專案管理之意義與內涵

一、專案管理之意義

專案（project）係指在一特定起迄時間內，運用有限成本，完成預定目標的 系列相關任務，而專案管理（project management）則是運用「管理」來完成任 務，亦就是在管理專案工作上，考量專案整體利益， 使專案能在既定時間及有 限預算下，完成最終目標（王慶富，1995）。許成績、林政、王長峰及肖文毅（2004）

將專案管理定義為：將所有可資運用的資源，集中應用在專案上，藉由與專案相 關所有人的合作，讓專案在所處的時空環境下，使專案相關人的需求與目標均能 得到滿足。

許光華和何文榮（1998）則認為專案管理是包含計畫、組織、用人、指導與 控制等一系列的過程，充分運用包括資金、材料、設備、時間與人力等資源，以 達成專案的目的，也就是應用管理的知識與技能，以完成專案的目標與需求。換 言之，專案管理是就藉由管理學的知識與技能，透過計畫、組織、管控流程、運 用資金、現有材料、人員與時間， 實現專案的需求與目標（許光華、龔昶元、

沈肇基，2001）。

根據「專案管理協會( Project Management Institute, PMI )」(2000)編訂「專案 管理知識體系導讀指南( PMBOK Guide )」的定義：「專案管理」乃是在任何一個 專案行為上，運用管理知識、技術、工具與方法， 使其能符合專案的需求；而 專案管理之所以得以完成，則是經由專案起始、計劃、執行、控制及結案等五大 過程的運作。

Wysocki、Beck 與 Crane(1995)則認為確保專案能以有品質的方法、在預算內 準時地完成工作範圍，以達成專案目標，獲得顧客的滿意，是專案管理者的責任。

經研究者歸納後，為「專案管理」所下的定義是：專案管理係指在專案所處 的時空環境下，藉由詳實的計畫，整合既有的組織與人力物力財力資源，在既定 的時程內，完成特定目標，使與專案相關人的需求與目標均能得到滿足。

二、專案管理之特性

專案需要目標明確，並且具有不重複、明確期程、有限成本、獨特性、運用 各式各樣的資源及必須使顧客滿意等特性。而專案管理係指在專案所處的時空環 境下，藉由詳實的計畫，整合既有的組織與人力物力財力資源，在既定的時程內，

完成特定目標，使與專案相關人的需求與目標均能得到滿足。因此，王慶富（1995）

認為專案管理具有以下幾項特性：

1、強調系統觀念及整合功能：專案經理在管理專案的過程中，應具系統觀念 及整體性的考量，以發揮其有整合的功能。

2、專案經理為專案管理之重心及中心：專案經理為專案團隊之主管，居於領 導人事、負責成敗、承擔責任及解決問題等重要地位， 故為專案管理之重 心與中心。

3、專案經理常與各部門主管爭取機構內資源：在機構內部有限的資源下，確 立資源分配原則及運用資源之優先順序，成為主管非常重要的任務，因此，

專案經理必須常與各部門主管爭取機構內的有限資源作有效的運用。

4、運用臨時性組織：專案有其生命週期，而組織之成員多為任務型的編組，

特定任務完成後即告解散，為一種臨時性組織，專案管理就是運用這類型 的組織達成專案目標的。

5、專案管理與傳統（功能）管理交織成網狀權責關係：專案管理強調水平結 構，而傳統（功能）管理則屬垂直式組織，因此，兩者交織成組織內的網 狀權責關係。

6、專案管理應有適度彈性：專案能否成功，很難預測，所以如果專案經理可 彈性調度人員、分配預算及安排時程等活動，將有助於其達成專案任務。

7、評估專案管理不宜單以專案成敗為基準：評估專案管理時，不宜單以專案 成敗為基準，應進一步分析其原因，合理評估專案經理的努力程度。

經研究者歸納整理後，認為專案管理之特性包括以專案經理為核心，強調系 統整合、彈性運用各種資源及臨時性組織、以多元向度評估專案成敗與否等特性。

三、專案管理之過程

專案管理過程就是滿足或超過與專案相關人的一個需要或需求與產品或服 務的過程（許成績、林政、王長峰及肖文毅，2004）。「專案管理過程」即為達成 專案目標的相關系列活動。包括起始（initiating）、計畫（planning）、執行

（executing）、控制（controlling）、結案（closing）等五個階段（許光華、何文 榮，1998；許光華、龔昶元、沈肇基，2003；許成績、林政、王長峰及肖文毅，

2004；陳鴻洲，2005）， 茲將五個階段的相關性示如圖 2-2-1。在起始階段，必 須確認需求與目標，並開始著手行動，設計一套應完成且可完成的工作項目綱 要。在計劃階段，則要訂定目標擬定計畫，分析內外環境後制訂策略及擬出先後 完成順序。在執行階段，開始執行各項計畫，對人員及其他資源進行整合運用。

