從ISAD(G)探討臺灣檔案描述規則現況
Comparison of ISAD(G) and Taiwan’s Archival Description Rules
薛理桂
Li-Kuei Hsueh
國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所教授兼所長
Professor and Chairman, Graduate Institute of Library, Information and Archival Studies, National Chengchi University
E-mail：lkshiue@nccu.edu.tw
黃若瑜
Jo-Yu Huang
國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所研究生
Graduate student, Graduate Institute of Library, Information and Archival Studies, National Chengchi University
E-mail：nancywinds@yahoo.com.tw
【摘要 Abstract】
檔案描述主要目的是產生查檢工具，並有助於協助使用者查檢所需的檔案。為維 持檔案描述的一致性，因而產生許多描述規則，例如國際通用的ISAD(G)標準、美國 的DACS、加拿大的RAD、英國的MAD等，使檔案人員在進行檔案編排與描述時能 有依據可資遵循。本文針對臺灣檔案機構之檔案描述現況進行探討，並敘述ISAD(G) 的基本架構，進而將臺灣4個主要檔案典藏機構的描述規則與ISAD(G)進行比較。最 後針對臺灣檔案機構制訂一致性的檔案描述標準提出三項建議。
The principal objective of archival description is the creation of access tools that assist users in finding desired archives. In order to keep the consistency in archival
description, the related descriptive rules, such as ICA’s rule －ISAD(G), America’s rule－DACS, Canada’s rule－RAD, England’s rule－MAD, and so on. That made archivists can follow above standards while they were processing the archival arrangement and description. This paper investigates the archival description in Taiwan’s repositories, and further compares ISAD(G) with the four main repositories.
In conclusion, three advices were proposed for drawing up the consistent archival descriptive standards in Taiwan archival repositories.
【關鍵詞
Keywords】
國際檔案描述通用標準；檔案；描述規則；臺灣 ISAD(G); Archives; Description Rules; Taiwan
一、前言
編排與描述為檔案管理的核心，檔案編排是在檔案徵集進館後，進行的實體整理 工作。檔案描述則是對於檔案內容進行智能的控制，因而檔案編排與描述皆須有規範 可資依循。檔案描述有許多國際規範可以遵循，例如國際上通用的ISAD(G)、檔案編 碼格式標準EAD、美國的DACS與APPM、英國的MAD、加拿大的RAD等。檔案人 員依據上述的規範，在進行整理檔案編排及描述時，即可維持檔案的一致性。檔案描 述規則可分為檔案結構標準、檔案內容標準、檔案資料值標準，其各自有不同的定義，
為檔案描述重要的三大標準：（薛理桂、王麗蕉，2010）
（一）資料結構標準
