第二章 文獻探討
第一節 宏觀鑑定七國之實施概況
加拿大、荷蘭、澳洲、紐西蘭、南非、德國、斯洛維尼亞等七國皆套用宏觀 鑑定模式，並依各國國情不同做出修正，以宏觀鑑定為模型發展其各國的檔案鑑 定模式，以下將對各國檔案鑑定現況、使用宏觀鑑定的因素、如何依各國國情調 整及應用宏觀鑑定之方式，作一概述。
一、加拿大
加拿大國家檔案館為因應館內外環境變化所帶來的衝擊，並且改善先前耗費 時日、缺乏效率的檔案鑑定作業，於 1990 年代開始推動一系列以宏觀鑑定為基 礎的鑑定處理計畫，以解決大量政府文書之鑑定清理問題。由於該館認為文書產 生者與其關聯機構能夠反映出機構內部的綜合職能與外部的社會活動，因此強調 鑑定必須以文書形成者的脈絡環境為主要考量，評估其功能、計畫、決策過程、
內部組織、結構與業務等項目，以機構全貌釐清其在整個行政體系的重要性及其
成者，因為它們可能會產生值得永久保存的檔案2。
加拿大宏觀鑑定模式在實施時，有十項關鍵的前提(Premises)需考慮，分述 如下3：
1. 鑑定應採主動態度並應事先規劃，先行辨識文件所具有的檔案價值，而非被 動的對於文件管理人員所提出某些文件需銷毀的申請的回應。
2. 鑑定應依據事先擬訂清晰的價值準則(Criteria)，直接由檔案管理人員負責辨 識，而非間接或被動的從文件產生者接受已銷毀文件後所剩餘的文件。
10. 檔案鑑定人員應透過完整的文件、有關文本(Context)的研究、文件存毀的決 議、文件的移轉等項目，建立並執行檔案鑑定過程中所需的標竿(Benchmark) 性的標準。
宏觀鑑定重要的成份是透過功能分析(Functional analysis)制定方法。檔案人 員在鑑定過程中需做出檔案的存或者毀的決定之前，先行了解某一政府機構。功 能分析是檔案鑑定的方法，功能的概念係反映某一機構所產生的檔案是否具有保 存的價值？那些檔案是值得社會所記憶？那些檔案需予以銷毀4？
因此，對於較大型或綜合性的多媒體檔案清理申請案，主張採取宏觀鑑定或 整體鑑定途徑(Corporate approach)，兼顧文書檔案之產生背景與資訊內容，從產 生文書的各種環境或整體資訊中，比較相關檔案，從中選取最好的永久性檔案5。
(operational records)，最後是地區性檔案(regional records)6。鑑定工作中，涉及宏 觀鑑定的主要步驟有7：
1. 建立機構的輪廓：鑑定時首先建立某一機構的輪廓(institutional profile)，由 鑑定小組共同完成，該小組包括媒體檔案管理人員與文書分析人員。各機構 的輪廓是以電子形式維護，並可保持新穎性。各機構的輪廓包括項目有：機 構的歷史發展、現有的命令與功能及主要的機構組成。
2. 鑑定文件的描述：由機構的文書管理人員與國家檔案館分析人員共同合作，
準備針對機構內部與外部初步研究的鑑定文件，以宏觀的視野來看機構的文 件，辨識哪些是具有意義、值得保存的文件。
二、荷蘭
荷蘭與加拿大的檔案鑑定模式有很大的差別，荷蘭將機構職能視為檔案鑑定 的第一要素，其後再分析結構；加拿大則力圖關注結構與功能，並且考量時間等 因素8。荷蘭的檔案鑑定在 1980 年代，因為兩事件的發生，產生與政府文書檔案 相關的議題產生，於是有了新的作為9：
1. 1988 年，荷蘭的審計法院提出一份報告批評指責政府部門的文件管理缺乏 適當的檔案管理人員，也無法判斷文件價值。尤其在第二次世界大戰後，文 書檔案大量產生卻無法做適時的鑑定處理。
2. 1945 年，公共文書法（Public Records Act, PRA）修正將國家檔案館的文書 移轉年限從現行的 50 年改為 20 年。
