國小總務行政的內涵

學校教育的主要目的在於藉由學校各種行政程序與規章，以達到服務學 生、促進教育效果之目標；而學校行政的目的在透過支援教學系統，提供一個 良好的教學環境，來進行最有效的教學活動，讓學生獲得最好的學習。因此，

學校行政人員是教師進行教學活動的協助者，也是教學資源的整合者及提供者

（陳傳宗，2003：1）。總務處的工作往往扮演著後勤支援的角色，其重要性並 不亞於其他處室，而支援及服務的進行與行政工作的內容有著密不可分的關 係。因此要將顧客導向的行為的理念應用於總務工作上，當然必須對總務工作 的現況加以充分了解，本節將從總務處的組織編制、工作執掌及角色定位上來 探討總務工作的內涵。

壹、國民小學總務處的組織編制

國民小學總務處在人員編制上，在「國民教育法」第十條、「國民教育法 實施細則」第十四條、「國民小學與國民中學班級編制及教職員工員額編制標 準」第三條裡皆有相關規定。茲將相關資料整理如下表 2-2-1

表 2-2-1 國民小學總務處的組織編制

法規名稱 條文內容

國民教育法（中華民國 九十五年二月三日總統

華總一義字第 09500014901 號令修正

公布第 8-3 條條文） 0940080308C 號令修 正發布名稱及全文 6

表 2-2-2 台東縣國小總務處員額編制概況表

學校規模 主任 組長 說明 編制人員合計

12 班以下 1 人 無 1 人

12~24 班 1 人 2 人 事務 1 人、文書 1 人 3 人 24 班以上 1 人 3 人 事務 1 人、文書 1 人、出納

1 人

4 人

資料來源：研究者自行整理

由上表的資料顯示，一般規模在 12 班以下的學校，總務處並無組長的編 制，而文書及出納的工作多由一般教師兼任，然而文書、出納、事務等組長的 編制中，實質上能分攤總務主任工作的僅事務組長，但小型學校卻沒有事務組 長的編制。因此許多研究都在探討學校總務主任的工作壓力。可是在現行組織 編制及工作項目不變的情形下，從正向思考如何提升學校效能，確保服務品質 仍是必須追求的目標。

貳、總務主任的的工作執掌

一、相關法令的規定

國民小學的總務工作，主要功能在支援及配合各處室的業務發展，以提供 師生一個良好的學習環境。總務處的行政業務十分廣泛，依據行政院 94 年以前 的事務管理規則規定，總務處應負責的工作如下：

文書處理、檔案管理、出納管理、財產管理、物品管理、宿舍管理、集會管 理、工友管理、員工福利管理

雖然行政院的事務管理規則已於 94 年 6 月 29 日宣告廢止，但新制定的事 務管理手冊其內容與前項的內容大同小異。

二、學者的看法

除法令的規定外，許多學者亦針對總務主任應負責的工作提出相關看法，

例如，吳清山（2000：329）認為總務主任之職責綜合歸納成幾個要項：

（1）秉承校長指示，策畫學校總務工作事宜。

（2）綜理總務工作事宜。

（3）出席校務會議和行政會議，報告總務工作推展狀況。

（4）督導各組辦理總務工作計畫。

（5）督導全校營繕工程順利進行。

（6）策畫全校美化綠化工作事項。

（7）督導全校財產管理事項。

（8）督導全校各項出納事項。

（9）督導學校文書處理及檔案管理事項。

（10）其他交辦事項。

從以上的要項可以看出，學校中總務主任負責的工作與教師及學生的關係 較為間接，不如教導處一般。然而，總務主任所負責的事務性工作相當複雜，

雖說與學生及教師的關係不如教導處一般直接，但是學校因學生而存在，教師 為教學的主角，校內任何的行政措施都應以學生及第一線教師為主要考量。

謝文全（1997：163-295）則將總務工作分成：文書處理、公文製作、檔案 管理、出納管理、會計管理、財物管理、營繕工程 、財物購置、校園規劃、

校園美化綠化、校園噪音防制等 11 項。謝文全教授特別將校園噪音防制列在總 務主任的工作項目之ㄧ，可見對學校來說，其認為噪音將是影響學校正常教學 的重要項目之ㄧ；另者，在學校中，會計業務應是獨立於總務的業務範圍內，

在大型學校甚至有主計主任的編制。

鄭彩鳳（1999：82-98）認為總務工作包含：文書處理、財物管理、出納管 理、營繕工程、校園規劃與公務維護等 6 項。相較於上述兩位學者，鄭彩鳳對 於總務主任應負責的工作事項之歸納較為簡單。然第 6 項公務維護的範圍相當 廣泛，正代表著總務主任行政事務的多與雜。

