Excel会计信息化管理与应用 - 万水书苑-出版资源网

2.1 

预备知识 

2.1.1  会计凭证  1．原始凭证 严格来说，企业所发生的任何经济业务均需有合法的证明材料。例如购买一台计算机用 于日常办公， 企业除了接收计算机以外， 还必须索取由供应方提供合法的销售发票以作为证明 材料。类似于发票这样的证明材料我们称为原始凭证，原始凭证准确地记录了在什么时间、什 么地点发生了什么业务，以及这笔业务所发生的金额等信息。如图 2­1 所示就是购买计算机所 获得的原始凭证（发票）。 图 2­1  购买计算机的原始凭证 从这张原始凭证（发票）中可以看出这样一笔经济业务：  2010 年 3 月 11 日，某企业向广州市某信息科技有限公司购买了 HP 笔记本一台，其中购 买笔记本的价款为 4119.66，支付的增值税额为 700.34，合计支付了 4820.00 元。在发票的顶 端盖有国家税务局的印章，在发票的底部盖有开票公司的发票专用章。

记账凭证汇总表

2

任务

原始凭证是一切会计核算的基础，所有的记账、核算等工作必须先有原始凭证的证明才 是合法的。从图 2­1 所示的发票的最右端的“第二联：发票联 购货方记账凭证”字样中看出， 这是一张可用于记账的原始凭证。  2．记账凭证 在原始凭证的基础上，会计人员根据经济业务的类型编制会计分录，并加以分类登记入 记账凭证。记账凭证是登记账簿的依据。 记账凭证需要按照一定的会计科目和记账规则进行登记，类似于图 2­2，原始凭证中只反 映了所发生的经济业务，但却没有所谓会计科目和记账方向。为了做好记账工作，会计人员必 须将各种原始凭证按其所反映的经济内容进行归类和整理（也就是编制会计分录等） ，并填写 好记账凭证。在记账凭证中，列明了会计科目，指明了记账方向，确定了会计分录。依据记账 凭证就可以登记账簿了。记账凭证有很多种格式，企业可根据自身的需求或喜好选择，如图  2­2 所示是常见的记账凭证表。记账凭证按习惯可以分成“现收、现付、银收、银付、转账” 五大类型，也可分成“收款、付款、转账”三大类型。随着会计信息化的发展，数据的归类、 合并要比手工容易多了，所以也有很多企业干脆不再分类，统一记为“记”也是可以的。 图 2­2  记账凭证表样张 假设购买此计算机是采用银行存款付款的，则在取得如图 2­1 所示的原始凭证后，根据其 所反映的经济业务，企业的会计人员先编制会计分录如下： 借：固定资产­计算机  4119.66  应交税费­应交增值税（进项）  700.34  贷：银行存款  4880.00  然后根据编制好的分录，编制记账凭证，如图 2­3 所示是编制好的记账凭证。 在完成了记账凭证的编制后，就可以将相应的经济业务登记到账簿了。  2.1.2  记账的业务流程 如前所述，我们可以归纳出企业将经济业务进行循环记账的业务流程。

图 2­3  编制好的记账凭证 第一步：获取所发生经济业务的合法原始凭证。再次强调，原始凭证是一切会计核算的 基础，所有的会计记账、核算等工作必须先有原始凭证的证明才是合法的。 第二步：根据原始凭证所记录的经济业务，编制会计分录，明确登记的会计科目及记账 方向。 第三步：在会计分录的基础上编制记账凭证。 第四步：在记账凭证的基础上，将所发生的经济业务登记入对应的账簿。 第五步：将各账簿的数据汇总，生成各会计报表（资产负债表、利润表、现金流量表等） 。 记账的业务流程如图 2­4 所示。 图 2­4  循环记账的业务流程 从图 2­4 的业务流程中可以看到，会计核算中第一步“获取原始凭证”及第二步“编制会 计分录”必然是一个由人工操作的过程，这部分的工作是计算机无法替代的；而第三步“填制 记账凭证”是根据记账凭证的格式，按照做好的会计分录填写。记账凭证的制作正确与否，直 接影响了各账簿及报表的数据准确性， 因为记账凭证汇总企业发生的所有经济业务， 而各账簿 的数据都是从记账凭证中获得的。 获取原始凭证 编制会计分录 填制记账凭证 登记账簿 生成会计报表 下一 会计 周期

