溝通媒介之特性

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在專案的溝通過程中，書面報告的重要性不亞於口語報告。書面 報告中的內文、格式、形式、報告份數及提出頻率等，皆依照客戶在 於合約中之要求，再由專案組織予以訂定。某些報告於大型會議中提 供，因此報告事前準備，以及會中的放送顯得相當重要。與會人員可 以是各種不同的人，有些人對報告內容相當清楚，有些人只了解部分 的內容。閱讀報告的成員可為不同技術層級，因此報告要像演說一 樣，要能引人入勝，而不是僅有寫報告的人沉醉其中。

(三) 電腦報表

藉由電腦產生之圖表等文件。

(四) 備忘錄

成員之個人隨身記事本。

(六) 圖表

使成員能清楚且一目了然之圖表。

(七) 手稿

成員之個人手寫溝通的初稿。

(八) 手寫便條

成員間之留言(傳遞訊息)便條紙。

綜合以上資料，可得知不同的溝通媒介皆有不同的優缺點、適合運用的 情境、產生的效益也不同，所以組織中溝通媒介的選用仍以新興溝通媒介及 傳統溝通媒介搭配採用之。組織在多元化運用溝通媒介之下，將能使溝通管 道更順暢、員工間溝通更快速。

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交換方式(圖 2.10 右)可避免因中介單位造成之傳遞緩慢、訊息扭曲等問題，

使資訊得以快速、正確的流通。優於現行常使用之半雙向方式 (圖 2.10 左)。

圖 2.10 半雙向及雙向溝通示意圖 資料來源：【11】

表 2.5 為溝通媒介之互動功能比較表，可作為專案團隊成員在選擇溝通 網路及溝通媒介的參考。

表 2.5 溝通媒介之互動功能比較表

同步互動 非同步互動 雙向/多向溝通

BBS 9 9 9

WWW 9 9

FTP 9

Newsgroup 9 9

MSN 9

E-mail 9 9

面對面 9 9

正式會議 9 9

正式文件 9

語音郵件 9 9

電話 9

資料來源：本研究整理 事業部

組織

事業部 事業部

半雙向式溝通

事業部

組織

事業部 事業部

雙向式溝通

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表 2.5 溝通媒介之互動功能比較表(續)

同步互動 非同步互動 雙向/多向溝通

傳真 9 9

傳真及電話 9

視訊會議 9 9

聲音會議 9 9

留言/小紙條 9

正式簡報 9 9

私人信件 9

影像訊息 9 9

圖片/圖表 9

電腦報表 9

手稿 9

公佈欄 9

資料來源：本研究整理

Fann 及 Smeltzer【18】認為溝通媒介必須與溝通環境互相契合，才能充 分表現出溝通的效果。Fulk 等學者【23】亦指出各溝通媒介之特性會隨社會 情境之不同而不同。因此媒介的選擇會受個人理性、團隊規範以及其他因素 影響。本研究彙整溝通媒介有效度的衡量指標如表 2.6，並以表 2.7 來表示各 溝通媒介在各項指標所能表現出的有效程度。

表 2.6 溝通溝通方式的衡量

衡量指標 說明

回饋 收訊者對訊息回應的快慢

複雜的能力 此一溝通方法能有效處理複雜的訊息 可能的廣度 此一溝通方式可傳送多種不同的訊息

機密性 溝通者能確定只有預定的收訊者才會收到訊息

編碼簡易性 傳訊者能簡單快速的使用此一溝通方式 解碼簡易性 收訊者能簡單快速的將訊息解碼

時空限制 傳訊者和收訊者是否需要在同一時間、地點進行溝通

成本 使用此溝通方法的成本

資料來源：【10】

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表 2.6 溝通溝通方式的衡量(續)

人際親切感 此一溝通方式可呈現人們相互聯繫時的熱絡感程度

正式性 此一溝通方法具有正式性

可瀏覽性 藉此溝通方法，訊息易於被瀏覽，或能找出相關的資訊

處理訊息的時間 掌握「處理訊息時機」主要控制權的成員 資料來源：【10】

經由上述對溝通媒介相關之探討後，可作為團隊成員選用溝通媒介的參 考。

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表 2.7 溝通媒介之衡量指標有效程度表 回饋 複雜的

能 力

可能的

廣 度 機密性 編 碼 簡易性

解 碼

簡易性 時空限制 成本 人 際

親切感 正式性 可瀏覽性 處理訊息 的時間 面對面溝通 1 1 1 1 1 1 1 2 1 4 4 S/R 電話溝通 1 4 2 2 1 1 3 3 2 4 4 S/R 正式會議 2 2 2 4 2 2 1 1 2 3 4 S/R 正式報告 4 2 2 4 3 2 1 1 3 3 5 傳訊者 備忘錄 4 4 2 3 4 3 5 3 5 2 1 收訊者 郵件 5 3 3 2 4 3 5 3 4 1 1 收訊者 傳真 3 4 2 4 3 3 5 3 3 3 1 收訊者 刊物 5 4 2 5 5 3 5 2 4 1 1 收訊者 佈告欄 4 5 1 5 3 2 2 4 5 3 1 收訊者 錄音/影帶 4 4 3 5 4 2 3 2 3 3 5 收訊者 專線 2 5 2 2 3 1 4 2 3 3 4 收訊者 電子郵件 3 4 1 2 3 2 4 2 4 3 4 收訊者 網路會議 1 2 2 4 3 2 3 2 3 3 4 S/R 聲音訊息 2 4 2 1 2 1 5 3 2 4 4 收訊者 聲音會議 2 3 2 5 2 2 2 2 3 3 5 S/R 影像會議 3 3 2 4 2 2 2 1 2 3 5 S/R

註：評比是採 1 至 5 的尺度，其中 1 表示最高程度，5 表示最低程度。處理訊息的時間是指誰掌控了溝通的接收。S/R 是指送訊者與收訊者同時掌控時間

資料來源：【10】

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