文件管理系統

根據 Merriam-Webster OnLine (www.m-w.com) 對於文件這個字彙的定義是 一份能夠作為支援或是證明某些事物的原始或官方文紙。企業中的大量文件，其 記錄的資訊對於企業本身而言具有重要的價值[31]。

紙張是流傳最久的文件儲存媒介，早期電腦作業不普及的環境中，企業仰賴 大量的紙張文件來處理業務。隨著時間演進，漸漸地包含了錄音帶、錄影帶及微 縮影片。而這些都是企業長期累積下來的知識資產，通常有規模的組織或公司都 會有一至多個檔案室，專門來存放這些文件，也必須僱用專人來管理這些文件資 料。而一些常用的表格文件通常以大量製版印製或影印，集中於一個地方或分散 至各個單位之中。傳遞方面就一定是透過當面轉交的方式，因此造成許多限制。

對於現今講求效率的時代，傳統的文件及傳統的管理有幾個限制及缺點，主要在 於時間、空間、距離、人力及自動化。[18]

以下列出傳統文件和傳統文件管理的缺點：

因素 缺點

時間

傳統的檔案櫃不是隨時都可進入，不在上班時間或無值班人員 的情況下，就必須等待。對於目前瞬息萬變的時代，快速掌握 資訊做出最快的決定，這將是一大阻礙。檔案數目大時，當找 尋文件時也要花費相當的時間。在於保存上較不容易，每作一 次拷貝其清晰度便會降低，因此保存時間也就降低。

空間

傳統的儲存媒體主要包括紙、錄影帶、錄音帶，其所佔的空間 相當的大。在公司裡某些常用的檔案甚至各部門都各自儲存一 份，造成空間的浪費。工作環境擁擠，工作環境因而不佳。

距離

當有一文件存於台北而需要的人卻在高雄，而無法即時送達。

因此距離也是一大限制，若是相距更遠又有時差的問題就更加 麻煩了。

人力 必須花費大量的人力來整理、分類、管理及追蹤文件。人為疏 失、歸檔的錯誤、脫落等都會造成嚴重的不良後果。

無安全備份 原稿只有一份，多人、多次調閱，萬一遺失或損毀，則無法補 救。

表格 2表 2.2 傳統文件管理缺失

隨著 IT 的發展，傳統文件也轉移成電子文件形式，以目前大家較熟悉的環

減少大量的儲存空間，且易於修改，降低資源的浪費。 Microsoft SQL Server,Oracle,Sybase,DB2 等，視窗開發軟體 Visual basic, Visual C++, Power Builder,Delphi 等。

當傳統的紙張文件轉成了一個個的電腦檔案時，我們仍然需要一個統一的管 用(application specific)的環境，文件管理提供了一個集中化的方法在整個文件的 生命週集中來擷取、儲存、索引、取出以及控制文件形式的資訊。任何已經儲存 的文件，無論它原來是屬於紙張或是電子形式，都可以讓使用者不需要離開其座 位就可以立即的被找到。

為了要持續的追蹤及控制文件，文件管理整合了很多的技術，包括有數位化 (imaging)、資訊的取出(information retrieval)及作業流程(workflow)。數位化使得 公司可以將紙張文件經過掃描後以數位化的形式儲存，這些文件包括了文字及圖 形；資訊的取出使得文件可以讓人存取；而作業流程使得文件按照既定的程序流

通到指定的地方並且可以進行追蹤。整個來看，文件管理軟體可以讓使用者以圖 書館(library)的方式來儲存及管理文件。

文件管理是由單機系統開始 - 使用者完全依賴一台電腦上所能提供的資源 - 而逐漸發展到網路形式的應用。現在大部分的文件管理系統都支援透過區域網 路(LAN)或是整個企業網路來讓工作群組分享資訊。具有商業機密的資料被集中 的儲存在網路上並且按照使用者的存取及安全控管權限來供人使用[17]，一個系 統可以對文件形式資訊的整個生命週期加以擷取、儲存、索引、取出及加以控管。

即 時 資 訊 取 得 (ad hoc) 因 為 特 定 的 需 求 而 找 尋 特 定 的 資 訊 特 殊 應 用 (application specific)公司內特定的業務作業流程或是應用(例如定價管理或是使 用者清單)數位化(imaging)一個系統可以將紙張文件上的資訊透過掃描過程轉換 成數位資料。

資訊的取出(information retrieval) 一個系統可以讓使用者使用他個人的電腦 搜尋及存取資料庫中的文件作業流程(workflow)一個系統可以對整個文件作業流 程自動化並加以監督圖書館(library)集中式的電子文件儲存位置，可供多人同時 存取。

在公司內導入文件管理系統可以帶來的好處有︰

提昇生產力

z 員工不在需要浪費時間於紙張文件的找尋。

z 員工可以立刻接手上手所完成的工作

z 文件可以快速的傳遞到需要的地方

z 資料垂手可得，使得公司內的作業與決策進行速度加快。

改善效率

z 員工可以立刻存取資料，提供客戶快速而且正確的服務

z 資訊可以讓全公司所有的職員使用，就好像有無數的複本同時同時存在 供人使用。

節省成本

z 文件管理系統透過時間上的節省而降低工時

z 需要使用較少的人員來追蹤及索引文件

z 在新的工作流程中使用到較少的紙張