此項標準為定義在資訊系統標準中所組成的資訊元素，包括輸入格式（例如登錄 單、捐贈契約）、輸出格式（例如登錄簿、目錄）及檔案類型等，其相關的標準有 ISAD(G)、MARC AMC、EAD。
（二）檔案描述內容標準
此項標準為在特定資料結構，規範每一欄位著錄資訊的相關規則，如同圖書館界 所制定的AACR2、中國編目規則等，可配合MARC等資料結構標準，使檔案的資訊 組織能有規範可遵循，提升資訊品質，並可促進資源整合與互通性，相關的標準有美 國的DACS（2nd）與LCDRG、加拿大的RAD、英國的MAD等。
（三）檔案資料值標準
此項標準為在特定資料元素中，提供一致性的題名、主題、地名等標目，例如代 碼表、名稱權威檔與地名索引典等權威控制規範，以提升檢索檔案的精確性，相關的 標準有ICA公布的ISAAR（CPF）、FTAMC。
ISAD(G)為國際上重要的檔案描述通用標準，因此本文首先敘述ISAD(G)之發展 以及內容架構，以國內檔案機構：檔案管理局、國史館、中央研究院歷史語言研究所、
故宮博物院圖書文獻處為例，藉此探討國內檔案機構的描述準則是否也符合ISAD(G) 的架構，進而提出建議，促使國內檔案機構的著錄規範能夠更完善，更符合國際趨勢。
二、 ISAD(G)發展與內容
（一）ISAD(G)之發展
ISAD(G)是由國際檔案理事會（International Council on Archives, ICA ）所制訂 的檔案資料結構標準，全稱為General International Standard Archival Description，
中文譯為「國際檔案描述通用標準」。ISAD(G)發展宗旨為針對檔案的描述提供一般 性指導方針，以辨識與闡述檔案資料的內容與脈絡，進而提升檔案的使用；其發展目 的如下：1. 確保檔案描述的一致性，合適性與能闡述檔案內容（self-explanatory），
2. 協助檔案資訊的檢索與交換，3. 促使檔案的權威資料能夠分享，4. 整合來自不同 檔案館的檔案描述，成為一個整體的資訊系統。（ICA, 2000）
ISAD(G) 由 ICA 常 設 的 ｢ 描 述 標 準 專 門 委 員 會 」 （ Ad Hoc Commission on Descriptive Standards）於1993年1月在瑞典首府斯德哥爾摩通過第一版本，並於1994
年出版。為進行第一版的修訂工作，成立了 ｢描述標準委員會」（Commission on Descriptive Standards），於1996年至2000年期間進行。在修訂期間，曾發函給所有 ICA的會員單位以及ICA內部的相關組織以徵詢意見，也於網頁上徵求意見，並彙整 來自不同單位會員的意見。（ICA, 2000）
1998年10月19日至22日，ICA描述標準專門委員會在荷蘭海牙舉行修訂ISAD(G) 第一初稿會議，主要參酌各國所提供的意見為基礎。初稿完成後，再交由各會員單位 經由通訊方式修訂。最後，1999年9月於瑞典斯德哥爾摩通過第二版ISAD(G)，並於 2000年在西班牙舉辦的第14屆ICA年會中公布ISAD(G)第二版。（ICA, 2000）
（二）ISAD(G)之內容結構
ISAD(G)規則共有4大部分：
0. 通則相關詞彙表（glossary of terms associated with the general rules）；
1. 多層級描述（multilevel description）；
2. 多層級描述規則（multilevel description rules）；
3. 描述項目（elements of description）。
本文主要介紹｢3. 描述項目」並依內容架構分七大項：（ICA, 2000）
1. 辨識敘述項（identity statement area）
本項用以辨識與檔案描述單元有關的重要資訊，見規則3.1.1至3.1.5。
2. 脈絡項（context area）
本 項 用 以 描 述 檔 案 單 元 的 來 源 及 其 典 藏 歷 史 有 關 的 資 訊 ， 見 規 則 3.2.1 至 3.2.4。
3. 內容與結構項（content and structure area）
本項用以描述檔案單元的主題性質與編排有關的資訊，見規則3.3.1至3.3.4。
4. 檢索與使用情況項（condition of access and use area）
