國內圖書與檔案權威檔建置現況

一、國內圖書與檔案權威檔建置現況

（一）中央研究院歷史語言所

中央研究院歷史語言研究所(簡稱史語所)數位典藏計畫包含了多個專門 學術領域的結合，其所典藏的內容各有不同的特殊性，在描述上也就有其不 同的需求，而針對其不同的資訊描述內容，在詞彙控制上也有不同的要求。

因此，史語所嘗試結合各種領域，訂定人名權威檔的著錄通則，並針對以明 清兩代檔案為主之內閣大庫檔案，建立明清人名檔案，建立之完整款目已有 數百筆。

（二）國立故宮博物院

由於史語所藏明清內閣大庫與故宮所藏清代檔案同屬清廷官方文書，且 兩者皆為典藏清代檔案的主要機構，因此在國科會國家數位典藏計畫中，圖 書文獻處即與史語所合作「清內閣大庫國家數位典藏專題計畫」，共同建立 合乎世界標準的檔案著錄格式與權威檔，藉以提升故宮清代檔案數位化資料 庫的質量與有效檢索率，以及推動檔案數位化典藏之工作。（註1）

（三）中央研究院近代史研究所

中研院近代史研究所檔案之館藏，以外交檔案為該館現存各類檔案中年 代最久，史料價值高之檔案；另經濟部門檔案涵蓋時間則從 1950 年代至 1970 年代，為研究臺灣戰後經濟發展極重要的資料。近史所檔案館對於「外文經 濟重要檔案數位典藏計畫」中所建立的權威檔包 括 關 鍵 字 的 設 定、相 關 資 料 的 搜 集 、 主 題 權 威 檔 的 建 立 等 等 ， 對 資 料 系 統 之 檢 索 、 管 理 及 分 析 。 目前近史所檔案館已建立人名權威控制基本款目一千多筆。

（四）國立臺灣大學圖書館

《淡新檔案》由於內容龐雜，卷秩浩繁，所以必須分類整理才能便於利 用。民國 75 年（1986）戴炎輝教授將淡新檔案全數移交給臺大圖書館特藏 組珍藏，戴教授並以法律的觀點，整理出「淡新檔案分類表」，先分為行政、

民事、刑事三大編，編之下依序再分為類、款、案、件。整理的工作起初由 臺大歷史系負責，自民國 82 至 84 年，以三年的時間出版《淡新檔案》一至 四冊，目前則移回國立臺灣大學圖書館特藏組負責，並已針對淡新檔案行政

（五）國家圖書館

國家圖書館與臺灣大學圖書館於 1998 年起共同成立合作建置中文名稱 權威資料庫建置小組。截至 2001 年 3 月底，已建立 36 萬餘筆人名及團體名 稱權威記錄，置於「全國圖書資訊網路系統」。此中文名稱權威資料庫，以 中國編目規則為規範，並以中國機讀權威記錄格式記錄，所著錄之範圍為圖 書之中文人名與中文團體名稱。（註3）

目前各單位建構權威檔所使用 之系統，除臺灣大學圖書館是使用 INNOPEC 系統外，其餘單位均使用大鐸系統建置資料庫。

為了解國內圖書與檔案典藏單位對檔案文獻進行權威檔建置形情，研究 小組製作一分調查問卷（附件一），對目前參與國家數位典藏計畫的單位，

包括中央研究院歷史語言研究所（以下簡稱史語所）、近代史研究所（以下 簡稱近史所）、國立故宮博物院（以下簡稱故宮）、國家圖書館（以下簡稱國 圖）、國史館、臺灣大學圖書館（以下簡稱台大）等單位作一問卷調查，國 圖、台大屬圖書典藏單位(註4)、故宮、史語所、近史所、國史館均屬檔案 典藏單位。其中國史館（包括臺灣省文獻委員會，該會於九十一年一月一日 起改為國史館臺灣文獻館）於九十一年才正式加入數位典藏計畫，而九十年 即參與典藏計畫的省文獻會亦尚未規劃權威檔的製作，因此訪談紀錄雖有國 史館，但不列入問卷分析中。

