檔案館、圖書館與博物館跨機構合作館藏發展初探 - 政大學術集成

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(1)檔案館、圖書館與博物館跨機構合作館藏發展初探 A Preliminary Study on Cooperative Collection Development Among Archives, Libraries and Museums 薛理桂 Li-Kuei Hsueh 國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所教授 Professor, National Chengchi University, Graduate Institute of Library, Information and Archival Studies, e-mail: lkshiue@nccu.edu.tw 吳宇凡 Yu-Fan Wu 國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所研究生 Graduated Student, National Chengchi University, Graduate Institute of Library, Information and Archival Studies 摘要圖書館、檔案館與博物館三者同屬於文化機構，但三者在館藏發展過程中，經常發生同一類型資料分別典藏於三館的情況，導致使用者在運用資料時的不便。處於數位典藏的環境，加上網際網路快速連結的功能，個別的與實體的圖書館、檔案館或博物館，已無法滿足目前使用者對於三館所典藏資訊的整體需求。本文首先探討文化機構跨機構間合作館藏發展之意義與優點，其次針對國際間四個國家文化機構間整合實例進行分析。跨機構資源整合的模式可分為行政整合與載體整合兩種類型。最後，探討臺灣目前文化單位跨機構間館藏發展的困境，並提出四項建議。 ABSTRACT Libraries, archives and museums are all belong to cultural institutions, but the same kind of material are separately deposited in different places among those three institutions. Therefore, it is inconvenience to users who has to access the same kind material through different approaches. Within the digital collection environment and Internet connection technology, separate collection of libraries, archives or museums already cannot satisfy user’s needs. This paper mainly discuss the possibility of cooperative collection development among cultural institutions, i.e. libraries, archives and museums. The current status of integration of cultural institutions in 4 nations are analyzed. Furthermore, the obstacles of cooperative collection development among cultural institutions in Taiwan are discussed. Finally, 4 suggestions are given. 關鍵字：檔案館；圖書館；博物館；合作館藏發展 Keywords：Archives；Library；Museum；Cooperative Collection Development.

(2) 壹、前言進入到 21 世紀，資訊科技的發展日新月異，其中又以網際網路（Internet）的發展影響人類對於資訊存取的方式最為深遠。由於網際網路將世界各地的網站予以聯結，使得實質上的地理區隔，已被虛擬的網路空間所打破。除了網際網路之外，將各文化資產的典藏單位的藏品予以數位化也蔚為風潮，諸如：以庋藏圖書資料為主的圖書館、以收藏器物為主的博物館，以及典藏由公私單位或個人所產生檔案的檔案館，這三者都已逐漸將其典藏品予以數位化。本文將探討三者在館藏發展合作的可行性。一、檔案館、圖書館與博物館的同質性檔案館、圖書館與博物館三者同屬於文化事業的機構，其典藏品也都與文化資產有密切關係，三者在典藏品性質方面，具有同質性的關係。如跳脫三館在各自典藏品的特色，而以較高的角度，從文化層面的觀點來看，無論是圖書館所典藏的圖書及各類型的資源、檔案館的各機關所產生的檔案及私人文書、博物館的各種器物，三者的典藏品都可歸屬於文化資產的藏品。因而，以文化的層面來審視三館的典藏品，都屬於傳承文化所保留的典藏品。二、文化典藏單位合作與整合趨勢檔案館、圖書館與博物館三者都屬於文化典藏單位，但在各國的行政隸屬方面卻有很大的差異。國際間已有一些國家針對這三者進行整合，例如：加拿大將該國的國家圖書館與國家檔案館兩者整合為：國家圖書館與檔案館（Library and Archives Canada，簡稱 LAC）。英國設有博物館、圖書館與檔案館委員會（Museums, Library and Archives Council，簡稱 MLA），統整該國三者的資源與經費運用。除了加拿大與英國之外，其他國家也有類似的整合例子，可供我國參酌。貳、文化機構間跨機構間合作館藏發展之意義與優點文化機構跨機構之間的合作通常是較困難，尤其各機構之間各自擁有其不同的組織文化，加以需統整人事、經費與資源，更增添許.

