行政院國家科學委員會專題研究計畫成果報告
中文檔案名稱權威檔建立之研究：
以中研院近史所檔案館為例
The Establishment of Chinese Archive Name
Authority File: Archives of Modern History, Academia
Sinica As An Example
計畫編號：NSC 90-2413-H-004-008
執行期間：90 年 8 月 1 日至 91 年 7 月 31 日
個別型計畫：計畫主持人：薛理桂
計畫助理：莊樹華、劉佳琳
處理方式：可立即對外提供參考
執行單位：國立政治大學圖書資訊學研究所
日 期：中華民國 91 年 8 月 31 日
摘 要
本計畫係針對我國檔案館(單位)建立名稱權威檔之研究。名稱權威檔包括：人名、 團體名稱、地名等，是檔案描述主要的依據，也是檔案使用者據以查檢檔案的工具。 我國目前檔案館(單位)對於檔案名稱權威檔之建立正在發展中，但尚未有標準格式可 供採用。對於檔案人員而言，缺乏此項工具，將無法有效掌握檔案名稱之著錄，且不 同的檔案人員在描述檔案名稱時，勢必造成紛歧的情況。本計畫首先調查我國各主要 檔案館(單位)在名稱權威檔使用之情況。其次，透過文獻分析，了解國外檔案界對於 名稱權威檔發展之現況，並分析國際檔案名稱權威檔之架構，以做為建立我國檔案名 稱權威檔之依據。最後，透過實作，以戰後臺灣經濟發展相關人物與機關為例,發展一 套檔案權威檔格式。 關鍵詞：檔案 名稱權威檔 臺灣Abstract
This study is mainly to establish a name authority file for the archival repositories in Taiwan. The name authority files includes：persons, corporate bodies, and families, that are the foundation of the archival description, and as well as a tool for the user to retrieve archives. There are still lacks of the name authority files format in Taiwan. For the archivists, it is difficult to control different names without name authority files. This study investigates the current status of the name authority files used in Taiwan's archival repositories. In order to realize the current developments of the name authority files used in foreign countries, a literature survey has been carried. In addition, the international standard of the name authority file, i.e. ISAAR(CPF), has analyzed. Finally, the implementation of the name authority files in Chinese archives, the related figures and institutions of the post-war Taiwan economic development as example. A set of Chinese name authority files format has been created in this study.
中文檔案名稱權威檔建立之研究：
以中研院近史所檔案館為例
目 次
圖表目次 ……….……….. iii 第一章 緒論 ……….……… 第一節 問題陳述 ………... 第二節 研究目的 ………... 第三節 研究方法 ………... 第四節 實施步驟 ………... 第五節 研究限制 ………... 第六節 研究貢獻 ………... 1 1 2 2 3 3 4 第二章 文獻探討 ………. 第一節 權威控制與權威檔 ………... 第二節 美國地區檔案界使用的名稱權威檔發展現況 ………... 第三節 國際檔案權威檔供團體、個人與家族之標準 ………. 5 5 10 12 第三章 臺灣地區檔案名稱權威檔建置之現況分析 ………. 第一節 國內圖書與檔案權威檔建置現況 ………... 第二節 各單位權威檔著錄欄位分析 ………... 第三節 檔案典藏單位權威檔建置所面臨的問題 ………... 27 27 31 35 第四章 檔案權威檔之實作─以戰後臺灣經濟發展相關人物及機關為例 ………. 第一節 檔案描述中的行政歷史註與傳記歷史註 ………... 第二節 傳記歷史註與人名權威檔 ………... 第三節 行政歷史註與團體權威檔 ………... 第四節 人名權威檔與團體權威檔之關聯及著錄規範 ………... 45 45 50 63 67 第五章 結論與建議 ………. 第一節 結論 ………... 第二節 建議 ………... 80 80 81 參考書目 ………... 83圖 表 目 次
圖 1.1：本計畫之甘特圖 ………. 圖 4.1：中國近代經濟機構變遷圖 ……… 圖 4.2：大陸時期經濟部全宗機關組織架構 ……… 圖 4.3：檔案描述與檔案權威檔架構圖 ……… 圖 4.4：人名/機關/團體權威檔關聯圖 ………. 圖 4.5：人名檔、機關檔與人名/機關/職銜檔之關聯圖 ……….. 3 46 48 67 68 69 表 2.1：團體、個人或家族權威記錄表 ………. 表 3.1：國內人名權威檔與 ISAAR（CPF）人名權威檔之比較表………. 表 3.2：中研院史語所的人名權威檔 ……….. 表 3.3：中研院近史所外交檔權威記錄 ……… 表 4.1：李國鼎先生人名權威記錄 ……… 表 4.2：人名/機關/職銜檔 著錄款目表單 ………. 表 4.3：尹仲容先生人名權威記錄 ……… 表 4.4：行政院經濟安定委員會團體權威記錄 ……… 表 4.5：行政院美援運用委員會機關團體權威記錄 ……… 表 4.6：人名權威檔需求欄位表 ……… 表 4.7：機關權威檔需求欄位表 ……… 表 4.8：人名/機關/職銜檔需求欄位表 ………. 21 31 34 41 52 57 58 60 63 70 71 71第一章 緒論
第一節 問題陳述
檔案資料庫的建立攸關一所檔案館資料的檢索方便與否，而資料庫的建立需基於 各種標準。檔案館資料庫建立過程中，常會遇到各種不同的名稱，諸如：人名、民機 關名稱、地名等。這些名稱中即使同一個人名，由於有字、號、匿名等不同的名稱， 導致建檔時不同的檔案管理人員會使用不同的名稱。如此一來，使用者在查檢資料庫 時將無法查檢到所需的檔案。其他的名稱，如：機關名稱或地名也有相同的情況。因 而，檔案名稱權威檔的建立是檔案界重要的基礎建設之一。 檔案名稱權威檔包括：人名、團體名稱、地名等，是檔案描述主要的依據，也是 檔案使用者據以查檢檔案的工具。國外先進國家的檔案界大都已建立該國的檔案名稱 權威檔，做為該國各檔案館建立檔案名稱的依據。有了檔案名稱權威檔，各檔案館可 據以建立各館的檔案名稱權威檔，且便於不同的檔案館之間進行檔案名稱之交流，可 避免重複建檔所耗費之人力。 我國目前檔案館(單位)對於檔案名稱權威檔之建立尚在發展中。由於尚未有完整 的檔案權威檔，導致檔案管理人員將無法有效掌握檔案名稱之著錄，且不同的檔案人 員在描述檔案名稱時，勢必造成名稱著錄紛歧的情況。 本計畫針對國內缺乏中文檔案名稱權威檔標準之現況，將進行研究國外檔案館已 發展檔案名稱權威檔之現況與標準，據以建立適用於我國的中文檔案名稱權威檔。本 計畫將以中研院近史所檔案館為發展檔案名稱權威檔之主要對象。如能發展適用於該 館的檔案名稱權威檔，將可進一步推展於國內其他檔案館(單位)。第二節 研究目的
本研究計畫之目的為： 一、探討國外檔案界建立檔案名稱權威檔之現況。 二、了解國際檔案學會發展檔案名稱權威檔標準之規格。 三、探討我國檔案館(單位)建立檔案名稱權威檔之現況。 四、規劃與建立適用於我國的中文檔案名稱權威檔。第三節 研究方法
本研究採用之方法如下： 一、文獻分析 首先將透過相關的資料庫查檢，如：LISA、Library Literature 等資料庫，查檢國 外有關檔案權威檔的相關文獻。蒐集與影印相關文獻後，進行資料分析，以了解國外 檔案權威檔建立的現況。 二、訪談 為了解國內檔案館(單位)使用檔案名稱權威檔之現況，將針對國內較具規模的檔 案館(單位)進行訪談。 三、建立中文檔案名稱權威檔架構 基於國際檔案學會所制訂的檔案名稱權威檔架構─ISAAR(CPF)，建立適用於中 文檔案的名稱權威檔架構。 四、實際建檔 以中央研究院近代史研究所檔案館所典藏的檔案為例，並基於已建立的中文檔案 名稱權威檔架構，實際進行中文檔案名稱權威檔建檔工作。第四節 實施步驟
