大學總務業務委外需求分析

本研究透過三所國立大學委外業務相關行政人員之訪談，對象為總務長、總 務處各組組長及委外業務承辦人員，目的再於了解大學總務處方面認為現階段已 委外業務及未委外業務適不適宜委託民間辦理。訪談後，上述人員意見擬採用數 學的四個象限分類方式整理，縱軸由上而下分別為「已委外→未委外」，橫軸由 左至右分別為「不適宜委外→適宜委外」；四個象限分別表示：第一象限「已委 外且適宜委外」、第二象限「已委外但不適宜委外」、第三象限「未委外且不適 宜委外」、第四象限「未委外但適宜委外」。

圖3-4-1 訪談結果整理方式

表3-4-1 三所大學訪談結果

中山大學 高雄第一科技大學 高雄大學

學校

業務數 不適宜委外 適宜委外 不適宜委外 適宜委外 不適宜委外 適宜委外

已委外 0 15 0 17 0 16

未委外 95 23 59 21 46 41

適宜委外

與否比例 71％ 29％ 61％ 39％ 45％ 55％

總計(項) 133 97 103

資料來源：本研究整理

經過本研究初步探討，三校普遍性認為現階段已委外業務部份均適宜委外，

而在未委外業務部份，亦存在許多適宜委外業務，而在未委外業務且不適宜委外 仍有相當高的比例，但本研究認為仍有許多值得探討與研究的部份。例如：各校 評估業務委外與否之適宜理由不盡相同，且無固定評估流程與標準，因此，部分

適宜委外

已委外且適宜委外

未委外但適宜委外

未委外且不適宜委外 已委外但不適宜委外

已委外

未委外

不適宜委外

1 2

4

3

況，本研究認為如能提出以物業管理觀念觀點之評估方式與流程，應有機會重新 將各校現有業務作一調整與檢討。

圖3-4-2 三校學校總務處訪談結果示意圖

如圖 3-4-2，所示本研究經由訪談結果發現，目前大學總務委外業務均分屬 在「營繕組」、「事務組」及「環安組」；未委外業務中總務人員普遍認為適宜委 外之業務，仍以「營繕組」、「事務組」及「環安組」為主；未委外業務中總務人 員普遍認為不適宜委外之業務為「出納組」、「保管組」、「文書組」之業務。以下 為本研究透過總務長、總務處各組組長及委外業務承辦人員訪談後，整理上述人 員認為「出納組」、「保管組」、「文書組」之業務為「未委外且不適宜委外」之看 法，提出總務處認知上幾點問題，分述如下：

一、 法令規範問題

總務處公文處理、檔案管理之相關業務，雖屬每天例行性且繁瑣之業務，但 由於檔案管理法之規定，涉及學校機密性問題，委外之可行性有待評估與審慎考 量。

二、 核心業務機密特性問題

總務處出納業務屬學校之核心業務，委託民間管理恐涉及學校財務機密及風 險問題。

三、 民間公司承攬意願問題

(一) 總務處業務以行政類為最多，民間公司對於學校單位屬枝節性行政業 務，因較無利潤空間，表示無意願單獨承攬行政類業務。

上網公告之招標文件內容與條件限制，民間廠商較無與學校溝通之彈性 空間，常因不了解學校實際需求而放棄前往投標。

第五節 小結

綜合本章所述，各大學總務業務性質雷同，未因各校發展成熟度不同而差異 甚大；從本研究調查分之三所國立大學總務工作執掌以觀，各校總務處分組雖大 同小異，工作業務職掌也無太大差別，但就部份組別相同之業務職掌歸屬之部門 卻不盡相同，例如三校之「事務組」、「營繕組」、「環安組」等部門業務歸屬‧

因此，本研究認為總務業務應可依其性質分為劃分，分為技術性業務與一般 性業務，經由本章探討後，初步可將總務業務屬性分為「機電設備維護」、「保全」、

「保潔」、「環境綠美化」、「行政管理」、「財產管理」、「實驗室管理」、「車輛管理」、

「財務會計」、「餐廳管理」等十大類，部分業務如「保全」、「機電設備維護」、「保 潔」、「環境綠美化」等業務以委外方式由民間廠商承攬最為普遍。

現階段由於各校制度與規範下，未委外但被認為不適宜委外之業務，若以民 間物業管理公司有意願且有能力承攬為前提之下，本研究認為如能導入物業管理 的概念與機制，應有落實委外之可能；同時，被認為未委外且適宜委外業務部份，

應可以解決之所以未委外之問題，若能透過各方面的調整，例如：委外模式調整、

執行方式調整等，應能尋求學校與民間委外供需之平衡。