(1) 基本資料蒐集：應於ERP 導入的教育階段將基本資料蒐集齊全，且經資料品質審查後，才由權責人員資料輸入到 ERP系統。 基本資料 管理系統 (2) 基本資料輸入：此系統的作業大多是參數設定及共用的基本資料，有些資料只應用於特定模組，有些資料則是各模組共用的。 P. 7-1 (3) ERP 作業位置：基本資料管理系統 → 建立作業 → 「共用、配銷、財務、生管」等模組基本資料的設定與輸入儲存作業。 (1) 整體ERP系統有些通則必須全體一致，且一經設定便不可再更改。 A. 假設：有張銷貨單於1/20打單，單據日"XXXX/01/20"，而此單出貨日是1/21，則扣庫存帳日期"1/20"或"1/21"？ 基本參數 (2) 確認日依據： 設定作業 B. 設定：若"確認日依據"點選「系統日」則扣庫存帳日為1/21；若點選「單據日」則為1/20。 P. 7-2 A. 管制項目：僅針對品名、客戶簡稱及廠商簡稱進行管理，由系統判斷後續建置資料時可否重複。 (3) 資料管制方式： B. 管制選項：不可重複、重複時僅需警告、不控管（亦即可重複）等三選項。 (1) 配合全球ERP的管理，若企業有多個廠區，須於本作業建立各廠別資料。 功能 廠別資料 (2) 注意事項：至少要建立一筆廠別資料。 共用 建立作業 基本資料 P. 7-3 (1) 資料輸入作業：後續各單據建立時各品項要選定進出貨或生產的廠別。 作業影響 (2) 報表產生：後續可依廠別資料作為庫存及生產資料篩選報表及統計分析的條件之一。 (1) 功能：期初上線時先建立廠別資料、後規劃庫別資料，以利後續記載存貨異動，與作為存貨統計分析項目條件。 A. 存貨倉：原料倉、成品倉、不良品倉、退貨倉。 (2) 「庫別性質」點選： B. 非存貨倉：報廢倉。 庫別資料 建立作業 A. 勾選(是)：原料倉、成品倉。 P. 7-4 (3) 「納入可用量計算」： B. 不勾選(否)：不良品倉、退貨倉、報廢倉。 A. 目的：防止庫存數量為零或不足但卻可以輸入銷貨單的異常狀況，所設計的管理與防錯功能。 (4) 庫存量不足准許出庫： B. 建議：選項不打勾，亦即存檔時或確認時庫存量不足，不准許出庫。
(1) 功能：建立財務帳之本國幣別，還有營運交易往來所使用的外國幣別及匯率設定。 A. 應至少建立一筆資料，且其中一筆單身匯率的預設值為「1」。 幣別匯率 (2) 本國幣別： 建立作業 B. 單頭需特別設定「單位成本」及「成本金額」取位，因會影響後續存貨計價後的紀錄與認定。 P. 7-5 A. 單頭須特別設定「單價」及「金額」小數取位狀況，但可忽略「單位成本」或「成本金額」取位之設定。 (3) 外幣幣別： B. 若有外幣交易時，單身須建立銀行與報關之買進/賣出匯率，供異動單據選擇取用。 A. 依公司組織建置，做為員工資料管理及財務費用的歸屬等。 (1) 功能： 部門資料 B. 可用於統計、報表分析與查詢條件之依據或選項。如：訂單分析報表、 存貨統計查詢、部門別比較損益表等。 建立作業 P. 7-6 (2) 「折舊科目」設定：應依據固定資產系統之部門折舊費用分攤原則來設定。 員工姓名 (1) 功能：作為公司員工簡易資料的建置，例如代號、姓名、歸屬部門、英文全名、EMAIL等，便於管理記錄。 建立作業 P. 7-7 (2) 異動單據記載著責任歸屬的員工代號，可做為後續個人績效報表資料統計或彙整的條件之一。 共用 基本資料 (1) 功能：依職能的角度將人員進行職務種類劃分，以利將來異動單據與資料的輸入。 職務類別 (2) 目的：各系統建立作業異動單據或資料作業會依據職務類別進行輸入資料管理。 建立作業 P. 7-8 (3) 例如：客戶訂單建立的"業務人員"欄位輸入，僅會從本作業所設定之「業務」人員中篩選，而其他職能員工無法被點選。 (4) 注意：本作業允許同一員工隸屬不同職務類別（亦即擁有多種作業之權限），因應企業實際狀況加以運用。 (1) 功能：將常用在作業資料的「備註」或「註記」欄位之片語設定序號(代號)，後續直接點選使用，可提升資料輸入的效率。 常用片語 建立作業 (2) 舉例：業務及採購人員在建置客戶、廠商資料時，需多次重複輸入"股份有限公司"字樣，則可將此詞句建立在本作業。 P. 7-9 (3) 使用對象：可設定該片語係供「個人」或「全公司使用」。 註記簽核 (1) 功能：建立常用的註記事項及簽核單位資料，以利後續設定「單據性質」，及「列印憑證或報表」取用。 資料 建立作業 (2) 若是針對憑證單據使用，後續可在每一個系統的『單據性質建立作業』中定義每一個單別所預設使用的註記/簽核代號。 P. 7-10
