106年度機關檔案管理調查結果

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(1)106 年度機關檔案管理調查結果 (中央與地方各級機關). 國家發展委員會檔案管理局中華民國 107 年 10 月.

(2) 目. 次. 壹、調查緣起 .................................................... 1 貳、調查期間 .................................................... 1 參、調查結果分析 ................................................ 1 一、檔案管理組織、資源及計畫訂定情形 ................................................. 1 二、檔案管理培訓、督考及參加金檔獎情形 ............................................. 9 三、檔案管有情形 ....................................................................................... 13 四、檔案保存及維護情形 ........................................................................... 20 五、檔案檢調應用情形 ............................................................................... 23 六、公文及檔案管理資訊化作業情形 ....................................................... 29 肆、調查發現 ................................................... 33 一、組織與規劃 ........................................................................................... 33 二、檔案管理 ............................................................................................... 33 三、檔案應用 ............................................................................................... 34 四、檔案資訊化 ........................................................................................... 34.

(3) 壹、調查緣起依國家發展委員會檔案管理局組織法第 2 條第 2 款規定，國家發展委員會檔案管理局（以下簡稱本局）掌理各機關檔案管理、應用之指導、評鑑及目錄彙整公布事項。為掌握各機關檔案管理現況及趨勢，本局往年皆函請中央一至四級與地方一至二級機關（含大專校院、公營事業機構及行政法人）以線上調查方式，提供前一年度檔案管理相關資訊，本(107)年為配合本局規劃自 109 年起，推動機關檔案風險管理制度，爰調查對象由前揭機關擴增至中央及地方各級機關，並於本年 4 月函請各級機關以線上調查方式，提供去（106）年度檔案管理相關資訊，共計 3,118 個機關完成填報，填報率達 99.87%。本調查從 98 年線上填報至今，已累積相當調查結果，本局本年依據「105 年度機關檔案管理調查結果」，針對「上級機關對所屬機關辦理督考」、「建置溫溼度合適之機關檔案庫房」及「設置檔案應用服務處所」等問題發現，函請部分機關改善，俾使機關檔案管理更於完善。爰本次除針對 106 年調查全數機關之調查結果，摘述重點公布外，並持續運用分析調查結果，提出機關檔案管理之改善建議。. 貳、調查期間以機關填報之 106 年 1 月 1 日至 12 月 31 日檔案管理相關統計數據或事實為基準。. 參、調查結果分析一、檔案管理組織、資源及計畫訂定情形（一）設置或指定檔案管理專責單位：據調查結果顯示，中央與地方各級機關組織，設置「檔案(司、處、組、室、中心、科、課、股)」計 1.

(4) 274 個機關(占 8.79%)；設置「文書(司、處、組、室、中心、科、課、股) 」計 260 個(占 8.34%)；設置「文書檔案(科、課、股)」計 98 個(占 3.14%)，設置或指定其他單位者(如秘書室、行政室等) 計 1,293 個(占 41.47%)，餘無專責單位者，計有中央機關 194 個，地方機關 999 個，合計 1,193 個機關(占 38.26%)。(表 1，圖 1、 2) 表 1 106 年度機關設置或指定檔案管理專責單位情形. (單位：個). 機關層級中央. 地方. 小計(%). 專責單位設置無專責單位. 194. 999. 1,193(38.26%). 檔案(司、處、組、室、中心、科、課、股). 121. 153. 274(8.79%). 67. 31. 98(3.14%). 文書(司、處、組、室、中心、科、課、股). 184. 76. 260(8.34%). 其他(如秘書室、行政室等). 503. 790. 1,293(41.47%). 1,069. 2,049. 3,118(100%). 文書檔案(科、課、股). 合計. 圖 1 106 年度機關設置或指定檔案管理專責單位情形 2.

(5) 圖 2 106 年度機關設置或指定檔案管理專責單位情形(機關層級). （二）人力運用情形：中央與地方各級機關總計有 8,113 位檔案管理人力 (中央 3,484 人，地方 4,629 人)。以類別分：正式編制人員計 4,372 人(占 53.89%)，約聘僱人員 694 人(占 8.55%)，技工工友 1,098 人(占 13.53%)，臨時人員 1,111 人(占 13.69%)，其他(含替代役、短期就業人力等)計有 838 人(占 10.33%)。以性別分：男性為 2,754 人（占 33.95%），其中中央 1,252 人、地方 1, 502 人；女性為 5,359 人（占 66.05%），包含中央 2,232 人、地方 3,127 人。(表 2，圖 3、4). 3.