本計畫進行之步驟與執行進度，見圖 1.1： (90 年 8 月 1 日─91 年 7 月 31 日) 工作項目 第 1 月 第 2 月 第 3 月 第 4 月 第 5 月 第 6 月 第 7 月 第 8 月 第 9 月 第 10 月 第 11 月 第 12 月 1. 資料庫查檢 2. 資料整理與分析 3. 訪談檔案館 4. ISSAR(CPF)分析 5. 建 立 中 文 檔 案 名 稱權威檔架構 6. 開始建檔 7. 報告撰寫 17% 25% 33% 42% 83% 100% 圖 1.1：本計畫之甘特圖第五節 研究限制
本研究係以中研院近史所檔案館為例，由於各檔案館的館藏性質不同，因而本研 究在研究對象方面有其限制。在研究時間方面，由於只有一年的時間，需要研究國際 檔案權威標準，加上需針對國內中文檔案的特性，研訂適用於中文檔案的權威檔格 式，因而在研究的時間方面有其限制。第六節 研究貢獻
本計畫可達成之研究貢獻為： 一、實際了解國際檔案名稱權威檔之標準。 二、制訂適用於我國的中文檔案名稱權威檔架構。 三、完成中文檔案名稱權威檔建檔工作─以中研院近史所為例。 四、可供國內其他檔案館建立檔案名稱權威檔之依據。第二章 文獻探討
第一節 權威控制與權威檔
一、權威控制的意義 權威控制是描述記錄控制必要的工作，決定了紀錄檔中名稱、標題、 參照款目及其他權威款目之間關係的過程。在描述系統中，用以維護標目 之一致性；在線上描述系統中，藉由系統連結與指引功能，辨識匿名作者 及追蹤名稱的各種更替情形；並能將相關主題、作品聚集一處，保持目錄 中標目的一致性與一貫性；維護資料庫中檢索項詞彙型式一致性，進一步 將資料庫中的名稱、作品與主題間之關係標示出來，其目的在促使描述記 錄與權威記錄連結在一起，以輔助使用者檢索到所需的資料。 權威控制的目標主要有二：一是決定目錄中檢索點之形式，建立一致 的人名、劃一題名、叢書名、標題等標目，以維護目錄的品質。另一個目 標則是在提供參照關係，由相關款目參照確立款目。（註1）權威控制是藉 由標目的一致性，以及建立參照關係將不用與相關的標目連結起來。獨特 性、標準化及聯結性是權威控制的特性。綜合中外學人對權威控制的看 法，權威控制主要是在對每一個檢索款目，包括：個人名稱及團體名稱、 劃一題名、標題等進行一致性及建立參照的工作，使得目錄上所有的檢索 點皆具有獨特性，不會產生混淆，同時又能使得這些款目有關的名詞，產 生關聯性，讓使用者由任何一個名詞查詢，皆可獲得完整的資料。（註2） 二、權威控制的功能 在描述標準中權威控制包括了資料內容標準及資料價值標準兩項功 能；在資料內容標準中權威控制是提供資訊輸入的原則，而在資料的價值 標準中權威控制則是在特定的要素中，提供可接受的片語、字母、數字、 代碼或其他特定的資訊以指出特定的實體，目的是在於增加資料完整性以 及促進查檢的精確性。（註3）權威控制的功能可歸納如下：（註4、5） (一)查詢的功能 幫助使用者了解館藏所收錄的資料及可獲取的途徑。為了使目錄可以用簡短的詞彙進行查詢。而藉由權威控制所建立的檢索款目，提供使用者 比對的來源，以此進一步獲得原始的資料。 (二)聚集的功能 聚集的功能強調的是款目的參照結構，由已知的產生者、標題或主題 來展示館藏。權威控制對所建立的款目，不僅只為單一詞彙，更建立了一 關係結構，讓使用者可藉由關係結構中的任一詞彙，獲得相同、相關、相 似、縮限與擴展的所有原始資料。此一聚集的功能是提供使用者檢索時智 慧性的選擇。 (三)連結的功能 權威控制所建立的權威記錄並非完全獨立而存在，其與描述記錄之間 是相互依存的。描述記錄中所完全沒有包含的資訊，權威記錄也不需包 含，因為使用者是不可能查詢得到沒有包含的資訊。反之，當描述記錄中 所包含的資訊，可藉由權威控制進行關係及實體名稱界定的分析，當由同 一產生者所提供的多種實體，在描述記錄中會有多筆記錄，但在權威記錄 中只會有一筆產生者的記錄，包含多個產生者相關的款目，藉由此權威記 錄，連結了所有此產生者所提供的實體資訊。 三、權威控制程序與內容 (一)權威控制程序 權威控制之程序，依據圖書館學與資訊科學大辭典，可歸納為五個步 驟：（註6） 1. 建立權威記錄。 2. 匯集權威記錄組成權威檔。 3. 連結權威檔與描述記錄檔，組成權威系統，或由描述記錄檔中建立 權威檔，並加以修正連結成為權威系統。 4. 權威檔與權威系統之修訂與維護。 5. 權威檔與權威系統之評估。
(二)權威控制內容 檔案館中最常使用的檢索詞彙類型包括產生者、標題（全宗名、系列 名、案名）及主題。為了有效發揮資訊檢索的效益，名稱權威款目與主題 權威款目應有完整性、精確性與一致性的標準。 因此權威控制的內容應該包含：（註7） 1. 名稱權威款目：個人、團體、標題、地名、主題等等。 2. 各權威款目之元素。 3. 元素填入資訊之規則。 4. 與描述記錄間之連結。 5. 呈現與使用對映方式。 四、權威控制之必要性 在檔案描述資訊中，權威控制提供了一致性的詞彙選擇，以系統的控 制來彌補人工所可能造成的差異。在資訊檢索系統中，無論是布林邏輯、 切截、全文或其他線上檢索功能都難以取代權威控制系統所提供的連結與 指引功能。 檔案編排與描述所強調需遵循的來源原則與原始順序原則，使得著錄 的詞彙在時間與空間差異下更顯其異稱之重要意義，例如：團體名稱（或 組織名稱）的變化。因此權威控制在檔案資訊檢索中將扮演極為重要的角 色。不僅用於建立與維護檔案目錄資料庫，更促進檔案資訊檢索品質的提 升。 檔案權威控制的內容必須包含三個層面： (一)權威控制中各類名稱的選擇：人名、地名、家族、團體、主題。 (二)權威款目的著錄規則：可參考 ISAAR（CPF）。 (三)權威款目的編碼：可參考 MARC21。
此外，檔案在主款目的選擇上，不同的單位間對相同名稱辭彙的主款 目有不同的選擇方式，因此在檔案的描述中，通常以著錄來源之名稱詞彙 為主款目，再依時間原則或正式名稱原則進行主款目的選擇。人名款目可 依據上述之原則歸納主款目，但地名若時間之立基點不同，則實際所代表 的地理區域極有可能產生差異。 因此，檔案在建立權威檔的工作方面，必須兼顧資料的來源、功能、 檔案產生的時間、資料的形式與主題檢索的可能性等。另外，檔案人員不 能以其對於檔案類型的認知作為標準，否則各檔案館之間的差異性無法達 成建立權威檔的美意。檔案的權威格式除了以檔案系列為主題內容分析 外，也可以作為檔案系列標準化的參考與依據，並且是檔案管理者鑑定檔 案決策的方針。 1979 年荷蘭檔案專業學會即擔任起荷蘭所有檔案館聯合索引的出版 工作，內容集合了檔案系列或手稿的名稱、簡短的描述、日期、尺寸及其 檢索工具，提供全國檔案館藏檢索的途徑。檔案館雖然對於檔案有簡短的 敘述性文字，但對於檔案的內容及其潛在的價值並不多加臆測，目的在提 供詳實及公正的資料給使用者。（註8） 檔案是特殊的典藏資料，不同的檔案間存在著極大差異的特性，檔案 的編排與描述必須遵循來源原則、原始順序原則以及多元層次的架構，因 此檔案的權威檔系統如能取得一致的規格，結合不同的典藏單位合作建置 權威資料庫，製作相同的權威系統規格，發展國內通用的標準，建立欄位 的架構及資訊著錄規則，方可進行資料庫的整合，發展檔案的權威控制技 術與智慧型資訊檢索技術。 五、權威檔之特性 權威檔主要的功用是將不同的形式的詞目透過權威檔的控制，提供標 準化的詞彙。透過權威檔可協助檢索到類似的查詢有相同的結果。檔案權 威檔的標目包括正確形式的當地名稱（local names）、地名（places）、事件 名稱（events）、組織（organizations）等名稱。（註9）
檔案的描述過程中十分重視檔案的來源（provenance），亦即檔案的出 處，此為所謂的「來源原則」（principle of provenance）。由此原則延伸出 「尊重全宗原則」（respect des fonds）。尊重全宗原則強調同屬一個檔案產 生者（records creators） 所產生的檔案應放置於一處，不可與其他產生者
的檔案混淆在一起。由此可知，檔案的產生者對於檔案的描述居於重要的 地位。檔案的產生者可分為：個人、家族、團體機構、政府機關等。無論 是個人、家族、團體機構或政府機關，都有不同形式的名稱，必須予以控 制，否則不同的檔案描述人員採用不同的名稱，將造成使用者查檢時的困 擾。此外，檔案的本文（context）所含的名稱也需予以控制，包括上述的 地名、事件名稱等。 除了以上的來源原則、尊重全宗原則之外，檔案描述過程中也重視檔 案的原始順序（original order）與控制層次（control levels）。原始順序強調 檔案的描述必須遵守原有檔案處理的順序，不可以人為的方式予以破壞。 控制層次是屬於檔案描述較特殊之處，有別於圖書資料的整理方式。如前 述，檔案整理以全宗為主，在全宗之下可以區分為若干個副全宗。在副全 宗之下又可以依檔案的主題性質細分為若干個系列（series）。系列之下再 細分為案卷（file folders）。最後，在案卷之下分為最小單位的件（items）。 在美國地區，以系列為檔案描述的基本單元。歐洲地區則以全宗為基本的 處理單元。檔案的原始順序在檔案的建檔過程較無關連，主要用於編排過 程時參考的依據。檔案的控制層次與檔案的描述有密切關係，由於採用何 者為檔案描述的基本單元將涉及檔案權威檔的標目選擇時的主要依據。 區域性的檔案權威檔建立，必須確保在不同的檔案館都採用相同的標 目建檔。如果同一地區的檔案館都採用一致性的權威檔標目建檔，則同屬 一個地區的檔案館將可以分享彼此已建檔的檔案權威檔標目。如果將區域 性的範圍予以擴大，將形成全國性的檔案權威檔，可供全國檔案界在建檔 時分享已建檔的權威檔標目，而使用者也可以完整的查檢到所需的檔案資 訊。