本項用以描述檔案單元可取得性與使用有關的資訊，見規則 3.4.1至3.4.5。
5. 相關資料項（allied materials area）
本項用以描述與檔案單元有重要關聯的資料，見規則3.5.1至3.5.4。
6. 附註項（note area）
特殊的資訊以及在其他項未能表達的資訊，敍述於本項，見規則3.6.1。
7. 描述控制項（description control area）
用以描述檔案的資訊，亦即檔案描述資訊是如何、何時與由何人所建立，見 規則3.7.1至3.7.3。
ISAD(G)之｢描述項目」每項規則皆包含目的、規則內容及範例，以下列摘錄各項目 名稱：
3.1辨識敘述描述項（identity statement area）
3.1.1參考代碼（reference code）
3.1.2題名（title）
3.1.3檔案產生日期（date）
3.1.4描述層級（level of description）
3.1.5描述單元的外形與載體（數量、體積、大小）（ extent and medium of the unit of description（quantity, bulk, or size））
3.2脈絡項（context area）
3.2.1檔案產生者（name of creator）
3.2.2行政／傳記歷史（administrative / biographical history）
3.2.3檔案歷史（archival history）
3.2.4徵集或移轉的直接來源（immediate source of acquisition or transfer）
3.3內容與結構項（content and structure area）
3.3.1範圍與內容（scope and content）
3.3.2鑑定、銷毀、保存資訊（appraisal, destruction and scheduling information）
3.3.3預期增加（accruals）
3.3.4編排系統（system of arrangement）
3.4檢索與使用情況項（condition of access and use area）
3.4.1有關檢索情況（conditions governing access）
3.4.2有關複製情況（conditions governing reproduction ） 3.4.3資料的語言／字體（language / scripts of material）
3.4.4實體特色與技術需求（physical characteristics and technical requirements ） 3.4.5檢索工具（finding aids）
3.5相關資料項（allied materials area）
3.5.1原件現存地點（existence and location of originals）
3.5.2複製品現存地點（existence and location of copies）
3.5.3相關單元的描述（related units of description）
3.5.4出版附註（publication note）
3.6附註項（note area）
3.6.1附註（note）
3.7描述控制項（description control area）
3.7.1檔案人員註（archivist’s note）
3.7.2規則或慣例（rules or conventions）
3.7.3描述日期（date(s) of description）
ISAD(G)標準七大描述項目中，有六項規則攸關國際交換的描述資訊：1. 參考代 碼（3.1.1 reference code）、2. 題名（3.1.2 title）、3. 檔案產生者（3.2.1 name of creator）、
4. 檔案產生日期（3.1.3 date）、5. 範圍與內容（3.3.1 scope and content）、6. 描述 層級（3.1.4 level of description）。（ICA, 2000, p.9）ISAD(G)之｢描述項目」為各個 國家經常參酌的規則，也因為ISAD(G)為多元層級描述，是檔案通用的一般描述之規 範，因此ISAD(G)在國際檔案領域上扮演重要的角色。
三、臺灣檔案描述規則發展現況
