檔案描述中的行政歷史註與傳記歷史註

一、檔案描述單位

權威控制目的為有效地呈現檔案描述的元素（element）資訊。如前章所述，

檔案的描述過程中十分重視檔案的來源（provenance），亦即檔案的出處，由此原 則延伸出「尊重全宗原則」（respect des fonds），強調同屬一個檔案產生者（records creators） 所產生的檔案應放置於一處，不可與其他產生者的檔案混淆在一起，

由此可知，檔案的產生者為檔案重要的描述元素（element）資訊。檔案描述過程 中也重視檔案的原始順序（original order）與控制層次（control levels）。檔案整 理以全宗為一資料群，在全宗之下可以區分為若干個副全宗，其下又可以依檔案 的主題性質細分為若干個系列（series）。系列之下再細分為案卷（file folders），

最後，在案卷之下分為最小單位的件（items）。採用何者為檔案描述的基本單元 將涉及檔案權威款目的選擇。

同樣是對檔案產生者進行描述，可以針對產生全宗資料群（record groups）

的個人或團體作全宗層次的描述，也可以是針對每一個文件產生者作「件」層級 的描述，不同層級描述除控制層級不同外，最大的差異於在一個檔案「全宗」擁 有數千、數萬筆甚至於數十萬筆的「文件」，以全宗為單位和以文件為單位進行 檔案描述，所需投入的人力比差異非常大。在美國地區，以系列為檔案描述的基 本單元，歐洲地區則以全宗為基本的處理單元。近年來參與國家數位典藏計畫之 國內史料典藏單位均以文件作為檔案描述單位，對每一分文件的產生者製作一筆 權威記錄，其工程十分龐大。

二、檔案描述與行政歷史註

檔案的產生是隨著機構與個人業務、生長與活動呈有機的成長。就行政機關 檔案而言，一個視為全宗機關所產生的檔案，為該機關的各組織部門所產生或接 收的文件群，由於檔案整理必須尊重來源及原始次序，因此，機關組織架構就成 為檔案分類重要的依據。一個機關團體可能歷經多次的行政變革，可能為一個新 設單位，也可能沿革於某一個單位，其間或經更名、改隸、裁撤、合併、精簡，

內部的組織亦會隨著業務更動或擴充或縮減、單位的行政主管更可能屢屢調換。

因此，必須對產生檔案全宗的團體進行機關沿革名稱的控制，並描述其行政組織 及業務內容，以利檔案的整理及使用者的利用。

以中國近代經濟主管單位為例，最早的經濟專責主管部門為清光緒二十九

清 代

光緒二十九年(1903)商部成立，為中國近代中央政府主管經濟事務最 早之專責機構。光緒三十二年(1905)，更將經濟事務擴及農、工，而改組 為農工商部。民國元年，南京臨時政府設實業部，旋不久，北京政府正式 成立，改設農林、工商兩部。民國三年(1914)兩部合併為農商部，成為北 京政府（1913-1926）主管全國經濟事務之最高機構。國民政府成立後，將 經濟事務分屬於農?部、工商部，十九年合併為實業部，二十七年(1938)元 月起，將實業部、全國經濟委員會、建設委員會分別裁撤，其中實業部、

建委會全部業務、全國經濟委員會水利部份業務均移交新成立的經濟部辦 理，資源委員會亦併入經濟部，此後全國經濟行政事權，始趨統一。

經濟部成立之後，一般行政機構有總務司、人事室、秘書廳、參事廳、

技術廳、會計室、統計室等，專業行政機構則有農林司、工業司、商業司、

礦業司、水利司等，附屬機構有中央農業實驗所、農本局、金水流域農場、

江西農村服務區管理處、西北種畜場、中央工業試驗所、技工訓練處、工 礦調整處、全國度量衡局、商標局、商品檢驗局、地質調查所、礦冶研究 所、採金局、導淮委員會、江漢工程局、黃河水利委員會、華北水利委員 會、揚子江水利委員會、涇洛工程局、珠江水利局、金沙江工程處、川康 水貸會、湖北堤工專款保管委員會、中央水工試驗所、水利設計測量隊、