第二節 美國地區檔案界使用的名稱權威檔發展現況
美國地區檔案界使用權威檔已有將近百年的歷史，但大部分的檔案館 都係近年來才採用名稱權威檔。自從自動化的資訊檢索系統引進檔案界 後，對於詞彙控制（vocabulary control）的需求愈來愈高，尤其在 1980 年 代對於權威控制的發展與變革達到高峰。在此時期，有關主題與索引詞目 的權威檔已有 19 種。到了 1990 年，美國地區以 USMARC 為主的權威主 題與索引詞目已高達 47 種，可知成長非常快速。（註10）美國地區使用的 權威檔與檔案有關的主要有三種，分述如下： 一、美國國會圖書館所採用的權威檔 美國國會圖書館（LC） 已建立其本身的「名稱權威檔」（Name Authority File，簡稱 LCNA） 與「國會圖書館主題標目」（Library of Congress Subject Headings，簡稱 LCSH）。目前美國圖書館界主要採用「名稱權威檔」作為名稱權威的依據，以及「國會圖館主題標目」作為主題的權威依據。（註11）
二、藝術與建築索引典（AAT）
除了美國國會圖書館所採用的權威檔之外，另有一份權威檔對檔案界 產生很大的影響，亦即：「藝術與建築索引典」（Art and Architecture Thesaurus，簡稱 AAT）。由於該索引典係由美國檔案界主動參與擬訂與彙 編。AAT 開始於 1979 年，彙集許多檔案的專業詞彙，使得該索引典形成 大量的層次結構，可供檔案界採用。目前 AAT 最新的版本是 1994 年的版 本，可經由 RLIN 取得線上版本。該索引典包括大約 40,000 個詞目，可 提供深度與廣度的控制詞彙，所涵蓋的領域很廣泛，包括：音樂、法律、 文學、宗教、東方藝術等範疇，與人名、機構名、地名等不同形式的名稱， 以及可以記錄影像的詞目。（註12） 三、檔案與手稿控制的形式詞目（FTAMC） 在傳統上，檔案人員很依賴資料的形式（form of material） 用於檔案 的編排與描述。「系列」（series） 即是最常依據檔案的資料形式所形成的 檔案控制層次。例如：信件（correspondence）、日記（diaries）、分類帳 （ledgers）、個案檔（case files）等都是常用於檔案檢索的詞目。在美國檔
案界第一份被普遍採用的「檔案與手稿控制的形式詞目」（Form Terms for Archival and Manuscript Control，簡稱 FTAMC）。該詞目係於 1985 年，由 康乃爾大學（Cornell University） 的 Thomas Hickerson 與 Elaine Engst 兩 位所擬訂，可供 RLIN 資料庫中的檔案與手稿資料描述使用。目前這份詞 目已併入「藝術與建築索引典」（AAT）。（註13）
四、國際檔案學會（ICA）的檔案權威檔（註14、15）
國際標準檔案名稱權威記錄（International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies，Persons and Families，簡稱 ISAAR（CPF））， 是由國際檔案學會（ICA）的描述標準特別委員會中之研究小組（The Ad Hoc Commission on Descriptive Standards）所發展的。此研究小組是在第三 次全員大會中所成立的。時間是 1993 年 1 月，地點在瑞典的斯德哥爾摩。
研究小組成員計有五位：Wendy Duff；Jan Dahlin；Christine Nougaret； Hugo Stibbe（計畫主持人）；Michael Cook。1993 年 11 月研究小組在英國 利物浦集會，討論有關檔案描述中檢索點的問題。在會中，一致認同對檢 索點的格式及內容進行控制是很重要的，因此決議在檔案資訊系統中發展 控制標準。小組預計以圖書館標題權威控制標準為藍本，但仍然有所不同。
在執行發展檔案權威記錄國際標準時，此研究小組研究了加拿大和美 國進行中的檔案權威記錄以及 IFLA 在 1970、80 年代所進行的國際權威記 錄工作，如「權威和參考紀錄指南」（Guidelines for authority and reference entries, 1984），並完成了一份草稿，於 1994 年海牙舉行的特別委員會（Ad Hoc Commission）全體大會中進行討論與修改。此份草稿普遍被公佈於國 際檔案界中。而現在所普遍使用的是於 1995 年 11 月巴黎全體大會中討論 修正過的版本，並於 1996 年發布「國際檔案權威檔供團體、個人與家族 之標準」（International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies，Persons and Families，簡稱 ISAAR（CPF））。此份標準由以下單 位共同支援完成：聯合國文教組織（Unesco）、加拿大國家檔案館、英國 利物浦大學、荷蘭檔案學校、紐西蘭及法國檔案界等單位。
第三節 國際檔案權威檔供團體、個人與家族之標準
「國際檔案權威檔供團體、個人與家族之標準」，簡稱 ISAAR（CPF））。 (一) ISAAR 介紹 1. 背景和目的敘述 (1) 從標準化活動以來，國際檔案界就認為，有效地呈現描述資訊的項 目是很重要的。在這些項目中最重要的就是那些混合了檔案產生前 後次序的項目。(2) 第一份國際檔案描述標準 ISAD（G）：General International Standard Archival Description 提供了包含前後次序的資訊在其檔案描述款 目中（例如全宗、系列、件）。ISAD（G）認為必須獨立地獲取及 維護這些前後次序資訊的可能性，並且在檔案描述文件中連結其它 有用的資訊項目。 (3) 有些原因告知了為何分開獲取和維護前後次序資訊是有用的。例如 可以連結這些資訊至檔案的描述中，而這些檔案是由同樣的產生者 所產生，卻由多個存藏所所典藏或由它們的產生者自行保管。這樣 的連結有益於歷史研究並可以改善文書管理實務。 (4) 當不同的檔案館有館藏來自同一個來源的檔案時，他們可以較容易 地分享或連結這個來源的前後次序資訊，只要這些資訊以標準化的 方式記載。這樣的標準是國際化、跨越國界，涉及了何時分享及連 結這些資訊。在過程中，各國過去和現在不同的文書保存特性造成 了國際標準化的動機，藉此來支持前後次序資訊的轉換。 (5) 為了達成檔案產生者描述的分享可支援那些對產生記錄的團體、個 人和家族的描述取得一致性、專屬性及自我分析。這些一致的標準 化資訊在檔案文件和圖書館資料的描述中可做為檢索點。確實，產 生者的名稱被視為檔案描述文件的主要檢索點。 (6) 在圖書館資訊系統中，檢索點的實體名稱是標準化描述的重點，稱 為權威記錄。權威記錄由權威款目（名稱的標準化描述，被當作檢 索點）所構成，包括其它資訊項目，用來描述實體或指出其它權威 款目。傳統權威記錄限於辨識詞彙用於說明某一款目，使實體描述 更為清楚的資訊，如此權威記錄可以形成權威檔。
(7) 檔案文件產生者的標準化描述可能被考慮做為權威記錄的一種，包 含權威款目（名稱）及其它的資訊項目，而這些資訊項目在描述某 些實體或指出其它權威權威款目。 (8) 針對檔案的標準化前後次序描述，如想要完整地呈現一個實體並增 加對檔案文件描述的了解，可能必須對「其它資訊項目」有較廣泛 的使用。而為註記這樣的區分，檔案標準化的前後次序描述最好被 稱為「檔案權威記錄」。 (9) 此標準的主要目的是要提供一個一般性的原則來建立檔案權威記 錄，而這些權威記錄是為了描述那些在檔案文件描述中稱為產生者 的團體、個人、家族的名稱。預期若此原則可以落實，則文書產生 者的名稱可以成為一標準化格式並完整地描述了產生者的屬性，而 這些屬性可以在前後產生的檔案文件中使用。 (10) 符合此標準的檔案權威記錄可提供名稱格式的控制，且使團體、個 人及家族名稱在檢索點中成為單一描述的主題。 (11) 標準位址只是支援檔案權威資訊轉換的狀況之一。標準化檢索點的 原則和習慣性可以由各國或每種語言發展規則。除此之外，成功的 檔案權威資訊轉換是依據存藏所間對適合的溝通轉換格式的發展 與採用。期望因為此標準，可以促進國際間資訊轉換適當格式的發 展或定義。 2. 如何使用本文件 （12）本標準包含許多資訊項目： a）控制描述記錄，檢索點的產生和使用。 b）在檔案描述系統中，用以描述一個團體、個人或家族，是為一 個單位。 （13）此標準決定了在檔案權威記錄中資訊的型態。由此原則和習慣， 資訊項目的內容用以建立權威款目（1.3）及聯合並列款目（1.4）、 非選用詞目（1.5）及相關權威款目（1.6）。 （14）檔案權威工作者對特定系統的需要將成為決定那些團體、個人、
被使用在權威記錄中，且無論這些項目是以敘述性或架構性格式 存在。
（15）此原則的組織對混合了項目的權威記錄反映了一個常用結構。在 此權威記錄結構分為三個領域：
1.權威控制項（Authority Control Area）
