中強光電應用 EDI 於訂單管理之流程

從企業外部來看，訂單管理需牽涉到客戶端，並同前所述，客戶端 也是訂單管理流程裡的一員，企業執行訂單管理時務必要將客戶端連接 進來 ，想當然爾，企業應用 EDI 於訂單管理時，也必需同時考慮客戶 端 。換句話說，將 EDI 應用於訂單管理除了是要解決企業內部資訊的

「傳遞」外，更要同時解決企業外部與客戶間的資訊「轉換」 。 EDI 對 企業內部及企業外部發揮的功能是不同的，EDI 對企業內部要處理的課 題是資訊的「傳遞」 ，因企業內部同屬某一作業系統，沒有資料格式 轉換的問題 ; EDI 對企業外部要處理的課題是資訊的「轉換」，因企業 間不同屬於某一作業系統，資料格式需依照界業使用的 EDI 標準傳至對 方電腦系統再轉換成對方內部 ERP 系統可以接收、處理的資料格式 。

中強光電本身的 ERP (Enterprise Resource Planning ) 作業系統採用 的是 Oracle，代工客戶端 Compaq 採用的作業系統是 SAP ，故彼此間 之訂單處理需靠 EDI 解讀雙方要傳遞的訂單資訊內容，即是指將資料轉 換成二個不同電腦系統可以共同讀取的語言，這共同可以讀取的語言也 就是指中光電採用的 EDIFACT 標準 。 再者，將應用 EDI 技術協助解 決訂單管理內、外部資訊流傳遞、轉換的概念結合起來即是中強光電應 用 EDI 於訂單管理的中心思想及主要目的 。

詳細執行流程如圖 4-2-2 ，並分述如下 :

Step 1. 業務單位 / 訂單獲得之訂單處理流程

1-1 接收經由 VAN 傳來的客戶訂單，資訊代號為 : 850 。 1-2 資訊代號 850 內包含資訊項目 A(1) – A(3) 。

1-3 電腦主機將 850 內的資料代碼轉換成 Oracle 可以讀取的資料資 訊，並自動釋出「system alert」到產銷單位 。

1-4 轉換 850 成功後，Oracle 會針對這張訂單產生一內部訂單編 號 ( Sales Order No ) 。

1-5 若客戶更改訂單內容則經由資訊代號 : 860 。

Step 2. 產銷單位 / 訂單確認之訂單處理流程

2-1 產銷單位收到 1-3 的「system alert」後在 Oracle 裡進行含 資訊項目 B(1) – B(3) 的「 stock available to ship」確認 動作 。

2-2 若有足夠庫存供出貨，Oracle 會自動對此張訂單做 confirm 並釋出 「system notice」 到該負責業務員的電子郵件信箱裡 。 2-3 若無足夠庫存，則產銷人員需經由生管人員向物管、製造單位查詢

原料進料時間及產品產出時間，再回覆給該負責業務 。

2-4 業務人員經由釋出資訊代號 855 向客戶確認接收訂單內容及通知 出貨日期 。

2-5 資訊 855 釋出後，產銷人員釋出該銷售訂單 ( Sales Order ) 。 2-6 若收到資訊 856，則重新執行 2-1 ~ 2-4 程序，再由業務釋出資訊

代號 865 向客戶確認接收訂單內容及通知出貨日期 。

Step 3. 資材、製造、成倉單位 / 生產採購之訂單處理流程

3-1 Oracle 自動將銷售訂單 ( Sales Order ) 拋轉成含資訊項目 C(1) 的採購單 ( Purchase Order ) 。

3-2 Oracle 自動將銷售訂單 ( Sales Order ) 拋轉成含資訊項目 C(2) 的工單 ( Working Order ) 。

3-3 出貨日期到時 ,Oracle 自動將銷售訂單 ( Sales Order ) 拋轉成 含資訊項目 C(3)的麥頭 ( Shipping Mark ) 。

3-4 出貨日期到時，生管人員即在 Oracle 系統裡將訂單做「Close」, 則 Oracle 系統自動將 850 內部份資訊拋轉成含資訊項目 C(4)的資 訊標籤 ( shipping label ) ，由成品倉管人員將標籤貼到產品外 包裝上 。

Step 4. 進出口單位 / 配送之訂單處理流程

4-1 出貨日期到時，生管人員即在 Oracle 系統裡將訂單做「Close」,則 Oracle 系統自動將 850 內部份資訊拋轉成含資訊項目 D(1)的進出 口文件 ( Packing List ) 。

4-2 出貨日期到時，生管人員即在 Oracle 系統裡將訂單做「Close」 , 則 Oracle 系統自動將 850 內部份資訊拋轉成含資訊項目 D(2)的進 出口文件( Shipping List ) 。

4-3 產品出貨後，進出口人員會在 Oracle 系統上做「Ship Confirm」 , 則系統會將出貨訊息轉成資訊代號 856 傳送到 VAN， VAN 將 856 傳送到客戶電腦，對方電腦接收訊息完成後再經由 VAN 回傳資訊代 號 861 告知確認接受到訊息 。

4-4 產品出貨後，進出口人員會在 Oracle 系統上做「Ship Confirm」 ， 則系統會將含資訊項目 D(3)的發票訊息轉成資訊代號 810 傳送到

VAN，VAN 將 810 傳送到客戶電腦，對方電腦接收訊息完成後再經 由 VAN 回傳資訊代號 824 告知確認接受到訊息並同意依照付款時 間付款 。

4-5 客戶會同時將資訊代號 824 經由 VAN 傳給第三方付款公司，第三 方公司完成付款後即經由 VAN 釋出 824 到中光電電腦系統 。

註 : 此時之資訊代號依然延用 824 的原因是因釋出來源不同 , 會有不同的來源識別碼 , 為了爾後三方對帳方利性及容易性 , 故選擇使用相同的資訊代號 。

Step 5. 財務、會計單位 / 應收帳款處理之訂單處理流程

5-1 進出口人員完成 「Ship Confirm」及釋出 810 後，系統自動拋轉 成含資訊項目 E(1)的應收帳款明細 。

5-2 系統會將含資訊項目 E(2)的應收帳款到期日提醒轉成訊息代號 810-1， 經由 VAN 將訊息傳送到客戶端電腦通知顧客即將到期的金 額及期間 。

5-3 系統會將含資訊項目 E(3)的應收帳款到期日提醒轉成訊息代號 810-2 應收帳款逾期催收，通知顧客已過期的金額及期間 。

5-4 第三方付款公司完成付款後即經由 VAN 釋出 824 到中光電電腦系 統 。

824 – Payment Order / Remittance notice

824 – Payment Order /

-Purchase Order 850

-業務單位

Application Notice Invoice Receiving Advice Shipping Notice P.O. Acknowledge

P.O. Change P.O. Acknowledge

SUPPLIER - Coretronic

Order Management Process

CUSTOMER - Compaq

Shipping & Billing Process

3’rd Party Banking System

Payment Process

V

832 – Price Catalogue / Price Change Notice Pre-Sales

圖 4-2-2 中光電應用 EDI 於訂單管理之運作流程圖 附註 :圖解中英文文字為整套 EDI 系統專用術語 ,

為避免扭曲原意 , 故未翻譯成中文。

第五章 、中強光電應用 EDI 於訂單管理之效益分析