以物業管理模式之具體方案研擬與建議

在針對訪談的內容中與實際瞭解、文獻分析，瞭解目前國民小學學校建築維護管 理的主要問題是來自於，經費的使用問題及未規劃維護管理計畫。是形成學校維護管 理的不受重視的主因，也因此無法將學校校舍的發展計畫完整的執行。目前的國民小 學維護管理方式是無法對整個學校的建築物、建築設備與設施，做有計劃的更新與維 修，造成學校在執行經費上的困難，未能針對需求做有效利用與改善。再者未有完整 維護管理計畫，形成建築設施的過度使用而未維護保養之窘狀，相對的也造成建築物 設施、設備，使用年限的短縮，形成資源上的浪費，無形中更增加使用經費的支出。

在瞭解問題之後，提出具體的構想與初步的概念，在學校導入物業管理方式時，

以規劃完成事務目標、訂定實施計畫(方案)，透過組織運作各項資源(含人力)以達成 目標，最後衡量結果、評估績效藉以訂定未來行動依據。即所謂規劃、組織、領導、

控制等程序，以訂定計畫、實施操作、量測校核、動作調整，循環架構完成目標。以 效率、效能之運作方式以達成目標。首先進行檢核與資料的整合，逐步釐出需要之流 程與步驟，其主要分兩部份進行，如下陳述：

一、具體模式之建立

學校目前對於管理維護最大問題呈現，是無法有一專業的團隊或是專業的行政部 門，進駐幫忙學校處理這些專業的問題。這方向的策略建議，上級單位宜應設置建築 維護管理單位，進行這些方面的處理，並實際參與學校的維護管理，輔導幫助學校提 昇建築物設施、設備之品質的維護。而學校在面對這些議題之前，學校應先建立自己 的一套檢視系統，對校方進行全面性的檢核，探究學校目前的情形如何，茲分述如下：

（ㄧ）學校建築物與設施之檢查面向建立

對學校進行建築物與設施檢查計畫，將學校檢查之建築物個體、設備與設施，以 維護預防、預防維護、事後維護及改良維護四種不同的需求維護作為排序標準，逐步 檢查學校的建築物設施與使用設備。依序從學校建築物管理、學校設備管理、校園運 動設施管理三方面，進行全面性的檢查，讓原本建築物設施年限與使用狀況，建立完

整的資料，以作為健全度評估的標準，提出學校建築維護管理項目的先後次序。

其主要之用意在於，建築物不管是新建或是原本的建築物，資料的建立與檢查維 護是對管理維護計畫的主要步驟，透過這樣的全面性檢核，才能針對實際潛在的問 題，或是未發現的困難，提出解決方法與策略的提出。並針對歷年的維護管理的內容 與經費的使用，進行評估與檢核，讓學校的維護品質與經費的使用可以相結合、品質 可以提昇，也可以針對目前最重要的項目，進行更重要的維修。逐步的讓學校管理維 護計畫可以真正落實。針對以上論述提出以下之的構想，如圖4.11 之內容。

圖4.11 學校建築物設施檢查之方法

（二）學校行政與管理維護整合面向建立

學校的建築維護管理行政業務部門，在文獻資料與實際瞭解中，會發現其實作 業流程中，是針對責任制的建置方式。因此學校行政與維護管理上可以依物業管理的 模式，漸進整合成完整單一簡化的窗口，在面對問題時可以適時提出做法。在基本構

健全度評估 1.劣化程度 2.安全程度 3.使用程度

建築物與設施的檢查 維護修繕強度評估 1.目測法

2.觀察紀錄法 3.程度分級法

資料不齊全 檢查不確實 輸

入

方法

限制

1.總整體維修檢核表 2.維修資料庫的建立 3.更新維修項目次序

表 產出

想中，以行政人員的評估、業務屬性的分析、行政步驟流程的簡化，來考慮將學校的 作業體系進行調整，減少業務的複雜性，完成單純化行政作業流程系統。而其主要用 意義，是為提昇有關學建築維護管理行政業務的品質，也相對減少相同業務重複步驟 的工作。本研究針提出構想，如圖4.12 學校建築物維護管理行政業務整合之方法。

圖4.12 學校建築物維護管理行政業務整合之方法

二、具體模式流程圖/檢核表

從模式的建立中知悉，本研究模式是從學校的建築維護管理檢查的面向與學校行 政與管理維護整合面向為探究重點。在模式建立中主要依此為主要的發展架構建立起 模式的流程，達成學校委外之前對學校內部的完整規劃，達成維護管理的品質提昇。

