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國立高雄大學請採購系統修正說明
98.06 壹、前言 因應教育部 97 年事務檢核糾正事項--「財產增加單應由經辦(採購)單位填製，非由財管 單位填製」，本處已委請電算中心分階段於本校請採購系統，增修線上製作財產增加單功能， 目前第一階段已修正完成。各請購單位自即日起，針對單價 1 千元以上之財物，需於請購單 逐項鍵入財物「項目」(即品名)，10 萬元以下購案，應於「規格」欄鍵入廠牌型號，並詳細 註明「財物分類」、「保管人」及「存置地點」，以利資料匯入財產管理系統，由保管組代製財 產增加單 (詳如附件流程圖) 。 第二階段將視第一階段辦理情形，再另定時程，由請購單位直接於線上製作增加單。 貳、新增選項說明 一、「財物分類」選項 目前「財物分類」係列印空白欄於請購單紙本，再由總務處(保管組)手寫填列。為利於資 料轉匯及加強同仁對採購經費運用概念，提升作業效益，增修由同仁自行於系統選擇財物分 類選項，共分 A~F，於點選請購單前、後，網頁均有說明供參，如下： A「財產(含增值)」：包括 1.一萬元以上，且使用年限兩年以上之設備及圖書(圖書以該次核銷總金額計)、 2.設備大修一萬元以上之增值(需註記財產編號)； B「非消耗品」：一千元以上，未達一萬元，且使用年限兩年以上之物品及圖書(圖書以該 次核銷總金額計)； C「軟體一萬以上」：一萬元以上且使用年限兩年以上之電腦軟體； D「軟體未達一萬」：一千元以上，未達一萬元，且使用年限兩年以上之電腦軟體； E「消耗品及其他」：包括 1.未達一千元或未達兩年使用年限之物品(如文具、耗材等)； 2.消費性支出(如郵資、油費、 保險、餐飲、規費等)； 3.未達兩年使用年限之電腦軟體(如僅授權一年使用之軟體、資料庫等) F「維修」：不涉及延長使用年限或增加新的效能之維修，以業務費支應者屬之。 舉例而言，單價一萬元以上財產，及設備大修一萬元以上，由設備費支應，均選擇 A「財 產(含增值) 」；選擇 C「軟體一萬以上」，若由本校部門預算購置者，以業務費支應；由國科 會計畫經費購置，以設備費支應。其他以業務費支應者，則可能分屬 B、D~F 類。 二、「保管人」及「存置地點」選項 此選項需以個別財物、個別保管人、存置地點註記，例如購置 2 項不同財產，雖屬同一 保管人及存置地點，但品名不同，應分別填寫不同欄位。如 2 項相同財產，分別有不同保管人，或不同存置地點，則亦應分項註記。另為避免輸入錯誤名字，保管人需以關鍵字查詢點 選。存置地點則請鍵入空間編號，多筆財物同存置地點，可使用複製功能。 叁、原有「項目」及「規格」選項補充說明 單價一千元以上財產或物品，需於請購單分項填列「項目」及「規格」，切勿僅寫「如 附件」。「項目」為財物名稱，「規格」如為 10 萬元以下採購案，應直接註記廠牌型號，定製 品請註記尺寸及主要材質。如為逾 10 萬元以上之招標案，則請摘要填寫主要規格(如尺寸及 主要材質)。 肆、操作說明與範例： 一、請購核銷一起之請購單(即一萬元以下) (一)、操作說明 1.每一項單價 1 千元以上財物，請「務必」填寫「項目」(財物名稱)、「規格」、「財產類別」、 「保管人」與「存置地點」共 5 筆資料。如 5 項資料均相同，財物購置數量 2 筆以上， 可合併填寫於同一欄，否則，均應分開填寫。 2.保管人請輸入保管人名字之關鍵字，按【查詢姓名】按鈕，選取正確之保管人姓名後， 於下面該保管人保管之採購物品處點一下即可。若該件採購物品無保管人，請按下【無 保管人】按鈕，然後再於該採購物品處點一下即可。 3.如誤點於其他空白欄，產生保管人姓名，系統於儲存資料時，會自動判斷剔除。 4.財產類別之選取－務必於 A~F 選擇一項，原則詳第貳項，新增選項說明。 (二)、系統畫面示意： 廠牌型號或尺 寸材質 點選財產類別 存置地點輸入 空間編號 單價 1 千元以 上需每筆鍵入 查詢後再點入 保管人欄位 2
(三)、請購單範例【1 萬元以下請購與核銷一起】
國立高雄大學
動支經費
申請單
申請單號： 0980100026 申請日期： 2009/5/22 申 請 人： ○○○ 申請單位： 總務處 經費來源： 部門預算 經費用途： 業務費-一般 用 途： 公務使用 預估金額 採購金額 項 次 項 目 規 格 訂購廠商 收 據 ／ 發 票 單 位 數 量 單價 小計 單價 小計 財產 類別 保管 人 存置 地點 1 電腦軟體 Adobe Acrobat 8.0 詮翊電腦有限... 發 個 1 2000 2000 2000 2000 軟體 ○○○ 保管組 2 電腦軟體 Adobe Acrobat 8.0 詮翊電腦有限... 發 個 1 2000 2000 2000 2000 軟體 □□□ 保管組 3 文具紙張光 碟等 詳估價單 八成行 收 式 1 2000 2000 2000 2000 消耗 無 無 4 電風扇 大同 14 吋 八成行 發 台 1 1200 1200 1200 1200 非消 ◎◎◎ 圖 601 總計 7,200 7,200 申請單位 事務組或營繕 組 保管組 總務處 會計室 校長或授權代簽 人 財產類別 空間編號 保管人 廠牌型號或 尺寸材質 第 1 頁/共 1 頁 二、先請購再核銷之請購單(即一萬元以上) (一)、操作說明 1.每一項單價 1 千元以上財物，請「務必」填寫「項目」(財物名稱)、「規格」、「財產類別」、 「保管人」與「存置地點」共 5 筆資料。如 5 項資料均相同，財物購置數量 2 筆以上， 可合併填寫於同一欄，否則，均應分開填寫。 2.保管人請輸入保管人名字之關鍵字，按【查詢姓名】按鈕，選取正確之保管人姓名後， 於下面該保管人保管之採購物品處點一下即可。若該件採購物品無保管人，請按下【無 保管人】按鈕，然後再於該採購物品處點一下即可。 3.如誤點於其他空白欄，產生保管人姓名，系統於儲存資料時，會自動判斷剔除。 4.財產類別之選取－務必於 A~F 選擇一項，原則詳第貳項，新增選項說明。 (二)、系統畫面示意： 3單價 1 千元以 上需每筆鍵入 廠牌型號或尺 寸材質 查詢後再點入 保管人欄位 點選財產類別 存置地點輸入 空間編號 (三)、範例【10 萬元以下設備請購】
