陳核 簽會會計與各單位
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公告 公告盤點單位日程表、相關注意 事項
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各單位自行初盤 確認帳、物是否相符—品項、規 格、保管人及放置地點是否相符
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財管單位會同會計單位至各單 位複盤
先與會計單位、受盤單位確認時 間
↓ 整理盤點資料
↓ 簽辦盤點報告
↓ 陳核
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處理異常財產 帳物不符、毀損、遺失、標籤不 明之後續處理
↓ 結束
圖 2-14 盤點流程圖
資料來源：臺北市高級中等以下學校總務工作實務參考手冊（頁 91），臺北市政 府教育局，2007，臺北：臺北市政府教育局。
(三)帳表編製
出納組應編造教職員工薪津、各項補助清冊，各項保險費、互助費扣繳之清 單與計算表之編造，並編製現金結存日報表、現金出納備查簿、零用金備查簿、
存庫保管備查簿、銀行往來簿、支票簽發用印登記簿等各種簿籍，以將財產、現 金之收支按日結計（熊智銳，1997；謝文全，2000）。
四、事務組之職掌與作業流程
事務組工作範圍是廣泛的，事務管理規則所規定的事宜大多由事務組來負
責。熊智銳（1997）認為無論公私立各級學校，事務組之是三組中最為繁重的，
也是總務處下最具總務特色的一組，與總務處、總務主任關係最為密切，蔡英士
（1988）則認為總務主任作決定，傾向於事務組工作。因此其獨立性不如文書組、
出納組。事務組設組長一人，並依學校規模酌設幹事員額。茲將事務組所負責之 業務歸納說明如下：
(一)工友管理
工友係指各機關編制內非生產性之技術工友及普通工友。事務組主要在辦理 工友的僱用，規定工友的工作項目、內容與時間。並負責工友之考核、獎懲，及 後續退休、撫恤等事宜（任晟蓀，2000）。
(二)校舍場地管理
校舍場地管理包括宿舍管理與集會場所管理。 在宿舍管理方面，事務組在負 責校長宿舍、單身宿舍、職務宿舍等申請借用事宜，訂定借用之流程規則與管理 標準。在集會場所管理方面，主要在訂定借用辦法，以確保場地設施之維護，把 關開放給社區使用之標準（任晟蓀，2000）。而學校場地管理租借流程可如圖 2-15 所示：
一、正式發函本校，事務組簽辦。
↓ 二、派代表親至本校總務處事務組洽辦。
↓ 三、向事務組領取場地租借須知。
↓ 四、協調、決定時段。
↓ 五、填寫申請書、切結書（至少使用日七天前）。
↓
六、至出納組依市府規定標準繳納場地使用費、保證金（建議至少使用日三天 前）。
↓ 七、出納組開立正式收據。
↓ 八、申請書會各相關單位，奉核後定案。
圖 2-15 學校場地開放租借流程流程圖
資料來源：臺北市高級中等以下學校總務工作實務參考手冊（頁 72），臺北市政 府教育局，2007，臺北：臺北市政府教育局。
(三)財物管理
財產包括土地、土地改良物、房屋建築及設備、機械及設備、交通及運輸設 備、什項設備。事務組所做的財產管理係針對上述財產之登記、增置、經營、養 護、減損（任晟蓀，2000；鄭彩鳳，1998）。
物品分為消耗物品、非消耗物品兩種，前者經使用即失去原有效能或價值；
後者則是指質料堅固，不易耗損之公用物品。事務組所做的物品管理係指關於公 用物品之採購、收發、保管、登記、報核及廢品之處理（任晟蓀，2000；謝文全，
2000）。
再者，陳恒山（2002）認為政府採購法於 1999 年頒布後，除了小額採購外，
幾乎採購的發包均需上網公告，按一定程序比價或招標，而 2000 年行政程序法 的公佈，更使得學校總務人員無不戰戰兢兢，深怕稍有不甚即誤觸法網。古如毓
（1996）則指出採購法實施以來，各國民中小學還是常對採購程序不了解而有不 少採購弊案發生。許智隆（2002）亦認為整各採購過程之透明度常被質疑，採購 流程缺乏效率也一直被請購單位責難，其作業合法性也是執行者所擔心，因此總 務採購是為管理系統之重點工作。由此可知，採購作業係為物品管理作業中最為 困難者。
而一般來說，學校採購物品及核銷之基本流程如圖 2-16、2-17 所示：
依預算規模、採購性質簽准招標方式
說明：1.建議先依採購性質將預算分類為：電器設備、家具設備、教學設備、
圖書、樂器等項，並分別計算其金額。
2.各分類因供應商不同而各自獨立，若未達十萬，則可由採購單位逕 行採購；若符合共同供應契約採購項目，則可依約下單採購；其他 若超過十萬元，則建議以公開招標最低標決標方式辦理。
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簽准招標文件草案與招標期程
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上網公告、上傳招標文件電子檔
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招標文件開始販售並提供下載
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截止收件、統計人工與電子投標廠商家數
↓ 訂定底價
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下載電子投標文件、審資格標、審規格標
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比價，由最低價者得標
↓ 完成決標記錄
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審驗得標廠商證件正本，彙整草約簽會會計、人事
