研究目的

國

立 政 治 大 學

‧

N a tio na

l C h engchi U ni ve rs it y

著E-mail對現代社會、企業、大眾的影響至鉅，困擾至深。本研究規劃三 階段的探討，期瞭解電子郵件對知識工作者時間控制的影響有深度與廣度 的認識。因為這個方向的研究正處萌芽期，有非常多的議題可以探討，本 研究的規劃希望可以有效地達到拋磚引玉的目的，同時也使我國的企業與 大眾更能有效地掌握此工具，不為工具駕馭，提升個人與整體的工作成效。

第三節 研究目的

電子化時代裡，電子郵件已經從一、二十年前少有人使用的殺手級軟體 轉變成目前普遍運用於各階層的應用軟體。根據國外IDC 的調查結果顯示，

全球每天收到電子郵件廣告的數量高達一百億封。2007 年時，數量已超過三 百五十億封。電子郵件的成長速度如此驚人，公司內的知識工作者或資深主 管是否已有相當的回應對策呢？面對此一資訊超載之情況，知識工作者若未 有因應措施，不僅個人之注意力會受影響，嚴重將造成生產力下降之趨勢。

根據 Davenport（2005）之調查，知識工作者每日大約花 1.58 小時使 用電子郵件處理資訊 (占資訊處理時間的 45%，以及占每天 8 小時工作時 間的 20%)，但是卻有高達 51%的工作者在面對此一資訊流通量時，感到 難以應付且認為會妨礙工作的進行。深究其原因，不乏以下幾個因素：

1. 時間管理不當：根據國外調查結果指出，有高達 77%的知識工作者 經常性地進出系統檢查新電子郵件，並非於特定時間整理郵件。進 出郵件系統的頻率過高，將導致工作被中斷的程度升高，進而影響 注意力及正常工作的進行。

2. 缺乏管理郵件資訊的方法：面對資訊超載問題時，員工並未具有個 人資訊管理有效率的技巧或方法，才會造成問題日益嚴重。

3. 組織並未提供相關的協助：有 41%的受訪者認為，組織對員工管理 個人資訊流通幾乎沒有提供任何協助。而這也顯示多數組織在處理 這類問題時，還有很大的進步空間。

首先，本研究嘗試瞭解知識工作者有哪些電子郵件使用行為。接著，

以電子郵件時間管理行為及電子郵件自我效能為主軸，探討其對於知識工 作者時間控制感之影響。個人時間控制感無疑地與生產力密切相關，因為

‧ 國

立 政 治 大 學

‧

N a tio na

l C h engchi U ni ve rs it y

時間是生產力的一項重要因素。另外，組織若能察覺員工在個人郵件管理 方面之需求，安排相關的訓練課程，包括電子郵件工具管理技巧及時間管 理技巧，無形之中，員工的生產力也能提升。因此，本研究的研究問題如 下：

1. 發掘出知識工作者典型的電子郵件使用行為？

2. 有哪些電子郵件之使用行為，會造成知識工作者無法有效控制時 間，進而引起時間壓力？

3. 若擁有良好的電子郵件時間管理行為及電子郵件自我效能，是否 能幫知識工作者有效控制時間，進而減輕時間壓力？

4. 不同電子郵件時間管理行為及電子郵件自我效能的展現是否與 人格特質有關？

5. 組織是否可透過電子郵件管理教育訓練，成功塑造員工電子郵件 自我效能、電子郵件時間管理行為，以提高對電子郵件使用時間 之控制感？

第四節 研究程序與方法

本研究採用三階段混合方法（A three-phases mixed methods approach）進 行研究。首先，必須瞭解知識工作者有哪些典型的電子郵件使用行為，並進 一步發掘引起不值得保留行為的原因，研擬出有效的訓練方法，以消除這些 不值得保留行為。這個主題既複雜且尚未被深入研究過。因此，本研究首先 需要深究的是過去文獻較少觸及的議題－電子郵件使用行為模式。為了進行 此方面的探索，本研究選擇質性方法進行相關研究，因為質性方法是最適合 用來擷取潛藏於使用者心中深刻見解的一種研究方法。當累積較多電子郵件 使用行為的知識後，進一步採用量化研究方法進行相關研究架構及假說檢定 的驗證。以下介紹由Creswell（2003）提出之混合方法研究之定義及特點，

並且說明本研究採用的研究設計。

一、混合方法研究的特點

混合方法研究是指在單一研究中，同時使用質化與量化之研究方法，

這種多元方法的概念源起於1959 年，Campbell 與 Fiske 使用多元的方法檢 測心理特徵效度（Creswell, 2003）。此後也鼓舞了其他研究者結合多種方

‧ 國

立 政 治 大 學

‧

N a tio na

l C h engchi U ni ve rs it y

法於單一研究。例如，結合訪談法與實證調查方法 (Sieber, 1973)。由於所 有的方法都有其優點與限制，因此，使用多種的研究方法，可以截長補短，

減低錯誤發生的機會，一種結合量化與質化的三角驗證法因而產生（Jick, 1979 ）。 三 角 驗 證 法 的 精 神 同 時 也 表 達 了 混 合 不 同 資 料 型 態 之 研 究