(6) 表 2 106 年度機關檔案管理人力運用情形. (單位：人). 機關層級中央. 地方. 小計. 人力運用(類別、性別) 正式編制人員(不含技工、工友 ). 1,804. 2,568. 4,372(53.89%). 約聘僱人員. 398. 296. 694(8.55%). 類技工、工友別. 358. 740. 1,098(13.53%). 臨時人員. 409. 702. 1,111(13.69%). 其他(含替代役、短期就業人力等 ). 515. 323. 838(10.33%). 男. 1,252. 1,502. 2,754(33.95%). 女. 2,232. 3,127. 5,359(66.05%). 3,484. 4,629. 8,113(100%). 性別. 合計(類別；性別). 圖 3 106 年度機關檔案管理人力運用情形（類別）. 4.

(7) 圖 4 106 年度機關檔案管理人力運用情形（性別）. （三）人員異動、課程學習及符合優先遴用情形：檔案管理人力計 8,113 人，其中任職 2 年以下者計 1,781 人(占 22%)，累計完成檔案管理數位及實體課程 60 小時以上者 559 人(占 7%)，符合優先遴用者 175 人(占 2 %)。(表 3，圖 5) 表 3 106 年度機關檔案管理人員異動、課程學習及符合優先遴用情形 (單位：人) 機關層級中央. 小計註 1. 地方. 人力 (異動、課程、遴用) 任職 2 年以下者. 780. 1,001. 1,781(22%). 累計完成檔案管理數位及實體課程 60 小時以上者. 298. 261. 559(7%). 89. 86. 175(2%). 符合優先遴用者註 2. 註 1：占檔案管理人力(總計 8,113 人)之比例。註 2：指「機關檔案管理單位及人員配置基準」第 7 點之規定。 5.

(8) 圖 5 106年度機關檔案管理人員異動、課程學習及符合優先遴用情形(機關層級) （四）檔案管理經費實際支用情形：中央機關計 1,069 個，總支用金額新臺幣（以下同）655,826 千元，地方機關計 2,049 個，總支用金額 853,524 千元。(表 4). 表 4 106 年度機關檔案管理經費實際支用情形. (單位：千元). 機關層級中央. 地方. 小計. 項目業務費. 392,240. 583,482. 975,722. 設備及投資費. 233,322. 235,428. 468,750. 30,264. 34,614. 64,878. 655,826. 853,524. 1,509,350. 其他合計. 6.

(9) （五）訂定或執行跨年度專案計畫情形：機關有訂定或執行此項計畫者，中央機關有 553 個，地方機關有 832 個，合計 1,385 個機關(占 44.42%) ，其中計畫類別以「檔案立案與整理」項目居冠 ( 占 24.10%)，「檔案鑑定與清理」次之(占 18.07%)，「檔案研究加値與出版」居末(占 1.51%)；無訂定或未執行者，中央機關有 516 個，地方機關有 1,217 個，合計 1,733 個機關(占 55.58%)。(表 5，圖 6、 7)。表 5 106 年度機關訂定或執行跨年度專案計畫情形. (單位：個). 機關層級中央. 地方. 小計. 跨年度專案計畫有訂定或執行. 553. 832. 1,385(44.42%). a.編目建檔. 367. 500. 867(22.23%). b.檔案立案與整理. 418. 522. 940(24.10%). c.庫房改善. 275. 354. 629(16.12%). d.檔案鑑定與清理. 350. 355. 705(18.07%). e.檔案數位化. 186. 326. 512(13.12%). f.檔案研究加値與出版. 34. 25. 59(1.51%). g.辦理檔案展. 34. 45. 79(2.03%). h.其他. 50. 60. 110(2.82%). 2,267. 3,019. 5,286(100%). 516. 1,217. 1,733(55.58%). 1,069. 2,049. 3,118(100%). 小計無訂定或未執行合計. 7.

(10) 圖 6 106 年度機關訂定或執行跨年度專案計畫情形. 圖 7 106 年度機關訂定或執行跨年度專案計畫類別. 8.

(11) 二、檔案管理培訓、督考及參加金檔獎情形（一）檔案管理培訓情形：機關自辦培訓計 1,085 場次、參加計 43,655 人次；派至外機關培訓計 3,940 場次、參加計 9,954 人次。(表 6，圖 8) 表 6 106 年度機關辦理檔案管理培訓情形機關層級中央. 地方. 小計. 培訓情形場次. 615. 470. 1,085. 人次. 28,222. 15,433. 43,655. 場次. 1,695. 2,245. 3,940. 人次. 4,346. 5,608. 9,954. 場次. 2,310. 2,715. 5,025. 人次. 32,568. 21,041. 53,609. 自辦培訓. 派至外機關培訓. 合計. 圖 8 106 年度機關辦理檔案管理培訓情形(機關層級). 9.