建立權威款目，並提供與其它款目間的連結。 2.資訊項（Information Area） 提供團體機構、個人、家族相關資訊。 3.註記項（Note Area） 註記權威記錄產生、維護之記錄。 （16）單位若只想控制檢索點的產生和使用，應該選擇領域 1 和領域 3 的項目。 （17）單位若只想記錄團體、個人和家族，則應該選擇項目 1.1 及領域 2 和領域 3 中的項目。 （18）單位若想控制檢索點的產生和使用並描述做為檢索點的團體、個 人、家族名稱，應該選擇共享三個領域的項目。 （19）若一個架構式格式被使用來呈現有關團體、個人和家族的資訊， 則不要重覆領域 2 但已在領域 1 中已有的資訊，除非那個資訊在 說明上是必須的。 （20）在最低限度中，權威款目及領域 3 必須被記錄。
（21）其它相關標準包含了：ISO5963 Documentation –Methods for examining documents, determining their subject, and selecting indexing terms；及 ISO2788 Documentation–Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri。
（22）引用在任何描述項目中已建立的資源時，則是依據 ISO690 Documentation 的最新版本：Bibliographic references Content, form and structure。
（二）ISAAR 內容 「國際檔案權威檔供團體、個人與家族之標準」分為四大部分及若干 細項： 0. 專用名詞解釋 檢索點（Access point）：名稱、關鍵字、索引詞等，可以被檢索、建 立一致性及查尋。 檔案描述（Archival Description）：描述單位正確呈現的產生，其組成 的部分是藉由獲取、整理、分析和組織資訊的過程而來，而這些 資訊適合去確認檔案資料和解釋前後次序及產生它的文書系統。 權威控制（Authority control）：標準詞語的控制，包含被使用為檢索 點的名稱（個人的、團體的或地埋的）。 權威資料（Authority data）：在權威記錄或權威檔中的資料。 權威款目（Authority entry）：由檔案單位負責建立的標準化檢索點。 權威檔（Authority file）：已組織的一群權威記錄。 權威記錄（Authority record）：權威款目結合其它的資訊項目，在款目 中用來描述被命名的實體並可能指出其它權威款目。 團體單位（Corporate body）：一個組織或一群人以特定的名稱、行為 或可能的行為來界定，成為一個實體單位。 產生者（Creator）：在活動行為中，產生、累積、維護和使用文件的 組織或個人 全宗（Fonds）：所有的文件，不論形式或媒體，由特定的人、家族或 團體在其活動和功能的過程中所產生和累積。 來源（Provenance）：在活動行為中，產生、累積、維護和使用文件的 組織或個人。
1. 權威控制項（Authority Control Area） 1.1 辨識碼（Identity Code） 目的：去確認單位在產生權威款目上的責任，並確認此紀錄的唯一性。 規則：紀錄國碼必須與最新版本的「ISO3166–國家名稱代碼」一致， 而產生檔案權威記錄的單位代碼則要與國家或國際的單位代 碼標準一致，依循單一權威款目標準表 1。 檔案權威款目的產生者是一個國際組織，提供組織性的標準表 取代國碼。 國碼舉例：
Alpha-2 code Alpha-3 code
AU AUS （Australia）
SE SWE （Sweden）
ES ESP （Spain）
FR FRA （France）
GB GBR （United Kingdom）
US USA （United State）
CA CAN （Canada）
MY MYS （Malaysia）
舉例
GB/NRA/1 （國碼 / 機構碼 / 辨識碼） 即 （英國 / National Register of Archives / 1）
1.2 檔案權威記錄類型（Type of Archival Authority Record） 目的：說明款目是針對團體、個人或家族。 規則：記錄權威記錄的類型，例如：（1）團體，「名稱：團體」；（2） 個人，「名稱：個人」；（3）家族，「名稱：家族」。 1.3 權威款目（Authority Entry） 目的：針對團體、個人或家族產生一個標準化的檢索點。 規則：記錄團體單位、個人或家族名稱的標準形式，必須與產生權威 記錄的單位所使用的國家或國際性習慣或規則一致。在 3.2 中 這些規則會詳細說明。 舉例一：團體機構 依據 AACR2R、APPM、RAD 制定，如下所示。 名稱附屬項目（Name subelements）：
團體機構名稱（Name of corporate body） 領土權威名稱（Name of territorial authority） 附屬機構名稱（Name of subordinate body） 辨識詞（Qualifiers）：
地理名稱（Geographic name） 日期（Date）
數量（Number）
團體類型、領土權威類型（Type of body, type of territorial autyority） 其他辨識詞（Other qualifier）
附註：團體機構可以應用在其他款目，如：州、州的部門、商業與機 構、會議、展覽等。
例： British Columbia. Royal Commission on Forest Resources （1955-1957） [RAD, AACR2] 省名 機構名 日期 （辨識詞） 舉例二： 個人（Persons） 名稱附屬項目（Name subelements）： 名字（Forename or given names） 家族、堂號（Patronymic）
姓氏（Family name, including prefixes and compounds） 綽號（Sobriquet）
時代名稱（Dynastic name） 其他名字（Other names） 附加名稱（Additions to name）：
貴族、爵位、尊稱等名稱（Title of nobility, honour, address, etc） 出生、死亡等日期（Dates of birth, death, etc）
其他（Other additions）
例：Nobel, Alfred, 1833-1896 [URS, Sweden] 姓 名 生卒年
舉例三：
家庭（Family）
依據英國國家檔案委員會 1996 年草擬的個人、地方與團體名稱，如下 列附屬項目：
名稱（Name） 家族（Epothet（=’family’）） 名稱或職業（Title or occupation） 區域名稱（Territorial description） 1.4 並列款目（Parallel Entry） 目的：在權威款目有其它語言或手寫格式產生時，去說明任何標準化 選擇性的檢索點。 規則：記錄並列款目必須與產生權威記錄的單位所使用國家或國際性 習慣或原則一致，包含任何必要的次級項目及原則或習慣需要 的限制詞。在 3.2 中這些原則會詳細說明。 1.5 非選用詞目（Non-preferred Terms） 目的：去連結那些未被選擇為權威款目的團體、個人或家族名稱或名 稱格式，可做為「見」（see）。 規則：記錄被決定為非常用詞的名稱或名稱格式時，應與產生權威記 錄的單位所使用的國家或國際性習慣或原則一致。在 3.2 中這 些原則會詳細說明。 例： 非選用詞目 參照 權威款目
Three Mile Island Commission 三哩島委員會
see 見
President’s Commission on the Accident at Three Mile Island 三哩島附總統委員會
1.6 相關權威款目（Related Authority Entry） 目的：連結這個權威記錄到其它的權威記錄，可做為「參見」（see also）。 規則：記錄每一個相關權威記錄的權威款目時，要依據產生權威記錄 的單位所使用的國家或國際性相關權威記錄規則。在 3.2 中這 些原則會詳細說明。 例： 第一個款目 參照 第二個款目
Canada. Dept. of Citizenship and Immigration [RAD, AACR2]
see also 參見
Canada. Dept. of Manpower and Immigration [RAD, AACR2]
2. 資訊項（Information Area） 目的：描述團體、個人或家族在權威款目中的名稱 。 規則：記錄相關的資訊，在下列的項目中詳細說明，依據產生權威記 錄的單位所使用的國家或國際性習慣或原則。而這些習慣或原 則可以說明最少需求的項目及它們可能如何被架構。 選擇性的，在敘述性格式中提供資訊。 註記： –在檔案人員的註記（見 3.1）中說明資訊的來源。 –避免重覆，任何建立在依據 ISAD（G）的檔案描述下的相關資訊， 或分開儲存於檔案中或系統中記錄的前後次序，可以針對此目的直 接使用。 –在不同領域的項目中不要重覆資訊內容，除非必要。 表 2.1 列出資訊領域中的項目，有關團體、個人或家族的權威記錄：
