焦點團體分析

焦點團體係經過與會的學者專家的意見交流，再凝聚共同的觀點。本研究將 此次學者專家的意見加以彙整，分述如下：

一、檔案管理局已採用宏觀鑑定的方法

檔案管理局自 99 年開始採用宏觀鑑定的概念，也參考了加拿大的實際做 法。首先 擇定機關揀選的優先順序，參考指標主要以「業務職能」的重要性為主，

像是機關的各個職能對社會的影響性；其次，影響性及操作性的指標是：在議事 系統裡被討論的程度、預算、下屬的單位數或機關員額、機關負責的業務、主管 法規的重要程度、法規對社會的影響等。

檔案管理局採用從上而下(top-down)的概念，目前此階段（99-102 年）先擇 選府院機關，以業務相對重要、產生的檔案對社會的影響層面也較廣的「總統府」

跟「行政院」為主。並且擇定「經濟」跟「財政」這 2 個議題，縱向為由上而下 的跨機關的國家檔案鑑選；橫向則就財政跟經濟這個議題揀選與其業務有關連性 的機關，如中央銀行。

檔案管理局在推行檔案鑑定工作時，希望各機關能先做到「功能鑑定」的部 分。機關先就內部做職能鑑定，即「功能分析」，找到核心職能，而在此職能下 會產生什麼內容的檔案，其重點為何；並且配合實際的內容嚴格審選，慢慢推動 功能分析的檔案鑑定工作。

二、功能分析中，以預算做為參考指標，有些單位不一定適用

以預算做為功能分析的參考指標，以內政部為例，內政部業務單位屬性比較 不同質性，座談中的資料以教育部為例，是以預算分配來做優先順序的篩選我覺 得可行。但就內政部來說，業務屬性差異大，民政、戶政、社會與地政，就這四 項業務來說，預算分配數並沒有辦法代表其業務的重要性，其並不因為預算多，

相對重要性就高，所以內政部恐怕無法以預算代表其機關業務的優先順序。

三、民意可做為參考指標

檔案管理局這幾年在檔案銷毀覆核時都會提到輿論的部分，其實就是民間的 意見，但其實在行政機關的稽核上，並沒有列入考量。但我們會以另一個角度審 視此計畫研究的重要性，當中將「民意」納入考量是一個很好的方向，且就目前 實務面來講，檔案管理局也主觀納入民意考量，並且成立檔案鑑定小組會是比較 周延的做法。

聯合知識庫所呈現的可以說是社會輿論的概括呈現，就範圍來看，知識庫的 用語對於時事的用語是不是有比較標準化或語彙的權威控制，可能也是必須再參 考的部分。

四、政府組織再造將影響宏觀鑑定的實施

教育部當初成立檔案鑑定委員會，即依照主要職能做選擇，其委員會成員為 部裡業務單位成員與部外專家學者組成，並且訂定主要的職能排名為「高技中國 社體與文教處」，與在立法院的議事系統查詢後的順序相符。但若進行政府組織 再造則必須做大幅度的變動，例如：中教、國教成為地方教育署，另外體育司可 能跟體委會合併，因此預算分配上面也會產生結構性的變化。

組織改造後續會面臨很大的問題，若各部會皆能依照自己的功能業務先進行 宏觀鑑定，整合後送交檔案局會審，就可節省很多的時間。

五、政府機關職能的索引詞選取需參考各機關的組織法、辦事細則與分層負責明 細表

在本研究計畫中所研擬的檔案鑑定方式中重要的第一個步驟，是以既有的施 政分類索引典找出核心職能的索引詞，但核心職能卻可能隨著組織法而有所調 整。以教育部為例，其組織法就有訂出每個司處的核心職能，像高教司有四項，

技職司有五項，拿它跟索引典的詞彙比對，差異不算太大，但中間確實有出入。

各機關的核心職掌主要還是必須回歸到組織法與辦事細則，若要找出職責的索引 詞彙，以行政院單一的索引詞彙，是單一的來源就需被檢驗。但若能適度加入組 織法辦事細則，辦事細則就會隨著該組織機關併修，那應該是最直接反映的核心 職能的依據。