本文以行政院國家發展委員會檔案管理局（簡稱檔案局）、國史館、中央研究院 歷史語言研究所（簡稱中研院史語所）以及國立故宮博物院圖書文獻處（簡稱故宮文 獻處）為研究對象。此四個機構皆典藏重要的檔案：檔案局為全國各機關的檔案主管 機關、國史館典藏重要民國檔案、故宮文獻處與中研院史語所為明、清檔案重要的典 藏單位。
有關四個機構採用的檔 案描述規則現況 （包含檔案編排 與描述規則 之相關資 訊），係以電話訪問各單位方式取得，並參考該機關已出版之相關出版品加以整理與 彙整。
（一）檔案管理局
檔案局（2006）依據國家檔案描述的需要，以及便於國際間檔案資訊交換，編 印《國家檔案描述作業手冊》，經分析EAD、MARC AMC、ISAD(G)、Dublin Core 等國內外各主要檔案描述格式之特點與應用情形後，依照檔案類型區分著錄採用之標 準：1. 屬紙質類型者，採用檔案描述編碼格式（Encoded Archival Description, EAD）
著錄，並提出該格式與其他描述格式間之交換對照架構；2. 屬特殊媒體類型者，採 用美國視覺資源協會視覺資源核心項目（Visual Resources Association Core, VRA ） 格式著錄。
檔案局規範之紙質類型檔案著錄格式，依照檔案描述的原則而選擇，檔案描述應 需具層級性、可調整性、目錄資訊可提供交換，而EAD標準具有下列特色：1. EAD 格式之描述架構具層級型式，允許進行層級式資料描述，能使檔案描述呈現全宗、系 列、案卷、案件等層級關係及關聯內容；2. EAD格式描述項目與子項目採分層式規 範，可應描述需要指定檔案描述層級與必要之描述項目，具有彈性；3. 目前國內外 較大型之檔案典藏機構，檔案描述多採用EAD格式，國外部分如英國國家檔案館、
澳洲國家圖書館、美國國家圖書館，以及美國、加拿大等檔案典藏單位也皆採用EAD 格式。至於國內採用EAD格式的檔案機構，則有國史館、國史館臺灣文獻館、中央 研究院近代史研究所檔案館及歷史語言研究所等，為利國際間檔案資訊交換，宜採同 一檔案描述格式，因此EAD格式成為檔案局作為描述檔案的基礎。
檔案局之紙質類型檔案與特殊媒體類型檔案採用不同標準，因此檔案的著錄規範 亦區分為紙質類型檔案與特殊媒體類型檔案；紙質類型的檔案著錄規則於《國家檔案 描述作業手冊》第二章中專章描述，內容共包含5個章節：2.1適用範圍、2.2 描述層 級、2.3 描述架構、2.4 機關檔案目錄之轉換關係、2.5 欄位著錄說明。檔案局的著 錄規範依層級項目順序揭示，利於查檢各個項目的描述規則，尤其第二章｢紙本檔案 描述項目著錄規則」第5節，規範檔案按全宗、系列、案卷、案件等層級性之著錄規 則，讓檔案管理人員能快速查找需要的層級描述規範。
第二章 紙本檔案描述項目著錄規則 ……… 【第2章】
2.5欄位著錄說明 ……… 【第5節】
2.5.1全宗層級 ……… 【第1項】
2.5.2系列/副系列層級 ……… 【第2項】
2.5.3案卷層級 ……… 【第3項】
2.5.3.13資料特殊細節 ……… 【第13款】
2.5.3.13.1高度深度 ……… 【第1目】
2.5.4案件層級 ……… 【第4項】
檔案局編印之《國家檔案描述作業手冊》，係以案件為基礎的檔案描述格式，包 括的項目有：全宗號、全宗名、檔號、系列名、副系列名、案名、檔案產生者、接收 者、文件產生日期、媒體型式、數量、形式、附件、相關資料、檢索限制、使用限制、
其他描述資料等項。
（二）國史館
國史館為進行檔案的描述與建檔作業，選定ISAD(G)第二版為檔案描述標準，採 用 多 層 級 描 述 規 則 ， 後 設 資 料 （metadata ） 則 採 用 EAD （ Encoded Archival Description）標準。（王文英，2003）國史館依照不同的檔案數位典藏需求，建立不 同的檔案規範。其數位典藏內容計有9個全宗檔案，分別建立編目建檔著錄規範，包 括國民政府檔案（001）、蔣中正總統文物（002）、資源委員會檔案（003）、臺灣 省政府地政處檔案（004）、蔣經國總統文物（005）、嚴家淦總統文物（006）、李 登輝總統文物（007）、陳誠副總統文物（008）及外交部檔案（020）。國史館的著 錄規範按照上述9個全宗順序來分述，各個全宗的著錄層級基礎也不盡相同，例如國 民政府檔案是以卷為單位著錄檔案，而蔣中正總統文物的｢特交文卷」、｢特交檔案」、