(12) （二）主管機關對所屬督考檔案管理情形：分析中央及地方各級機關，其中 365 個有所屬機關，於 106 年度辦理督考所屬機關計 1,662 機關次；有所屬機關者，訂有督考計畫計 186 個機關(占 50.96%)，包含中央機關 86 個，地方機關 100 個，餘 179 個機關則無訂定(占 49.04%)，包含中央機關 75 個，地方機關 104 個。(表 7，圖 9). 表 7 106 年度機關訂定檔案管理督考計畫情形. (單位：個). 機關層級中央. 地方. 小計. 督考計畫有訂定. 86. 100. 186(50.96%). 無訂定. 75. 104. 179(49.04%). 161. 204. 365(100%). 合計. 註：僅統計有所屬之 365 個機關。. 圖 9 106 年度機關訂定檔案管理督考計畫情形. 10.

(13) （三）參加金檔獎情形：分析中央及地方機關，106 年度計有 30 個機關參加金檔獎，其中 21 個機關獲獎，餘 3,088 個機關未參加金檔獎；機關未參加原因，以人力不足居冠(占 38.39%)，經費有限為次之(占 27.8%)，餘為非目前重點推動工作(占 14.9%)、機關無意願(占 10.89%)、已獲獎(占 3.9%)及其他(占 4.11%)。(表 8，圖 10、11). 表8. 106 年度機關參加金檔獎情形. (單位：個). 機關參加金檔獎情形. 中央. 地方. 小計. 有參加. 12. 18. 30. 未參加. 1,057. 2,031. 3,088. 1,069. 2,049. 3,118. 10. 11. 21. 2. 7. 9. 人力不足. 769. 1,601. 2,370(38.39%). 經費有限. 553. 1,163. 1,716 (27.8%). 290. 630. 920 (14.9%). 147. 525. 672 (10.89%). 已獲獎. 134. 107. 241(3.9%). 其他. 115. 139. 254 (4.11%). 小計獲獎參加機關未獲獎. 非目前重點推未參加原因動工作 (複選) 機關無意願. 11.

(14) 圖 10. 圖 11. 106 年度機關參加金檔獎情形. 106 年度機關未參加金檔獎原因(複選). 12.

(15) 三、檔案管有情形（一）年度歸檔量：106 年度機關歸檔件數，包括紙本型式 44,360,709 件 (占 59.59%)，電子型式線上簽核 30,070,925 件(占 40.4%)，其他型式（含攝影類、錄影音帶類與電子媒體類）11,349 件(占 0.01%)；其中 3,267,735 件(占 4.39%)為永久保存檔案， 71,175,248 件(占 95.61%)為定期保存檔案。(表 9、10，圖 12、13). 表 9 106 年度機關歸檔量(媒體型式) 機關層級. (單位：件). 中央. 地方. 小計. 紙本. 20,821,627. 23,539,082. 44,360,709(59.59%). 電子型式(線上簽核). 11,462,376. 18,608,549. 30,070,925(40.4%). 83. 405. 488(0.00%). 404. 460. 864(0.00%). 5,488. 4,509. 9,997(0.01%). 32,289,978. 42,153,005. 74,442,983(100%). 媒體型式. 攝影類其他. 錄影(音)帶類電子媒體類合計. 表 10 106 年度機關歸檔量(檔案保存年限). (單位：件). 機關層級中央. 地方. 小計. 檔案保存年限永久保存. 1,962,428. 1,305,307. 3,267,735(4.39%). 定期保存. 30,327,550. 40,847,698. 71,175,248(95.61%). 32,289,978. 42,153,005. 74,442,983(100%). 合計. 13.

(16) 圖 12 106 年度機關歸檔量(媒體型式). 圖 13 106 年度機關歸檔量(檔案保存年限) 14.

(17) （二）永久保存檔案典藏情形：累計至 106 年度，機關永久保存檔案中，紙質類計 508,075.59 公尺（占 99.38%）；攝影類計 2,146.32 公尺（占 0.42%）；錄影(音)帶類計 122.29 公尺（占 0.02%）；電子媒體類計 909.58 公尺（占 0.18%）；依檔案產生年份分析，其中已屆移轉年限(指民國 80 年(含)以前產生檔案）之紙質類檔案總計 110,613.8 公尺，其中以 71 至 80 年最多，計 61,510.61 公尺(占 55.61%)，攝影類檔案總計 1,970.96 公尺，其中則以 61 至 70 年居多，計 1,773.84 公尺(占 90%)，錄影(音)帶類檔案總計 6.14 公尺，其中則以 71 至 80 年居多，計 5.52 公尺(占 89.9%)，電子媒體類檔案總計 353.42 公尺，其中則以 71 至 80 年居多，計 120.21 公尺(占 34.01%)。(表 11-1，表 11-2，圖 14) 表 11-1 累計至 106 年度機關永久保存檔案典藏情形(媒體型式) (單位：公尺) 機關層級中央. 地方. 小計. 媒體型式紙質類. 278,297.41. 229,778.18. 508,075.59(99.38%). 攝影類. 2,078.87. 67.45. 2,146.32(0.42%). 27.32. 94.97. 122.29(0.02%). 電子媒體類. 647.90. 261.68. 909.58(0.18%). 合計. 281,051.50. 230,202.28. 511,253.78(100%). 錄影(音)帶類. 15.

