第五章 雛型系統實作
5.6 分析與比較
這一節，針對本研究提出的系統架構配合雛型系統驗證的結果，作一個簡單 的效益分析，並且將結合了 RFID 技術的文件管理系統，與完全以人工管理紙本 文件方式的管理機制以及現有的文件管理系統做一比較。
5.6.1 效益分析
透過雛型系統的驗證，我們確實可以利用 RFID 技術來掌握紙本文件的狀 態，包含文件的位置，被處理的情形或是文件的版本等。同時如果有電子檔案以 及紙本文件並存在系統中，也可以確實的建立聯結，提供作業人員一個更彈性的 作業機制。最重要的是，可以透過 RFID 技術來大大提升對於紙本文件的安全控 制。
整體來說，將 RFID 技術導入到文件管理系統可以帶來以下效益：
1. 紙本文件也能被文件管理系統管理:
紙本文件不再只是一份掃描過後的電子檔案存在系統中，文件管理系統 能夠確實的管理到文件實體。整體系統管理的構面從電腦內部，向外延伸到 整體企業環境。
2. 紙本文件位置可以被追蹤:
可以改善過去紙本文件只要出了檔案櫃，就容易遺失情形，用來找尋紙 本文件的時間以及人員成本也可以被降低。
3. 紙本文件的作業管理自動化與透明化:
改善紙本文件被作業人員遺忘的情形，並且能夠針對需即時處理的文件 送出提示給作業人員。透過工作流程控管，作業人員也可以由文件管理系統
查知下階段應該將文件送給誰處理，若必須退回上一階段重新處理，也能夠 即時的讓管理員得知。整體文件處理流程變的透明化，使得管理更為容易。
也容易在作業失敗時，查知是哪個流程出了問題。
4. 電子檔案與紙本文件產生聯結:
透過紙本文件可以即時的取得電子檔案，反向亦可，大大地減少了要找 尋同一份檔案但不同儲存實體的時間與人力成本。同時也加強了版本控制的 功能，不再僅止於電子檔案。紙本文件也能夠有版本號記錄於資料庫中，方 便作業人員查詢。文件影印時，也可以透過關聯找到電子檔案，提升影印品 質。
5. 紙本文件同樣也有安全控管:
改善過去文件管理系統只能針對電子檔案進行的安全控管的情形，企業 中重要的紙本文件也必須被保護。紙本文件不再能夠隨意的取得以及攜帶，
透過 RFID 的追蹤，必須具有權限的人員才能接近文件或是攜帶出公司。同 樣在文件影印時，也能提供安全檢查機制，徹底防範不法者透過紙本文件來 竊取企業智慧以及企業機密。
5.6.2 人工集中式管理與利用 RFID 技術管理之比較
此部分，對於一般針對紙本文件所採用的人工管理方式，與本研究提出之利 用 RFID 技術來追蹤管理紙本文件，作一比較。可以參考表 5.2。
人工管理 RFID 技術追蹤管裡
設計的結合 RFID 技術的文件管理系統作一比較，可見表 5.3。