第二章 文獻探討
第三節 功能分析
本研究參考加拿大與澳大利亞兩國的功能分析施行方法，擬訂適用於我國之 功能分析流程，以下分別探討之。
一、加拿大宏觀鑑定實施方法
加拿大國家圖書與檔案館於 1991 年起採用學者 Terry Cook 所發展之宏觀鑑 定模式。該模式為求鑑定之客觀性，採 行由上而下之方式，以機關整體業務為核 心進行宏觀鑑定，鑑定過程先對文件形成過程進行調查研究，並廣泛調查機關歷 史與職掌業務，針對所屬機關的業務重要性進 行評估，從機關業務活動之關聯性 與重要性為基礎判定檔案保存價值，以 留存反映重要公務活動的紀錄文件。此作 法與傳統係偏重狹隘的學術需求作為鑑定方向不同、較具客觀性，且可呈現整體 性業務發展，其限制為鑑定過程須配合大範圍與詳細的調查研究，方可達鑑定成 效。
宏觀鑑定的核心是「功能分析」（functional analysis）。檔案人員在鑑定過程 中必需在做出檔案存銷的決定之前，先行了解機關的結構。「功能分析」是檔案 鑑定的方法，「功能」的概念係反映某一機構所產生的檔案是否具有保存的價值？
哪些檔案是值得社會所記憶？哪些檔案需予以銷毀28？
LAC 在進行功能分析時會考慮以下六項問題29： 1. 該政府機關的法定功能與業務為何？
2. 跨機關及個別機關功能與業務之重要性為何？
3. 哪些政府機關或單位具有特定的功能與業務？
4. 這些功能與業務對加拿大社會整體之重要性為何？
5. 哪些方面或特色的檔案與數量應予以保存，方可充分顯示該類重要功能及業 務相關資訊？
6. 所初選的機關，其檔案是否能有效記述重要的功能與業務？
檔案人員在進行宏觀鑑定時則需考慮下列的功能準則（functional criteria）30： 1. 評估（assess）機構中各項功能適用的立法、法規、政策，以及其複雜性。
通常與某一功能有關愈複雜的立法，愈顯得其重要性或具有價值。
2. 評估機構中其他功能或計畫在政府、所有加拿大社會的影響程度。
此影響程度可依機構的年度報告、議會辯論、內閣閣員的評論、新聞、
其他媒體的報導、特別委員會等來源，加以評斷對某一機構影響程度的顯著 性（prominence）。
3. 評估機構中人員編制的員額、附屬單位、預算的編列等項，透過其組織編制 與預算編列評量某一功能的寬度與複雜程度。
在從事此項功能的比較時，必須在相類似的計畫或是在同樣宏觀功能的 單位加以比較，以避免「橘子與蘋果的比較」。
4. 評估某一機構是否為半獨立（semi-independent）或完全依附在其他機構的局
（boards）、法庭、委員會等，通常需向其上級單位報告。通常愈獨立的機 構，在功能的比重或影響愈大。
5. 評估在較大的機構群組（cluster）中，其所屬的附屬單位在功能的領導性
（ functional leadership ）， 以 及 在群 組 中 無論 是 機 構 內或 機 構 間的 資深
（seniority）程度。
此項評估可依某一項功能在機構的層級中的地位而定，附屬單位若愈資 深，對政府或社會的影響愈大。在評估附屬單位時，需將某一功能視為一個 整體。
6. 評估所有行政單位的功能的命令（mandates）。
每一單位是否主動執行所有或大多數的業務，或只是集中在少數的業 務？
7. 評估地區性機構功能自主性的程度與特性。
評估此項可依總部與地區性機構之間透過預算控制、獨立運作或是屬於 地區性修正的檔案系統，對總部較鬆散的報告等項指標。
8. 追蹤工作流程。
追蹤工作流程，包括資料從地區進入到總部（headquarters）系統、總部 系統與內部組織單元之間、總部與政府機構之間的流程。確認在這些流程中
9. 了解一個附屬單位（branch）中所有單位的計畫傳遞業務的本質，尤其當這 些單位實際與其他政府單位及民眾之間彼此的業務往來。
確認這些計畫傳遞的產物主要是重複、同類的特性或具有獨特的特性。
10. 評估民眾與功能性計畫之間的相互關係。
此點對於之後在鑑定紙本與電子檔時特別重要。對於政策、流程與業務 過程中，是否容許民眾直接表達其觀點？而非透過申請程序或無條件接受。
11. 確認現有專業單一的研究機構、單位、實驗室等單位所產生的唯一性檔案或 觀察資料，並需個別留意上述單位所產生的檔案與資料。
12. 經由機構的年度報告、政策、手冊等資料，評估其成為作業的實際程度。
對於某一項功能、政策、計畫或業務的原始目標與實際結果之間，是否 提供有意義的證據？
二、澳大利亞宏觀鑑定模式
NAA 在 2000 年發展出 DIRKS 模式，此為宏觀鑑定模式的一種變異，但更 側重於職能分析。其重點如下31：
1. 由上至下的鑑定檔案，由分析檔案產生機構的功能與活動開始，而非只是評 估與累積文件。
2. 由檔案產生者的觀點評估使用檔案的需求。
3. 評估檔案利害相關者的利益範圍及使用需求。
4. 應用風險管理方法評估檔案是否應該保存。
在此模式之下強調的是：
1. 了解一個機構組織如何運作。
2. 確立該組織的活動並分析其運作方法，則該組織所產生的檔案是否有被保存 的需求則顯而易見。
3. 文件內容利害相關者在此模式下皆能被清楚定位，組織機構則能夠安排文件 的產生並且由其中擷取資訊，決定保留或清理。
澳大利亞國家檔案館（National Archive of Australia,以下簡稱 NAA）以下列
總體來說，NAA（National Archive of Australia）發展宏觀鑑定計畫之框架分 為兩個不同的階段33： 1999 年公佈澳洲政府環境職能分析方法-AGIFT，AGIFT 涵蓋了澳洲政府職能中 所有三個層級：聯邦，州/地區，地方政府。此後為了簡化宏觀鑑定並且聚焦在 聯邦政府之職能，AGIFT 做了兩項修正，並在 2004 年底提出 AGIFT 第二版。
澳大利亞國家檔案館以下列指標做為功能排序之參考35： 1. Roy Morgan 意見討論區；
2. 各功能的預算支出；
4. 在年度預算報告中被提及；
5. 在 Australia Public Information Service 資料庫的參考引用數；
6. 在澳洲議事辯論的 Hansard report 提到；