(18) 表 11-2 累計至 106 年度機關永久保存檔案典藏情形(檔案產生年份) (單位：公尺) 檔案量(公尺). 檔案產生年份(民國). 紙質類. 38 年以前. 2,465.21. 3.31. 0.00. 36.90. 2,505.42. 39 至 60 年. 20,026.07. 114.77. 0.00. 99.69. 20,240.53. 61 至 70 年. 26,611.91. 1,773.84. 0.62. 96.62. 28,482.99. 71 至 80 年. 61,510.61. 79.04. 5.52. 120.21. 61,715.38. 小計(移轉年限) 小計 81 至 90 年. 110,613.8. 1,970.96. 6.14. 353.42. 112,944.32. 98,725.71. 71.03. 16.97. 93.85. 98,907.56. 157,114.92. 57.80. 65.93. 135.68. 157,374.33. 101 年. 23,526.93. 2.42. 2.65. 43.47. 23,575.47. 102 年. 41,100.43. 9.83. 2.68. 53.76. 41,166.70. 103 年. 25,487.16. 0.08. 2.85. 48.48. 25,538.57. 104 年. 18,563.25. 12.17. 3.62. 57.57. 18,636.61. 105 年. 17,674.27. 11.00. 11.48. 61.32. 17,758.07. 106 年. 15,269.12. 11.03. 9.97. 62.03. 15,352.15. 508,075.59. 2,146.32. 122.29. 909.58. 511,253.78. 91 至 100 年. 合計. 攝影類. 錄影(音)帶類電子媒體類. 合計. 圖 14 累計至 106 年度機關永久保存檔案典藏情形(媒體型式) 16.

(19) （三）永久保存檔案完成編目情形：累計至 106 年度，現行檔案紙質類部分，完成編目建檔之機關占 97.97 %，而錄影(音)帶類檔案完成率較低（占 79.27%）；至回溯檔案（指檔案法施行前產生者）紙質類部分，完成編目建檔之機關占 92.91%，低於前開現行檔案，而攝影類檔案完成率較低（占 78.95%）。 (表 12) 表 12 累計至 106 年度機關永久保存檔案完成編目情形是否完成編目. 檔案產生年份 (民國) 是/否. (單位：個). 紙質類是. 攝影類否. 是. 否. 錄影(音)帶類. 電子媒體類. 是. 是. 否. 否. 38 年以前. 220. 29. 2. 0. 0. 0. 2. 0. 39 至 60 年. 964. 81. 7. 2. 0. 0. 5. 1. 61 至 70 年. 1,365. 103. 5. 2. 2. 0. 4. 2. 71 至 80 年. 1,715. 126. 9. 2. 4. 0. 5. 3. 81 至 90 年. 2,183. 153. 7. 2. 11. 3. 18. 3. 小計 (回溯檔案). 6,447. 492. 30. 8. 17. 3. 34. 9. 92.91%. 7.09%. 78.95%. 21.05%. 85%. 15%. 79.07%. 20.93%. 91 至 100 年. 2,704. 108. 14. 4. 23. 9. 109. 11. 101 年. 2,734. 56. 3. 1. 6. 3. 71. 7. 102 年. 2,743. 42. 4. 1. 8. 3. 81. 6. 103 年. 2,747. 43. 3. 0. 7. 1. 79. 6. 104 年. 2,741. 43. 3. 0. 10. 1. 80. 7. 105 年. 2,775. 36. 1. 0. 6. 0. 82. 5. 106 年. 2,798. 70. 4. 0. 5. 0. 88. 5. 19,242. 398. 32. 6. 65. 17. 590. 47. 平均百分比註 2 97.97%. 2.03%. 84.21%. 15.79%. 79.27%. 20.73%. 92.62%. 7.38%. 平均百分比. 小計 (現行檔案). 註1. 註 1：回溯檔案完成編目之比例。註 2：現行檔案完成編目之比例。. 17.

