第三章 文件管理系統現況分析
3.2 文件管理系統架構
現有的文件管理系統大部分都以 Web 方式呈現，使用者透過瀏覽器進入文 件管理系統，在系統中進行文件上下傳、文件搜尋、文件編輯等工作，系統後端 連接資料庫，為文件資料統一儲存管理的地方。
圖 4圖 3.1 文件管理系統架構
3.3 一般電子文件管理流程
一般文件管理系統的基本概念與一般的 ftp 伺服器非常類似，每份文件也代 表了一個個的檔案。使用者透過合法帳號登入系統，取得受認可的權限，進行文 件管理工作。最基本的包含了文件檔案的上下傳、搜尋還有包含人員帳號的維護 控管。
圖 5圖 3.2 文件管理流程圖
3.4 紙本文件作業與管理流程
已目前最普遍見到仍採行紙本文件作業的政府公家單位為例，每天都有大量 的紙本公文在各單位流動。一個簡單的政令發佈，後面可能是一個複雜的公文作 業流程。一本公文的發佈可能需要層層關卡的修訂與簽核，若只單純依靠人力監 控這些文件的處理狀態，若要達到高品質的程度，則需要大量的文管人員的投入。
政府公家單位是目前紙本文件與電子文件並行作業的最佳例子，雖然近年許 多單位紛紛導入所謂電子公文的作業管理平台，然而因為仍有大量單位採行紙本 公文，所以使得公文管理系統是處於一個電子公文與紙本公文並行作業的環境 中，圖 3.3 展示了目前政府採用的公文管理系統概況。
圖 6圖 3.3 現行政府公文管理系統概況
所以當紙本文間在整體公文流程中，並無提供所謂的系統化的控管介面，頂 多在文件任務完成後，歸入檔案資料櫃時提供電腦化管理服務並且提供掃描成影 像檔的工具介面。所以當紙本文件離開檔案櫃後，文件的位置資訊就無法掌握了。
圖 3.4 呈現了一般公文的最基本運作流程。
圖 7圖 3.4 現行公文作業流程圖
卻可能將舊版本的文件呈交到另外部門去了，在目前的環境中，我們對於紙本文 件的版本控制仍只能仰賴大量文管人員來進行新版文件發放以及舊版文件回收 的動作，無法透過資訊系統提供我們相關的版本資訊。如此方法可說是耗費大量 的時間與人力成本。
目前多數的文件管理系統，針對紙本文件部份，最直接的管理方法就是採用 掃描成電子檔的方式。然而這樣的方法其實只是新增了一份電子檔案到文件管理 系統，文件管理系統管理的只是虛構的紙本文件，對於實體紙本的部份，卻還是 必須仰賴人工的文件管理人員來進行管理。
然而當作業流程必須針對紙本來進行時，例如合約的簽核，這樣的管理方法 甚至完全失去了效益，因為作業階段幾乎只會使用到該實體紙本，電子檔案部份 只能作為未來的一份參照。
目前文件管理系統普遍強調電子化作業，對於紙本文件僅提供一個將其轉換 成電子檔案的方法。但是這樣我們對於原本的紙本文件，仍舊無法控管，因為我 們管理到的只是該紙本文件的電子檔案。所以最基本的安全問題便無法解決，除 非我們把該紙本文件銷毀。
目前針對電子檔案的安全控管技術可以說已經非常完善，然而紙本文件的安 全控管目前則是只能依靠全人工的安全控管方式，自然就會有著很多的風險存 在。也許我們能夠保證員工取得電子檔案時，無法進行非法的動作，然而當員工 取得了紙本文件時，他們對文件進行什麼動作，管理人員完全無從得知。我們常 常可看到，許多立法委員拿著偷印出來的某政府單位內部機密公文爆料的畫面。
3.5 紙本文件是否可能被全面取代
無紙化辦公室一直是企業資訊化強調的訴求之一，透過資訊系統來處理某些 作業，並且使其自動化，的確可以減少大量的紙本文件耗費，並且加快資訊處理 速度。透過資訊系統建設，資訊的分享也變得更為快速以及方便了許多。
許多人認為隨著資訊科技的演變以及進步，紙張應該會逐漸的消失，進而由 電子檔案全面的取代，所有企業中有關於紙本文件的作業方式，都會以電子科技 取代。
然而持續到現在，紙張仍然是被大量的使用中，在企業中我們仍然隨手可見 到大量的紙本文件散佈在公司的各個角落。[26]
一般來說，目前仍然有以下這些紙本文件在企業中大量的被使用：
1. 涉及到簽約的文件大多仍然使用紙本，如合約
2. 法律上規定得保留紙本的也得保留，如某些帳冊
3. 薪資條或扣繳憑單等
4. 客戶或廠商仍未電子化，對於第三方的資料可能也仍需使用紙本
5. 需要簽名的文件，如董事會的會議記錄
6. 財務報告，如會計師簽具的財務報表
紙張基於某些特性，仍然有著無法被電子檔案取代的地方。最一般來說的就 是閱讀性，至今人們仍然無法習慣於長時間的透過電腦螢幕閱讀，所以針對大量 的文字資訊，仍喜好以紙本文件的方式閱讀。
近年也有許多的醫學報告，指出了長時間的盯著電腦螢幕對於眼睛的傷害遠
大於一般紙本文件的閱讀方式[21]。根據 Hansen, W. J., and Haas, C 提出的研究，
根據柏克萊大學在 2003 年作的一份＂How much information ?＂研究報告指 出[33]，紙張的使用在過去幾年仍然不斷的在增加，尤其是辦公室中的紙本文件 之使用。
科技的進步，帶來了資訊爆炸的現象，大量的資訊以各種媒介成現在我們眼
前。表 3.1 顯示了以電腦單位估算後的資訊成長量，尤其伴隨著網路科技普及，
資訊的傳遞越加方便，造成資訊傳遞量大幅攀升。
Storage Medium 2002 Terabytes
Upper Estimate
2002 Terabytes
Lower Estimate
1999-2000 Upper Estimate
1999-2000 Lower Estimate