｢特交文電」係以件為單位著錄，蔣中正總統文物的照片檔案則以張為基礎單位作為 著錄。
國史館各個全宗的著錄規範，使用一致性的格式來敘述該全宗如何著錄檔案，皆 包含著錄原則與欄位著錄規範。該館的著錄規範不同於檔案局將每條規則逐一編碼，
而是以各個全宗來分別陳述如何著錄，｢欄位著錄規範」也不同於檔案局，檔案局是 將欄位的著錄規範予以編碼後逐一敘述，而國史館則是將欄位的著錄規範依表格方式 呈現。
雖然國史館的著錄規範是以ISAD(G)為基礎，但依照不同的全宗檔案制定不同全 宗後設資料之規範，各全宗的描述層次也不盡相同。以蔣中正總統文物－文件檔 案全 宗為例，蔣中正總統文物檔案之「特交文卷」、「特交檔案」、「特交文電」係同置 於同一副全宗，再依「件」為描述單元分別建置後設資料。欄位包括機關代碼、全宗 號、全宗名、副全宗號、副全宗名、類型、典藏地、典藏位置、系列號、系列名、副 系列號、副系列名、卷號、卷名、來源、取得方式、入藏時間、件號、典藏號、內容 摘要、主題、時間（起迄）、人名資訊、地名資訊、保存狀況等項。
（三）中央研究院歷史語言研究所
中研院史語所採用之著錄規範區分為文物類與權威檔二類，文物類再分為考古、
簡牘、拓片、善本古籍、印記、少數民族、檔案，權威檔則分為人名權威與地名權威 兩種。以文物類之檔案為例，其著錄規範包括｢著錄規則」與｢著錄體例」，｢著錄規 則」部分分兩個章節：第一章總則與第二章明清檔案著錄細則，每一節皆以阿拉伯數 字編碼，內容如下：（中央研究院史語所，2012）
第一章 總則
0檔案控制層次 1架構說明 2基本元素項目 3 名詞術語
第二章 明清檔案著錄細則
0通則 0.1 制定原則與適用範圍 0.3著錄項目
0.5標點符號 0.7著錄文字
0.2控制層次 0.4著錄來源 0.6著錄詳簡程度
1著錄細則 1.1類型 1.3登錄號 1.5貼黃及釋文 1.7語文
1.9質材
1.2著錄層次 1.4 品名及事由
1.6文件別、文本、版本 1.8文向、圖像
1.10數量
1.11裝潢、高度 1.13批示
1.15保存狀況 1.17備註 1.19徵集方式 1.21參考文獻 1.23附件
1.12責任項 1.14典藏沿革 1.16使用限制
1.18關聯、主題、關鍵詞 1.20版權聲明
1.22出版
｢著錄體例」則是以第二章第一節｢著錄細則」深入地以實例說明。｢著錄細則」
的各個小項會依需要再向下複分編碼，原則上向下副分編碼：1為敘述是否為必要項，
2為該項目的定義，3為著錄方式為何；如果該小項有包含兩個類別（例如1.11裝潢、
高度），則向下複分編碼1改為裝潢，再向下複分編碼1是否是必要項。
（四）國立故宮博物院圖書文獻處
故宮擁有許多珍貴的收藏，不僅擁有歷史器物文物，也收藏許多珍貴圖書、善本 以及檔案，本文以該院圖書文獻處蒐藏之明清檔案為主要探討對象。故宮文獻處未如 檔案局編訂檔案描述規範，但於2001年參酌ISAD(G)檔案描述規則，與中研院史語所 共同訂定明清檔案著錄規範，並於2003年做最後修訂，此著錄規範適用於所有典藏 明清檔案的單位，有助於進行明清檔案著錄的標準化。
雖然故宮文獻處與中研院史語所合作訂有明清檔案著錄規範，但故宮文獻處之明 清檔案著錄，並未完全依照此著錄規範。文獻處與史語所在明清檔案著錄規範的應用 上各有彈性，例如在文本、文向、圖像的著錄上，部分欄位相同，部分欄位不同，其 中故宮文獻處有其獨特的檔案描述欄位是史語所沒有使用的，例如「滬上寓公編號」。
因此可看出故宮文獻處雖參與共同訂定明清檔案著錄規範，但仍以館內檔案描述需求 做調整，發展出院內的檔案後設資料欄位；又文獻處附屬於國立故宮博物院，所以需 要特殊欄位來辨別檔案是屬於博物館、文獻處或是秘書處等，但可惜尚未有屬於處內 可供參考的紙本檔案描述規範，如有紙本則可讓檔案管理人員對於該院之檔案描述工 作更加瞭解。
故宮文獻處所蒐藏之檔案皆依不同的檔案類別，訂有不同的著錄欄位，檔案類別 包含清代宮中檔奏摺及軍機處檔摺件、善本古籍全文影像、家族譜牒文獻……等，以
｢清代宮中檔奏摺及軍機處檔摺件」之描述為例，欄位包括統一編號、文物分類號、
