導入流程

由於各企業的經營型態不同，因此所採用的 ERP 導入過程也不盡相 同，故導入流程並沒有絕對的格式及標準，而是視系統輔導顧問公司依導 入公司之企業流程與企業需求…等多項考量因素來評估。因此，E 公司依 據顧問師建議及討論之後，決定採用階段式導入過程，並且分成六個階段 實施導入。(如圖 4-3)

圖 4-3 E 公司 ERP 系統導入流程圖 資料來源：引用鼎新顧問師資料

1. 專案計畫階段：

當企業已決定導入 ERP 系統後，其公司內部必須立即成立專案小 組予以對應，以協助顧問師進行了解。正因為 ERP 的導入牽涉企業內 部所有部門的運作與協調，因此詳知公司現有流程之專案人員，能夠對 應顧問師針對專案時程、組織架構、整體流程、各式表單使用時機等。

因此，專案計畫階段其實施步驟如下：

(1) 客戶狀況了解：

首先由顧問師先進行 E 公司 2~3 次初訪，主要是對公司 整體流程運作與產品項目瞭解，並提出「基本資料問卷表」

之調查（如附錄 A），主要是針對 E 公司各大部門進行基本資 料問卷，即針對各專案小組成員進行分別不同單位之問卷調 查。然後顧問師可根據這些資料對公司能有更深的了解，並 來檢驗欲導入套裝軟體之適用性、流程修改性。

其次，顧問師再對 E 公司之避震器產品，從設計規畫到 生產製造之各項編碼原則進行深入了解，並透過顧問師的指 導及說明，將原有的編碼原則做一部分的微調修改，其目的 為讓 E 公司編碼方式更為精簡、明確，其編碼實施項目如下：

a. 各工程編號：針對 E 公司各部門及部門下所屬課級、班 級之細部工程進行編號。

b. 供應商編號：針對 E 公司現有供應商予以編號，並區分 產業別、產地別。

c. 客戶編號：針對 E 公司各客戶之需求產品類別來予以編 號。

d. 採購編號：以採購物料類別來編號。

e. 機種編號：其編碼原則係以 E 公司之客戶別、開發順序 別、車輛種類別、產品別、顏色別來編號。

(2) 工作進度及內容協調：

在經過顧問師訪談紀錄收集資訊之後，將對於企業排定 出 ERP 專案導入進度表（如表 4-1），也就將六個階段導入實 施計畫以甘特圖方式排定，然後與專案小組進行專案推進大 日程之溝通。協調重點係以 E 公司需求日程、時間為主、顧 問師為輔，在各個輔導項目、上線項目中，雙方協商配合，

以不影響組織運作為前提。

然而在總體日程制定方面，須著重思考到如何推算時程 與擠壓時間！又在專案時程與個人時程之間要如何求得平衡 點？此關係到專案負責人的決心與支持組織之認同感。

表 4-1ERP 專案導入進度表

資料來源：引用本案例資料

2. 系統安裝階段：

(1) 電腦硬體配線工程追蹤：

對於系統安裝階段，須從系統軟硬體規畫、需求做起。提到硬 體部分，對於企業又是一筆不小的開銷，但又是不得不支出的費 用，包含 MIS 人員的投資也是企業必須要有心理準備的。因此，

在購置需求之硬體設備時，可藉由 MIS 人員的專業評估及事先規畫 之下來決定，其考量之建議如下：

a. 硬體廠商的評估：從經營狀況、維修能力、服務時效性…等 方面，最好是有與 ERP 軟體系統商合作經驗更好，甚至可 經由 ERP 軟體系統商來推薦廠商，然後再進行後續之評估。

b. 硬體規劃架構：從整廠配線安裝規畫開始，到各個安裝配接 工法之考量，以免影響日後系統之操作穩定性。

c. 硬體功能：須從 ERP 系統所需的功能與企業內部需求來評 估，包括考量伺服器系統、內部連線系統、網路系統、防火 牆系統、備份系統或者其它附屬軟體需求…等，但仍然不可 以購置價格作為主要考量，以免造成日後硬體能力不足或者 經常性異常所衍生影響 ERP 系統運作之問題。

(2) 電腦軟體安裝與測試

當前項硬體安裝及配線工程完成之後，才能繼續實施 ERP 軟體 的安裝及測試。而 E 公司此次購置套裝軟體的部分共有七種模組，

其安裝順序分別如下：

I. 基本資料管理系統（System Administration Management System）

II. 庫存管理系統（Inventory Management System）

III. 產品結構 BOM 系統（BOM System Management System）

IV. 訂單管理系統（Sales Order Management System）

V. 製 令 / 託 外 管 理 系 統 （ Manufacture Order /Subcontract Management System）

VI. 採購管理系統（Purchase Management System）

VII. 應收付帳款系統（Accounts Receivable&Accounts Payable Management System）

當以上七種 ERP 系統模組安裝及測試完成後，除了可讓公司之 種子人員能提早隨時上線操作練習外，另一方面如前述所做的基本 資料的建立、各類料號編碼的運用、BOM 表的建立、系統作業流 程/欄位的認識，以及硬體設備的最終驗收確認等等，都是必須在 ERP 系統模組安裝完成之後，才能夠進行以上的測試與確認。

3. 教育訓練階段：

(1) 電腦化各系統教育訓練

教育訓練在 ERP 系統導入中，是視為成功關鍵中重要的一環，

然而要在非華語系的國家導入 ERP 系統，更凸顯出教育訓練的重 要，必須以雙重語言來進行教育並確保語言溝通無隔閡及障礙。故 E 公司必須盡可能安排懂華語之種子人員參與，並且也必須安排相 關台籍幹部同步進行教育訓練。