% Change Upper Estimates
Paper 1,634 327 1,200 240 36%
Film 420,254 76,69 431,690 58,209 -3%
Magnetic 5187130 3,416,230 2,779,760 2,073,760 87%
Optical 103 51 81 29 28%
TOTAL: 5,609,121 3,416,281 3,212,731 2,132,238 74.5%
表格 3表 3.1 2003 年資訊在各媒體上成長量(表來源： How much information 2003)
而透過表 3.2，我們可以發現利用紙張來儲存資訊的需求在 1999 年到 2002 年間成長了 36％。
Storage Medium
Type of Content Terabytes/Yr Upper Estimate
Terabytes/Yr Lower Estimate
1999 Upper Estimate
1999 Lower Estimate
% Change Upper Estimates
Books 39 8 39 8 0
Newspapers 138.4 27.7 124 25 12%
Office Documents
1,397.5 279.5 975 195 43%
Mass market periodicals
52 10 52 10 0
Journals 6 1.3 9 2 -33%
Newsletters 0.9 0.2 0.8 0.2 0
Paper
Subtotal 1,633.8 326.7 1,199.8 240.2 36%
表格 4表 3.2 2003 年文件在各種紙本媒體上成長量 (表來源： How much information 2003)
所以在這個資訊爆炸的時代，雖然大量的資訊透過網路，以網頁或是電子檔 案的方式傳送著，但是相對的輸出在紙上的資訊卻沒有減少，反而隨著檔案交換 分享的更容易以及列印技術的提昇，產生了更多的資訊輸出到紙本上。
紙本的使用並未減少，因為使用紙張是一種人性。企業 e 化的過程並非是完 全的取代人類的專業，而是讓人類的知識能夠更有效的運用。所以一個能夠將紙 本與電子文件互相整合的管理作業平台，或許是一個更值得努力的方向。
第四章 結合 RFID 的文件管理系統分析與設計
的環境中，要遺失一份文件是多麼容易的事情。若是只是單純的一份說明文
4.2 需求分析
一般文件管理系統著重於電子化的文件檔案，隨著企業資訊化的意識抬頭，
提供企業可以管理所有企業電子文件的一個平台。隨著公家機關、企事業單位辦 公自動化程度的提高，電子文件檔已經大量在出現在人們面前，但是在相當長的 時間內，電子檔案不能完全代替紙質檔案的功能，電子檔將與紙本檔案共生存，
形成新型的檔案兩套制。這是由電子檔的特性決定的。[22]
隨著企業資訊化的口號喊了這麼多年，企業中仍然繼續的使用大量的紙張，
紙本文件仍然處處可見。
因為紙本文件目前仍然有許多特性，並不是電子檔案可以取代的。例如閱讀 方便性、方便註記以及攜帶性較佳等特性，並且因為某些法律問題，使得某些牽 涉法律相關的重要文件，仍然都是需要紙本文件的。
以下是企業中常見的重要紙本文件：
1. 涉及到簽約的文件一定得使用紙本，如合約
2. 法律上規定得保留紙本的也得保留，如某些帳冊
3. 薪資條或扣繳憑單等
4. 客戶或廠商仍未電子化，對於第三方的資料可能也仍需使用紙本
5. 需要簽名的文件，如董事會的會議記錄
6. 財務報告，如會計師簽具的財務報表
由此可見，經過企業資訊化之後的企業仍然必須使用到的紙本文件，那麼代 表了該類文件一定有其相當重要的性質，所以更應該需要被加以管理。以往對於 這類文件多採取人工管理的方式，或者是以掃描機掃描成電子檔後在歸入文件管 理系統。
電子文件和紙本文件管理的共存狀態有雙套制和雙軌制兩種類型，兩種共存 狀態下電子檔的社會屬性和功能有所不同。電子文件的管理推動了紙本文件管理 的改革，如文檔一體化和實體管理的簡化；紙本文件檔管理的經驗和資訊技術促 成了電子文件管理的完善。電子文件與紙本文件理共存的二元格局將會持續相當 長的時間。[23]
根據N.G. Connolly & M.M. Keane指出一個完整的文件管理系統應該具備以 下功能：[30]
1. 使文件易於取得
2. 結合工作流程
3. 安全的文件儲存機制
4. 工作人員的溝通與分享
5. 文件的搜尋以及取得
6. 工作人員的登入登出介面
7. 文件的版本控制
8. 文件的安全權限控制
9. 組織型的文件架構
10. 文件的全文檢索
11. 可以描述文件的相關資訊
12. 提供將紙本文件轉化成電子檔案的機制
13. 提供文件發佈的功能
所以透過第 12 點，我們可以知道以往文件管理系統都是強調在管理電子文 件的部份，裡面的文件換言之就是一個個的電腦檔案，對於紙本文件始終是採取 將其轉化成電子檔案的方法來進行管理。然而透過前面的相關的文獻探討，我們 也知道紙本文件存在於企業中的一些必要性，所以本研究希望探討如何建立一個
所以透過第 12 點，我們可以知道以往文件管理系統都是強調在管理電子文 件的部份，裡面的文件換言之就是一個個的電腦檔案，對於紙本文件始終是採取 將其轉化成電子檔案的方法來進行管理。然而透過前面的相關的文獻探討，我們 也知道紙本文件存在於企業中的一些必要性，所以本研究希望探討如何建立一個