的效率；泉 州市檔案館推出優化服務態度、優化服務環境、優化服務規範“三個優化”服務舉 措。同時，在視窗單位、服務場所設置服務公示欄、引導牌、宣傳欄、便民書報角、
飲水機等便民服務設施，公開辦事制度、辦事程度、服務內容、服務標準，積極開展
“踐行群眾路線打造檔案館優質視窗服務品牌”活動；莆田市檔案館推行“一站 式”、“一個視窗”及“文明查檔+預約查檔+電話查檔”的便民服務模式，提高服務 效能，提升檔案公信度和群眾滿意度。“馬上就辦、辦就辦好”成為海西檔案公共服 務的新常態。
公共服務是檔案工作的“生命線”，也是檔案工作永恆的主題，讓檔案公共服 務更便捷、更豐富、更高效、更多元，更親民，是新時期檔案工作的目標與追求。向 著這個目標，海西檔案工作者們一直在努力，始終在路上……