文獻類名、文獻編號、品名、品名滿文轉寫、品名譯名、著者姓名、版本、頁次、關 聯關係、登錄號、影本編號、有無影本、卷、冊、尺寸、微縮片編號、存放位置、質 材、形制、保存現況、修復狀況、事由、語文、具奏人、具奏人官職、具奏日期、硃 批日期、硃批、具奏地點－原地名、具奏地點－今地名、典藏沿革、使用限制－展覽 限制、使用限制－瀏覽限制、使用限制－複印限制、主題、關鍵詞、目次內容、影像 號、文件類別、出版品、著錄、箱號、包號、滬上寓公編號、原始編號、原品名、徵 集方式、展覽紀錄、展覽說明、維護紀錄、照像紀錄、影像校正、備註、影像、讀者 回饋等共計57個著錄的欄位。該處檔案著錄的欄位可謂最為詳盡，在本文所研究的四 個機構中，檔案描述之欄位亦屬最多與詳盡。（馮明珠、林國平，2012）
由上述四個國內檔 案典 藏機構的檔案規 範可看出，臺灣 檔案典藏機 構大都以 EAD為基礎，參酌ISAD(G)通用規範訂定檔案描述規範，但並非完全參照ISAD(G) 之標準，而是依據各單位的檔案需求而有所調整。臺灣大部分檔案機構的描述規則並 不通用，而是針對不同全宗或是不同類別的檔案，訂定不同的描述規則。檔案局的描 述規範與ISAD(G)較為相符，是以編碼方式讓檔案管理人員能快速查找到所需的規 則，但還是有與ISAD(G)不同之處，如ISAD(G)是屬於多元層級描述，而檔案局規範 則是包含多元層級描述以及單一層級描述；國史館也是採用單一層級描述，但並未如 ISAD(G)將規則編碼。故宮圖書文獻處與中研院史語所共同訂定的明清檔案規範，與 ISAD(G)同樣為多元層級描述，也將規則予以編碼，但是規則的描述格式包含是否為 必要項目、定義、著錄方式，則與ISAD(G)規則所包含的目的、規則、範例有所不同。
四、ISAD(G)與臺灣檔案機構檔案描述欄位之比較
本文研究對象的檔案描述規則現況，已在前節中敘述，本節將探討國際檔案理事 會（ICA）所訂定的ISAD(G)是否可運用於本文之研究對象中，並將ISAD(G)與四個 機構的檔案著錄欄位予以比較，比較項目區分為1. 實體描述項、2. 脈絡項、3. 內容 與結構項、4. 檢索與使用情況項、5. 相關資料項、6. 附註項與7. 描述控制項等7大 項，每個大項之下再複分為若干個細項，詳如表1所示。
表1
國內四個檔案典藏機構檔案著錄欄位與ISAD(G)欄位比較
ISAD(G)欄位 檔案局 國史館 中研院史語所 故宮
圖書文獻處 1. 辨識敍述項
參考代碼 全宗號、檔號 機 關 代 碼 、 典 藏 號、全宗號、系列 號、副系列號、卷 號 、 件 號 、 縮 影 號 、 光 碟 片 編 號 TIFF檔 、光碟 片 編號、JIS檔&JPG 檔、影像掃描號
登錄號 統一編號、文物
分類號、文獻編 號、登錄號、影 本編號、微縮片 編號、影像號、
箱號、包號、滬 上寓公編號、原 始編號
題名 全 宗 名 、 系 列 名、副 系列名、
案名
全 宗 名 、 副 全 宗 名 、 系 列 名 、 副 系列名、卷名
題名 品名、品名滿文
轉 寫 、 品 名 譯 名、卷、冊、原 品名
檔案產生日期 文件產生日期 時間（起）、
時間（訖）
責任時間 無
描述層級 無 無 無 著錄
描 述 單元 的外 形與 載 體（數量、體積、大小）
媒 體 型 式 、 數 量、形式
無 質 材 、 裝 潢 、 數 量、高廣
頁次、質材、尺 寸、形制
無 無 版本 版本 版本
無 無 類型 類型 文獻類名
無 無 無 文件別 文件類別
無 無 無 文本 無
無 無 無 文向 無
無 無 無 圖像 無
2. 脈絡項
產生者名稱 檔案產生者 無 責任者 著者姓名
行政／傳記歷史 無 無 職銜 無
檔案歷史 接收者 來源 典藏沿革 典藏沿革
徵 集 或移 轉的 直接 來 源
無 取得方式 徵集方式 徵集方式
無 無 無 責任地點 無
無 無 入藏時間 無 無
無 無 無 無 具奏人
無 無 無 無 具奏人官職
無 無 無 無 具奏日期
無 無 無 無 硃批日期
（續下頁）
表1（續）
ISAD(G)欄位 檔案局 國史館 中研院史語所 故宮
圖書文獻處
無 無 無 無 硃批
無 無 無 無 具奏地點－原地
名
無 無 無 無 具奏地點－今地
名 3. 內容與結構項
範圍與內容 案由 內容摘要 內容提要 事由
鑑定、銷毀、保存資訊 無 保存狀況 保存狀況 保存現況、修復
狀 況 、 維 護 紀 錄、影像校正
預期增加 無 無 無 無
編排系統 無 無 無 無
無 附件 無 附件 無
無 無 無 釋文 無
無 無 無 貼黃 無
無 無 無 批示 無
無 無 無 無 目次內容