（ㄧ）具體流程圖

主要是導入物業管理概念，對學校建築維護管理在委外前之準備及規劃，作一具 體之完整的分析與作法之流程。

人員的使用與評估 1.能力/資歷 2.背景

維護管理 行政業務

業務屬性 分析/歸納

流程步驟簡化 單純化

行政體系 輸

入

限制

方法

輸 出

否 可

圖4.13 學校建築維護管理委外前具體模式之作業流程

學校委外前校內物業管理檢核

維護管理行政業務 學校建築設施檢查

運 動 場 設 施 設

施 / 設 備 建

築 物 本 體

維護管理項目現況 維護管理項目次序

生命週 期評估 維護強 度評估 健全度

評估

資 料 庫 建 立 人員的

評估

整體維護管理 計畫規劃 經費考量與

使用計畫

評估 可行性 委外模式的考量

進入委外作業流程 單純化行政作業流程

業務屬 性分析

步驟流 程簡化

維護管理行 政業務整合

學校校園發展計畫

從上述的流程圖中，學校在要委外之前，可以針對此模式之運作，對學校之所有 建築物、設施與設備做通盤之瞭解，知道學校目前的狀況。在委外維護管理規劃中，

需將校方之校園規劃的重點與實際檢核之重點項目，配合經費與預算，逐次將學校建 築物的設施與設備做維護管理，提昇校園品質與安全性的提昇。

（二）檢核表

主要是用來針對學校委外前，對全校建築物、設備與設施做檢核。可以依此對學 校的維修管理項目做瞭解，來對學校維護管理項目的次序做一瞭解。

表4.5 建築物維護管理模式參考檢核表

健全度 維護修繕強度（B） 生命週期（C）

評估 目項 檢核

項目

老 安 化 全 程 度 度（A）

使 用程 度

D 評 定

高 強 度

＊ 中 強 度

◎ 低 強 度

○ 其 他

備 註 事 項

興 建 時 間

更 新 時 間

週 期 評 估

備 註 事 項

A

＋ B

＋ C

評 定 次 序

備 註

項 目 名 稱

位 置 項

目 編

號 依破損程 度：

＊程度最高

（內部結構 裸露）

◎程度次高

（破損無裸 露）

○程度最低

（表面輕微 破損）

依修護之緊急程 度：

＊程度最高

（三天內修復）

◎程度次高

（一星期至二星 期）

○程度最低

（一個月以上）

依生命週期 時間區分 前、中、後 期：

＊後1/3期

◎中1/3期

○ 前1/3期 註明日期/時 間

分數加 總D 為參考性指數

檢核表是將健全度、維護修繕強度、生命週期三方面去設計檢核表格，並依各個 不同等級的評分方式，去評估優先維護管理之項目，讓主要的維護問題在第一時間完 成修復，提昇使用品質與管理上的優勢。茲將三項評估內容分述如下：

1.健全度：主要是針對建築物與設備之老化程度做有效之判斷。透過現場實際判 斷物件破損之狀況，依程度由高至低。物件內部結構裸露為程度最高、物件破 損內部無裸露為程度次之、物件表面輕微破損為程度最低。

2.維護修繕強度：主要是針對影響學生安全之維護的緊急性為判別強度。透過現

場研判，依程度由高至低。物件損壞嚴重影響學生安全，程度最高，三天內修 復。物件損壞但無立即性影響學生安全，程度次高，一至兩個星期內修復。對 學生無安全性之影響，但有修復之要，程度最低。

3.生命週期：主要是對於建築物與設備之使用年限的判別，作為維護管理上之更 新的評斷依據。透過建造年限與使用期限表為基準，將使用生命期限分成前、

中、後三期，並依此區分成三個區段，每個區段各占三分之一的時間區段。達 到後期三分之一者，程度最高。達到中期三分之一者，程度次之。達到前期三 分之一者，程度為最低，依此為判斷之基準。

利用此三項之內容審核，依分數之高低來判別學校建築物與設施中，哪些部份是 屬於必須要最先進行維護的，依序分項排序出程度高低之維護項目。再依這些項目進 行維護管理的評估與審查，達成維護管理的基本要項之建立。

三、提昇學校建築維護以物業管理模式之建議

從學校建築維護委託物業管理，必須先將學校維護管理以物業管理之模式先進行 內部之整合與提昇，才能在委託物業管理公司時，減少不必要之困擾。而從上面的問 題論述中，提出針對學校的具體策略，幫助學校在這方面有實質的參考依據。茲分述 如下：

（一）健全設施維護管理組織與流程

校方應健全學校維護管理組織，並針對委託物業管理公司，建構出維護管理之行 政流程。依學校之未來規劃與願景，配合建築物之生命週期做一個整體性的考量。

（二）改善建築維護管理之機制

學校目前的維護方式礙於專業能力、人員不足是屬於被動式的，應建制一個主動 的機制，透過監控與單一作業流程來簡化維護管理的行政機制。

（三）制定合於學校之建築維護管理準則

學校應依校方之需求與實質上發展之需要，制定合於該校之建築維護管理準則，

並從物業管理的觀念去建制，去符合未來將委託管理之方便性與實質性的提昇。