需求分析

一般文件管理系統著重於電子化的文件檔案，隨著企業資訊化的意識抬頭，

提供企業可以管理所有企業電子文件的一個平台。隨著公家機關、企事業單位辦 公自動化程度的提高，電子文件檔已經大量在出現在人們面前，但是在相當長的 時間內，電子檔案不能完全代替紙質檔案的功能，電子檔將與紙本檔案共生存，

形成新型的檔案兩套制。這是由電子檔的特性決定的。[22]

隨著企業資訊化的口號喊了這麼多年，企業中仍然繼續的使用大量的紙張，

紙本文件仍然處處可見。

因為紙本文件目前仍然有許多特性，並不是電子檔案可以取代的。例如閱讀 方便性、方便註記以及攜帶性較佳等特性，並且因為某些法律問題，使得某些牽 涉法律相關的重要文件，仍然都是需要紙本文件的。

以下是企業中常見的重要紙本文件：

1. 涉及到簽約的文件一定得使用紙本，如合約

2. 法律上規定得保留紙本的也得保留，如某些帳冊

3. 薪資條或扣繳憑單等

4. 客戶或廠商仍未電子化，對於第三方的資料可能也仍需使用紙本

5. 需要簽名的文件，如董事會的會議記錄

6. 財務報告，如會計師簽具的財務報表

由此可見，經過企業資訊化之後的企業仍然必須使用到的紙本文件，那麼代 表了該類文件一定有其相當重要的性質，所以更應該需要被加以管理。以往對於 這類文件多採取人工管理的方式，或者是以掃描機掃描成電子檔後在歸入文件管 理系統。

電子文件和紙本文件管理的共存狀態有雙套制和雙軌制兩種類型，兩種共存 狀態下電子檔的社會屬性和功能有所不同。電子文件的管理推動了紙本文件管理 的改革，如文檔一體化和實體管理的簡化；紙本文件檔管理的經驗和資訊技術促 成了電子文件管理的完善。電子文件與紙本文件理共存的二元格局將會持續相當 長的時間。[23]

根據N.G. Connolly & M.M. Keane指出一個完整的文件管理系統應該具備以 下功能：[30]

1. 使文件易於取得

2. 結合工作流程

3. 安全的文件儲存機制

4. 工作人員的溝通與分享

5. 文件的搜尋以及取得

6. 工作人員的登入登出介面

7. 文件的版本控制

8. 文件的安全權限控制

9. 組織型的文件架構

10. 文件的全文檢索

11. 可以描述文件的相關資訊

12. 提供將紙本文件轉化成電子檔案的機制

13. 提供文件發佈的功能

所以透過第 12 點，我們可以知道以往文件管理系統都是強調在管理電子文 件的部份，裡面的文件換言之就是一個個的電腦檔案，對於紙本文件始終是採取 將其轉化成電子檔案的方法來進行管理。然而透過前面的相關的文獻探討，我們 也知道紙本文件存在於企業中的一些必要性，所以本研究希望探討如何建立一個 能夠使電子文件檔案以及紙本文件檔案並行於企業環境中的管理平台。

無線射頻辨識 (Radio Frequency Identification) 的技術，正是本研究希望可 以利用的。透過在紙張文件加上 RFID tag，我們變可以使得紙本文件成為被電腦 系統辨識的物件。透過 RFID 技術的應用，我們可以將紙本文件納入文件管理系 統，成為被管理的一部分，進而使得紙本文件也能夠在文件管理系統中達到前述 的各項功能。