因上述事件的影響，荷蘭開始發展以宏觀鑑定為基礎的 PIVOT (Project Invoering Verktoring Overbrengingstermijn，英文：Project to Implement the New Transfer Period）計畫，改變傳統以個案內容為鑑定的作業，此計畫將以 10 年為 基礎，發展宏觀鑑定以協助清理大量的政府文書檔案。
荷蘭國家檔案館(Nationaal Archief)不論公、私文書都使用 PIVOT 模式鑑定 其價值，強調檔案產生的功能背景分析。為區別其政府機關的主要功能，這項方 法較類似主題鑑定，而非文件與產生者（產生機構）之間的關連。因此採組織研 究(Institutional research)與文獻分析，就機關各大業務領域(domain)內每一類職 能，逐一列表分析該功能、檔案產生者與功能產出(Function output)或檔案群組之 關係及相關法令，逐類評析該類檔案在決策與執行功能之重要性。
PIVOT 模式的首要內容為文書產生的脈絡，而非追求文書的資訊價值。其
檔案之功能及主要主題。並有其下面的功能鑑定準則10：
1. 機構之主要工作、發展及政策制定的決策過程(包含其目標、方法及結果)。
2. 該政策的評價（描述和評論政策過程和結果）。 3. 機構有無適當的管理權威。
4. 分析的機構包含政府機構的組織或是再組織（包含分支部門、委員會等政府 機構的建立、改組或是再編制、解散等）。
5. 業務管理操作程序。
6. 業務操作程序中特殊的事件或是其中的細節（政府權利的廢止、軍事法規、
戰爭或內亂）。
三、澳洲
依澳洲第 4390 號國家標準(AS4390)釋義，檔案鑑定係配合業務需要、組織 權責及社會之期望，評估業務活動，並決定應蒐集之檔案及其保存年限之過程。
澳洲 DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems)檔案鑑定模式是 加拿大宏觀鑑定模式的一種變異，但其更側重於進行政府職能的比較，DIRKS 也是荷蘭 PIVOT 計畫更精細的版本11。
DIRKS 檔案鑑定模式可讓機構藉此改善檔案管理及資訊管理方法，其中包 括設計和執行新的檔案管理系統。另外，DIRKS 符合並且遵循澳洲國家檔案局 為 管 理 檔 案 所 設 立 之 ISO15489-2002 (International Standard Organization Information and Documentation Records Management)框架的標準，該標準當中被 應用於檔案鑑定的主要項目有12：
1. 由上至下的鑑定檔案，由分析檔案產生機構的功能與活動開始，而非只是評 估與累積文件。
2. 由檔案產生者的觀點評估使用檔案的需求。
3. 評估檔案利害相關者的利益範圍及使用需求。
4. 應用風險管理方法評估檔案是否應該保存。
在此模式之下強調的是：
1. 了解一個機構組織如何運作。
2. 確立該組織的活動並分析其運作方法，則該組織所產生的檔案是否有被保存 的需求則顯而易見。
3. 文件內容利害相關者在此模式下皆能被清楚定位，組織機構則能夠安排文件 的產生並且由其中擷取資訊，決定保留或清理。
因此，DIRKS 模式為 ISO15489-2002 標準中更精確的檔案管理程序。
DIRKS 模式之八個實行步驟 A-H 為13：
1. 瞭解機構運作管理的業務及社會背景(步驟 A)。
2. 透過機構分析業務活動及其環境，確立其需要創造、管理、檢索和處置的記 錄(步驟 B 及 C)。
3. 評估組織現行策略(如政策、組織架構、做法)，滿足檔案管理需求(步驟 D)。
4. 重新設計現有的策略或設計新的策略，以處理不當或未得到滿足的需求(步 驟 E 及 F)。