（Creswell, 2003），亦即從一種研究方法所得之結果，可以協助發展或形 成另一個研究之所需（Greene, Caracelli, & Graham, 1989）。Tashakkori 與 Teddlie（1998）也指出在一種研究方法巢套於另一種研究方法之中時，可 對不同的資料層級與分析單元提供更精闢的見解。有關單一研究中結合多 種研究方法，諸多文獻有不同名詞的定義。例如，多元方法、聚合性、整 合性、聯合性的研究等（Cresswell, 1994）。其中，本研究之研究設計，遵 循Cresswell（2003）所提之混合性研究導向研究方法，亦即研究者嘗試以 一種研究方法擴展至另一研究方法，多階段研究所得之結果。例如以探索 性的質化研究為開端，後續配以大樣本的量化方式進行，使研究者得以將 結果推論至整個母體。

二、混合方法研究之設計型態

本研究以三階段混合方法探討研究議題，整體之概念架構如圖 1-1 所 示。同時，每階段研究之目的是以達到對於議題多面向的瞭解來進行。以 下針對本研究之三階段進行說明：

第一階段，本研究藉由文獻探討與焦點群體訪談的方式，收集有關知 識工作者電子郵件使用行為資料，其中包括如圖 1-1 中電子郵件時間管理 行為、時間控制感及電子郵件工具管理行為等。焦點群體訪談能提供豐富 的質性資料，而且經由現場深入討論與參與後，對研究議題能提供更清楚 的見解。同時，焦點群體訪談通常使用於量化研究之前，主要用以確認研 究中之重要議題，或是導引後續量化研究問卷之發展（Bachiochi & Weiner, 2002），藉此補足文獻資料之不足。本研究藉由第一階段焦點群體訪談結 果，發掘出知識工作者典型的電子郵件使用行為。此外，透過參與者所分 享之有效率時間管理及工具使用技巧，研擬第二階段電子郵件時間管理行 為與電子郵件自我效能兩構面之問卷。

第二階段，探討知識工作者人格特質、郵件使用行為（電子郵件自我 效能、電子郵件時間管理行為）、電子郵件使用時間控制感與工作時間控

‧ 國

立 政 治 大 學

‧

N a tio na

l C h engchi U ni ve rs it y

制感之間的關係，如圖1-1 所示，並透過問卷調查的方式進行相關的研究。

基於以上兩個階段所提出的電子郵件使用行為，本研究於第三階段提 出一項教育訓練計畫，並且藉由實驗法的設計檢驗電子郵件教育訓練之成 效。本實驗於實際組織情境之中進行，並透過員工電子郵件管理教育訓 練，觀察是否能成功塑造值得擁有的郵件使用行為。由於資料的蒐集是在 實際組織場域，因此，是屬於實地實驗（field experiment）的範疇。本階 段教育訓練課程內容，取材於第一階段焦點群體訪談參與者所分享之電子 郵件使用技巧（時間管理與工具管理技巧），以及相關書籍資料編纂而成。

圖1-1 本研究三階段概念架構圖 電子郵件 教育訓練

第二階段驗證之架構

第一階段探討之構念 人格主動性

電子郵件時 間管理行為

電子郵件 自我效能

電子郵件使用 時間控制感

工作時間 控制感 第三階段實驗之範圍

‧ 國

立 政 治 大 學

‧

N a tio na

l C h engchi U ni ve rs it y

第五節 論文章節介紹

本論文共分成五章，主要內容涵蓋如下說明：

第一章 緒論，說明本研究的研究背景、研究動機、研究目的、研究程序 與方法與章節介紹等。

第二章 文獻探討，主要目的在於回顧與彙整先前相關研究成果與應用，

以形成研究的中心理論。

第三章 研究方法與設計，其中包含焦點群體訪談法、調查研究法及實驗 法等研究設計與分析方法。

第四章 資料分析，其中包含焦點群體訪談法、調查研究法及實驗法之資 料分析與結果。

第五章 研究結論與建議，其中包含研究結論、研究貢獻、研究限制及未 來研究方向。

‧ 國

立 政 治 大 學

‧

N a tio na

l C h engchi U ni ve rs it y

第二章 文獻探討

本研究探討的主題圍繞於「知識工作者電子郵件使用行為與時間控制 感」之間的關連。自從彼得、杜拉克提出知識工作者一詞，許多文獻紛紛賦 予「知識工作者」適合該研究之定義。彼得、杜拉克將知識工作者定義為「在 組織裡，沒有人比自己更瞭解本身工作內容的人」。事實上，這樣的定義太 過於廣泛，無法真正勾勒出知識工作者一詞所代表之意涵。WC Miller（1998）

認為利用智慧將想法付諸實現，產出有價值的產品或服務，這一類的工作者 可稱為知識工作者。Horibe（1999）認為知識工作者是運用頭腦多於雙手創 造價值的人。其後，Davenport（2005）認為知識工作者擁有高度專精知識技 能、受過高等教育，或具備相當經驗，而且他們的工作主要是涉及創造、傳 播或應用知識等。因此，知識工作者是靠腦力維生，是屬思考型的工作者，

而非仰賴體力執行工作而維生。以上多位學者對於知識工作者的定義涵蓋面 廣，也橫跨多種行業，本研究調查的對象為企業界之知識工作者，亦即 Davenport 所定義之具有專精知識技能且服務於企業的思考型工作者。對於

而非仰賴體力執行工作而維生。以上多位學者對於知識工作者的定義涵蓋面 廣，也橫跨多種行業，本研究調查的對象為企業界之知識工作者，亦即 Davenport 所定義之具有專精知識技能且服務於企業的思考型工作者。對於