檔案典藏單位權威檔建置所面臨的問題

由於檔案為手稿型式，檔案影像製作只能作成數位化的圖檔，無法進 行全文檢索，檔案的檢索必須經由檔案的資訊、描述檔案的資訊及檢索點。

國內檔案典藏單位所進行的多為檔案的資訊，也就是一般的檔案目錄，其中 所提供的檔案的基本資訊，大致包括檔名、類別、題名、時間等等，這些簡 單的訊息是無法反應檔案的內在訊息，因此必須進而建立描述檔案的資訊，

也就是後設資料（Metadata），讓使用者得到更正確、有效的資訊，並藉由 標準的規格達成資料庫交換的資源共享價值。

檔案中許多原始資訊在產生時，因時間、空間及其他因素，會以不同 的字彙代表相同涵意，而日後的檢索中使用的檢索詞彙並非當初記錄時使用 的詞彙，而無法得到正確的資訊。因此在進行檔案描述時必須注意到別名的 參照問題。權威控制主要是對每一個檢索款目，包括個人名稱及團體名稱、

題名、標題等進行一致性建立參照的工作，使得目錄上所有的檢索皆具有唯 一性，不會產生混淆，同時又能使這些款目有關的名詞產生關聯性，讓使用 任何一個名詞查尋，皆可獲得完整的資料。(註6)綜觀國內檔案典藏單位，

進行權威檔建置所面臨的問題包括以下問題：

一、檔案描述及後設資料庫的標準尚未建立

圖書典藏單位已發展成熟的著錄規則，編目描述系統或採用 USMARC 或採用 C-MARC，並依此而建立「中國機讀權威記錄格式」，作為國內各圖 書館、資料單位及國際間機讀式權威記錄之交換。圖書從著錄到系統各單位 有共同的標準可依循，很容易建立交換的機制。反觀國內檔案典藏單位，多 停留在檔案的資訊描述（即目錄的編製），唯少數進行數位典藏計畫的檔案 單位開使進行描述檔案的資訊，也就是後設資料庫的建置，但由於檔案描述 規範尚未建立，各單位對檔案的描述項目不一，欄位定義不明，所尋的標準 也還未統一，而權威控制是針對檔案描述的資訊進行詞彙控制。因此，檔案 界必先建立檔案的描述規則，進而發展可與國際接軌的後設資料，才能進一 步發展權威記錄著錄標準。

二、權威款目的選擇

權威檔在描述系統中，是藉由系統連結與指引功能、辦識匿名作者及追 蹤名稱的各種更替情形，並能將相關主題、作者聚集一處，維護資料庫中檢 索項詞彙型式的一致性，以提高準確的檢索率，因此進行權威控制的第一步 就是選擇權威款目以作為檢索點。

圖書的權威款目多半為作者及書目標題。檔案不同於圖書的單一性，不 同性質檔案有不同特殊性，在描述上就有不同的需求，針對不同資訊描述內 容，所選擇的控制詞彙就不同，檔案中所選擇的控制詞彙意味著該詞彙在檔 案中的重要性。例如，史語所的明清內閣大庫檔案，提奏人在事件中是主要 的關係人之一，是檔案的一個重要資訊項，因此提奏人在檔案中就成為重要 的描述項，在檔案資訊中為重要的檢索點。因此，就明清內閣檔案而言會以 提奏人作為權威控制項，進而建置其權威檔。近史所外交檔案以外交部的來 文、受文機關及人名作檢索點。文件產生者在檔案中代表的意義為事件的承 辦人或主要關係人，常為檔案的檢索點。但除了文件產生者外，檔案中其他 資訊項也可以作為重要的檢索點，以二二八事件的檔案為例，一般利用二二 八檔案者除了研究事件的原委過程外，其所記載關於通緝名單或逮捕名單，

常為研究者或家屬們關注的焦點，而這些事作相關人名多只出現在檔案內文 中，在進行檔案描述時，必須將這些人名列在某一個描述欄位中，進而才能 成為有效的檢索點。換言之除了文件的產生者外，其他的描述資訊也可能成 為查尋檔案重要的檢索點，因此選擇檔案那一描述欄進行權威款目，必須先 分析檔案的特性及使用者的需求。

三、權威檔欄位訂定的標準化

款目選擇後，對於款目的欄位的訂定因功能需求及典藏領域或典藏品的 差異而有不同。ISAAR(CPF)列有相關權威款目的基本欄位，其中名稱欄為 權威款目的別名參照，此欄為最基礎的權威控制資訊，目前近史所進行的外 交檔案即對文件的收發文欄作權威控制。而史語所的「明清檔案人名權威檔」

