紙本文件作業與管理流程

已目前最普遍見到仍採行紙本文件作業的政府公家單位為例，每天都有大量 的紙本公文在各單位流動。一個簡單的政令發佈，後面可能是一個複雜的公文作 業流程。一本公文的發佈可能需要層層關卡的修訂與簽核，若只單純依靠人力監 控這些文件的處理狀態，若要達到高品質的程度，則需要大量的文管人員的投入。

政府公家單位是目前紙本文件與電子文件並行作業的最佳例子，雖然近年許 多單位紛紛導入所謂電子公文的作業管理平台，然而因為仍有大量單位採行紙本 公文，所以使得公文管理系統是處於一個電子公文與紙本公文並行作業的環境 中，圖 3.3 展示了目前政府採用的公文管理系統概況。

圖 6圖 3.3 現行政府公文管理系統概況

所以當紙本文間在整體公文流程中，並無提供所謂的系統化的控管介面，頂 多在文件任務完成後，歸入檔案資料櫃時提供電腦化管理服務並且提供掃描成影 像檔的工具介面。所以當紙本文件離開檔案櫃後，文件的位置資訊就無法掌握了。

圖 3.4 呈現了一般公文的最基本運作流程。

圖 7圖 3.4 現行公文作業流程圖

卻可能將舊版本的文件呈交到另外部門去了，在目前的環境中，我們對於紙本文 件的版本控制仍只能仰賴大量文管人員來進行新版文件發放以及舊版文件回收 的動作，無法透過資訊系統提供我們相關的版本資訊。如此方法可說是耗費大量 的時間與人力成本。

目前多數的文件管理系統，針對紙本文件部份，最直接的管理方法就是採用 掃描成電子檔的方式。然而這樣的方法其實只是新增了一份電子檔案到文件管理 系統，文件管理系統管理的只是虛構的紙本文件，對於實體紙本的部份，卻還是 必須仰賴人工的文件管理人員來進行管理。

然而當作業流程必須針對紙本來進行時，例如合約的簽核，這樣的管理方法 甚至完全失去了效益，因為作業階段幾乎只會使用到該實體紙本，電子檔案部份 只能作為未來的一份參照。

目前文件管理系統普遍強調電子化作業，對於紙本文件僅提供一個將其轉換 成電子檔案的方法。但是這樣我們對於原本的紙本文件，仍舊無法控管，因為我 們管理到的只是該紙本文件的電子檔案。所以最基本的安全問題便無法解決，除 非我們把該紙本文件銷毀。

目前針對電子檔案的安全控管技術可以說已經非常完善，然而紙本文件的安 全控管目前則是只能依靠全人工的安全控管方式，自然就會有著很多的風險存 在。也許我們能夠保證員工取得電子檔案時，無法進行非法的動作，然而當員工 取得了紙本文件時，他們對文件進行什麼動作，管理人員完全無從得知。我們常 常可看到，許多立法委員拿著偷印出來的某政府單位內部機密公文爆料的畫面。