一、總務處和校長之關係
校長是為學校行政之最高領導者；總務處則為學校之一級行政單位，茲分 闡述兩者之間的關係藉以分析總務行政之特性如下：
鄭進丁（1985）提出儘管在事務管理方面已有行政人員專司負責，但校長 仍對經費的分配與管理、校舍設備的計畫運作與維持、紀錄資料的建立與保管以 及有關的服務活動負起督導之職責。
熊智銳（1997）則分析校長是全校行政業務之權責主體，有最後的取捨決定 權，更負有成敗之法律、道德責任。其並具體將校長的總務行政權責分為規劃的 權責、綜理的權責、督導的權責、考核評鑑的權責。
張德銳、王保進、丁一顧（2002）曾將校長專業能力發展標準分為校務發展 與評鑑、行政管理、教學領導、學校公共關係、人格特質與態度、專業發展六大 標準。而本研究認為其中在「校務發展與評鑑」中的「能根據發展需求，利用學 校內外在環境優勢缺失，擬定短、中、長程計畫」、「行政管理」中的能積極有效 運用學校財務與設備資源」與「教學領導」中的「能規劃與建置適當之無障礙學 習環境」、「能更新與維護教學設備，提供完善教學資源」等指標細目之內容均屬 於總務行政業務之範疇。
蓋浙生（2002）亦認為總務處係根據校長指示、校務計畫及主管教育行政機 關業務要求，編定年度主要工作流程。
承上述之說，本研究茲分析總務處與校長的關係為以下幾點：
1. 在業務內容上：校長之指示係為總務處年度作業計畫的重要根據之一，而 總務行政業務又與校長能力評鑑指標之部分內容相關，因此校長和總務處 關係十分密切。
2. 在位階上：校長是為總務行政之最高指導者，擁有總務行政之最高規劃 權、督導權、考核評鑑權，也負起相對的成敗、法律責任；且總務主任亦 扮演校長幕僚之角色，因此校長對總務行政作業的看法是為牽動總務行政 業務之重要依據。
二、總務行政之性質
從上述對總務行政作業內容及流程之探討可知，學校總務行政所綜理之涵蓋 範圍甚廣，在學校整體事務上扮演舉足輕重的角色，茲進一步分析整體總務行政
之作業性質如下：
劉信雄（1990）認為總務工作在學校未來發展上，具有規劃性及催化性；對 學校當前教育工作則具有執行及檢核性；而對其他處室單位之業務運作則具有支 援性與服務性。
李仁德（1996）認為總務行政有三個特性：(1)總務行政的目標在改善教師 教學工作和學生學習活動的環境,，藉以提高教師教學的品質和促進學生學習的 效果；(2)總務行政是依據教育原理、科學方法提供最適當有效的服務和支援歷 程；(3)總務行政的內涵是運用現代化和企業化的管理經營學校的人、事、物。
而關於總務行政以企業化之經營理念運作方面，張志明、劉淑娟（2000）、許 志隆（2000）則分別提出以全面品質管理理念提升總務採購品質、導入知識管理 於總務營繕工程之法。
熊智銳（1997）分析學校總務行政是事務性或配屬性的工作，且因為總務處 通常以所屬學校的需要為導向來辦事，故其多處理恆常性較大，變異性較小之事 務，總務處成員也具有較濃厚的本土色彩。此外，其亦認為總務行政與教育學、
法律學、政治學、經濟學等密切相關。
而在總務行政與各學門之相關性上，湯志民（2006）亦提出教育哲學、學校 建築學、美學、人體工學、心理學是為學校建築規劃之理論基礎。
佘汝舟（2005）則陳述總務行政因為隸屬於學校行政而具有科層體制、基層 官僚體系、鬆散結合系統、雙重系統、非正式組織等特質。
綜合上述之見，本研究將總務處之組織、各組業務內容以圖 2-18 表示並加 以分析說明如下：
圖 2-18 總務行政組織圖
3.就整體作業運作方式而言：
總務行政之運作是以教育學門理論為依歸，且因其業務範圍而旁渉法律學、
經濟學、建築學、美學、人體工學、心理學、企管學等眾多學門，展現了極高的 專業性。
4.就具體業務內容而言：
總務處所負責之業務內容具有以下幾點特性：
(1)時效性
如文書組之會議紀錄和公文處理、事務組之採購作業和營繕工程,，以及 出納組之財務收支、帳表編制等都有既定的時間規範，彰顯出相當程度的時效 性，以提高行政效率、切合法令規定。