(20) （四）永久保存檔案完成數位化情形：累計至 106 年度，機關永久保存檔案中，依檔案產生年份分析，其中已屆移轉年限檔案(指民國 80 年 (含)以前產生檔案)，紙質類檔案完成數位化之機關占 20.57%，而錄影(音)帶類檔案完成率較高(占 33.33%)；至民國 81 年(含)以後產生檔案，紙質類檔案完成數位化之機關占 38.68%，而錄影(音) 帶類檔案完成率較低（占 27.08%）。(表 13) 表 13 累計至 106 年度機關永久保存檔案完成數位化情形 C.已完成數位化(是/否). 檔案產生年份 (民國) 是/否. (單位：個). 紙質類是. 攝影類否. 是. 錄影(音)帶類否. 是. 否. 38 年以前. 47. 202. 0. 2. 0. 0. 39 至 60 年. 203. 842. 1. 8. 0. 0. 61 至 70 年. 299. 1,169. 2. 5. 1. 1. 71 至 80 年. 398. 1,443. 4. 7. 1. 3. 小計(移轉年限). 947. 3,656. 7. 22. 2. 4. 20.57%. 79.43%. 24.14%. 75.86%. 33.33%. 66.67%. 81 至 90 年. 549. 1,787. 3. 6. 3. 11. 91 至 100 年. 874. 1,938. 7. 11. 5. 27. 101 年. 1,086. 1,704. 1. 3. 2. 7. 102 年. 1,137. 1,648. 0. 5. 3. 8. 103 年. 1,169. 1,621. 0. 3. 2. 6. 104 年. 1,204. 1,580. 1. 2. 4. 7. 105 年. 1,239. 1,572. 1. 0. 4. 2. 106 年. 1,242. 1,626. 4. 0. 3. 2. 小計. 8,500. 13,476. 17. 30. 26. 70. 38.68%. 61.32%. 36.17%. 63.83%. 27.08%. 72.92%. 平均百分比註 1. 平均百分比註 2. 註 1：已屆移轉年限檔案完成數位化之比例。註 2：民國 81 年(含)以後產生檔案數位化之比例。 18.

(21) （五）定期保存檔案典藏情形：累計至 106 年度，機關定期保存檔案中，紙質類檔案計 2,265,772.43 公尺，占 99.09％；攝影類檔案計 2,034.51 公尺，占 0.09％；錄影(音)帶類檔案計 170.74 公尺，占 0.01％；電子媒體類檔案計 18,716.99 公尺，占 0.82％。(表 14，圖 15) 表 14 累計至 106 年度機關定期保存檔案典藏情形. (單位：公尺). 機關層級中央. 地方. 小計. 媒體型式紙質類. 1,247,130.53. 1,018,641.90. 2,265,772.43(99.09%). 攝影類. 2,008.80. 25.71. 2,034.51(0.09%). 84.92. 85.82. 170.74(0.01%). 991.12. 17,725.87. 18,716.99(0.82%). 1,250,215.37. 1,036,479.30. 2,286,694.67(100%). 錄影(音)帶類電子媒體類合計. 圖 15 累計至 106 度機關定期保存檔案典藏情形(媒體型式) 19.

(22) 四、檔案保存及維護情形（一）紙質類檔案：累計至 106 年度，就紙質類永久保存檔案毀損情形調查顯示，有毀損者共計 21,054.44 公尺，其中毀損程度屬第 3 級(指輕微殘缺或破損且檔案紙張整體強度較好，屬輕微破損者)，計有 11,885.26 公尺，占 56.45%；第 2 級(多處蟲蛀或破損且檔案紙張整體強度尚可，屬一般破損者)計 6,387.99 公尺，占 30.34 %；第 1 級 (嚴重蟲蛀、腐朽、黏著或脆化且檔案紙張整體強度差，屬嚴重破損者)計 2,781.19 公尺，占 13.21 %。(表 15，圖 16) 表 15 累計至 106 度機關永久保存檔案毀損情形－紙質類 (單位：公尺) 機關層級毀損等級. 中央. 地方. 小計. 第一級(嚴重破損). 502.52. 2,278.67. 2,781.19(13.21%). 第二級(一般破損). 219.4. 6,168.59. 6,387.99(30.34%). 第三級(輕微破損). 6,485.35. 5,399.91. 11,885.26(56.45%). 7,207.27. 13,847.17. 21,054.44(100%). 合計. 圖 16 累計至 106 年度機關永久保存檔案毀損情形－紙質類 20.