檔案局目前的做法是蒐整機關的組織法規、辦事細則與分層負責明細表，還

案的審選原則與重點，先做職能分析與功能分析後，經過共識討論，有必要的話 再實地看檔案目錄、作內容鑑定去做檔案審選。從宏觀鑑定、職能鑑定到必要時 檔案價值內容鑑定。

六、指標排序建議每四年重新審查一次

索引詞彙出來後，就必須要找出能做為檢核的機關核心職能排序的指標，也 就是目前在這項研究計畫所挑選中的四個指標，如果單就指標本身是相當妥適。

「預算」是代表國家資源對此項行政業務的投資，等於資源投注多少，相對表現 出來也就是重要的。但預算的部分除了機關內部的本預算外，專案計畫的預算也 需納入考量，有時候專案計畫的預算還會凌駕組織單位的本預算。政府公報資訊 代表政府的資訊所產生的影響，它是既有的公報系統，大家熟知且製作周延的系 統。另外立法院的部分就是法制法規面的影響程度。聯合知識庫則代表在社會大 眾民意程度層面的影響。

這四個因子代表的就是以此檢核索引詞彙是否適切。但也許這四個因子中，

搜尋出來的結果是 0，則必須要再考慮是否真的完全沒有，還是考量是否為系統 設計的關係。

此項排名需多久被檢討一次。這四個指標多久重新的審查，則必須重新審視 指標可能會被異動的時間，其他後面三個指標是累積產生的、經常性變動，並沒 有時間周期。有時間周期的可能是預算，預算會有比較大的變化，配合機關的全 年計畫也許是四年一次，則對機關來講，也許可從這當中找出指標異動最大的時 間點做為考慮，以此檢視排名更動的頻率。

七、建議日後的研究包括橫向、跨機關的鑑定

希望將來能夠推動功能分析計畫性且階段性實施，並且套用宏觀鑑定的概念 跟做法，徹底推動檔案鑑定工作。此次國科會研究計畫資料較聚焦在教育部本 身，建議希望將來研究案能包括橫向、跨機關的概念，做一完整的檢選計畫。

未來可能要等到組織再造確認以後，行政院施政及分類索引詞需重新再行編 製，才能完整呈現未來組織的核心職能，目前只是準則指標的參考依據之ㄧ。當 然還是有一些知識庫等可以再做揀選，後續可再進行研究商議。

八、歷史檔案需做回溯鑑定

如要推行宏觀鑑定，則必須掌握組織架構。目前，大家關心的是未來的組織 再造，而我們要回頭想，要往前推多少年或往後推多少年。因為任何的單位，不 管名稱有沒有更動，往前推 20 或 30 年，就算組織架構沒變，功能性也已經變化 很多了。因此，我關心的是往前鑑定，因為大部份檔案都是必須做回溯性鑑定，

必須考慮內在環境與組織架構與行政歷史的變遷、組織架構的改變。

現在很多部會也接收到很多日治時期的檔案，這也應該在宏觀鑑定的檔案鑑 定範圍裡，在做組織職能分析時應當考量到更全面、更長久的發展過程，所以在 看機關的功能排名時，分析資料工具其收錄的時間，也是在分析的時候應該考量 到的，這樣才能解釋它代表的意義在哪，資料庫需回溯到甚麼時候，也必須通盤 瞭解。

一個單位要是有大事記最好，有機構史更好。以前每個行政單位通常都會出 機構的年鑑，基本上可以將主要的功能與內部的作業等以標題突顯出來，從年鑑 內容的改變比較容易抓住組織的變化脈絡，且它通常也是一手的史料。

九、各單位出版的年鑑可視為鑑定的指標

各機構如有出版機構的年鑑是非常重要的，應該列入參考指標之一。從年鑑 中，可以完整瞭解此單位曾經發生哪些重要的事情。另外，提到教育部的附屬單 位，附屬單位的認定，有沒有辦法在行政院分類索引資料庫裡查出來也是一個問 題。

若提到歷史檔案的鑑定，則宏觀鑑定可能較不適用。宏觀鑑定既然是從上而 下，可能是以目前來說過去幾年，至於幾年，須在做進一步的探討，往前時間不 會太長，以現階段各機關要產生的及未來要產生的檔案為主，對過去的部分較沒 辦法採用宏觀鑑定。