(3) 多困擾。以下就文化機構間進行跨機構間合作館藏發展的定義及其優點等項分述於下：一、跨機構間合作館藏發展的意義文化機構之間如能進行跨機構的合作館藏發展，將有助於化解彼此之間的館藏收集的競爭，而能夠達到彼此合作的共蒙其利效果。以目前國內的情況而言，由於未有明確的館藏發展政策，導致圖書館與檔案館之間為爭取圖書資料所產生的磨擦時有所聞，而博物館由於其典藏品較為特殊，較少與圖書館及檔案館的收藏有重疊的情況發生。跨機構間的合作館藏發展可以定義為：「二個或以上的機構，依據各機構的營運宗旨與館藏特性，共同擬訂的館藏發展政策，達到分工合作，避免產生競爭的情況，並能產生資源有效運用與共同分享的目標。」二、跨機構間合作館藏發展的優點跨機構間合作館藏發展的優點有下列四項：（一）可避免彼此競爭如果各機構之間未共同擬訂館藏發展政策，將產生各自為政的現象。每個機構未能明瞭對方的館藏發展政策，各自進行館藏品的採購與爭取贈送，將容易造成彼此競爭的情況發生。各機構如能先行共同訂定館藏發展政策，將可避免此種競爭的現象再度發生。（二）有效運用人力與經費整合不同機構的人力與經費，可加以有效運用，例如：不同機構負責蒐集與採購的人員，可以加以整合，由原有的多人負責，改變為由專人負責，將可減少不必要的人力浪費。此外，在採購預算方面，也可由數個單位負責的分散經費，加以統整與運用，可避免原有因競爭所產生的採購價格之爭，且可將有限的採購經費做更有效率的分配與運用。（三）各機構的館藏更為專精.

(4) 原來的分散模式，因缺少橫向與縱向的聯繫，導致各相同類型的機構之間爭奪資源的情況發生，以外交檔案為例，國內典藏的機構共有五個單位：外交部、中研院近史所檔案館、國史館、檔案管理局、國立故宮博物院等單位。又如古地契，國內主要典藏單位包括：國立臺灣博物館、國史館臺灣文獻館、國家圖書館、中研院臺史所、國立臺灣大學圖書館、國立故宮博物院等單位。上述單位中包括圖書館、博物館與檔案館三種類型的單位都有古地契的收藏。如果能夠透過各機構之間的館藏發展合作，將可以使得各機構的館藏更為專精。（四）機構間可以分享資源各機構之間如果能夠透過合作發展館藏，將可使得各機構之間的資源更能夠分享。資源分享除了上述的人力與經費之外，機構之間還可以進行合作典藏、合作館際合作、合作參考服務等項的資源分享。參、國外文化機構間整合實例國外文化機構如：圖書館、檔案館或博物館三者之間有整合的實例，如：加拿大、英國、挪威與拉脫維亞等國，分述如下：一、加拿大加拿大的情況較為特殊，該國自 1967 年，當時位於首都渥太華（Ottawa）剛興建的一棟建築，該建築完工後，國家圖書館（National Library of Canada）與國家檔案館（National Archives of Canada）同時遷入。由於兩個單位都是資料量龐大的單位，導致日後空間不足的問題發生。1987 年加拿大國家檔案館法（National Archives Act）的目標是收集與維護該國具有歷史意義的檔案，並能提供民眾研究與使用。（Basar,2005,p.183-184）由於兩個單位具有同處於一棟建築的時代背景，因而促成日後兩個單位能夠整合的因素之一。 2004 年 5 月 21 日，加拿大國家圖書館與國家檔案館（Library and Archives Canada，簡稱 LAC）兩者合併，更名為「加拿大國家圖書館與檔案館」，原有的加拿大國家圖書館法（National Library Act）與國家檔案館法（National Archives Act）都廢止，以新的法案–加拿大檔案館與圖書館產生法（Legislation Creating Library and Archives.