(23) （二）非紙質類檔案：累計至 106 年度，就非紙質類永久保存檔案毀損情形調查顯示，有毀損者共計 9.71 公尺，其中錄影(音)帶類檔案計有 2.63 公尺(占 27.09%），電子媒體類檔案計有 7.08 公尺（占 72.91%），攝影類檔案無毀損情形。(表 16，圖 17). 表 16 累計至 106 年度機關永久保存檔案毀損情形－非紙質類 (單位：公尺) 機關層級中央. 地方. 小計. 媒體型式攝影類. 0. 0. 0(0%). 錄影(音)帶類. 0. 2.63. 2.63(27.09%). 1.07. 6.01. 7.08(72.91%). 1.07. 8.64. 9.71(100%). 電子媒體類合計. 圖 17 累計至 106 年度機關永久保存檔案毀損情形－非紙質類. 21.

(24) （三）檔案庫房設置情形：中央各級機關檔案庫房總面積計 348,434.07 平方公尺，地方各級機關檔案庫房總面積計 278,875.04 平方公尺，平均每個庫房 129.45 平方公尺；中央各級機關檔案庫房總計 1,997 個，平均每個庫房 174.48 平方公尺，其中 154 個檔案庫房位於地下室(占 7.71%)，612 個檔案庫房無溫溼度控制(占 30.65%)，地方各級機關檔案庫房總計 2,849 個，平均每個庫房 97.89 平方公尺，其中 173 個檔案庫房位於地下室(占 6.07%)，1,565 個檔案庫房無溫溼度控制(占 54.93%)。(表 17，圖 18) 表 17 106 年度機關檔案庫房設置情形. (單位：個). 機關層級中央. 地方. 小計. 348,434.07. 278,875.04. 627,309.11. 174.48. 97.89. 129.45. 是. 154(7.71%). 173 (6.07%). 327(6.75%). 否. 1,843 (92.29%). 2,676 (93.93%). 4,519 (93.25%). 有. 1,385 (69.35%). 1,284(45.07%). 2,669 (55.08). 無. 612 (30.65%). 1,565(54.93%). 2,177(44.92). 1,997(100%). 2,849(100%). 4,846 (100%). 檔案庫房設置情形面積(平方公尺) 庫房平均面積 (平方公尺). 位於地下室. 溫溼度控制. 合計. 22.

(25) 圖 18 106 年度機關檔案庫房設置情形(機關層級). 五、檔案檢調應用情形（一）檔案檢調應用：106 年度機關檔案應用類型，以機關內檢調為主，占 95.67 %；機關間檢調占 2.34%次之，餘為機關受理民眾申請檔案件數占 1.99%；其中民眾申請應用駁回件數為 4,743 件，駁回率 4.25%，機關間檢調駁回件數為 198 件，駁回率 0.15%。(表 18，圖 19、20). 23.

(26) 表 18 106 年度機關檔案檢調應用情形. (單位：件). 機關層級中央. 地方. 小計. 應用檔案類型民眾申請 (民眾申請駁回) 機關間檢調 (機關間檢調駁回) 機關內檢調合計. 70,644. 40,932. 111,576(1.99%). 4,539. 204. 4,743(4.25%). 94,365. 36,881. 131,246(2.34%). 163. 35. 198(0.15%). 4,205,861. 1,153,395. 5,359,256(95.67%). 4,370,870. 1,231,208. 5,602,078(100%). 圖 19 106 年度機關檔案檢調應用情形. 24.

(27) 圖 20 106 年度機關檔案檢調應用情形(機關層級) （二）民眾申請檔案應用目的（可複選）：就 106 年度民眾申請案之應用目的而言，以「學術研究」59,533 件居冠，「業務參考」46,446 件件次之，「權益保障」33,700 件第三，「事證稽憑」12,141 件，「其他」3,462 件，「歷史考證」居末 2,544 件。 (表 19，圖 21、22) 表 19 106 年度民眾申請檔案應用目的(可複選). (單位：件). 機關層級中央. 地方. 小計. 應用檔案目的權益保障. 5,202. 28,498. 33,700(21.35%). 事證稽憑. 6,939. 5,202. 12,141(7.69%). 業務參考. 27,244. 19,202. 46,446(29.43%). 學術研究. 55,668. 3,865. 59,533(37.72%). 歷史考證. 2,311. 233. 2,544(1.61%). 其他. 1,902. 1,560. 3,462(2.19%). 99,266. 58,560. 157,826(100%). 合計. 25.

(28) 圖 21 106 年度民眾申請檔案應用目的. 圖 22 106 年度民眾申請檔案應用目的(機關層級). 26.