因而，记账凭证的制作是一个非常重要的环节，是一个承上启下的环节：所需的信息从 原始凭证抽取出来，并为账簿的数据提供依据。 从信息化的角度来看，记账凭证不但是会计核算中承上启下的一个环节，更是信息化工 _{．．．．．．} 作的起始点 _{．．．．．} ， 因而需要做一个能记录记账凭证的数据库或表， 用于完整记录企业所发生的所有 经济业务。 

2.2 

任务过程 

2.2.1  会计凭证汇总表的设计  1．记账凭证所记录的数据 首先，让我们仔细观察手工的记账凭证表所包含的内容（如图 2­2 所示），看看记账凭证 表中需要填制一些什么数据。可以归纳出表 2­1。 表 2­1  记账凭证所记录的数据 需填制数据 数据描述 年 用于记录记账凭证制作的年份 月 用于记录记账凭证制作的月份 日 用于记录记账凭证制作的日期 字 用于分类记账凭证的类型，例如转、付、收 号 用于对记账凭证顺序编号 摘要 用于填写经济业务的简介，便于查阅 会计科目 会计分录中对应的一级科目名称 明细科目 会计分录中对应的明细科目名称 借方金额 所发生在借方的金额 贷方金额 所发生在贷方的金额 合计 合计借方及贷方的发生总额，借方与贷方的合计额必须相等 附件 用于描述这笔经济业务总共有多少张原始凭证或相关证明材料 会计主管 会计主管人签字 审核 审核人签字 制证 制作记账凭证人签字 记账 将此记账凭证登记入账簿的人签字 记账 标记是否已经登记入账簿  2．转换为数据库表的思路 所有信息化系统的数据都是存储在数据库中的数据库表，既然记凭账证是信息化工作的 起始点，那么我们接下来的思路是：如何将记账凭证表转换为合适的数据库表呢？

学习过一些数据库基础知识的人就会知道，数据库表看上去其实和我们日常使用的二维 表格是非常相似的，在结构上与日常所见的 Excel 表格相同。本书的思路就是直接用 Excel 表 格建立一张记账凭证汇总表，用于记录所有的经济业务。 表 2­1 中， “会计主管、审核、制证、记账”这几项主要是业务流程管理上的分工，以保 障数据的正确性，可以暂时不考虑。表 2­2 是将表 2­1 转换为二维表的格式。 表 2­2  记账凭证汇总表格式 序 号 年 月 日 字 号 摘要 借方科 目代码 借方科 目名称 借方科 目金额 贷方科 目代码 贷方科 目名称 贷方科 目金额  2.2.2  建立“会计凭证汇总表” 参考表 2­2 的格式，建立如图 2­5 所示的 Excel 表格，并将此表格命名为“记账凭证汇 总表” 。 图 2­5  记账凭证汇总表  2.2.3  记账凭证汇总表的设置 在会计的日常工作中，记账凭证的录入工作量比较大，为了方便录入，下面对记账凭证 汇总表做一些设置。

1．凭证类型自动编号 设置目标列  E 及 F 列（即“字” 、 “号”列） 设置目标单元格  E2、F2 及以下的单元格 任务要求：  1．利用数据有效性为 E 列设计一个下拉菜单，效果如下图所示。 操作方法如下： 选中 E2 及 E2 以下的单元格，选择 Excel 中的“数据”→“数据有效性”命令， 打开“数据有效性”对话框如下图： 选取有效性条件的允许范围是“序列” ，将“忽略空值”及“提供下拉箭头” 复选框选中，在“来源”文本框输入“收，付，转” ，单击“确定”按钮完成。  2．为 F 列的单元格设置自动编号  F 列应能够根据 E 列所选的凭证类型自动顺序编号。在 F2 单元格中填入公式  =COUNTIF($E$2:E2,E2)，如下图。 设置好 F2 单元格后，下面的单元格用鼠标拉动向下填充就可以了。设置好后 将能实现对凭证类型的自动编号 任务说明 一般而言，凭证分类有两种方法，一种是分“收款凭证、付款凭证、转账凭证” 三类，另一种是分“现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款 凭证、转账凭证”五类，本书用了第一种方法。但其实这都是用手工记账延续 下来的方法，在使用计算机记账的时候，完全可以不分类，就直接记为记账凭 证，按顺序编号就可以了，直接记为类似“记—xxx 号”是常见电算化做法。 读者可根据自己的需要决定采用分类方法