A. 用來設定每一個作業固定所需的註記或簽核內容，以利於報表預設使用。 (1) 功能： 程式 B. 方便企業內部資料遞送審查時快速使用備註事項及簽核資料。 註記簽核 建立作業 (2) 報表列印時：可根據已設定作業之程式代號在本作業進行設定註記及簽核資料。 P. 7-11 (3) 若是單據憑證列印之註記簽核，會因單別種類不同而有所差異，建議利用「單據性質建立作業」來預設固定簽核註記內容。 共用 基本資料 (1) 功能：用來建立及維護公司行事曆資料，以方便後續系統推算日期使用。 A. 工廠：主要提供配銷、生管模組使用，推算採購交期及生產完工日期。 行事曆 建立作業 (2) 行業別： B. 銀行：主要提供財務模組使用，推算收付款日及票據預計兌現日期。 P. 7-12 C. 刷卡班別：主要提供人事薪資系統使用，設定不同班別員工出勤之行事曆。 (3) 行事曆之建立：需依年份建置，故每個年份之資料均須建立。 (1) 功能：配銷模組系統上線前需進行此作業設定，以規劃商品分類方式、存貨成本計價方式 及庫存帳務期間管理…等。 (2) 企業都需統計報表來分析存貨管理狀況，本系統可設定四種分類方式，而實務普遍多由財務會計及倉管資材的角度來統計。 進銷存 A. 財會單位：需知道庫存品中，原料、物料、半成品、製成品等不同類別的存貨資訊。 參數 設定作業 B. 倉管資材單位：需要針對料件特性或屬性角度進行不同類別的存貨統計，如五金零件、電子零件、包裝材料、配件..等。 P. 7-13 (3) 本作業僅為不同統計分析目的來設定不同的分類方式，至於該分類的細項需在庫存管理系統中 「品號類別資料」去設定。 配銷 基本資料 (4) 每一個料件的歸屬類別：應在「品號資料建立作業」中去登錄，這才完成整個存貨分類規劃。 (1) 功能：用來設定品號、客戶及廠商的編號規則，以提供後續建置品號、客戶及廠商基本資料時有所依循。 編碼原則 (2) 建議：基於企業內部控制與稽核的管理方式，定義交易對象及商品的資料編制規則，可依據基本資料的屬性進行規劃設計。 設定作業 P. 7-14 (3) 例如：客戶編碼第1碼為分布區域，「1」為國內客 戶、「2」為國外客戶，第2至4碼以流水號管制家數多寡。 (4) 電腦編碼原則：請參考『鼎新Workflow ERP 應用人才培訓系列—ERP 基礎觀念及導入方法篇』之第參章說明。
(1) 功能：可將客戶及廠商進行不同角度的分類，後續報表應用上，可依同一分類方式或角度進行資料統計與分析。 交易對象 分類 (2) 分類：客戶資料可設定六種分類方式。廠商資料可設定三種分類方式。 建立作業 P. 7-15 (3) 報表列印及統計作業執行時，可依分類方式進行資料分類彙整。 (1) 功能：用來規劃與客戶或廠商之間交易往來的收付款條件內容之設定，以便於企業資金預估管理。 付款條件 A. 採購/託工：主要用於採購單、進(退)貨單、 託外進(退)貨單及應付憑單。 配銷 建立作業 (2) 類別： 基本資料 P. 7-16 B. 銷售：主要用於客戶訂單、銷貨(退)單及結帳單。 (3) 應用：在相關異動單據上指定付款條件代號，作為帳款處理的日期推算，有助於資金預估報表統計與管理。 (1) 功能：彙整發票格式種類，如進銷項別、發票聯數、課稅別及稅率等等。 稅別碼 (2) 設定：系統安裝完成後會預設常用的發票格式種類，可依需求狀況進行新增、編修。 設定作業 P. 7-17 A. 新增或修訂客戶及廠商資料時：可依實際交易狀況預設稅別碼。 (3) 應用： B. 建立異動單據時：可以以預設之稅別碼自動帶出相關發票格式種類。 (1) 功能：財務模組系統上線前需於此作業進行設定，規劃財務相關系統之帳務期間管理。 (2) 運用系統：包含會計總帳管理系統、應收管理系統、應付管理系統、票據資金管理系統及營業稅申報系統。 財務參數 設定作業 (3) 現行年月：表示電腦帳務正在整帳的月份。 P. 7-18 A. ERP 導入上線時：第一次的現行年月須手動。 財務 基本資料 B. 系統導入後：須在帳務核對無誤時透過各系統的月底結轉作業來自動更新現行年月，不可手動更改。 (1) 功能：財務模組之固定資產管理系統現行帳務的年月。 固定資產 參數 (2) 運用範圍：僅限在固定資產管理系統。 設定作業 P. 7-19 (3) 目的：用來管制固定資產帳務異動年月。
編碼原則設定作業 ：固定資產的編碼規則可提供固定資產資料建立時編號的依據。 P. 7-20 財務 金融機構建立作業 ：企業營運交易往來的金融機構資料，利於後續銀行存款及票據資料使用。 基本資料 P. 7-20 (1) 意涵：營業稅務申報時所記載的申報公司資料，亦為人事薪資系統所得稅之申報公司。 稅籍資料 建立作業 (2) 目的：為後續發票彙整申報之歸屬。 P. 7-21 (3) 注意：至少要有一筆稅籍資料的建置。 生產線 (1) 功能：當企業有自製產品及半成品的型態，則工廠可根據機台及人工編制規劃生產線代號。 資料 建立作業 (2) 注意：至少一筆，記載製令工單要在哪一條生產線進行加工生產。 生管 P. 7-22 基本資料 製程代號 (1) 若透過系統管理生產過程之程序，須建置每一道加工站資料以利製令/託外管理系統、製程管理系統單據或異動作業派工及紀錄。 建立作業 P. 7-23 (2) 目的：記載加工站的性質、所在產線及動作描述，方便後續生管人員使用。