(29) （三）檔案應用處所設置情形： 3,118 個機關中，有 2,249 個機關設有檔案應用處所(占 72.13%)，869 個機關尚未設置(占 27.87%)，設有檔案應用處所的機關，其中 1,019 個機關有獨立應用空間 ( 占 32.84%)，平均面積計 59.72 平方公尺，與其他空間共用者計 1,230 個機關(占 39.42%)，平均面積計 20.47 平方公尺；另未設置的 869 個機關，未設置原因(可複選)以無適當空間為最大宗，有 703 個機關(占 42.27%)；其次為使用率不高，有 427 個機關(占 25.68%)，經費不足居三，為 401 個機關(占 24.11%)。(表 20，圖 23、24) 表 20 106 年度機關檔案應用處所設置情形. (單位：個). 機關層級中央. 地方. 小計. 檔案應用處所設置情形有設置. 830. 1,419. 2,249(72.13%). 未設置. 239. 630. 869(27.87%). 1,069. 2,049. 3,118(100%). 1.1 獨立空間. 366. 653. 1,019. 獨立空間面積 (平方公尺). 34.245.17. 26,605.77. 60,850.94. 93.57. 40.74. 59.72. 464. 766. 1,230. 9,723.04. 15,449.65. 25,172.69. 20.95. 20.17. 20.47. 153. 550. 703(42.27%). 小計. 平均面積有設置 (平方公尺) 情形 1.2 與其他空間共用共用空間面積 (平方公尺) 平均面積 (平方公尺) 2.1 無適當空間未設置 2.2 經費不足原因(複 2.3 使用率不高選) 2.4 機關屬性特殊. 69. 332. 401(24.11%). 119. 308. 427(25.68%). 37. 43. 80(3.13%). 2.5 其他. 30. 22. 52(4.81%). 27.

(30) 圖 23 106 年度機關檔案應用處所設置情形. 圖 24 106 年度機關未設置檔案應用處所原因(複選). 28.

(31) 六、公文及檔案管理資訊化作業情形（一）公文及檔案管理資訊系統使用情形：106 年度計 3,082 個機關已使用公文及檔案管理資訊系統(占 98.85 %)，仍有 36 個機關未使用公文及檔案管理資訊系統(占 1.15%)(表 21，圖 25)；至未使用原因，依據機關開放式填答，經費有限為最大宗，人力不足次之。. 表 21 106 年度公文及檔案管理資訊系統使用情形. (單位：個). 機關層級中央. 地方. 小計. 使用情形已使用. 1,062. 2,020. 3,082(98.85%). 未使用. 7. 29. 36(1.15%). 1,069. 2,049. 3,118(100%). 合計. 圖 25 106 年度公文及檔案管理資訊系統使用情形. 29.

(32) （二）機關通過公文及檔管系統驗證情形：已使用公文及檔案管理系統之機關，有 2,109 個機關已通過系統驗證(占 68.43%)，973 個機關尚未通過，其中有 203 個機關(占 6.59%)規劃申請驗證，無規劃者計 770 個機關(占 24.98%)。(表 22，圖 26). 表 22 106 年度機關通過公文及檔管系統驗證情形機關層級規劃系統情形通過公文及檔管系統驗證. 中央. (單位：個). 地方. 小計. 820. 1,289. 2,109(68.43%). 有規劃. 43. 160. 203(6.59%). 無規劃. 199. 571. 770(24.98%). 1,062. 2,020. 3,082(100%). 未通過驗證. 合計. 圖 26 106 年度通過公文及檔案管理系統驗證情形. 30.

(33) （三）機關推動公文線上簽核作業情形：106 年度計 2,979 個機關已推動公文線上簽核(占 95.54%)，仍有 139 個機關未推動公文線上簽核 (占 4.46%)；而未推動原因，依據機關開放式填答，須由上級機關統籌規劃占最高，民選機關首長不習慣使用次之，經費不足居三。 (表 23-1，圖 27)至公文線上簽核推動範圍(複選)，「依保存年限」為最大宗，有 2,583 個機關(占 36.6%)，其次為「依簽核層級」，計有 2,245 個機關(占 31.81%)，「依本文與附件之總頁數」居三，計有 1,877 個機關(占 26.6%)。 (表 23-2) 表 23-1 106 年度機關推動公文線上簽核情形. (單位：個). 機關層級中央. 地方. 小計. 線上簽核已推動. 1,001. 1,978. 2,979(95.54%). 未推動. 68. 71. 139(4.46%). 1,069. 2,049. 3,118(100%). 合計. 圖 27. 106 年度機關推動公文線上簽核作業情形 31.