在控制階段，進行測量、監控，並於必要時進行調整，以確保品質。在結案階段，

接受專案管理階段性結果，並宣告該階段結束（許光華、何文榮，1998）。

專案管理的步驟包括：1、清楚界定專案目標；2、細分再細分專案的主要工 作項目；3、定義每項所需執行的工作項目；4、應用網路圖，以圖表來描述專案 任務；5、預估每項任務所需要的時程及需投入的資源；6、估算每項任務的所需 經費；7、計算整體專案時程及預算，以便決定能否在有限的時間、經費及可利 用的資源內來完成（宋文娟、黃振國譯，2001）。

換言之，專案管理過程，即在透過確認需求規劃策略、執行實施、評鑑考核 與專案結束並尋求改進等階段，以達成預定目標，獲致顧客滿意。在專案開始執 行後，就要嚴格控管每一個過程，確認實際進度與預訂進度是否符合，以確保每 一個步驟都能按計畫執行。當實際進度落後預定進度或超出預算，便要尋求解決

改善方案，使專案能回歸原計畫範圍、期程、預算與品質（宋文娟、黃振國譯，

2001）。

圖 2-2-1 專案管理過程群組之聯結關係圖 資料來源：陳鴻洲（2005：25）

註：圖中→代表文件和文件內容的流程 四、專案管理之目標

專案管理的最終目的，就是在有限的成本和時間內，用有品質的方法，獲得 顧客最大的滿意度（宋文娟、黃振國譯，2001）。而成功的專案，是即便時間及 成本均受限制，依然能達到預期的性能（品質）。專案管理就是要使時間、成本 及性能（品質）三個獨立的目標均達成（許光華、龔昶元、沈肇基，2003）。如 果僅達成時間、成本及性能（品質）三個目標中的一個或兩個目標，皆不算是成 功的專案（許光華、何文榮，1998）。

時程是專案管理三個目標之ㄧ。時間管理的良莠，將影響時程能否如計劃進 度般進行。時間管理是分析管理者使用時間的習慣，並訂出工作完成的先後順 序，以提升管理人員把握時間運用時間的能力，避免浪費或延遲時間（許光華、

何文榮，1998）。時間管理的基本要素，為分析時間管理的習慣，依據內外在條 件及限制建立近期工作計畫或長期工作計畫，設立短中長期目標，根據事件重要 性高低及處理時間長短排定完成優先順序，並找出荒廢時間的因素（許光華、何 文榮，1998）。而時間管理的程序，首先需先將作業定義，再予以排序，第三步 驟為估算作業時間，皆下來決定專案作業起始日與完成日排定時程發展，最後再 進行時間控制程序，以防止影響時程變化的因素，並確定時程是否產生變化，以

起始程序 計畫程序

控制程序

結案程序

執行程序

及時程變化時能即時有效地因應管理（許光華、何文榮，1998）。

專案成本管理是確保專案能如預算規劃完成（林國興，2006）。專案成本管 理的好壞，影響專案成敗甚鉅。許多專案由於成本控制不佳，專案執行中成本不 斷增加，導致專案最後終止（許光華、龔昶元、沈肇基，2003）。而在專案進行 階段，愈前期越有控制專案成本的彈性，愈後期，彈性越小，因此做好成本有效 管理，是達成專案目標當務之急的工作（許光華、何文榮，1998）。成本管理的 程序，首先必須就專案進行所需的人力物力財力擬定資源計畫書，第二步驟為估 算成本，必須依據不同方案考量不同成本，第三步驟為依據估算的成本編製成本 預算書，最後控制成本，確定足以影響成本追加的因素，做好成本管理的工 作（許光華、何文榮，1998）。

品質管理是專案成功的保障。專案品質管理係為確保專案能夠達成預定果效 所做的有效管理程序（許光華、龔昶元、沈肇基，2003）。欲做好專案品質管理，

品質政策必須得到最高管理階層的認同與支持，並全力推動；品質目標必須明 確、易瞭解且可達成；品質保證除要求產品除符合客戶需求外，品質亦須達到顧 客有信心，願意再次購買的水準； 品質管制則要求產品品質須符合客戶要求，

產品製成也必須合乎成本要求；品質稽核則必須由專業人士進行查核，以符合品 質政策並確實遵循品質管理程序，俾獲得品質改善確切資訊，以維持品質，達成 專案品質目標；品質計畫必須能明確指引管理方向，要能充分顯示顧客需要，並 能依顧客需求改變即時因應，且能確保品質程序有效運用（許光華、何文榮，

1998）。

因此，成本、時程和品質為專案管理的三個目標（許光華、何文榮，1998；

Dennis，周庭銳、陳淑青譯，2001），此三者係為專案管理的「目標金三角」，而 且以「品質」作為首要目標。專案管理的目的，就是在有限的預算及期程內， 達 成既定的規格（品質），使客戶滿意。

五、專案管理之益處與限制

由於專案具有生命週期，如何有效率地建立計畫、執行計畫，以便達成專案 目標就顯得非常重要了。掌握時間是發展任何專案的成功關鍵（許光華、何文榮，

由於專案具有生命週期，如何有效率地建立計畫、執行計畫，以便達成專案 目標就顯得非常重要了。掌握時間是發展任何專案的成功關鍵（許光華、何文榮，