5. 執行、維持及評估這些策略(步驟 G 及 H)。
DIRKS 模式在設計及選擇軟體時是靈活的，各個不同層次機構的特殊要求，
根據其性質不同紀錄不同項目。其為了鞏固良好的檔案管理系統提供以下框架：
1. 建立機關業務檔案的管理系統。
2. 開發業務分類方法，分類、標明並且定義組織特別的職能和活動。
3. 建立機構具體分類的工具，如職務詞庫。
4. 為各獨立機構編制以職能為基礎的清理授權政策。
5. 彙編政府當局一般共同行政職能之清理授權。
6. 採取適當的後設資料標準控制及檢索紀錄。
7. 設計或選擇適合一個機構之要求、產生、控制和回收紀錄的文件管理軟體，
及其他電子業務管理系統。
總體來說，NAA (National Archive of Australia)發展宏觀鑑定計畫之框架分為 兩個不同的階段14：
1. 研究比較政府職能的意義。
2. 審定/評定第一階段所得的結果並與利益相關者或其他相關社群協商。
另外，NAA 在 1999 年公佈澳洲政府環境職能分析方法-AGIFT(Australian Government’s Interactive Functions Thesaurus)，AGIFT 涵蓋了澳洲政府職能中所 有三個層級：聯邦，州/地區，地方政府。
其職能意義比較指標(Indicator of Comparative Functional Significance)如以下 九點15：
1. 政府年度預算書開支之百分比。
2. 部長以上層級者在政府中的功能。
4. 由澳洲國家圖書館所提供的澳洲公共事務文獻之主題索引。
5. 由澳洲國家圖書館運作的 ParlInfo 資料庫中，澳洲眾議院與參議院辯論檢索 全文的記錄。
6. 由澳洲國家圖書館運作的 ParlInfo 資料庫中，提交給議會及委員會之謄本。
7. 由澳洲國家圖書館運作的 ParlInfo 資料庫中，有關澳洲期刊文章索引。
8. 由澳洲國家圖書館運作的 ParlInfo 資料庫中，澳洲新聞剪輯、廣播、電視節 目等檢索資料。
9. 聯邦財務長宣布的年度財政預算案。
之所以選擇 ParlInfo 資料庫是由於它提供管道，並且能檢驗各個功能、評估 一般大眾的水平、興趣及其整體的重要性。經過宏觀鑑定環境職能分類後，澳洲 政府包含 25 種最高層級的職能(如國防)，273 種次要層級的職能(如國防後勤)。
四、紐西蘭
1990 年代開始，紐西蘭國家檔案館(National Archives of New Zealand)開始關 注於宏觀鑑定的使用。其目的是實行結構嚴謹的鑑定，改善因行政業務和科技發 展而大量產生檔案，並有資訊揭露不全的情況16。
紐西蘭在宏觀鑑定的實行方式有兩種層級：「理論型」及「操作型」。理論型 即為探討最需考慮的鑑定原則為何，為價值的鑑定；操作型則為鑑定程序的實施 如何影響理論，與理論相結合。而後，並訂定兩項策略供鑑定準則之制定：「優 先順序」和「次要順序」。優先順序為以政府的立場和處理範圍上的鑑定基礎；
次要順序則是指機關行政首長的職能順序，此判斷須鑑定機關整體的紀錄。
此法類似於澳洲及加拿大的方法，並且受到澳洲的 DIRKS 模型及 ISO15489 國際標準影響，鑑定標準則由紐西蘭國家檔案局所制定之 NAS9701(National Archives Appraisal Standard)為準。其分析之依據為機關的結構性優於功能性，結
此法類似於澳洲及加拿大的方法，並且受到澳洲的 DIRKS 模型及 ISO15489 國際標準影響，鑑定標準則由紐西蘭國家檔案局所制定之 NAS9701(National Archives Appraisal Standard)為準。其分析之依據為機關的結構性優於功能性，結