表 2.1：團體、個人或家族權威記錄表 2.1 團體名稱（corporate Body） 2.2 個人（Person） 2.3 家族（Family） 2.1.1 法定編號 2.2.1 （未使用） 2.3.1 （未使用） 2.1.2 名稱 2.2.2 名稱 2.3.2 名稱 2.1.3 發生日期和地點 2.2.3 發生日期和地點 2.3.3 發生日期和地點 2.1.4 處理業務地點 2.2.4 地點或居住地 2.3.4 地點或地理區域 2.1.5 法律地位 2.2.5 國籍 2.3.5 國籍 2.1.6 法令、功能與業務 2.2.6 職業領域 2.3.6 職業，活動區域 2.1.7 行政架構 2.2.7 （未使用） 2.3.7 家譜、譜系 2.18 關係 2.2.8 關係 2.3.8 與其它家族、個 人或團體的關係 2.1.9 其它重要資訊 2.2.9 其它重要資訊 2.3.9 其它重要資訊 2.1 團體名稱（Corporate Bodies） 2.1.1 法定編號（Legal numbers） 任何法定的編號，適合確認在國家中的團體。而此法定編號是由公 共權威單位所分配的（如：公司登記號），使用的號碼有一定的限制 性。 例：00121
（UK company registration number for the UK entry: British India
2.1.2 名稱（Names）
團體為人所知的名稱，除了被使用在權威款目中。 a. 相同名稱的其它格式
b. 其它名稱，例如隨著時間所改的名稱。 2.1.3 現有日期和地點（Dates and places of existence）
包含了設立、解散、核準立法的日期和地點。並列日期的使用，其 記錄也是依據國家的習慣和原則。在 3.1 中會詳細說明。 2.1.4 業務地點（Business location） 團體機構處理業務的地點。 2.1.5 法律地位（Legal status） 團體在合法情況下的資訊，例如私立、公立、半私立，若有需要， 則包括國營團體。
2.1.6 管轄、功能和活動區域（Mandate, functions and sphere of activity） 在團體權威資訊中針對其權力、功能、職責或活動區或的詞語，包 含區域的及任何相關文件說明。包含任何在相關日期中的重大改變。 2.1.7 行政架構（Administrative structure） 有關團體內部架構的資訊及對其執行任務方法的重大了解。 2.1.8 關係（Relationships） 團體與其它團體機構、家族或個人之關係。必須記錄二個重點，相 關資訊的種類及相關的日期。
2.2 個人（Persons） 2.2.1 （未使用） 2.2.2 名稱（Names） 個人為人所知的名稱，除了使用在權威款目中的之外。 a. 同樣名稱的其它形式。 b. 其它名稱，例如每隔一段時間日期名稱的改變，包含筆名、未婚 的名稱。 c. 名稱及置於名稱之前和之後的稱謂，例如貴族的稱謂，或尊稱。 2.2.3 現有日期和地點（Dates and places of existence）
包含了出生、死亡或在世、盛世的日期。以限制詞詳細說明每一個 日期及地點的前後關係，若有並列日期時，則可以依據習慣和原則 來記錄。在檔案人員的註記中會詳細說明。
2.2.4 居住地（Places and/or geographical areas of residence）
有關個人居住區域的地點。以限制詞詳細說明地點的前後次序。 2.2.5 國籍（Nationality）
有關個人的國籍或公民身份，及相關地。
2.2.6 職業及活動區域（Occupation, sphere of activity）
有關個人的職業和工作的資訊。個人所參與、進行的活動地點；此 項目也可能被使用在重大成就的資訊中，包含受人尊敬及受人贊賞 的事。也要包含日期和地點。 2.2.7 （未使用） 2.2.8 關係（Relationships） 將個人連結到任何有關的團體、其它個人或家族的資訊中。 2.2.9 其它重要資訊（Other significant information）
2.3 家族（Families） 2.3.1 （未使用） 2.3.2 名稱（Names） 家族為人所知的名稱，除了使用在權威款目之外的。 a. 同樣名稱的其它形式。 b. 其它名稱，例如隨著時間而改變的名稱。 c. 名稱及前後的稱謂，如貴族稱謂，或同一家族中接續的尊稱。 2.3.3 現有日期和地點（Dates and places of existence）
以限制詞來說明每一個日期和地點的前後次序。若有並列日期時， 則可以依據習慣和原則來記錄。在檔案人員的註記中會詳細說明。 2.3.4 地點與地理區域（Places and/or geographical areas）
有關家族存在區域的資訊，土地所有權等等。以限制詞詳細說明地 點的前後次序。
2.3.5 國籍（Nationality）
有關家族國籍或公民身份的資訊，及相關地。 2.3.6 職業與業務（Occupation, sphere of activity）
有關家族的職業和工作的資訊。家族所參與、進行的活動地點；此 項目也可能被使用在重大成就的資訊中，包含受人尊敬及受人贊賞 的事。也要包含日期和地點。 2.3.7 家系或家譜（Family tree） 以適合的圖表來說明家族成員之間的內部關係。 2.3.8 關係（Relationships） 連結家族和其它家族、個人或團體的資訊。 2.3.9 其它重要資訊（Other significant information）
3. 附註項（Note Area） 3.1 檔案人員的附註（Archivist’s Note） 目的：描述權威記錄如何被建立。 規則：包含建立權威記錄來源及其他參考資源的附註，及有關權威資 料維護資料。 3.2 規則或慣例（Rules or Conventions） 目的：確認在產生權威資訊時所依循的國家或國際性習慣或原則。 規則：記錄依循的習慣或原則。 3.3 日期（Date） 目的：說明紀錄何時產生。 規則：記錄款目產生或修正的日期。 （四）附註 1.若已發展有國際標準權威資料號，則此號碼可做為定義碼。當依據 ISO3166 使用國碼時，可選擇國名字母的前二碼或前三碼，只要全國使 用一致即可。 2.因為權威款目的格式是依據規則和慣例的使用，其縮寫引證則依括弧中 的例子。例中括弧的部分並非是款目的部分，但卻應該被註記在 3.2： 原則和習慣的這個項目中。 3.在一些例子中，有些國家很明顯地有超過一種的法定語言，負責權威記 錄的單位，可以建立多種權威款目的選擇格式，以易於了解並列或相同 的情況。此種情況通常發生在團體名稱的法定名稱有多種語言或字體格 式時。在這些例子中，單位可以產生多個權威記錄，在不同的語言或字 體時，使用不同的名稱格式做為權威款目。若不屬這些例子，別種語言 或字體的名稱可以放在非常用詞中。 4.所有針對一樣實體或在 1.3 的例子中出現的款目都是並列款目。在 1.3 並列款目參照的例子中，原則後圓括弧中的號碼是說明例子中的實體 的。 5.依據國際規則或慣例，改變的名稱要成為一個新的款目，使用 2.1.8 來
註 釋 註1：盧荷生、陳昭珍，「臺灣地區權威檔之建立與問題探討」中國圖書館學會會 報 52 期（民 83 年 6 月）：64。 註2：洪一梅，「泛談檔案權威控制作業」數位時代檔案管理研討會論文集 （民 90 年 11 月 30 日），頁 71。
註3：The Society of American Archivists, “Standards for Archival Description: A Handbook.” 2000. <http://www.archivists.org/catalog/stdspp/ >（2002/2/24）
註4：Doris Hargrett Clach, “Authority Control: Issues and Answers”, Technical Services Quarterly 3 （Fall/Winter 1985）: 129.
註5：同註 2，頁 71-72。
註6：胡歐蘭，「權威控制」圖書館學與資訊科學大辭典（台北市：漢美，民 84）， 頁 2479。
註7：黃媜嫆，圖書館自動化系統權威控制功能之探討 （輔仁大學，未出版之碩 士論文，民 89 年 1 月），頁 56。
註8：David Bearman and Peter Sigmond, “Explorations of Form of Material Authority Files by Dutch Archivists”, American Archivist 50 （Spring, 1987）: 249-250。
註9：F. M. Miller, Arranging and describing archives and manuscripts.（Chicago: SAA, 1990）: 86.
註10：SAA, Chapter 6：authority control.
<http://www.archivists.org/catalog/stds99/chapter6.html> (2002/2/27) 。
註11：同上註。 註12：同註 10。 註13：同註 10。
註14：ICA/CDS, ISAAR（CPF）：International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families. Ottawa : ICA, 1996.