4. 檢索與使用情況項
有關檢索情況 檢索限制 影像
使用限制
瀏覽限制 使用限制－瀏覽 限制
有關複製情況 使用限制 原檔
使用限制
複印限制、
版權聲明
使用限制－複印 限制
資料的語言／字體 無 語文 無 語文
實體特色與技術需求 無 無 無 無
檢索工具 無 無 參考文獻 影像
無 無 無 展覽限制 使用限制－展覽
限制
無 無 無 無 展覽紀錄
無 無 無 無 展覽說明
無 無 無 無 照像紀錄
5. 相關資料項
原件現存地點 無 典藏地、
典藏位置
無 存放位置
複製品現存地點 無 無 無 有無影本
相關的描述單元 相關資料、
其他描述資料
無 關係、
關聯檔案登錄號
關聯關係
（續下頁）
由表1之比較可看出，國內檔案機構之檔案著錄規範雖然皆以ISAD(G)標準為參 酌基礎，但是所制訂的檔案描述欄位與ISAD(G)欄位還是有些不同之處，有些欄位是 檔案局、國史館、中研院史語所、故宮圖書文獻處未採用的欄位，例如預期增加、編 排系統、實體特色與技術需求、規則或慣例等欄位。相對的，國內檔案機構所訂的特 色欄位也是ISAD(G)所缺的，例如文件別、文本、文向、圖像、類型、權威控制詞（主 題、地名、人名資訊）、讀者回饋等。可知國內的檔案典藏機構已依據機構典藏之現 況，並斟酌國內現況所需，自行增添若干個需要的檔案欄位，以符合實際之需求。
五、建議
經由上述分析國際檔案理事會（ICA）所制訂的ISAD(G)與國內現有4個主要的 檔案主管與典藏機構所採用的檔案描述規則，可知國內的檔案典藏機構與國際的檔案
表1（續）
ISAD(G)欄位 檔案局 國史館 中研院史語所 故宮
圖書文獻處
出版品附註 無 無 出版 出版品
6. 附註項
附註 附註 備註 附註 備註
7. 描述控制項
檔案人員註 編目者
校核者
登錄者、修改者 無 無
規則或慣例 無 無 無 無
描述日期 編目時間
校核時間
建檔時間、最新更 新時間
無 無
無 無 無 無 關鍵詞
無 個人名稱 人名資訊 無 無
無 組織名稱 無 無 無
無 地名 地名資訊 無 無
無 主題 主題 主題 主題
無 時間 無 無 無
無 無 無 無 讀者回饋
描述規則仍有許多相異之處。本文就分析國內與國際標準相異之處，以及國內需有一 份可資依循的檔案描述規則，提出三項建議。
（一）建議由中華民國圖書館學會的檔案與手稿委員會負責制訂國內的檔 案描述 規則
中華民國圖書館學會已於2014年成立「檔案與手稿委員會」，建議由該委員會 負責制訂國內所需之檔案描述規則。由該委員會邀請國內的檔案典藏機構與政府機關 的檔案單位，共同研究國際檔案理事會（ICA）所制訂的ISAD(G)標準，並針對國情 與國內的現況，制訂符合國內各檔案典藏機構及政府機關檔案單位所需的檔案編排與 描述規則草案。
（二）經由各檔案典藏機構與政府機關共同試行檔案描述規則草案
制訂一份完善的檔案描述規則，需經由各主要的檔案典藏單位實際採用與試行，
建議試行時間為一年。在這一年之間，中華民國圖書館學會檔案與手稿委員會、各檔 案典藏機構及政府機關的檔案單位，共同蒐集使用時所遇之問題並加以彙整成完整的 紀錄。
（三）修訂草案後制訂可供實際採用的檔案描述規則
在歷經一年的試行後，由檔案與手稿委員會主導，邀集國內各檔案典藏機構與政 府機關檔案單位共同會商，加以修訂草案中不合適之處，最後完成一份可供國內各檔 案典藏機構與政府機關的檔案單位可共同採用的檔案描述規則。
（四）建議ICA可考慮臺灣檔案之差異性
由本文研究結果可知，ICA的ISAD(G)與國內4個檔案典藏機構之描述規則仍有 差異性，其中大都可反映出國內典藏檔案的特質，建議可依據本文研究結果向ICA提 出建議。
（五）提出原有單位檔案描述規則之配套措施
本文提出建議國內可編訂符合ICA及國內現況之檔案描述規則，但各單位皆有其 依據原有描述規則建檔之資料庫，如國內制訂新的描述規則，對於各單位依原有描述 規則建檔與新的檔案描述規則之間，需有相互對應的配套措施。
誌謝︰本文承蒙國家發展委員會檔案管理局、國史館、中研院史語所、故宮博物院圖 書文獻處提供檔案描述規範資料，本文曾發表於2014年海峽兩岸檔案暨微縮學 術研討會，在該會中評論人何祖鳳教授提供寶貴意見，對於上述單位與個人的 協助，謹致謝忱。
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