為了讓越籍使用者能熟悉系統，以利後續系統正式上線，ERP

系統商會針對專案小組成員或主要系統使用者提供不同課程之系統 教育訓練，藉以了解 ERP 的特質及導入效益等，以作為日後企業 ERP 導入的種子人員。

其台、越籍人員課程分別如下：

a. E-learning 課程（台籍幹部）

為採線上數位學習教育之課程，運用 ERP 系統商建構之專 業學習網路進行教育，其內容廣泛有專業講師所撰寫 ERP 相關 系列文章、台灣面授教育課程、遠距教學、外訓課程以及心得 分享…等等，以提供台籍幹部們能及早更進一步去了解與熟悉 ERP 系統，藉以提升日後導入時之認同感。（ERP 系統數位學 習網，如圖 4-4）

圖 4-4 ERP 系統數位學習網

圖 4-4 ERP 系統數位學習網（續）

資料來源：引用鼎新 ERPII 企業學習網

b. 大班課程（越籍人員）

此課程乃針對越籍專案人員及操作人員所安排之系統課 程，由 ERP 系統商每季排定不同軟體系統課程供專案團隊來選 擇參加，專案團隊並再依其課程內容、單位需求、導入階段性 以及根據 ERP 教育訓練課程人員指派建議表之建議來報名參 加。（如表 4-2、表 4-3）

表 4-2 ERP 大班課程表（第 3 季課程） 說明：Thuyết minh

1.上課時間：全天：9:30 ~ 16:30、上午：9:30 ~ 1200、下午：13:30 ~ 16:30。

2.各學員請於上課前提出出差申請表，簽核後「全天、上午」班可直接由家中出 發上課。.

資料來源：E 公司大班課程報名表

表 4-3 ERP 教育訓練課程人員指派建議表

資料來源：引用本案例資料

(2) 各項基本資料收集

關於基本資料的收集部分，係指：產品料號編碼原則、顏色編 碼原則、客戶及供應商的編碼原則、採購料號編碼原則、BOM 表架 構、系統作業流程/欄位說明等等，由企業提供給顧問師參考，並經 由顧問師的指導、說明下做適當的修改。

其中，在編碼的原則上是需要特別注意的，因為沒有物料的編 碼就無法執行 ERP 系統，而要如何編寫正確又合乎規範的編碼方 式，是必須由公司有經驗並了解各項流程之專案人來編寫，其編碼 基本原則須具有以下幾點特性：

a. 具唯一性：資料處理之主鍵值，不可重複；料號編碼務必 遵守一物一料號；客戶編碼務必遵守一客一編號。

b. 避免變動屬性：倉庫、生產線、供應商、客戶等屬性不宜 放入品號編碼；固定資產編碼中不宜有持有單位；部門編 碼中不宜有部門層級；員工編碼中不宜有地區。

c. 具擴充性：適當的預留足夠碼數，可避免品項新增時無碼 可用，而破壞原有之編碼原則。

d. 反映順序、重要性：碼號的大小會影響到在資料呈現順序 與分類順序，故對於報表的閱讀及資料搜尋速度方面，都 會有所影響。

e. 越短越好：編碼應簡單明瞭，以增加處理效率。如：7 ~ 12 碼，一般較易記憶。當5 ~7碼時，則更容易一目瞭然。反之，

若編碼太長時,是不容易令人記憶的，此時可用“-”或 “.”來 分段記憶。

f. 避免可能誤導之編碼：儘可能不將具有暗示性的符號編

入，例：Y=黃色、B=藍色。另也可節省碼數，避免因符號 的重複而需打破原來的規則。

g. 避免使用英文字母：字母與數字混用易混淆，例：「1 vs. I vs. l」「O vs. 0」，以及分別使用左右手輸入時之效率不彰。

h. 避免使用特殊符號：資料庫中意義符號切勿編入，如：「, ;

% _ |“‘」。

i. 同類編碼長度力求統一：具有方便閱讀、易偵錯的優點。

4. 作業流程擬定階段：

(1) e 化作業程序擬定

由顧問師與專案小組針對企業作業流程與系統流程進行交叉討 論，例如：訂單作業流程、採購作業流程、託外加工作業流程、進 料作業流程…等等，作全面性之檢討，並評估其差異性大小，可否 配合 ERP 系統進行流程修正？

然而此舉非常重要！以 E 公司而言，經討論過後發現其內部作 業流程高達 97%以上是與 ERP 套裝軟體之系統流程相符，因此只要 做微幅流程變更即可滿足系統流程，因此在投入資金上相較於客製 化之軟體系統上，差異甚大。

而在作業程序擬定之後，顧問師與專案小組將繼續討論各模組 之單據設定，並以庫存管理系統、產品結構 BOM 系統、訂單管理 系統、採購管理系統、製令/託外管理系統、應收/應付帳款管理系統 等六項，來逐一進行分析及建立「單據設定清單」（如表 4-4）。

此部分需由顧問師、專案負責人與專案成員中對流程熟悉之成員 來共同討論訂定，主要藉此系統之導入可重新釐新流程之合理性與順

此部分需由顧問師、專案負責人與專案成員中對流程熟悉之成員 來共同討論訂定，主要藉此系統之導入可重新釐新流程之合理性與順