(5) Canada Proclaimed）替代，原有兩個機構的員工自動成為新館的員工。（薛理桂、王麗蕉，2006）加拿大國家圖書館與檔案館的成立宗旨有下列幾點：（LAC, 2008）（一）為當代及下一代維護加拿大文獻資產。（二）為全民查檢持續性知識的來源，對加拿大文化、社會、經濟進展有所貢獻。（三）提供加拿大各種社群有關知識的採訪、維護與擴散的合作。（四）作為加拿大政府及其機構持續性的記憶。二、英國 2000 年 4 月在英國文化、媒體與運動部（Department of Culture, Media, and Sport，簡稱 DCMS）下，設置「資源：博物館、檔案館與圖書館委員會」（Resource：the Council for Museums, Archives and Libraries），簡稱「資源」（Resource），整合原有的博物館與美術館委員會（Museums and Galleries Commission，簡稱 MGC），以及圖書館與資訊委員會（Library and Information Commission，簡稱 LIC），並擴展至檔案館領域。再於 2004 年 2 月改名為「博物館、檔案館與圖書館委員會」（the Council for Museums, Archives and Libraries，簡稱 MLA）以 MLA 取代 Resource 的簡稱與商標，以名符其實地發揮其指引與整合三大知識機構的任務與宗旨。（MLA, 2004）三、挪威挪威檔案館、圖書館與博物館管理局（Norwegian Archives, Library and Museum Authority，簡稱 ABM）成立於 2003 年 1 月 1 日，該局成立宗旨為負責促進挪威檔案館、圖書館和博物館之間的夥伴和協調關係，並鼓勵各館提供具體方案，以滿足新的挑戰，並積極開展下列工作：（ABM, 2008）（一）促進檔案館、圖書館和博物館之間的合作。（二）促使檔案館、圖書館和博物館合理化（rationalization）。.

(6) （三）強化（strengthening）檔案館、圖書館和博物館之間的關係。該局在行政隸屬與組織架構方面，係隸屬於文化與教會事務部（Ministry of Culture and Church Affairs），其最高領導層級係由 8 名文化與教會事務部任命的董事所組成的董事會，任期四年。（ABM, 2008）四、拉脫維亞拉脫維亞成立「檔案館、圖書館與博物館事業標準化技術委員會」（the Latvian Standardization Technical Committee for Archives, Libraries and Museums Work, 拉脫維亞語縮寫 MABSTK）。該委員會於 2002 年 12 月成立，由圖書館事業標準化技術委員會（成立於 1997）擴充而來。MABSTK 成員機構有：拉脫維亞學院圖書館聯合會、拉脫維亞國家檔案館總局、拉脫維亞博物館聯合會、拉脫維亞博物館理事會、拉脫維亞檔案工作者協會、拉脫維亞圖書館聯合會、提圖依納特阿利思 IT 公司（TietoEnator Alise）、拉脫維亞國家圖書館、國家文化資訊系統署、國家博物館局、拉脫維亞大學等單位。（Goldberg, 2008）經由上述四國的現況分析，可知加拿大、英國、挪威與拉脫維亞等國的三個文化機構（圖書館、檔案館或博物館）之間有整合的現象，其中加拿大只針對國家圖書館與國家檔案館兩者進行整合，英國成立博物館、圖書館與檔案館委員會（MLA）針對三者實質工作與經費進行整合，挪威的情況與英國類似，成立檔案館、圖書館與博物館管理局（ABM），該局係隸屬於文化與教會事務部之下，加強三者的合作，而拉脫維亞成立檔案館、圖書館與博物館事業標準化技術委員會（MABSTK），主要針對三者的技術標準而設。肆、文化機構跨機構資源整合的模式文化機構跨機構之間進行資源整合可分為：行政整合類型與載體整合類型兩大類，分述如下：.

(7) 一、行政整合類型 2001 年，Karen A. Dornseif 在他的一篇文章「聯合使用圖書館：平衡自治與合作（ Joint–use Libraries: Balancing Autonomy and Cooperation）」中提到公共圖書館和大學圖書館合作關係，依整合層度將圖書館與博物館的整合區分為三個類型，分別是：最小限度整合、選擇性整合與完全整合三種類型。（Domseif, 2001）這三種類型主要在行政體制方面，亦可將三種類型應用於檔案館、圖書館或博物館，分述如下：（一）最小限度整合（minimal integration）此種類型係提供個別服務的場所。檔案館與圖書館彼此僅是空間利用關係，其餘並無任何交集，如：在圖書館空間提供博物館或檔案館使用。（二）選擇性整合（selective integration）檔案館與圖書館僅在某些共同的項目或部門部分予以整合，並非完全合併，例如：虛擬面向的整合。（三）完全整合（full integration）此種類型係由二個或以上單位進行整體的整合。例如：檔案館與圖書館在行政、人事、館藏、館舍等面向的整合。加拿大國家圖書館與檔案館（LAC）即是此種類型。二、載體整合類型上述係就不同單位之間的行政體制進行整合的類型，如就載體的整合分類，則可分為實體與虛擬整合兩種類型：（薛理桂、王麗蕉， 2006）（一）實體整合（physical integration） 1. 典藏空間：需佔實體典藏空間。 2. 典藏處所：依典藏品區分，圖書資料典藏於圖書館，器物、繪畫等典藏於博物館或美術館，檔案則典藏於檔案館。 3. 維護方面：需依據各種典藏品的材質分別典藏於不同的環境。.