第三章 臺灣地區檔案名稱權威檔建置之現況分析
第一節 國內圖書與檔案權威檔建置現況
一、國內圖書與檔案權威檔建置現況 （一）中央研究院歷史語言所 中央研究院歷史語言研究所(簡稱史語所)數位典藏計畫包含了多個專門 學術領域的結合，其所典藏的內容各有不同的特殊性，在描述上也就有其不 同的需求，而針對其不同的資訊描述內容，在詞彙控制上也有不同的要求。 因此，史語所嘗試結合各種領域，訂定人名權威檔的著錄通則，並針對以明 清兩代檔案為主之內閣大庫檔案，建立明清人名檔案，建立之完整款目已有 數百筆。 （二）國立故宮博物院 由於史語所藏明清內閣大庫與故宮所藏清代檔案同屬清廷官方文書，且 兩者皆為典藏清代檔案的主要機構，因此在國科會國家數位典藏計畫中，圖 書文獻處即與史語所合作「清內閣大庫國家數位典藏專題計畫」，共同建立 合乎世界標準的檔案著錄格式與權威檔，藉以提升故宮清代檔案數位化資料 庫的質量與有效檢索率，以及推動檔案數位化典藏之工作。（註1） （三）中央研究院近代史研究所 中研院近代史研究所檔案之館藏，以外交檔案為該館現存各類檔案中年 代最久，史料價值高之檔案；另經濟部門檔案涵蓋時間則從 1950 年代至 1970 年代，為研究臺灣戰後經濟發展極重要的資料。近史所檔案館對於「外文經 濟重要檔案數位典藏計畫」中所建立的權威檔包 括 關 鍵 字 的 設 定、相 關 資 料 的 搜 集 、 主 題 權 威 檔 的 建 立 等 等 ， 對 資 料 系 統 之 檢 索 、 管 理 及 分 析 。 目前近史所檔案館已建立人名權威控制基本款目一千多筆。 （四）國立臺灣大學圖書館 《淡新檔案》由於內容龐雜，卷秩浩繁，所以必須分類整理才能便於利 用。民國 75 年（1986）戴炎輝教授將淡新檔案全數移交給臺大圖書館特藏 組珍藏，戴教授並以法律的觀點，整理出「淡新檔案分類表」，先分為行政、 民事、刑事三大編，編之下依序再分為類、款、案、件。整理的工作起初由 臺大歷史系負責，自民國 82 至 84 年，以三年的時間出版《淡新檔案》一至 四冊，目前則移回國立臺灣大學圖書館特藏組負責，並已針對淡新檔案行政（五）國家圖書館 國家圖書館與臺灣大學圖書館於 1998 年起共同成立合作建置中文名稱 權威資料庫建置小組。截至 2001 年 3 月底，已建立 36 萬餘筆人名及團體名 稱權威記錄，置於「全國圖書資訊網路系統」。此中文名稱權威資料庫，以 中國編目規則為規範，並以中國機讀權威記錄格式記錄，所著錄之範圍為圖 書之中文人名與中文團體名稱。（註3） 目前各單位建構權威檔所使用 之系統，除臺灣大學圖書館是使用 INNOPEC 系統外，其餘單位均使用大鐸系統建置資料庫。 為了解國內圖書與檔案典藏單位對檔案文獻進行權威檔建置形情，研究 小組製作一分調查問卷（附件一），對目前參與國家數位典藏計畫的單位， 包括中央研究院歷史語言研究所（以下簡稱史語所）、近代史研究所（以下 簡稱近史所）、國立故宮博物院（以下簡稱故宮）、國家圖書館（以下簡稱國 圖）、國史館、臺灣大學圖書館（以下簡稱台大）等單位作一問卷調查，國 圖、台大屬圖書典藏單位(註4)、故宮、史語所、近史所、國史館均屬檔案 典藏單位。其中國史館（包括臺灣省文獻委員會，該會於九十一年一月一日 起改為國史館臺灣文獻館）於九十一年才正式加入數位典藏計畫，而九十年 即參與典藏計畫的省文獻會亦尚未規劃權威檔的製作，因此訪談紀錄雖有國 史館，但不列入問卷分析中。 二、問卷內容分析 （一）關於權威檔的建置 1.是否進行權威檔建置作業 各圖書檔案典藏單位目前只針對人名進行權威檔建置。圖書典藏單位有 關人名權威已建立一套共通的規範，資源亦可彼此分享，檔案典藏單位 為因應九十年度國家數位典藏計畫，參加該計畫的單位如中央研究院史 語所、近史所、國立故宮博物院才開始規劃檔案的人名權威控制。其餘 檔案典藏單位均未建置。 2.對何種類型的資料進行權威檔的建立 圖書館界主要針對圖書建置人名權威檔，檔案單位如中央研究院及故宮 數位典藏計畫，針對檔案進行的人名權威檔的建置，但仍在起步階段。 3.權威記錄類型 國內目前無論圖書或檔案典藏，均以建置人名權威檔為主。
4.權威檔建立之目的 無論圖書典藏單位或檔案典藏單位建立權威檔的首要目的是利用權威 控制，提高檢索查尋之準確率。除提高檢索查尋之準確率的階段性目 標，中研院史語所和故宮針對明清檔案中提案人作履歷背景完整的著 錄，建立明清人名資料庫。 （二）權威檔規劃 1.選定資料中何種資訊項作檢索點（Access Points） 圖書典藏單位以圖書之作者及書目標題中的人名作權威控制款目；檔案 典藏單位以文件產生者作權威款目。 2.如何訂定權威主檔與資訊描述檔的著錄款項，其主導人員之背景 圖書典藏單位以圖書資訊領域人員為主；檔案典藏單位多由史學背景人 員及圖書資訊人員合作訂定。 3.訂定權威檔所依循之標準 圖書典藏單位依循中國編目規則，並採用 CMARC 或 USMARC。 檔案典藏單位目前由中研院史語所主導，參照國內外各種標準訂定「明 清檔案人名權威檔」著錄規格書。 4.是否訂定規範書及作業流程圖 圖書典藏單位權威檔的建置已有明確的規範及流程。 檔案典藏單位權威檔的建置仍處起步階段，目前中研院史語所有訂定相 關規範及流程圖。 （三）權威檔建立之人力資源調查 1.參與規劃的人員及其學科背景 圖書典藏單位以圖書資訊人員為主。 檔案典藏單位以史學背景人員為主。 2.著錄人員的學科背景，如何訓練？ 著錄人員在圖書典藏單位以圖書資訊人員為主；檔案典藏單位由歷史
著錄人員的訓練，圖書典藏單位多依循中國編目規則，有一套共通標 準，所建立的權威檔亦可資源共享，工作人員只要依標準程序作業， 不需作太多的訓練。檔案典藏單位著錄人員除必須對檔案特性加以了 解外，著錄作業需隨時參照相關的史學工具書，因此由檔案相關學科 人員較易上手。 3.如何進行校正工作？ 無論圖書館或檔案單位均將資料以報表列印校對。 （四）各單位權威檔建立之現況 1.目前權威檔已建立多少款目？所費時間？ 圖書典藏單位權威檔的建置已行之多年，建有數十萬筆資料。 檔案典藏單位由於除台大淡新檔案作了少數索引典，其他單位均因應 2001 年的數位典藏計畫才開始規劃，目前只有史語所建置的明清人名權 威檔完整款目數百筆，近史所建立人名檢索點一千多筆。 2.預計建立多少筆數？預期完成時間 圖書典藏單位隨書籍的發行量不間斷建置。 檔案方面為數位典藏計畫之一環，多以五年計畫為時限，史語所以 5000 筆為目標，近史所則視外交檔案文件產生者及收文者的筆數而定。 3.使用之系統 除台大使用 INNOPEC，其他單位目前均使用大鐸系統。 4.所遭遇之困難 圖書典藏單位所遭遇的困難多為標目取捨困難及作者身分難以判斷。 檔案典藏單位由於權威檔為檔案之新領域，目前國內尚未有一標準的 規範，短時間內較難有顯著效果。 （五）建議或補充事項 1.對於國內其他檔案館建立權威檔之建議 作好事先規劃及流程設計才能事半功倍；建立共同標準，以利資源整合。 2.對本研究計畫之建議 提供權威檔的相關標準研擬外，亦可建立一工作流程提供參考。
第二節 各單位權威檔著錄欄位分析
一、國內人名權威檔與 ISAAR（CPF）人名權威檔之比較 由於各圖書典藏單位及檔案典藏單位所進行的權威檔，仍以人名權威檔 為主。茲將國內已有權威檔建置單位之權威著錄欄位與 ISAAR（CPF）人名 權威著錄款項作一比較，見表 3.1。 表 3.1 國內人名權威檔與 ISAAR（CPF）人名權威檔之比較表 ISAAR(CPF) 史語所 故宮 近史所 台大圖書館 國家圖書館 姓名(姓、名) 姓名(姓、名) 朝代 中曆、西曆 姓名(姓、名) 權 威 款 目 （100）、 本名、室名、 別號、筆名、 諡號、封號、 廟號、譯名 異名(類別、名 稱、出處) 異名(類別、名 稱、出處) 異名(類別、名 稱、出處) 筆名、字、號 漢語拼音著錄 （400） 名稱(註5) 英文名（500） 日期(生卒年) 生 卒 年 ( 中 曆、西曆) 中曆、西曆（著 錄於姓名欄） 生卒年（678） 生 卒 年 ( 姓 名 相同者) 地點居住地 籍貫(原名、今 名) 籍貫(原名、今 名) 籍貫（678） 籍 貫 ( 朝 代 相 同者) 國籍 朝代 中 曆 ( 起 訖 朝 代、帝號、年 號、年月日) 西 曆 ( 起 訖 日 期) 朝代 （著錄於姓名 欄） 朝代 職業 職銜 (職銜、 任期、出處) 職銜 (職銜、 任期、出處) 職銜 (職銜、 任期、出處) 職業（678） 職 稱 ( 朝 代 相 同者)關係 隸屬關係（隸 屬人姓名、隸 屬關係） 關聯 其 他 重 要 資 訊 傳略(引文、出 處) 傳略(引文、出 處) 學歷(年號、學 歷 、備註) 學歷 學經歷（678） 別 號(朝 代 相 同者) 專長 專長 專長（678） 專 長 ( 朝 代 相 同者) 著述(作品、版 本) 著述 參 考 資 料 來 源？依據書目 的名稱 著錄名稱 題名、作者之 來源書籍 影 音 資 料 ( 路 徑、檔名、副 檔名) 記錄編號 一致性資源識 別號 一致性資源識 別號 歷史管理記錄 (建檔者、建檔 日 期 、 更 新 者、更新日期 及時間)