(2)經濟性
如事務組之採購和招標作業、出納組之財務管理都以「用最少的錢做最多 的事」之開源節流的原則來辦事，以求達成最高經濟效益。
(3)複雜性
從上述各流程圖可看出，各項作業不但有既定之處理程序，且關卡眾多，
若作業不當則需退回前一步驟，抑或得同時綜理學校內部與上級機關、外部 廠商之流程，因此總務行政實具有相當高的複雜性。
(4)設計性
總務處所負責之校舍建置、無障礙學習環境、校園造景綠美化、電氣水利 工程等業務都需要與時俱進，配合在地環境、教育政策加以創新規劃和籌建，
因此設計性亦為總務行政特性之一。
(5)公關性
對內，總務主任需和其他處室主任加以溝通使總務發展計畫順利推行，
而各組亦負責其他處室之公文、採購、財務管理等業務；對外，公文管理、校 舍管理、採購作業、營繕工程都須與上級機關、廠商、建築公司、社區民眾等 交流、協商，因此總務行政比其他處室展現了更多的公關性。
(6)適法性
三組之業務流程都有法令依歸，如文書組涉及的「印信製發起管理換發及 進印信繳銷辦法」、「各級學校檔案分類暨保存年係基準表」等；事務組所涉 及之「政府採購法」、「政府採購公告及公報發行辦法」、「押標金保證金暨其 他擔保作業辦法」、「機關主會計及有關單位會同兼辦採購辦法」、「各類場所 消防安全設置要點」等；出納組之「各機關學校單位預算執行要點」、「公款 支付時限及處理辦法」、「政府各機關學校退休人員或遺眷自願搬遷費之實際 發放標準」等，其中又以事務組最多。
小結
本節從國民中學總務處之組織編制及其業務內容、作業流程可分析出總務行 政工作具有配屬性、催化性、支援性、專業性、時效性、經濟性、複雜性、設計 性和公關性等特性。
本研究進一步將總務行政之特性與六個標準差之品管活動加以連結分析，以 作為研究其導入六個標準差之應用條件及依據如下：
(一)在執行目標方面
總務行政與六個標準差之執行目的都以顧客需求為核心。而事務組所負責 之物品管理、財產管理，出納組所掌理之財務收支和六個標準差注重數據的重 點一致，文書組所綜理之文書業務亦和六個標準差強調事實資料之精神相符；
又六個標準差所訴諸之「一次就把事情作對」的精神口號可賦予作業流程繁瑣 易錯的總務行政新的啟發。此外，兩者都以降低成本、強化組織體質與競爭優 勢為目標。因此，在執行目標和大方向上，兩者有許多相通之理念。
(二)在執行角色方面
總務處係為學校行政管理系統之一環；採購流程、財務管理把關學校金錢 之用度；營繕工程中對校園建築之修建、綠美化之設計或電器水利工程之規劃 都可視為一項改善方案，因此總務行政與六個標準差對組織而言，都同時扮演 一個衡量標準、一項改善方案及一套管理系統之多重角色。
(三)在執行策略方面
首先，總務行政與六個標準差之執行都以高階管理階層的支持、背書為最 大動力來源、首要之關鍵成功因素。
其次，總務處組織結構層級明確、各組專司分工、成員由教師兼任和專任 幹事組成之特徵和六個標準差訴求由上而下之統馭方式、全職與兼職成員並存 且工作權責分工性高的規劃有異曲同工之妙。
再者，總務行政以成立籌建小組來作為進行校園規劃、工程設計等設計性 業務之方式，和六個標準差講求以專案小組來改善核心流程的策略相像，而兩 者之專案主旨和選擇上皆需明確切合組織願景或年度計畫，且在專案規劃上兩 者都會考慮到自身財務能力，因此皆注重專案執行上之經濟性。
(四)在執行步驟方面
總務行政業務龐雜，因此重要之業務多有一套處理流程標準，藉由既定之 流程掌控行政效率。而六個標準差之 DMAIC 是為一套界定關鍵流程，衡量、分 析流程問題與肇因，改進及控制流程績效之行動步驟，因此可看出兩者皆十分 重視流程之議題。
第四節 六個標準差與總務行政之相關研究
本節旨在探討以六個標準差及總務行政兩方面為主題的相關研究，以了解目 前研究趨勢、重點並再加以比較分析以作為本研究設計之依據。