(8) 4. 利用方面：提供實體的器物、檔案或圖書資料供民眾閱覽或使用；使用時通常以肉眼為主，但也有藏品需藉助特殊設備。（二）虛擬整合（virtual integration） 1. 典藏空間：僅需記憶載體空間。 2. 典藏處所：將兩館所產生的數位資料儲存於同一處所。 3. 維護方面：無需顧慮到材質不同的問題，但在電腦軟體方面的維護需考慮。 4. 利用方面：需藉助於特定的軟、硬體才能閱讀。文化機構在實體整合與虛擬整合之比較，參見表 1。表 1：文化機構實體整合與虛擬整合比較項目. 實體整合. 虛擬整合. 典藏空間. 需佔實體典藏空間. 僅需記憶載體空間. 典藏處所. 依典藏品區分，圖書資料將兩館所產生的數位資料典藏於圖書館，器物、繪儲存於同一處所畫等典藏於博物館或美術館，檔案則典藏於檔案館. 維護方面. 需依據各種典藏品的材質無需顧慮到材質不同的問分別典藏於不同的環境. 題，但需考慮電腦在軟體與硬體方面的維護. 利用方面. 提供實體的器物、檔案或需藉助於特定的軟、硬體圖書資料供民眾閱覽或使才能閱讀用，使用時通常以肉眼閱讀與觀賞為主，但也有藏品需藉助特殊設備. 資料來源：本文自行整理.

(9) 伍、臺灣目前文化單位跨機構間館藏發展的困境環視臺灣目前有關文化單位之間館藏發展所面臨的困境，可歸納為下列四項，分述於後：（吳宇凡，2010）一、行政主管機關的分歧臺灣的文化單位分別隸屬於不同的行政機關：圖書館係依據圖書館法的規範，在中央的主管機關是教育部，博物館目前是隸屬於文建會（日後行政院組織整併後，將改隸於文化部），而檔案單位係依據檔案法，主管機關是行政院研究發展考核委員會（簡稱研考會，日後行政院組織整併後，將改隸於國發會）。由此可知圖書館、博物館與檔案單位的行政主管機關分別隸屬於行政院之下的三個行政機關。二、館藏重疊的問題圖書館、博物館與檔案單位三者在館藏方面有重疊的情況，依資料類型分述如下：（一）古契書：圖書館、博物館與檔案單位三者都有收藏。（二）族譜資料：圖書館與博物館都有收藏。（三）地圖資料：圖書館、博物館與檔案單位三者都有收藏。（四）照片資料：圖書館、博物館與檔案單位三者都有收藏。（五）明清檔案：圖書館、博物館與檔案單位都有收藏。可知以資料類型區分，古契書、族譜資料、地圖資料、照片資料、明清檔案等資料在圖書館、博物館與檔案單位三者的收藏有重疊的情況。三、欠缺協調的館藏發展政策檔案館、圖書館與博物館三者大都各自有其館藏的發展政策，以定位各單位的藏品收藏方向。然而，在由上述的古契書、族譜資料、地圖資料、照片資料、明清檔案等資料三者的收藏有重疊的情況，可知目前國內三者之間仍然欠缺協調的館藏發展政策。以檔案的收藏為例，自從檔案法頒布後，原有國內的檔案典藏單位對於檔案收集已失去合法性，也因而造成檔案典藏單位之間發生多個單位爭取檔案的情.