3 Terry Cook, “Macro-appraisal and functional analysis: Documenting governance rather than government,” Journal of the Society of Archivists 25:1 (2004): pp.6-7.
4 薛理桂，「宏觀檔案鑑定模式在我國應用之探討」，檔案季刊 4 卷 1 期(2005 年 3 月)：頁 36。
5 張聰明，「檔案功能鑑定理念與方法之探討」，檔案季刊 7 卷 4 期(2008 年 12 月)：頁 58。
6 同註 4，頁 38。
7 Bruce Wilson, “Systematic Appraisal of the Records of the Government of Canada at the National Archives of Canada,” Archivaria 38 (Fall 1994): pp. 223-224.
8 Terry Cook, “Macroappraisal in theory and practice: Origins, characteristics, and implementation in Canada, 1950-2000,” Archival Science 5(2-4) (2005): pp.132.
9 Agnes E. M. Jonker, “Macroappraisal in the Netherlands. The first ten years, 1991-2001, and beyond,” Archival Science 5(2-4) (2005): pp. 205.
10 同註 9，pp. 207.
11 Adrian Cunningham、Robyn Oswald, “Some functions are more equal than others: The development of a Macroappraisal strategy for the National Archives of Australia,” Archival Science 5(2-4) (2005):
pp. 171.
12 NAA, Why Records are Kept: Directions in Appraisal, 1 March 2003, <http://www.naa.gov.au/> (18 March 2009).
13 NAA, Managing business information: Managing Business Information, 1 September 2007,
<http://www.naa.gov.au/records-management/systems/dirks/index.aspx> (25 December 2008).
14 同註 11，pp. 175.
15 同註 11，pp. 176-177.
16 John Robert, “Macroappraisal kiwi style: Reflections on the impact and future of macroappraisal in New Zealand,” Archival Science 5(2-4) (2005), pp. 185.
17 同註 16，pp. 190-191.
18 張聰 明，「紐西蘭政府檔案鑑定與清理制度之探討」，檔案季刊 5 卷 1 期(2006 年 3 月)：頁 70。
19 同註 14，pp. 174.
20 John Robert, “One size fits all? The portability of macroappraisal by a comparative analysis of Canada, South Africa, and New Zealand,” Archivaria 52 (2001): pp. 54.
21 同註 11，pp. 174.
22 張聰 明，「德國檔案鑑定觀念與移轉制度之探討」，檔案季刊 6 卷 1 期(2007 年 3 月)：頁 66-67。
23 Robert Kretzschmar, “Archival appraisal in Germany: A Decade of Theory, Strategies, and Practices,” Archival Science 5 (2005): pp. 221.
24 Thekla Kluttig, “Trend in the Creation and Appraisal of Government Records in German,” Archival Science 3(4) (2003): pp. 342.
25 張聰明，「加拿大檔案保存年限訂定與鑑定之探討」，檔案季刊 1 卷 2 期(2002 年 6 月)：頁 85-86。
European Board of National Archivists, Slovenia April 9- 12 2008, European Archives Group.
27 同註 2，頁 75。
28 同註 4，頁 36。
29 LAC, Appraisal Methodology:Macro-Appraisal and Functional Analysis, 17 October 2001,
<http://www.collectionscanada.gc.ca/government/disposition/007007-1035-e.html> (25 August 2010).
30 同註 4，頁 36。
31 周旻邑、莊詒婷，「宏關鑑定模式在五國實施狀況之探析」，圖書與資訊學刊 1 卷 3 期(2009 年 8 月)：頁 97。
32 同註 9，pp. 175-182.
33 同註 31，頁 98。
34 NAA, Why Records are Kept: Directions in Appraisal, 1 March 2003, <http://www.naa.gov.au/> (18 March 2009).
35 同註 9，pp. 177.