國內人名權威檔著錄格式大體可以分為以國圖為標準的圖書典藏單位 及以中研院史語所為標準的檔案典藏單位。茲就兩大系統與 ISAAR（CPF） 各著錄款項作比較分析： (一)個人名稱：均指向權威控制名及其他形式名稱，唯故宮將人名之年代置 於名稱欄；台大在名稱欄中特別標有漢語拼音及英文名。 (二)存在的日期：均指該人名之生卒年，同時標明中西曆。 (三)地點與/或地區：ISAAR（CPF）指有關個人居住區域的地點，國內單位 所指為該名之籍貫。 (四)法定地位：ISAAR（CPF）的欄位是「法定地位」，在此指有關人名的國 籍或公民身分及相關地，國內檔案典藏單位對國內的歷史檔案並無需要 國籍一欄，可將其應用到朝代欄。 (五)職業：ISAAR（CPF）指有關個人的職業和工作的資訊。個人所參與、 進行的活動地點。此項目也可能被使用在重大成就的資訊中，包含受人 尊敬及受人讚賞的事。也要包含日期和地點。此欄可對應到國內典藏單 位的職銜欄，即該員於各項職場上不同階段的職銜名稱及每一個職銜所 涵蓋的起迄時間。 (六)個人關係：ISAAR（CPF）是指可將個人連結到任何有關的團體、其它 個人或家族的資訊中。國內典藏單位目前只有史語所標註此欄位，指向 被著錄者之重要相關人姓名及其與被著錄者之隸屬關係，如曾紀澤的權 威資料在關係欄中會註明曾國藩，兩者之關係為父子。 (七)其他有意義的資訊：ISAAR（CPF）為補充說明，國內典藏單位如史語 所另加註明的欄位有傳略（引文、出處）、學歷（年號、學歷、備註）、 專長、著述（作品、版本）；國圖對圖書作者也列有學經歷、專長及相 關考書目。 從上述欄位，可以看出以 ISAAR（CPF）為基礎的著錄欄位，無論圖書 或檔案典藏單位均可有相對應的欄位，而圖書單位所列的著錄款目很明顯地 是為了達到權威控制之目的，因此特別重視各類別名的著錄如國圖在名稱爛 中標明：本名、室名、別號、筆名、諡號、封號、廟號、譯名；若出現同名 同姓者則進一步以生卒年、籍貫等區別之。 檔案典藏單位的人名權威檔除近史所階段性只進行文件產生者、受文者 檢索點，史語所及故宮企圖藉由人名權威控制，進而建置一個「明清人名」
二、國內圖書典藏單位及檔案典藏單位人名權威檔之比較 （一）權威款目的選擇 圖書典藏單位很清楚是以作者及書目標題或是關鍵詞作權威款目；檔 案典藏單位可針對後設資料的某些欄位作為權威款目，如文件產生者、題 名、描述欄、相關欄等，可視檔案的特性及利用的方向作不同的選擇。 （二）圖書單位的權威控制是為解決檢索問題 圖書典藏單位的人名權威欄位大致為名稱（別名參照）、時間（朝代、 生卒年）、國籍貫（籍貫）、職業（專長），但主要著錄欄為名稱欄，以作為 別名的參照，一旦同名同姓者，則需著錄時間欄以區別之，若同一朝代，則 著錄其職業以區別。如： （漢）蔡邕（圉人） （漢）蔡邕（上虞人） 林明德（文學） 林明德（史學） 因此圖書人名權威檔的欄位資訊是用來區別同名同姓者，基本上還是回 歸到解決檢索時的別名或同名參照的問題。 （三）檔案的人名權威檔是檔案使用者的工具書 檔案的人名權威檔，以史語所為例，其欄位訂定如表 3.2。 表 3.2：中研院史語所的人名權威檔 姓名: 中曆生卒: 西曆生卒: 異名: 籍貫: 傳略: 學歷: 職銜: 著述 隸屬 明清檔案的人名權威檔除了為解決檢索中別名參照的問題，還對個人作 細部的履歷著錄，已從單純的人名權威控制進一步發展為人名資料庫。換言 之，此資料庫已非單純只提供給編目人員作為人名辨別的資訊，而是提供檔 案使用者了解檔案中人物的背景工具資料庫。
第三節 檔案典藏單位權威檔建置所面臨的問題
由於檔案為手稿型式，檔案影像製作只能作成數位化的圖檔，無法進 行全文檢索，檔案的檢索必須經由檔案的資訊、描述檔案的資訊及檢索點。 國內檔案典藏單位所進行的多為檔案的資訊，也就是一般的檔案目錄，其中 所提供的檔案的基本資訊，大致包括檔名、類別、題名、時間等等，這些簡 單的訊息是無法反應檔案的內在訊息，因此必須進而建立描述檔案的資訊， 也就是後設資料（Metadata），讓使用者得到更正確、有效的資訊，並藉由 標準的規格達成資料庫交換的資源共享價值。 檔案中許多原始資訊在產生時，因時間、空間及其他因素，會以不同 的字彙代表相同涵意，而日後的檢索中使用的檢索詞彙並非當初記錄時使用 的詞彙，而無法得到正確的資訊。因此在進行檔案描述時必須注意到別名的 參照問題。權威控制主要是對每一個檢索款目，包括個人名稱及團體名稱、 題名、標題等進行一致性建立參照的工作，使得目錄上所有的檢索皆具有唯 一性，不會產生混淆，同時又能使這些款目有關的名詞產生關聯性，讓使用 任何一個名詞查尋，皆可獲得完整的資料。(註6)綜觀國內檔案典藏單位， 進行權威檔建置所面臨的問題包括以下問題： 一、檔案描述及後設資料庫的標準尚未建立 圖書典藏單位已發展成熟的著錄規則，編目描述系統或採用 USMARC 或採用 C-MARC，並依此而建立「中國機讀權威記錄格式」，作為國內各圖 書館、資料單位及國際間機讀式權威記錄之交換。圖書從著錄到系統各單位 有共同的標準可依循，很容易建立交換的機制。反觀國內檔案典藏單位，多 停留在檔案的資訊描述（即目錄的編製），唯少數進行數位典藏計畫的檔案 單位開使進行描述檔案的資訊，也就是後設資料庫的建置，但由於檔案描述 規範尚未建立，各單位對檔案的描述項目不一，欄位定義不明，所尋的標準 也還未統一，而權威控制是針對檔案描述的資訊進行詞彙控制。因此，檔案 界必先建立檔案的描述規則，進而發展可與國際接軌的後設資料，才能進一 步發展權威記錄著錄標準。 二、權威款目的選擇 權威檔在描述系統中，是藉由系統連結與指引功能、辦識匿名作者及追 蹤名稱的各種更替情形，並能將相關主題、作者聚集一處，維護資料庫中檢 索項詞彙型式的一致性，以提高準確的檢索率，因此進行權威控制的第一步 就是選擇權威款目以作為檢索點。圖書的權威款目多半為作者及書目標題。檔案不同於圖書的單一性，不 同性質檔案有不同特殊性，在描述上就有不同的需求，針對不同資訊描述內 容，所選擇的控制詞彙就不同，檔案中所選擇的控制詞彙意味著該詞彙在檔 案中的重要性。例如，史語所的明清內閣大庫檔案，提奏人在事件中是主要 的關係人之一，是檔案的一個重要資訊項，因此提奏人在檔案中就成為重要 的描述項，在檔案資訊中為重要的檢索點。因此，就明清內閣檔案而言會以 提奏人作為權威控制項，進而建置其權威檔。近史所外交檔案以外交部的來 文、受文機關及人名作檢索點。文件產生者在檔案中代表的意義為事件的承 辦人或主要關係人，常為檔案的檢索點。但除了文件產生者外，檔案中其他 資訊項也可以作為重要的檢索點，以二二八事件的檔案為例，一般利用二二 八檔案者除了研究事件的原委過程外，其所記載關於通緝名單或逮捕名單， 常為研究者或家屬們關注的焦點，而這些事作相關人名多只出現在檔案內文 中，在進行檔案描述時，必須將這些人名列在某一個描述欄位中，進而才能 成為有效的檢索點。換言之除了文件的產生者外，其他的描述資訊也可能成 為查尋檔案重要的檢索點，因此選擇檔案那一描述欄進行權威款目，必須先 分析檔案的特性及使用者的需求。 三、權威檔欄位訂定的標準化 款目選擇後，對於款目的欄位的訂定因功能需求及典藏領域或典藏品的 差異而有不同。ISAAR(CPF)列有相關權威款目的基本欄位，其中名稱欄為 權威款目的別名參照，此欄為最基礎的權威控制資訊，目前近史所進行的外 交檔案即對文件的收發文欄作權威控制。而史語所的「明清檔案人名權威檔」 是以明清檔原件中所記載之人名為主要著錄來源，除了目前史語所、故宮所 典藏之明清檔案，日後則擴及明清檔案關範。該資料庫所列欄位除了 ISAAR(CPF)列有的基本欄位外，另列有傳略(引文、出處)、學歷(年號、學 歷、備註)、專長、著述(作品、版本)等欄位。以下以曾國藩為例： 姓名: (清) 曾國藩 中曆 生卒: 嘉慶 16 年-同治 11 年 西曆 生卒: 1811-1872 ; 曾國藩; 曾伯涵 ; 曾滌生; 曾子城; 曾文正; 求闕齋 ; 養德 養身綿綿穆穆之室 異名: 異名 出處 (字) 伯涵 清史館傳稿 ,6856 號 ([字]) 滌生 清史館傳稿 ,7942 號
