轉爐渣資源化專案的終結與知識管理

專案終結指「正式接受一個專案或階段的最後結果，並有條不紊的結束所有 作業」（中華專案管理學會，2005）。本程序就是專案最後的結束作業，包括人員 的歸建、相關剩餘資源與工作的善後處理、最終產品或結果的接受與移轉、文件 的歸檔與結案報告的撰寫等。

一、 專案終結的型態與程序

專案的首要焦點乃放在完成專案，交付預期目標、價值與利益。但並非所有 專案都能順利完成，有些會中途因故取消或終止。但不論是何種結束方式，皆會 有一定的步驟與程序，專案人員必須依循程序進行，方能使專案順利結束。

（一） 專案取消（Cancellation）

在專案提出及評估階段，評估小組會經由市場、風險及技術可行性分析後，

提出評估報告；若評估可行，則開始進行專案規劃及展開專案起始階段。但若評 估不可行，則會透過一定的決策程序予以取消，以使資源的耗費及對組織的衝擊 降到最低。

（二） 專案中止（Termination）

對於在執行過程中經確定已無法達成專案目標，或已無繼續進行專案的必要 時，專案便會面臨中止的命運。一般而言，專案會中止的主要原因有：開發的產 品已失去競爭力、技術研發無法突破、市場狀況改變致使未來獲利降低等考量。

附表 4-3 為專案是否應終止的一種簡易查核表。

表 4-3 專案中止查核表

專案中止原因 是 否

◎專案實際成本、時間已超過總預算。 □ □

◎資源不斷投入，但完工日期遙遙無期。 □ □

◎技術面無法突破，亦無其他可行取代方案。 □ □

◎關鍵人員大量離職。 □ □

◎專案需求/目標經常變動。 □ □

◎產品商業化機率低。 □ □

◎市場出現替代性技術或產品。 □ □

◎顧客停止委託 □ □

◎產出品質不良，但亦無法有效修正。 □ □

綜合說明與建議：

核准： 製表：

資料來源：中華專案管理學會，2006，專案管理，台北：博鴻國際，P.293.

（三） 專案結束（Project Closure）

專案目標已確認達成，及產出已符合顧客的所有需求，而可以進入結案程序，

使專案順利完成所有任務並予以結案。

無論是被中止或是結束的專案，基本上其終結程序並無太大差別，當然專案 本身的複雜性會影響結案作業時間的長短與需耗用的資源。茲以專案結案過程的 主要活動與工作，說明如下：

（參考附圖 4-8：專案結案流程圖）

圖 4-8：專案結案流程圖

資料來源：中華專案管理學會，2006，專案管理，台北：博鴻國際，P.297.

（一） 專案驗收

專案驗收指顧客或專案發起人，對於專案最後所交付的產出及相關資料，確 認是否符合專案需求和與專案目標的核對作業。驗收作業首先要確定與會的部門 及人選，安排驗收會議的日期、時間，準備及分發相關文件及材料，並須預留與 會者的前置準備時間，讓他們能先行審閱相關資料。在驗收會議期間，與會者將 評估專案團隊所提交的專案成果及對成果進行測試，而後依專案計畫所訂定的驗 收標準予以確認如下：

1. 接受專案成果：指客戶/專案發起人同意專案成果符合驗收標準，並接受專案 團隊成果的交付。

2. 有條件接受：指專案團隊必須先完成指定的改善措施後，客戶/專案發起人才 同意接受專案的成果。

專案成效審查

專案驗收

專案團隊溝通 外部顧客溝通

文件/知識管理 會計決算

資源重分配 管理責任移轉 結案會議/結案

3. 不接受：若專案產出未達驗收標準，則專案團隊必須於規定期間內進行改善

資訊管理

文件管理

總計

附註：除非依據下列特別說明，否則所有相關文件保存期限為 5 年。

項 目 專案結案檢查表

專案歷史資料 專案經理撰寫。

專案規格 持續更新最新版本，並查核紀錄。保存 年

設計圖 合併工程檔案，永久保存。

設計費用計算

本公司設計圖 客戶存檔

採購管制計劃 保存 年

供應商設計圖

採購訂單

稽核報告 保存 年

測試報告 保存 年

作業/維護資料 保存 年

相關合約 保存 年

通聯文件、紀錄

預算及成本資料 保存 年

相片 與公共關係部門及客戶討論後編修。

要徑網路圖等

管理資訊系統

製表： 複核： 核准：

資料來源：中華專案管理學會，2006，專案管理，台北：博鴻國際，P.300.

二、 專案知識管理

每一個專案的完成必然會給企業帶來三方面的成果：提升企業形象、增加企 業收益及形成企業知識。專案經驗及知識乃是對於專案成功或失敗的總結性資 訊，也是企業經由專案而形成企業知識的重要過程，它同時可以為以後的企業專 案之預算及進度提供歷史資料和參考建議。

（一） 專案文件建檔與管理

在專案生命週期的不同階段中，會因許多不同的目的與用途而產生各種不同 的資料及文件，而這些資料及文件不只是要在專案進行的過程中有效的管理，更 需要在專案結束後作有系統的分類、建檔儲存與使用上之管理。文件檔案管理是 企業知識管理的基礎，組織內知識的累積有賴於知識文件的彙集與知識管理的落 實，透過有效的文件管理，並經由資訊軟體工具的協助下，可使大量單純的資料 與數據，轉變成企業內具有價值的資訊和知識。

有關文件有效管理的重點，條列概述如下：

● 檔案的產生與建立，及檔案的命名規則訂定。

● 檔案的摘要、文件分類與關鍵字的標示。

● 檔案使用權限等級管理。

● 檔案的儲存架構與關聯、文件的整理與標示、資料的儲存與標示等

● 文件的搜尋與檢索。

● 文件的歸檔與數位化，及檔案建立、更新與版本管理維護的流程，文件備份 與安全保護等。

（二） 檔案的知識管理

近年來由於網路科技的發展，企業組織的知識管理效能已有大幅度的提升。

企業能將許多專案與作業中累積的知識，透過一個協同合作的管理平台匯集並加 以有效管理，讓組織內跨區域的所有成員與專業團隊，都能隨時獲得所需的相關 資訊。而透過此知識管理平台，便可達到將專案中所創造、累積的知識加以分類、

儲存及分享。

知識管理的核心作業在於對資訊材料的有效整理與儲存，檢索、搜尋及分享，

故文件及檔案整理是知識管理的第一步，而合理化與標準化便是知識管理的基礎 建設，資訊系統相關工具的使用，則可擴大其效能。企業組織可藉由知識管理系 統，來分享與累積不同專業間的知識，並進而整合與發展出最佳專案管理的標準 化模式。有效知識管理的一般作業原則概述如下：

1. 分類集中

將同類型的資料集中管理，以縮短搜尋比對的時間，並產生知識運用的綜效。

2. 模組化

應用一致性的標準格式、分類方法，使用標準關鍵字及紀錄標示方式，來將 資料適當模組化，將有利於容易重複使用並達到快速檢索的效益。

3. 整合

在系統規劃之初，便將所有資料之間相互依存的關係列入考慮，因應未來相 關資料有效整合的需求。

4. 安全性

知識管理的目的在於有效的儲存並開放資訊，提供給最大量的使用者。故數 位化資訊之必要防護、異地備份，及設定資料存取權限、系統安全維護等，

都是必須重視的課題。