二、問卷內容分析

（一）關於權威檔的建置 1.是否進行權威檔建置作業

各圖書檔案典藏單位目前只針對人名進行權威檔建置。圖書典藏單位有 關人名權威已建立一套共通的規範，資源亦可彼此分享，檔案典藏單位 為因應九十年度國家數位典藏計畫，參加該計畫的單位如中央研究院史 語所、近史所、國立故宮博物院才開始規劃檔案的人名權威控制。其餘 檔案典藏單位均未建置。

2.對何種類型的資料進行權威檔的建立

圖書館界主要針對圖書建置人名權威檔，檔案單位如中央研究院及故宮 數位典藏計畫，針對檔案進行的人名權威檔的建置，但仍在起步階段。

3.權威記錄類型

國內目前無論圖書或檔案典藏，均以建置人名權威檔為主。

4.權威檔建立之目的

無論圖書典藏單位或檔案典藏單位建立權威檔的首要目的是利用權威 控制，提高檢索查尋之準確率。除提高檢索查尋之準確率的階段性目 標，中研院史語所和故宮針對明清檔案中提案人作履歷背景完整的著 錄，建立明清人名資料庫。

（二）權威檔規劃

1.選定資料中何種資訊項作檢索點（Access Points）

圖書典藏單位以圖書之作者及書目標題中的人名作權威控制款目；檔案 典藏單位以文件產生者作權威款目。

2.如何訂定權威主檔與資訊描述檔的著錄款項，其主導人員之背景

圖書典藏單位以圖書資訊領域人員為主；檔案典藏單位多由史學背景人 員及圖書資訊人員合作訂定。

3.訂定權威檔所依循之標準

圖書典藏單位依循中國編目規則，並採用 CMARC 或 USMARC。

檔案典藏單位目前由中研院史語所主導，參照國內外各種標準訂定「明 清檔案人名權威檔」著錄規格書。

4.是否訂定規範書及作業流程圖

圖書典藏單位權威檔的建置已有明確的規範及流程。

檔案典藏單位權威檔的建置仍處起步階段，目前中研院史語所有訂定相 關規範及流程圖。

（三）權威檔建立之人力資源調查 1.參與規劃的人員及其學科背景

圖書典藏單位以圖書資訊人員為主。

檔案典藏單位以史學背景人員為主。

2.著錄人員的學科背景，如何訓練？

著錄人員在圖書典藏單位以圖書資訊人員為主；檔案典藏單位由歷史

著錄人員的訓練，圖書典藏單位多依循中國編目規則，有一套共通標 準，所建立的權威檔亦可資源共享，工作人員只要依標準程序作業，

不需作太多的訓練。檔案典藏單位著錄人員除必須對檔案特性加以了 解外，著錄作業需隨時參照相關的史學工具書，因此由檔案相關學科 人員較易上手。

3.如何進行校正工作？

無論圖書館或檔案單位均將資料以報表列印校對。

（四）各單位權威檔建立之現況

1.目前權威檔已建立多少款目？所費時間？

圖書典藏單位權威檔的建置已行之多年，建有數十萬筆資料。

檔案典藏單位由於除台大淡新檔案作了少數索引典，其他單位均因應 2001 年的數位典藏計畫才開始規劃，目前只有史語所建置的明清人名權 威檔完整款目數百筆，近史所建立人名檢索點一千多筆。

2.預計建立多少筆數？預期完成時間

圖書典藏單位隨書籍的發行量不間斷建置。

檔案方面為數位典藏計畫之一環，多以五年計畫為時限，史語所以 5000 筆為目標，近史所則視外交檔案文件產生者及收文者的筆數而定。

3.使用之系統

除台大使用 INNOPEC，其他單位目前均使用大鐸系統。

4.所遭遇之困難

圖書典藏單位所遭遇的困難多為標目取捨困難及作者身分難以判斷。

檔案典藏單位由於權威檔為檔案之新領域，目前國內尚未有一標準的 規範，短時間內較難有顯著效果。

（五）建議或補充事項

1.對於國內其他檔案館建立權威檔之建議

作好事先規劃及流程設計才能事半功倍；建立共同標準，以利資源整合。

2.對本研究計畫之建議

提供權威檔的相關標準研擬外，亦可建立一工作流程提供參考。