紙本文件是否可能被全面取代

無紙化辦公室一直是企業資訊化強調的訴求之一，透過資訊系統來處理某些 作業，並且使其自動化，的確可以減少大量的紙本文件耗費，並且加快資訊處理 速度。透過資訊系統建設，資訊的分享也變得更為快速以及方便了許多。

許多人認為隨著資訊科技的演變以及進步，紙張應該會逐漸的消失，進而由 電子檔案全面的取代，所有企業中有關於紙本文件的作業方式，都會以電子科技 取代。

然而持續到現在，紙張仍然是被大量的使用中，在企業中我們仍然隨手可見 到大量的紙本文件散佈在公司的各個角落。[26]

一般來說，目前仍然有以下這些紙本文件在企業中大量的被使用：

1. 涉及到簽約的文件大多仍然使用紙本，如合約

2. 法律上規定得保留紙本的也得保留，如某些帳冊

3. 薪資條或扣繳憑單等

4. 客戶或廠商仍未電子化，對於第三方的資料可能也仍需使用紙本

5. 需要簽名的文件，如董事會的會議記錄

6. 財務報告，如會計師簽具的財務報表

紙張基於某些特性，仍然有著無法被電子檔案取代的地方。最一般來說的就 是閱讀性，至今人們仍然無法習慣於長時間的透過電腦螢幕閱讀，所以針對大量 的文字資訊，仍喜好以紙本文件的方式閱讀。

近年也有許多的醫學報告，指出了長時間的盯著電腦螢幕對於眼睛的傷害遠

大於一般紙本文件的閱讀方式[21]。根據 Hansen, W. J., and Haas, C 提出的研究，

根據柏克萊大學在 2003 年作的一份＂How much information ?＂研究報告指 出[33]，紙張的使用在過去幾年仍然不斷的在增加，尤其是辦公室中的紙本文件 之使用。

科技的進步，帶來了資訊爆炸的現象，大量的資訊以各種媒介成現在我們眼

前。表 3.1 顯示了以電腦單位估算後的資訊成長量，尤其伴隨著網路科技普及，

資訊的傳遞越加方便，造成資訊傳遞量大幅攀升。

Storage Medium 2002 Terabytes

Upper Estimate

2002 Terabytes

Lower Estimate

1999-2000 Upper Estimate

1999-2000 Lower Estimate

% Change Upper Estimates

Paper 1,634 327 1,200 240 36%

Film 420,254 76,69 431,690 58,209 -3%

Magnetic 5187130 3,416,230 2,779,760 2,073,760 87%

Optical 103 51 81 29 28%

TOTAL: 5,609,121 3,416,281 3,212,731 2,132,238 74.5%

表格 3表 3.1 2003 年資訊在各媒體上成長量(表來源： How much information 2003)

而透過表 3.2，我們可以發現利用紙張來儲存資訊的需求在 1999 年到 2002 年間成長了 36％。

Storage Medium

Type of Content Terabytes/Yr Upper Estimate

Terabytes/Yr Lower Estimate

1999 Upper Estimate

1999 Lower Estimate

% Change Upper Estimates

Books 39 8 39 8 0

Newspapers 138.4 27.7 124 25 12%

Office Documents

1,397.5 279.5 975 195 43%

Mass market periodicals

52 10 52 10 0

Journals 6 1.3 9 2 -33%

Newsletters 0.9 0.2 0.8 0.2 0

Paper

Subtotal 1,633.8 326.7 1,199.8 240.2 36%

表格 4表 3.2 2003 年文件在各種紙本媒體上成長量 (表來源： How much information 2003)

所以在這個資訊爆炸的時代，雖然大量的資訊透過網路，以網頁或是電子檔 案的方式傳送著，但是相對的輸出在紙上的資訊卻沒有減少，反而隨著檔案交換 分享的更容易以及列印技術的提昇，產生了更多的資訊輸出到紙本上。

紙本的使用並未減少，因為使用紙張是一種人性。企業 e 化的過程並非是完 全的取代人類的專業，而是讓人類的知識能夠更有效的運用。所以一個能夠將紙 本與電子文件互相整合的管理作業平台，或許是一個更值得努力的方向。