水利航空測量隊、氣象研究所、田壁工程處、關河疏灘工程處、資源委員 會等。中央研究院近代史研究所檔案館對大陸時期經濟部的檔案分類即以 全宗機關的組織架構為分類基礎。茲例圖說，請見下圖 4.2：

1.組織法規 總務司 2.移交清冊 3.土地房屋 行政單位 人事室 ． ． ． ． 1.總類 2.法規 工業司 3.技師技副資料 4.專利及獎勵 經濟部 專業單位 商業司 5.各省工廠登記 ． ． ． ． 1.總務 資源委員會 2.人事 3.業務 4.各附屬機構 1.移交接收 附屬機構 西昌辦事處 2.資金 ． 3.工作計劃

圖 4.2 大陸時期經濟部全宗機關組織架構

第一層為全宗即經濟部，第二層副全宗為經濟部組織項下的單位，行 政單位如總務司、人事室等，其次為專業單位如工業司、商業司等，接次 為附屬單位如資源委員會、西昌辦事處，第三層分類為系列，按各單位的 業務類別作為分類的依據。以上表格顯示，檔案的分類與機關組織、業務 職掌有著密切的關係，在進行檔案整理分類時，必須先列出機關組織圖與 各組織單位的業務範圍，依據組織及業務架構進行檔案的分類，另外，使 用者若能了解機關的組織與業務職掌，在使用該機關檔案時，亦較能掌握 其分類系統，作有效地查尋，此乃建立機關行政歷史註的必要性。

三、檔案描述與傳記歷史註

個人資料是個人在生活中或職場上公私交誼之下呈現有機成長的文 件，屬公務部分的資料係產生於該收藏者曾任職之公務機構。例如產生者 於公務其間的會議記錄、參考資料、電報等等，屬私誼部分的資料如個人 證書、日記以及來往信函等反應著個人的生活交誼面。換言之，個人資料 群的特質即資料與個人本身公私交誼有著密切的相關性。因此，了解當事 者的傳記歷史及其往來相關人物或團體，將有助於檔案的整理及後續利 用。

以李國鼎先生個人檔案為例，李國鼎先生自 1948 年來台之後，曾任 職臺灣、，造船公司、經濟安定委員會下之工業委員會、美援會、國際經 濟合作發展委員會、經濟部、財政部等單位，並擔任行政院政務委員、總 統府資政，一生功業橫跨臺灣經濟、財政與科技界，所留存之資料十分豐 富，舉凡私人證件、照片及其各公務階段留下的各式文件、照片及日誌，

資料內容跨及經濟、財政、科技各領域，為研究臺灣財經科技發展之重要 檔案。由於這些檔案產於李國鼎先生各階段之經歷，因此，要利用李國鼎 先生的檔案前，必須先了解李國鼎先生個人之傳記背景，包括個人基本 學、經歷及其任職之各類機關的業務職掌，才能掌握文件產生的時空背 景，有助於使用者對文件資訊的掌握。

檔案的描述無論選擇何種層級，對產生全宗檔案的個人或團體進行傳 記歷史註或行政歷史註的描述，是有其必要性的。一般全宗描述是以檢索 工具（finding aids）方式呈現，其中的一項描述資訊即行政歷史註或傳記 歷史註。此一部分可以在權威檔的資訊領域中充分顯示出來。因此，利用 人名權威檔進行個人傳記歷史註、利用團體權威檔進行行政歷史註，不但 可以呈現機關沿革或個人履歷資訊外，也可以對沿革機關名稱及個人姓名 以外的別名進行控制，此外，權威檔是結合多筆相關的權威記錄組成，多 筆相關人物或團體權威記錄可組合成一個權威檔，形成一個提供檔案使用 者的資訊參考工具資料庫。

本文即以戰後臺灣經濟發展相關人物及機關為例，建立有關個人全宗 資料中的人名權威檔及機關全宗之團體權威檔。