學校行政業務的整合

關於學校建築維護的行政業務，主要是由總務處負責。然而在實際瞭解中發現對 於總務主任或是該處室組員而言，其主要最繁重之業務，是來自於學校建築工程維護 管理業務，也充分反應出建築維護這部份行政業務之重要性與複雜性。

而目前學校總務處的行政分類方式，基本上無法反應到物業管理之模式。其主要 得癥結點是，目前校方的行政業務是以工作項目分類，而物管公司是依工作性質分 類。所以依目前的行政分類，有許多工作是會造成交疊重複的，造成人員工作量的增 加，也相對的影響效率。在蔡旨欣（2005）整理之目前國民小學總務處工作項目分類，

如下表之內容：

表4.3 國民小學總務處工作項目分類[44]

承辦單位 工 作 項 目

1.擬定本處各項章則及表冊。

2.擬定總務工作計畫及行事曆。

3.校舍之興建修繕事宜。

4.學校環境美化綠化事項。

5.災害預防。

6.典守學校印信。

7.協辦各項慶典活動。

一

、 總 務 主 任

8.其他有關總務之交辦事項。

1.訂定文書處理章則。

2.公文收發、分類、編號、登記及分辦、查詢 3.文書之繕校郵寄。

4.郵遞文件及郵費之登記、管理。

5.整理與保管文書檔案。

6.管理各項公報。

7.銷毀已逾保存年限公文。

8.全校性及校際性會議記錄與整理。

9.記載學校大事。

10.蒐集及保管學校文物、新聞資料或其他資料。

二

、 文 書 組

11.其他有關文書及交辦事項。

1.訂定事務工作章則。

2.編造財產目錄及其增減登記事項。

3.房舍教室調配及管理。

4.校產管理。

5.各項設備與辦公用品採購、保管及分配撥借事項並會同驗收。

6.工友管理事項。

7.辦理災害搶救及善後事宜。

8.財產毀損報廢之處理。

9.辦理校舍及各項設備之安全檢查及維修。

10.水電管理及檢修。

11.典禮之籌備及會場佈置與設備。

三

、 事 務 組

12.其他有關事務及交辦事項。

1.現金出納保管登記事項。

2.公庫現金票據及有價證券之保管出納事項。

3.員工薪津請領發放及辦理代扣代繳事項。

4.代辦費之收支保管、臨時性暫收款之保管 總

務 處

四、

出納組

5.零用金保管及支付事項、其他有關出納及交辦事項

總務處的行政四組中的業務，目前用承辦單位來分層工作，並無法配合物業管理 的之方式。對學校而言在建構物業管理之提昇上，必須先將整個用組別分類的觀念打 破，利用工作的性質來對行政業務上之分類，達成與物業管理公司有辦法接軌之承辦 方式。將原本之行政分類工作項目：

一、總務主任 二、文書組 三、事物組 四、出納組

將其組織方式，依行政工作性質之雷同與相異處，以物業管理之模式來分類，讓性質 相同作業項目歸於同類，以利行政作業的便利與單純化。透過這樣的方式，將原本之 行政組織整合成五種類別，並依工作上之性質，把原本名稱調整成與工作屬性相同之 名稱，分成五種類別如下陳述：

ㄧ、文書資料及檔案管理 二、建築設施及環境設備 三、資產管理

四、校園安全維護 五、其他活動

五種項目讓相同屬性之工作完整的歸於一類，減少工作上反覆操作與同一種工作 項目內容，需要多人處理之資源上的浪費。原本行政單位主管--總務主任，其工作內 容主要就是在整合與輔助各個單位上的問題，讓下層反應的事情可以很單純處理。讓 校方在建築維護管理上物業管理模式，提昇與外界民間之物業管理模式之接軌。而作 業項目的內容也依性質作整合，讓業務內容比較清楚單一，相對的作業流程也就會單 純化，達成行政作業上的單一化目標，更可以提昇行政作業上的便捷性。茲將整合後 之分類項目內容，分述如表 4.4 整合後之國民小學總務處工作項目分類。

表 4.4 整合後之國民小學總務處工作項目分類[40]

單位 工作項目 工作性質內容

一-1.擬定本處各項章則及表冊。

一-6.典守學校印信。

二-2.公文收發、分類、編號、登記及分辦、查詢 二-3.文書之繕校郵寄。

二-4.郵遞文件及郵費之登記、管理。

二-5.整理與保管文書檔案。

二-6.管理各項公報。

二-7.銷毀已逾保存年限公文。

二-8.全校性及校際性會議記錄與整理。

二-9.記載學校大事。

二-10.蒐集及保管學校文物、新聞資料或其他資料。

文書資料 及檔案管 理

二-11.其他有關文書及交辦事項。

一-4.規劃學校環境美化綠化事項。

三-3.房舍教室調配及管理。

三-4.校產管理。

建築設施 及環境設 備

三-5.各項設備與辦公用品採購、保管及分配撥借事項並會同 驗收。

三-2.編造財產目錄及其增減登記事項。

四-1.現金出納保管登記事項。

四-2.公庫現金票據及有價證券之保管出納事項。

四-3.員工薪津請領發放及辦理代扣代繳事項。

四-4.代辦費之收支保管。

四-5.零用金保管及支付事項。

四-6.臨時性暫收款之保管。

資產管理

四-7.其他有關出納及交辦事項。

一-3.校舍之興建修繕事宜。

一-5.災害預防。

三-7.辦理災害搶救及善後事宜。

三-9.辦理校舍及各項設備之安全檢查及維修。

校園維護 管理/安全 維護

三-10.水電管理及檢修。

一-7.協辦各項慶典活動。

三-11.典禮之籌備及會場佈置與設備。

總務處

其他活動

三-12.其他有關事務及交辦事項。