任晟蓀（2000：189）認為總務主任的主要行政工作如下：

（1）配合各處室，做好各項支援工作，以有效達成教學目標。

（2）依據法令擬定總務處各項章則辦法及工作計畫。

（3）選定年度計畫列管項目，擬定及陳報作業計畫，確實執行追蹤及考核。

（4）辦理學校營繕工程招標與監督營繕工程之進行。

（5）調配校舍及員工房舍，並加以管理及維護。

（6）規劃及督導學校環境及綠化美化事項。

（7）擬定推行環保工作計劃，執行校內環保宣導、垃圾分類與資源回收工 作。

（8）加強校舍、教具之安全管理。

（9）規劃及督導災害之預防、搶救及善後處理工作。

（10）實施公款支付檢查工作。

（11）處理涉及國家賠償法之案件。

（12）會同訓導處，辦理民防訓練及各項演習。

（13）辦理有關本處各項獎懲、表揚、研究發展及進修訓練等事宜。

（14）辦理有關總務工作之資訊蒐集、綜合業務及研究發展工作。

（15）辦理校長交辦事項之執行、管制與追蹤工作。

（16）輔導並協助本處各組組長及相關同仁辦理或推動所經管之各項工作。

（17）其他。

任晟蓀教授對於總務主任的工作事項是幾位學者中敘述較為詳細者，甚至 將總務主任應協助其他同仁推動事務亦列在其中，更可見，對學校總務主任來 說，協助校內同仁作好教學及行政事務是身為主任應具備的重要事項。

熊智銳（1997：281）將總務主任職掌分析條列如下：

（1）總務章則表簿的訂定、審核事項。

（2）總務工作計畫及行事曆的擬訂與執行事項。

（3）總務行政相關的人、事、物各種資源之調配、輔導、考評事項。

（4）總務行政相關的會議之主持、出席、報告及決議執行事項。

（5）總務相關的校務發展計畫之執行事項。

（6）師生員工生活環境、工作條件的提供、經營、管理、改善及安全維護事 項。

（7）總務經費的編制及執行事項。

（8）校長交辦及其他臨時事項。

綜合以上幾位學者的論述，總務處是校長的幕僚單位，其行事應以校長指 示為依歸，並應以校內橋樑的角色，做好單位主管的工作。對小型學校而言，

總務處並沒有組長的編制，所有計畫工作必須由總務主任一人承擔。以研究者

所服務的學校而言，文書、出納、主計各有幹事、校護兼任。其他的工作皆由 研究者負責，另外還要負責替代役的管理及家長會總幹事。

參、總務主任的角色定位

由上面的資料顯示出，總務主任的執掌業務相當複雜，合格教師、單位主 管、校長幕僚、物品採購者、工程營繕承辦人、教師與校長溝通的橋樑、家長 與學校的聯絡者。許多學者亦對總務主任的角色有所詮釋：

一、吳清山（2000：329）認為總務主任所扮演的角色主要有：

（1）單位主管角色

總務主任是總務處的主管，需領導總務處各組同仁推展總務工作，所以 必須負起總務處工作成敗之責任。

（2）幕僚輔助角色

總務主任是校長的重要幕僚人員，要秉持校長的辦學理念，全力輔助配 合，使校務順利推展，並適時提供校務資料或提出建議。

（3）計畫執行角色

總務主任為求工作能順利推動，需要擬定各項總務工作計畫，並隨時檢 討計畫實施成效，以供改進參考。

（4）營繕工程專家角色

總務主任對營繕工程、財物採購及招標等相關法令、施工技術、驗收程 序，都應有所了解，方能確保工程品質。

（5）美化綠化專家角色

學校環境的綠化美化間接影響學生學校效果，因此，總務主任應應具備 校園綠化美化的理念，始能發揮境教的學習效果。

（6）財產管理角色

學校財產種類甚多，總務主任對學校財產的登記、增置、管理、維護、

減損等均要隨時加以注意，才能有效管理學校財產。

二、熊智銳（1997:263）認為國民小學總務主任經常所扮演的角色有下列六 種：

（1）參與決策的角色

校長在進行校務規劃或擬定處室計畫時，總務主任均有參與的機會，其 意 見經常受到重視或採納。

（2）輔助校長的角色

總務主任接觸事務的資訊來源較廣，且與校長有較多的接觸機會，常成 為校長的諮詢對象，輔佐校長推展校務。

（3）策劃處務的角色

總務處各項章則、工作計畫、行事曆、報表的擬定、修改增刪或工作檢 討，均是總務主任的重要職責。

（4）執行校務決定的角色

學校校務決定的事項，如營繕工程、增修設備、校園綠化美化、校舍管理 分配、學校安全維護、經費預算編製執行等，均與總務主任 角色攸關。

（5）督導輔導所屬的角色

總務主任為管理者，對總務處同仁負有工作分配、資源組合、督導協調、

輔導培訓、監督考評等權責。

（6）溝通聯繫的角色

總務主任與各方面的交往互動頻繁，因此，無論是校內同仁間、或是家長 與 學校的溝通，都具備重要的角色。

綜合以上專家學者的看法及研究者實際負責的業務內容，本研究將總務 主任的角色歸納為幾個層面：單位主管、幕僚輔助者、計畫執行者、營繕工 程專家者、美化綠化專家者、、財產管理者、校園規劃專者、溝通聯繫者、

專業教學者、資源提供者、服務提供者、安全防護者。以下將總務主任應扮 演的角色類別及其內涵整理如表2-2-3

表2-2-3 總務主任的角色及其內涵

類別 內涵

單位主管 總務主任是總務處的主管，領導總務處所屬的行政同仁，執行學校

單位主管 總務主任是總務處的主管，領導總務處所屬的行政同仁，執行學校