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簽約（收履約保證金、退押標金）
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交貨（含契約規定之各種測試報告與檢驗書）
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測試驗收（完成驗收紀錄）
↓
收退履約保證金，依契約規定付款，發給結算驗收證明書 圖 2-16 財物採購作業流程圖
資料來源：臺北市高級中等以下學校總務工作實務參考手冊（頁 79），臺北市政 府教育局，2007，臺北：臺北市政府教育局。
事務組經手人通知請購單位驗收
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驗收無誤通知廠商送發票，黏貼憑證由經手人、驗收證明人蓋章
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財產及非消耗品由財產管理人列帳。
↓
消耗品入消耗品帳，由請購人辦理領用手續領用
↓ 總務主任核章
↓ 會計室核章
↓ 校長核准
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憑證壹萬元以下送零用金管理人登帳，由零用金支付
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憑證壹萬元以上電連轉帳支付
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填電連存帳登記表送會計室
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會計室依科目決定電連方式由集中支付處轉帳或開立支票由出納組通知廠商領 取
圖 2-17 財物核銷作業流程圖
資料來源：臺北市高級中等以下學校總務工作實務參考手冊（頁 75），臺北市政 府教育局，民 96 年，臺北：臺北市政府教育局。
(四)營繕工程
營繕係指營造和修建、改建（熊智銳，1997）。營繕工程開展於學校年度校 務發展計畫，係由學校依其需求，妥籌經費後委託設計單位辦理規劃設計，發包 交由廠商負責施工，並由設計或監造單位代為執行監造業務，監督廠商案圖施工 以確保工程品質。事務組所處理之營繕工程主要包括規劃設計、公開招標、施工 督導與竣工驗收等四大部分。
由於學校營繕工程所涉及的法規種類眾多，條文繁複，不時又有新法上 入，且招標之低價搶標易造成流弊，因此需掌控靜態文書資料的保管、審核，還 需兼顧到工地實務之流程動向的營繕工程可說是事務組人員最為棘手、壓力最 大，複雜性最高的工作（蓋浙生，2002；鄭彩鳳，1998）。茲將上述四大部分業 務說明如下：
1.規劃設計
規劃設計主要包括校園建築規劃、校園工程設計兩方面（鄭彩鳳，1998）。 湯志民（2006）指出校園建築規劃係指以教育理念、學校環境和建築條件為基礎，
以人、空間、時間和經費為基本向度，使校地、校舍、校園、運動場與附屬設施 的配置設計能整體連貫之歷程；整體性的校園規劃主要依校地比例、校地性質、
建築方位、空間功能、動靜規劃、動線走向、氣候風向、噪音防制、學校環境及 庭園景觀等性質配置。
綜言之，事務組負責規劃設計的範圍涵蓋校舍、課桌椅、運動場館之修建、
校園美化綠化之園景設施、噪音之防制、無障礙空間之規劃、消防設備、電氣水 利工程等層面。進行規劃時，要先成立規劃小組後公告徵圖，再將評比結果報上 級主管機關核可。而校園工程設計則是進一步針對所規劃出的藍圖加以具體評 估、研擬工程細部作業。一般從評估工程需求，編列預算，和外包廠商簽約，委 託其進行工程細部設計。
2.招標作業
完成了上述規劃、設計、呈核之工作後，即進入到營繕工程最核心，也是 最易引起爭議的招標作業。招標係指選定廠商承包或承辦的過程。招標方式共分 為公開招標、選擇性招標、限制性招標三種。
依據「政府採購法」之第十八條定義，公開招標係指以公告方式邀請不特定 廠商投標；選擇性招標是以公告方式預先依一定資格條件廠商資格審查後，再行 邀請符合資格之廠商投標；而限制性招標係指不經公告程序，邀請二家以上廠商 比價或僅邀請一家廠商議價。因此，採取公開招標以及選擇性招標，則須公佈招 標之公告、審查相關事宜。
而一般來說，公開招標作業程序，始於預算書核准成立，依次經過廠商備價 領標、廠商投標並掛號寄至校方、開標前七日函請審計機關派員兼辦、開標當天 於開標前會核底價、證件審核合格後開標單封，並核對押標金、宣讀投標價(不 宣佈廠名，只宣佈編號)、決標，最後止於與得標廠商簽訂契約（熊智銳，1997；
鄭彩鳳，1998）。 3.施工督導
營繕工程經招標且簽訂契約後，即進入到履行契約、執行工程的步驟。事 務組應負責必要之施工督導工作，主要包含開工報告、查驗工程品質與進度、
辦理工程變更設計或重新估驗計價、要求廠商做好品質管制等巡察監工作業，
以確保廠商如約完成其承辦責任（熊智銳，1997；謝文全，2000）。茲將報告 開工作業流程、工程變更設作業流程、工程估驗計價作業流程分別闡述如下：
(1)報告開工作業流程
開工係指工程發包後，廠商依據法令或契約規定，在工程進入正式施工階 段前，所為之必要程序。合約簽妥，領取建築執照後，學校認為可施工時，通
知承包商於合約規定內之期限開工。再者，開工報告經核定、施工單位亦開工 後，校方應會同設計單位、承包商作施工前測量，並依據程序簽報核閱，報告
知承包商於合約規定內之期限開工。再者，開工報告經核定、施工單位亦開工 後，校方應會同設計單位、承包商作施工前測量，並依據程序簽報核閱，報告