2．设置科目代码列的下拉菜单 设置目标列  H 及 K 列（即“借方科目代码” 、 “贷方科目代码”列） 设置目标单元格  H2、K2 及以下的单元格 任务要求  1．利用数据有效性为 H 列（借方科目代码列）设计一个下拉菜单，如下图所 示的效果。 操作方法如下： 选取 H2 及 H2 以下的单元格，选择 Excel 中的“数据”→“数据有效性”命 令，打开“数据有效性”对话框，如下图： 选取有效性条件的允许范围是“序列” ，将“忽略空值”及“提供下拉箭头” 复选框选中，在“来源”文本框处输入“=科目代码” ，单击“确定”按钮 完成。  2．同理，为 K 列（贷方科目代码列）设计下拉菜单，方法和 1 一样，不再赘述。 任务说明 “来源”编辑框输入的“=科目代码”是应用了我们在任务一中，在会计科目 表中定义的“科目名称”区域名称  3．设置科目名称列的自动输入 设置目标列  I 及 L 列（即“借方科目名称” 、 “贷方科目名称”列） 设置目标单元格  I2、L2 及以下的单元格 任务要求  1．在 I2 单元格中输入公式  =VLOOKUP(H2,会计科目表!$B$3:$C$200,2,FALSE)  如下图所示。

设置好 I2 单元格后，I3 及 I3 以下的单元格用鼠标拉动填充就设置完成了。例 如当 H 列（借方科目代码）的 H2 单元格选取“1002”的时候，I 列对应的 I2  单元格就自动填写了“1002”对应的科目名称——“银行存款” 。  2．同理，为 L 列（即 “贷方科目名称”列）设置自动输入，方法和 1 一样， 不再赘述 任务说明 这里巧用了 VLOOKUP 函数进行自动输入，请读者先行理解好该函数的用法  4．反冲红字设置 设置目标列  M 及 J 列（即“借方科目金额” 、 “贷方科目金额”列） 设置目标单元格  M2、J2 及以下的单元格 任务要求 将对应单元格格式设置为当分类是“数值”类，并且如果是负数则用红字表示 （如下图的第一项或第三项） 任务说明 用计算机处理红字反冲的方法与手工设置有一定的不同， 例如发生退货或折让  5000 元，如是手工操作，则用红字新增凭证如下： 借：主营业务收入（红字）  5000  贷：应收账款（红字）  5000  而对于本系统，可新增凭证如下： 借：应收账款  ­5000  贷：主营业务收入  ­5000  5．其他设置 读者可根据自己的喜好做一些格式上的设置，例如表格的颜色、边框、在记录金额的列 使用会计格式等，这里不做统一规定。

2.2.4  记账凭证的录入 从系统设计的简易性角度出发，本记账凭证汇总表的记账凭证是严格的“单借单贷”格 式的，不支持一张凭证内“多借多贷” 、 “单借多贷”或“多借单贷”格式的录入，例如在录入 如图 2­3 所示的凭证的时候，需处理为两条分录： 借：固定资产  4119.66  贷：银行存款  4119.66  借：应交税费­应交增值税（进项）  700.34  贷：银行存款  700.34  接下来，我们将综合实训  1  中的会计业务数据录入到记账凭证汇总表中。完成录入后为 如图 2­6 所示的效果。 图 2­6  录入数据后的凭证汇总表 

2.3 

本节教学或学习重点

l 本节任务是建立一个记账凭证汇总表，表中存储了所有的记账凭证数据。 l 从一个角度说，记账凭证汇总表可理解为一张存储了所有会计数据的数据库表。 l 本节的数据取自综合实训 1，从以往的教学经验上看，不给参考答案，让学生独立摸 索学习的教学效果更好，因而本书未附上综合实训的参考答案。 l 因为暂时不支持单借多贷或单贷多借， 录入的便捷性要差一些， 但这是为后面的学习 做准备，须耐心完成。