是以明清檔原件中所記載之人名為主要著錄來源，除了目前史語所、故宮所 典藏之明清檔案，日後則擴及明清檔案關範。該資料庫所列欄位除了 ISAAR(CPF)列有的基本欄位外，另列有傳略(引文、出處)、學歷(年號、學 歷、備註)、專長、著述(作品、版本)等欄位。以下以曾國藩為例：

姓名: (清) 曾國藩 中曆

生卒: 嘉慶 16 年-同治 11 年 西曆

生卒:

1811-1872 ; 曾國藩; 曾伯涵 ; 曾滌生; 曾子城; 曾文正; 求闕齋 ; 養德 養身綿綿穆穆之室

異名: 異名 出處

(字) 伯涵 清史館傳稿 ,6856 號 ([字]) 滌生 清史館傳稿 ,7942 號

(初名) 子城 清史館傳稿 ,7942 號 (諡) 文正 清史館傳稿 ,661 號

(室名) 求闕齋 清人室名別稱字號索引(下) ,1475 (室名) 養德養身綿綿穆穆之室 清人室名別稱字號索引(下) ,1475

籍貫: 湖南-湘鄉

傳略: 引文 出處

曾國藩曾國藩湖南 … 清史列傳 ,45 卷 ,11-24 黎庶昌曾太傅毅勇侯別傳公諱國藩， … 廣清碑傳集 ,12

卷 ,809-817 李鴻章 光祿大夫贈太傅武英殿大學士兩江總

督一等毅勇侯曾文正公神道碑聖清受命二 …

續碑傳集 ,1 冊 5 卷 ,276-282 燾撰郭嵩劉蓉製銘太傅武英殿學士兩江總督一

等毅勇侯曾文正公墓誌銘同治十有一 …

續碑傳集 ,1 冊 5 卷 ,282-287 朱孔彰曾文正公別傳曾公國藩字 … 續碑傳集 ,1 冊 5

卷 ,287-309

曾國藩列傳曾國藩列傳曾國藩湖南 … 清史館傳稿 ,661 號 曾國藩列傳曾國藩列傳曾國藩湖南 … 清史館傳稿 ,1510 號 王樹　輯曾國藩子紀澤曾國藩子紀澤列傳曾

國藩字伯 … 清史館傳稿 ,6856 號 馬其昶擬曾國藩子紀澤曾國藩列傳曾國藩初

名…  清史館傳稿 ,7942 號

[內容：同 清史館傳稿 6856 號 ] 清史館傳稿 ,6894 號 學歷: 道光 14 年舉人 ; 道光 18 年進士

職銜: 職銜 任期 出處

庶吉士 道光 18 年-道光？年 清史館傳稿 ,661 號 檢討 道光 20 年-道光 23 年 清史館傳稿 ,661 號 四川鄉試正考官 道光 23 年 清史館傳稿 ,661 號

文淵閣校理 道光 23 年-[道光 24 年] 清史館傳稿 ,661 號 侍讀 道光 24 年-道光 25 年 清史館傳稿 ,661 號 會試同考官 道光 25 年 清史館傳稿 ,661 號 右庶子 道光 25 年 清史館傳稿 ,661 號 左庶子 道光 25 年 清史館傳稿 ,661 號 侍講學士 道光 25 年-？ 清史館傳稿 ,661 號 日講起居注官 道光 25 年-？ 清史館傳稿 ,661 號 文淵閣直閣事 道光 26 年-[道光 27 年] 清史館傳稿 ,661 號 內閣學士 道光 27 年-？ 清史館傳稿 ,661 號 禮部侍郎銜(內閣學

士兼) 道光 27 年-？ 清史館傳稿 ,661 號 稽察中書科事務 道光 28 年-道光 29 年 清史館傳稿 ,661 號 禮部右侍郎 道光 29 年-咸豐 2 年 清史館傳稿 ,661 號 兵部左侍郎(署) 道光 29 年-道光 30 年 清史館傳稿 ,661 號 工部左侍郎(署) 道光 30 年-咸豐 1 年 清史館傳稿 ,661 號 刑部右侍郎(署) 咸豐 1 年-咸豐 2 年 清史館傳稿 ,661 號 順天武鄉試正考官 咸豐 1 年 清史館傳稿 ,661 號 吏部左侍郎(署) 咸豐 2 年-？ 清史館傳稿 ,661 號 江西鄉試正考官 咸豐 2 年 清史館傳稿 ,661 號 湖北巡撫(署) 咸豐 4 年 清史館傳稿 ,661 號 兵部侍郎銜 咸豐 4 年 清史館傳稿 ,661 號 兵部右侍郎 咸豐 5 年-咸豐 7 年 清史館傳稿 ,661 號 兵部尚書銜 咸豐 10 年-？ 清史館傳稿 ,661 號 兩江總督(兵部尚書

