專案管理的週期與過程

一、 專案管理的五大程序

既然專案的定義是有起始、有結束，因此專案就有生命週期。依據中華專案 管理學會指出，「專案」是由許多作業程序所組成的，而程序指的是「為產生某一 結果所採取的一連串行動。」而每個專案也可區分為若干可預測的階段，它從有 一個要作什麼的想法開始，一直到能順利完成符合品質與成效目標時結束。

一般而言，專案從開始到結束可以分為五個主要程序的組合，包括：起始程 序、計畫程序、執行程序、監控程序及結案程序。每一個程序間是以其所產生的 結果作為連接介面，即某一程序的結果會成為另一程序的投入，且中間的幾個程 序之間的關係則是相互影響的。各程序的內涵概述如下：

〈一〉 起始程序

當組織與利害關係人無法透過正常營運來達成某一預期成果，而決定設立專 案時，此時專案便已啟動。在起始階段內還包含定義專案目的、需求、理念、預 期成果、假設與影響參數的過程與活動等(Cooke & Tate, 2005)。而中華專案管理 學會則認為起始程序是指「確認一個專案應開始進行或進入另一個階段，並獲得 對它執行的承諾。」在這個程序中，首先是要選擇出值得作的專案，接著是發展 專案的遠景與建立專案的目標。

〈二〉 規劃程序

專案規劃乃建立專案內容、整體架構、策略與流程。規劃工作又分為高階與 細部兩個部份來進行，最後再整合成一個完整的計畫。高階規劃為專案主管建立 架構，在此期間討論與紀錄能協助釐清業務需要與客戶需求、找出成功要素、界 定工作界線與範疇，並依各專案分項目來劃分出工作時程表，及找出所需資源類 別；細部規劃則利用已經定義的工作範疇，目的與參數來釐清任務、活動、方法 與工作所需的工具。細部規劃也針對專案起始階段所做的初步假設來加以驗證或 捨棄，並在最終交付標的的預期品質與績效上，再注入完成所需的時間與資源等 考量(Cooke & Tate, 2005)。而中華專案管理學會則認為規劃程序是指「設計一套 能讓專案據以執行的計劃，使專案能達成所設定之目標。」在這個程序中，首先 要清楚的定義在這個專案中有那些工作要作，以及辨識需要那些資源與專案人力 才能完成這個專案。另要設定一個可執行的時程表、預估所需要的預算、及要創 造出什麼結果等。

〈三〉 執行程序

依中華專案管理學會指出執行程序是指「運用人力及其他資源，共同去完成 預定的計畫。」其中主要乃是依據專案計畫書把所需執行的任務，經由專案團隊 成員與各專案關係人之協調、溝通、合作及透過有效的管理方法與領導來達成，

以滿足專案的預期目標。同時執行程序也是一個循環流程，重複著前置工作流程，

處理計畫與實際結果相左的情況，以及對照生產交付標的或產品的分解結構計劃 來進行，讓專案工作在既定界線內保持正確方向與進度，不斷地向前進展(Cooke &

Tate, 2005)。

〈四〉 監控程序

中華專案管理學會指出監控程序是指「藉監督與進度評量及採取必要的修正 行動，以確保專案目標的達成。」本程序事實上就是對整個專案所進行的一系列

監督與控制。它主要的任務就是依據專案計畫預定的專案時程、品質及成本的基 準，來衡量專案進度、工作的成效與預算的執行狀況，並採取必要的改進措施，

以確保進度不落後、預算不超支，及專案範疇在合理管控下方能變更，並使其能 與專案目標相符。

〈五〉 結案程序

專案的結案階段可分為兩大部分，ㄧ為完成交付標的的工作；另一為結束主 管在專案中的職責。當專案結束、工作完成時，包括最終交付標的或產品與資源 及小組成員都將轉交至其他領域，利害關係人提出對於專案及交付標的的滿意程 度與意見，並將專案期間及結果之所有資料進行整理與歸檔供未來之參考(Cooke

& Tate, 2005)。中華專案管理學會則認為結案程序是指「正式接受一個專案或階 段的最後結果，並有條不紊地結束所有的作業。」本程序就是專案最後的收尾動 作，包括人員的歸建、相關剩餘資源與工作的善後處理、最終產品或結果的接受 與移轉、文件的存檔與結案報告的撰寫等。

二、 專案管理的九大知識領域

PMI 自從 1987 年推出「專案管理知識體系〈Project Management Body of Knowledge, PMBOK〉」的標準，而後在 2004 年的第三版將這些知識領域分為九項，

這九大知識領域包括：專案整合管理（Project Integration Management）、專案 範疇管理（Project Scope Management）、專案時間管理（Project Time

Management）、專案成本管理（Project Cost Management）、專案品質管理（Project Quality Management）、專案人力資源管理（Project Human Resource

Management）、專案溝通管理（Project Communications Management）、專案風險 管理（Project Risk Management）、專案採購管理（Project Procurement Management）等。知識體系之架構與內容說明如附圖 2-3。

圖 2-3：專案管理知識體系之整體架構

資料來源：PMI “A Guide to Project Management Body of Knowledge” 3^rd edition, P.11.

三、 專案階段與生命週期

而不同性質的專案可以採取不同的生命週期劃分方式，對於不同行業的專案所採 取的生命週期劃分方式更可能不相同。ㄧ般而言，專案生命週期都有三個階段：

初始階段、中間階段、結束階段〈丁榮貴，2006〉。另依據中華專案管理學會指出，

大部分專案的生命週期都有以下共同的特性：

(一) 在專案初期，成本和人力的需求程度都較低，而後隨著專案的持續進行逐 漸增高，最後則會在專案結束階段急速下降。

(二) 在專案初期，通常風險和不確定性為最高，即成功機率最低，但隨著專案 的持續進行，成功機率會逐漸升高。

(三) 專案的利害關係人在專案初期，對於專案最終產出的特性和最後成本的影 響為最大，但隨著專案的持續進行會逐漸減少，這現象主要是因為專案本身對於 錯誤的更正及成本的改變會隨著專案的進行而增加。

圖 2-4：專案一般性生命週期之型態

資料來源：中華專案管理學會，2006，專案管理，台北：博鴻國際，P.51.

上述階段都會以完成一項以上的交付標的（Deliverables）作為任務結束的 標記。「交付標的」是一項有形的（Tangible）、可衡量的（Measurable）且可驗 證的（Verifiable）工作產品，以確保專案產出可被適當的定義（中華專案管理 學會，2006）。

初始階段 中間階段(ㄧ個以上) 結束階段 成本及風險程度

時 間

美國專案管理協會(PMI)則將專案生命週期的劃分方式分為五個核心過程：起 動、規劃、執行、控制及結案，這些過程在時間上部份相互交錯，而控制活動則 貫穿整個生命週期之中，如圖 2-5 所示。

圖 2-5：專案一般性生命週期之劃分

資料來源：丁榮貴，2006，專案思維與管理關鍵，台北：以諾國際股份有限公司，P.47.