(34) 表 23-2 106 年度機關公文線上簽核推動範圍. (單位：個). 機關層級中央. 地方. 小計. 線上簽核推動範圍依保存年限. 805. 1,778. 2,583(36.6%). 依簽核層級. 672. 1,573. 2,245(31.81%). 依本文與附件之總頁數. 653. 1,224. 1,877(26.6%). 其他. 211. 141. 352(4.99%). （四）電子檔案轉置、修復或銷毀需求：3,118 個機關中，計有 190 個機關有轉置、修復或銷毀電子檔案的需求(占 6.09%)，2,928 個機關無此需求(占 93.91%)。(表 24，圖 28) 表 24 106 年度機關電子檔案轉置、修復或銷毀需求. (單位：個). 機關層級中央. 地方. 小計. 轉置、修復或銷毀有需求. 80. 187. 267(8.56%). 無需求. 989. 1,862. 2,851(91.44%). 1,069. 2,049. 3,118(100%). 合計. 圖 28 106 年度機關電子檔案轉置、修復或銷毀需求 32.

(35) 肆、調查發現一、組織與規劃依據調查結果，各機關之檔案管理組織，計有 1,925 個機關設置檔案管理專責單位(占 61.74%)，1,193 個機關未設置檔案管理專責單位(占 38.26%)。人員逾四成為非正式編制人員(占 46.11%)；又於人員異動方面，任職 2 年以下者 1,781 人，約占總檔案管理人力兩成。其次，在訂定或執行跨年度專案計畫部分，計有 1,385 個機關訂定或執行跨年度專案計畫 (占 44.42%)，仍有 1,733 個機關未訂定或執行跨年度專案計畫 (占 55.58%)。另機關未參加金檔獎原因，以人力不足居冠(占 38.39%)，經費有限次之(占 27.8%)。. 二、檔案管理（一）辦理督考情形：中央及地方各級機關有所屬機關計 365 個，訂有督考計畫計 186 個機關(占 50.96%)，餘 179 個機關則無訂定(占 49.04%)，並對所屬機關辦理督考總計 1,662 機關次。（二）典藏編目情形：各機關定期保存之檔案，累計至 106 年度，紙質類計 2,265.77 公里，占 99.09％、攝影類 2.03 公里、錄影(音)帶類 0.17 公里、電子媒體類 18.72 公里；至永久保存之檔案，累計至 106 年度，紙質類計 508.08 公里（占 99.38%為大宗）、攝影類 2.15 公里、錄影(音)帶類 0.12 公里、電子媒體類 0.91 公里。進一步探究永久保存檔案之編目情形，發現回溯檔案（指檔案法施行前產生者）部分，紙質類檔案完成編目之機關占 92.91%，攝影類檔案完成率較低（占 78.95%），而現行檔案完成編目建檔之機關占 97.97%，其中錄影(音)帶類檔案完成率較低（占 79.27%）。至永久保存檔案之 33.

(36) 數位化情形，其中已屆移轉年限檔案(指民國 80 年(含)以前產生檔案)，紙質類檔案完成數位化之機關占 20.57%，而錄影(音)帶類檔案完成率較高(占 33.33%)；民國 81 年(含)以後產生檔案，紙質類檔案完成數位化之機關占 38.68%，而錄影(音)帶類檔案完成率較低（占 27.08%）。（三）庫房設置情形：機關檔案庫房總計 4,846 個，其中 327 個檔案庫房位於地下室 (占 6.75%)，2,177 個檔案庫房無溫溼度控制 (占 44.92%)。. 三、檔案應用（一）檔案檢調：機關檔案應用類型，以機關內借調為首，計 5,359,256 件，占 95.67%；機關間檢調次之，計 131,246 件，占 2.34%，餘為機關受理民眾申請檔案計 111,576 件，占 1.99%。（二）檔案應用處所：3,118 個機關中，2,249 個機關設有檔案應用處所 (占 72.13%)，869 個機關尚未設置(占 27.87%)；而未設置之原因(複選)以無適當空間為最大宗，計 703 個機關(占 42.27%)；其次為使用率不高，計 427 個機關(占 25.68%)。. 四、檔案資訊化（一）公文及檔案管理資訊系統使用與驗證：106 年度已有 3,082 個機關使用，使用率高達 98.85%，但仍有 36 個機關未使用公文及檔案管理資訊系統(占 1.15%)，其中未使用原因，多數囿於經費有限及人力不足，尚無法建置公文及檔案管理資訊系統。另於已使用公文及檔案管理系統之機關中，有 2,109 個機關已通過系統驗證(占 68.43%)，餘 973 個機關尚未通過，而未通過驗證之機關，則有 203 個機關已規劃申請驗證(占 6.59%)。 34.

(37) （二）推動公文線上簽核作業：已有 2,979 個機關推動公文線上簽核，推動率高達 95.54%，但仍有 139 個機關未推動公文線上簽核，而未推動公文線上簽核機關，有 33 個機關已規劃推動公文線上簽核，未推動原因，須由上級機關統籌規劃、民選機關首長未習慣使用及經費人力不足等。而公文線上簽核推動範圍，以「依保存年限」為最大宗，其次為「依簽核層級」。. 35.

(38)