銜署理) 咸豐 10 年-？ 清史館傳稿 ,661 號

兩江總督

咸豐 10 年；同治 1 年-同 治 4 年；同治 5 年-同治 7 年；同治 9 年-同治 11 年

清史館傳稿 ,661 號

欽差大臣 咸豐 10 年-？ 清史館傳稿 ,661 號

太子少保 咸豐 11 年-？ 清史館傳稿 ,661 號 協辦大學士 同治 1 年-同治 6 年 清史館傳稿 ,661 號 太子太保 同治 3 年-同治？年 清史館傳稿 ,661 號 一等毅勇侯 同治 3 年-同治？年 清史館傳稿 ,661 號 大學士 同治 6 年-同治 11 年 清史館傳稿 ,661 號 體仁閣大學士 同治 6 年-同治？年 清史館傳稿 ,661 號 雲騎尉世職 同治 6 年-同治？年 清史館傳稿 ,661 號 武英殿大學士 同治 7 年-同治 11 年 清史館傳稿 ,661 號

直隸總督管巡撫事 同治 7 年-同治 9 年

中央研究院歷史語言研究 所內閣大庫檔案 ,058674 號

辦理通商事務大臣 (辦理南洋通商事務 大臣)

同治 9 年-同治 11 年 清史館傳稿 ,661 號

太傅(追贈) 同治 11 年- 清史館傳稿 ,661 號 著述: 讀儀禮錄 1 卷; 曾文正奏稿 32 卷; 求闕齋讀書錄 4 卷; [日記類鈔 2

卷][日記 10 卷][求闕齋日記類鈔 2 卷] ; [曾文正公文集 4 卷][文集 4 卷][文集 3 卷] ; [曾文正公詩集 3 卷][詩 2 卷] ; [經史百家雜鈔 20 卷/曾國 藩編][經史百家雜鈔 26 卷] ; [經史百家簡編 2 卷/曾國藩編][簡編 2 卷] ; 鳴原堂論文 2 卷/曾國藩編 ; [十八家詩鈔 20 卷/曾國藩編][十八家詩鈔 28 卷/曾國藩，王定安同編] ; 湘軍水陸戰紀 16 卷 ; 勸誡淺語 1 卷 ; 長江圖說 12 卷 ; [曾文正公書札 33 卷][書札 32 卷][書札 33 卷] ; [曾文正公批牘 6 卷][批牘 6 卷] ; [曾文正公雜著 4 卷][雜著 2 卷] ; 三十家詩鈔 6 卷 ; 奏議 32 卷

隸屬: 曾玉屏 (祖父); 曾麟書 (父); 曾國菳 (弟); 曾貞幹 (弟); 曾紀澤 (子) ; 曾紀鴻 (子) ; 曾廣鈞 (孫) ; 曾廣鎔 (孫) ; 曾廣銓 (孫)

資料來源：史語所大鐸系統http://140.109.138.5/ttsweb/sncmin.htm

此人名權威檔的著錄架構可分為權威控制領域，著錄權威款目並提供與 其他款目的連結；另一為資領域，著錄有關於權威款目中定義的個人相關資 訊。(註7)

另以淡新檔案為例，淡新檔案內容為清代臺灣淡水廳、台北府與新竹縣 之行政、司法、經濟、社會、農務等資料。淡新檔案既是官署檔案，內容涉 及到官員與行政機關、一般民眾的陳情等。台大數位博物館對淡新檔案所設 計的索引典詞彙類別包括人名、官名、官府名、文書格式。（註8）以人名為 例，所擇人名除具有官銜者亦包括檔案中之業主、佃戶、稅差等市井小民。

淡新檔案的人名著錄格式容後再議（見本節第七部分），若以明清人名資料 庫的模式來套用淡新檔案，對一般市井百姓作完整的履歷敘述是無助於使用 者的研究利用，使用者所關注的是這些人在各個案件中的角色，若能描述出 這些人物在檔案事件中的人、事關係，反有利於使用者對檔案的利用，因此 淡新檔案不僅文件的產生者作人名檢索點，更對每一個案件中的人名作字詞 間的等同關係、階層關係與聯想關係的描述。

淡新檔案的人名著錄格式容後再議（見本節第七部分），若以明清人名資料 庫的模式來套用淡新檔案，對一般市井百姓作完整的履歷敘述是無助於使用 者的研究利用，使用者所關注的是這些人在各個案件中的角色，若能描述出 這些人物在檔案事件中的人、事關係，反有利於使用者對檔案的利用，因此 淡新檔案不僅文件的產生者作人名檢索點，更對每一個案件中的人名作字詞 間的等同關係、階層關係與聯想關係的描述。