(10) 形發生。此種情況也發生在古契書與族譜等項資料，此種情況有待三者一起協調共通性的館藏發展政策，以避免在三者之間發生競爭的情況。四、未有跨機構協調機制國內所發生的同一類型資料在多館典藏的情況，除了由於三者的行政主管機關不同的因素之外，主要由於檔案館、圖書館與博物館三者之間欠缺跨機構之間的協調機制。為避免此種情況一再發生，有待在行政院層級成立跨機構的協調機制，以溝通三者之間共通性的問題。陸、結語與建議一、結語由加拿大、英國、挪威與拉脫維亞四國文化機構的整合經驗而言，大都發生於 2000 年以後，其發生的時間因素值得進一步探討。行政機構的組織整併、加強圖書館、博物館與檔案單位三者之間的密切聯繫，以強化其功能等項都可能是三者整合的因素之一。網際網路興起與館藏數位化的趨勢，使得圖書館、博物館或檔案館三者的館藏發展呈現整合的有利契機。三者所典藏的藏品其性質大都屬於文化資產，如能共同合作，可以減少不必要的館藏發展競爭，且可以整合文化機構的館藏，發揮資源整合的最大效用，對於使用者而言，將是最大的利多。各國的政治、經濟、文化背景不同，雖然國際間已有四國以上對於文化機構整合的實例，但並不一定能夠直接移植於我國。在行政體制方面，目前圖書館、博物館與檔案單位分別隸屬於三個行政院的部會，也因此造成三者在館藏發展面臨分歧的情況。國際間的整合例子可供我國在日後思考三者館藏資源整合發展時，針對國內的政經環境，借鑑其成功的發展經驗。二、臺灣跨機構間館藏合作發展建議經由上述的敘述，臺灣在文化機構跨機構間進行館藏合作發展，提出四項建議如下：.

(11) （一）設置行政院層級跨機構的協調委員會由於檔案館、圖書館與博物館分別隸屬於三個行政院不同的部會，造成三者在經費運用、館藏發展方面跨機構協調的困難。建議仿效英國、挪威與拉脫維亞三國設置跨機構的委員會。經由此委員會的運作，除了可以協調三個機構所屬的部會之外，將可以更有效率的運用人員與經費，使其發揮最大的效用。（二）共同協商館藏發展政策如能設置跨機構的協調委員會，定期集會共同協商三者的館藏發展政策，以共同合作擬訂三者的館藏發展政策，替代以往三者之間的競爭模式。如此一來，將可使國內各種不同類型的資料分別典藏於特定的單位，可增加各單位典藏的專精度外，對於使用者而言，館藏的集中更便於使用各種不同的資源，可避免重複到各個單位使用資料所造成的不便。（三）進行載體整合如前所述，跨機構資源整合模式可分為行政整合與載體整合兩種類型，現階段如欲推動行政整合尚有困難，因而建議可先進行載體整合。由於載體整合並不涉及行政體制、人事與經費等項目，較為單純，相對也較容易成功。載體整合又分為實體整合與虛擬整合，建議先從虛擬整合開始進行。（四）共同建置館藏聯合目錄檔案館、圖書館與博物館既然都屬於文化資產的典藏單位，三者的館藏如能共同建置館藏的聯合目錄，將可使性質相近的館藏便於查檢與使用。當然，在共同建置聯合目錄之前，三者需先行協商目錄建置的規範，將採用何種 metadata 與內容的描述規則等共通性的標準與規範。.

(12) 參考書目薛理桂、王麗蕉（2006）。檔案館、圖書館與博物館三大知識領域在新資訊時代的整合趨勢–以加拿大與英國為例。檔案季刊，5（4），2。吳宇凡（2010）。我國國家層級檔案館與圖書館典藏與應用服務整併之可行性研究。未出版之碩士論文，國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所，台北市。 ABM–utvikling（2008）. ABM–utvikling. Retrieved November 10, 2008, from http://www.abm–utvikling.no/?set_language=en Goldberg, Anita（2008）. Synergy towards shared standards for ALM–Latvian scenario. In World Library And Information Congress: 74th IFLA General Conference And Council, ed. IFLA, 1–2. Library and Archives Canada（LAC）（2008）. About us. Retrieved October 10, 2008, form http://www.collectionscanada.ca/about–us/index–e.html Basar, Ivan （2005）. Library and archives Canada preservation centre: a treasure chest for the nation’s memory. Serials Librarian 49（1/2）:183-193. The Museums, Libraries, and Archives Council（MLA）（2004）. The Regional Agencies for Museums, Libraries and Archives, London: MLA. Dornseif, Karen A.（2001）. Joint–Use Libraries: Balancing Autonomy and Cooperation. Resource Sharing and Information Networks 15（1/2）: 107–08..

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