(初名) 子城 清史館傳稿 ,7942 號 (諡) 文正 清史館傳稿 ,661 號 (室名) 求闕齋 清人室名別稱字號索引(下) ,1475 (室名) 養德養身綿綿穆穆之室 清人室名別稱字號索引(下) ,1475 籍貫: 湖南-湘鄉 傳略: 引文 出處 曾國藩曾國藩湖南 … 清史列傳 ,45 卷 ,11-24 黎庶昌曾太傅毅勇侯別傳公諱國藩， … 廣清碑傳集 ,12 卷 ,809-817 李鴻章 光祿大夫贈太傅武英殿大學士兩江總 督一等毅勇侯曾文正公神道碑聖清受命二 … 續碑傳集 ,1 冊 5 卷 ,276-282 燾撰郭嵩劉蓉製銘太傅武英殿學士兩江總督一 等毅勇侯曾文正公墓誌銘同治十有一 … 續碑傳集 ,1 冊 5 卷 ,282-287 朱孔彰曾文正公別傳曾公國藩字 … 續碑傳集 ,1 冊 5 卷 ,287-309 曾國藩列傳曾國藩列傳曾國藩湖南 … 清史館傳稿 ,661 號 曾國藩列傳曾國藩列傳曾國藩湖南 … 清史館傳稿 ,1510 號 王樹 輯曾國藩子紀澤曾國藩子紀澤列傳曾 國藩字伯 … 清史館傳稿 ,6856 號 馬其昶擬曾國藩子紀澤曾國藩列傳曾國藩初 名… 清史館傳稿 ,7942 號 [內容：同 清史館傳稿 6856 號 ] 清史館傳稿 ,6894 號 學歷: 道光 14 年舉人 ; 道光 18 年進士 職銜: 職銜 任期 出處 庶吉士 道光 18 年-道光？年 清史館傳稿 ,661 號 檢討 道光 20 年-道光 23 年 清史館傳稿 ,661 號 四川鄉試正考官 道光 23 年 清史館傳稿 ,661 號
文淵閣校理 道光 23 年-[道光 24 年] 清史館傳稿 ,661 號 侍讀 道光 24 年-道光 25 年 清史館傳稿 ,661 號 會試同考官 道光 25 年 清史館傳稿 ,661 號 右庶子 道光 25 年 清史館傳稿 ,661 號 左庶子 道光 25 年 清史館傳稿 ,661 號 侍講學士 道光 25 年-？ 清史館傳稿 ,661 號 日講起居注官 道光 25 年-？ 清史館傳稿 ,661 號 文淵閣直閣事 道光 26 年-[道光 27 年] 清史館傳稿 ,661 號 內閣學士 道光 27 年-？ 清史館傳稿 ,661 號 禮部侍郎銜(內閣學 士兼) 道光 27 年-？ 清史館傳稿 ,661 號 稽察中書科事務 道光 28 年-道光 29 年 清史館傳稿 ,661 號 禮部右侍郎 道光 29 年-咸豐 2 年 清史館傳稿 ,661 號 兵部左侍郎(署) 道光 29 年-道光 30 年 清史館傳稿 ,661 號 工部左侍郎(署) 道光 30 年-咸豐 1 年 清史館傳稿 ,661 號 刑部右侍郎(署) 咸豐 1 年-咸豐 2 年 清史館傳稿 ,661 號 順天武鄉試正考官 咸豐 1 年 清史館傳稿 ,661 號 吏部左侍郎(署) 咸豐 2 年-？ 清史館傳稿 ,661 號 江西鄉試正考官 咸豐 2 年 清史館傳稿 ,661 號 湖北巡撫(署) 咸豐 4 年 清史館傳稿 ,661 號 兵部侍郎銜 咸豐 4 年 清史館傳稿 ,661 號 兵部右侍郎 咸豐 5 年-咸豐 7 年 清史館傳稿 ,661 號 兵部尚書銜 咸豐 10 年-？ 清史館傳稿 ,661 號 兩江總督(兵部尚書 銜署理) 咸豐 10 年-？ 清史館傳稿 ,661 號 兩江總督 咸豐 10 年；同治 1 年-同 治 4 年；同治 5 年-同治 7 年；同治 9 年-同治 11 年 清史館傳稿 ,661 號 欽差大臣 咸豐 10 年-？ 清史館傳稿 ,661 號
太子少保 咸豐 11 年-？ 清史館傳稿 ,661 號 協辦大學士 同治 1 年-同治 6 年 清史館傳稿 ,661 號 太子太保 同治 3 年-同治？年 清史館傳稿 ,661 號 一等毅勇侯 同治 3 年-同治？年 清史館傳稿 ,661 號 大學士 同治 6 年-同治 11 年 清史館傳稿 ,661 號 體仁閣大學士 同治 6 年-同治？年 清史館傳稿 ,661 號 雲騎尉世職 同治 6 年-同治？年 清史館傳稿 ,661 號 武英殿大學士 同治 7 年-同治 11 年 清史館傳稿 ,661 號 直隸總督管巡撫事 同治 7 年-同治 9 年 中央研究院歷史語言研究 所內閣大庫檔案 ,058674 號 辦理通商事務大臣 (辦理南洋通商事務 大臣) 同治 9 年-同治 11 年 清史館傳稿 ,661 號 太傅(追贈) 同治 11 年- 清史館傳稿 ,661 號 著述: 讀儀禮錄 1 卷; 曾文正奏稿 32 卷; 求闕齋讀書錄 4 卷; [日記類鈔 2 卷][日記 10 卷][求闕齋日記類鈔 2 卷] ; [曾文正公文集 4 卷][文集 4 卷][文集 3 卷] ; [曾文正公詩集 3 卷][詩 2 卷] ; [經史百家雜鈔 20 卷/曾國 藩編][經史百家雜鈔 26 卷] ; [經史百家簡編 2 卷/曾國藩編][簡編 2 卷] ; 鳴原堂論文 2 卷/曾國藩編 ; [十八家詩鈔 20 卷/曾國藩編][十八家詩鈔 28 卷/曾國藩，王定安同編] ; 湘軍水陸戰紀 16 卷 ; 勸誡淺語 1 卷 ; 長江圖說 12 卷 ; [曾文正公書札 33 卷][書札 32 卷][書札 33 卷] ; [曾文正公批牘 6 卷][批牘 6 卷] ; [曾文正公雜著 4 卷][雜著 2 卷] ; 三十家詩鈔 6 卷 ; 奏議 32 卷 隸屬: 曾玉屏 (祖父); 曾麟書 (父); 曾國菳 (弟); 曾貞幹 (弟); 曾紀澤 (子) ; 曾紀鴻 (子) ; 曾廣鈞 (孫) ; 曾廣鎔 (孫) ; 曾廣銓 (孫) 資料來源：史語所大鐸系統http://140.109.138.5/ttsweb/sncmin.htm 此人名權威檔的著錄架構可分為權威控制領域，著錄權威款目並提供與 其他款目的連結；另一為資領域，著錄有關於權威款目中定義的個人相關資 訊。(註7)
另以淡新檔案為例，淡新檔案內容為清代臺灣淡水廳、台北府與新竹縣 之行政、司法、經濟、社會、農務等資料。淡新檔案既是官署檔案，內容涉 及到官員與行政機關、一般民眾的陳情等。台大數位博物館對淡新檔案所設 計的索引典詞彙類別包括人名、官名、官府名、文書格式。（註8）以人名為 例，所擇人名除具有官銜者亦包括檔案中之業主、佃戶、稅差等市井小民。 淡新檔案的人名著錄格式容後再議（見本節第七部分），若以明清人名資料 庫的模式來套用淡新檔案，對一般市井百姓作完整的履歷敘述是無助於使用 者的研究利用，使用者所關注的是這些人在各個案件中的角色，若能描述出 這些人物在檔案事件中的人、事關係，反有利於使用者對檔案的利用，因此 淡新檔案不僅文件的產生者作人名檢索點，更對每一個案件中的人名作字詞 間的等同關係、階層關係與聯想關係的描述。 史語所明清內閣大庫檔案與台大淡新檔案雖同屬於清代官方檔案，但一 為中央檔案，一為地方檔案，二者性質截然不同，使用角度也不一樣，所建 立的人名權威檔的方向自然也不同。因此，檔案是否有建立標準權威檔的可 能，是值得思考的問題。 四、檔案的數量龐大，樣式多元，建立權威檔耗時耗力 檔案數量龐大，一份全宗檔案可由數萬筆到數十萬筆文件組成，同一 個產生者會以不同的型式出現在文件中，但只會有一筆權威記錄。以近史 所外交檔案為例，九十年度數位典藏計畫近史所完成外交檔案文件 26,271 筆，建立人名索引點 1,019 筆、機關索引點 935 筆、職銜索引典 361 筆。 一份全宗檔案即使剔除重複的人名，至少需要作數萬筆人名權威記錄，一 筆記錄相當於一本圖書資料，由此可知檔案的權威記錄其數量遠超過圖 書。 檔案是一種官方文書，中國傳統的書寫方式提到人名時很少直接指名 道姓，或只提官銜如李中堂（李鴻章），或只稱姓不稱名如北洋大臣李（李 鴻章），甚至連姓都沒有，直接稱官銜，以近史所外交檔為例，見表 3.3。
