附錄 I、 合作備忘錄
工作表單 15、 政策擬定工作項目
第一項 第一項 第一項
第一項 內容與作品蒐集 內容與作品蒐集 內容與作品蒐集 內容與作品蒐集政策 政策 政策 政策
如何組織與規範服務的內容，端視學校文化與教職員需求、期待而定；此節包含了許 多問題和指引，以協助草擬學校機構典藏的政策。
(一)
定義典藏作品類目
1. 如何分類組織典藏的機構著作？例如以學院系所、或主題、或資料型態（如論文 等）？
2. 一個類目由什麼屬性的作品組成？
3. 著作提交者由誰來決定與授權？
4. 如果有一個系所即將廢止，您的應變計畫為何？
(二)
內容指引
1. 典藏庫要收錄哪一種內容？
(1) 技術報告
(2) 進行中的論文(working paper) (3) 研討會論文
(4) 預刊本(preprint)、後刊本(postprint) (5) 圖書
(6) 學位論文 (7) 資料集 (8) 學生文件
(9) 數位化的歷史物件
2. 誰能上傳內容，如教員、職員、學生等？
3. 作品是否須是教育或研究導向？
4. 作品是否須是數位形式？
5. 典藏是否只接受通過同儕評鑑的內容，或是非同儕評鑑的內容也可以？
6. 作品是否應是已完成、隨時可以散佈的狀態？
7. 作者或著作權所有者是否需要授予此服務保存與散佈內容的權利？
8. 若作品只是某系列中的一部份，該系列的其他部分是否也應都要典藏？
9. 系統接受何種類型的檔案？
(1) 文字 (2) 圖片
(3) 聲音（錄音）
(4) 視訊
10. 系統接受何種文件格式？是否為這些格式提供儲存的服務？
圖表 3、系統接受的檔案格式
MIME種類
種類種類 種類 描述描述 描述描述 副副副副檔名檔名檔名檔名application/marc MARC marc, mrc application/mathematica Mathematica ma application/msword Microsoft Word doc
application/octet –stream 未知 本清單未列出的 application/pdf Adobe PDF pdf
application/postscript Postscript ps, eps, ai application/sgml SGML sgm, sgml application/vnd.ms-excel Microsoft Excel xls application/vnd.ms-powerpoint Microsoft Powerpoint ppt
application/vnd.ms-project Microsoft Project mpp, mpx, mpd application/vnd.visio Microsoft Visio vsd
application/wordperfect5.1 WordPerfect wpd application/x-dvi TeXdvi dvi application/x-filemaker FMP3 fm application/x-latex LateX latex application/x-photoshop Photoshop psd, pdd application/x-tex TeX tex
MIME種類
種類種類 種類 描述描述 描述描述 副副副副檔名檔名檔名檔名audio/x-aiff AIFF aiff, aif, aifc audio/basic audio/basic au, snd
audio/x- mpeg MPEG Audio mpa, abs, mpeg audio/x-pn-realaudio RealAudio ra, ram
audio/x-wav WAV wav
image/gif GIF gif
image/jpeg JPEG jpeg, jpg
image/png PNG png
image/tiff TIFF tiff, tif image/x- ms-bmp BMP bmp image/x-photo-cd Photo CD pcd text/html HTML html, htm
text/plain Text txt
text/richtext Rich Text Format rtf
text/xml XML xml
video/mpeg MPEG mpeg, mpg, mpe video/quicktime Video Quicktime mov, qt
第二項 第二項 第二項
第二項 內容 內容 內容 內容上傳處理 上傳處理 上傳處理 上傳處理程序 程序 程序 程序
1. 內容上傳過程中是否有審核程序？
2. 在提交程序中，是否要通知提交者其上傳作品的處理進度？
3. 是否有限制提交檔案、個人、或合集的內容大小？
第三項 第三項 第三項
第三項 著作權與授權 著作權與授權 著作權與授權 著作權與授權
1. 內容提交者須具有所提交資料之著作權嗎？
2. 需制訂哪些政策以取得作者許可和授權條款？
3. 對於提交物件，是否要求著作權轉移，或只要非專屬授權散佈該作品？
4. 誰要負責確認出版社的著作權議題？
5. 學校裡誰管理教職員研究、課程資料…等的智慧財產權權利？
6. 現有的智慧財產權協議為何？
7. 學校裡誰擁有學位論文的著作權？
注意：制訂內容政策時，請諮詢學校的著作權管理人員有關內容授權的議題。
第四項 第四項 第四項
第四項 詮釋 詮釋 詮釋 詮釋資料 資料 資料 資料
1. 要使用何種詮釋資料標準？（這有關於使用的軟體平台）
2. 授權誰可以輸入詮釋資料？僅圖書館人員或教職員與內容貢獻者？
3. 誰決定詮釋資料是否符合服務的品質標準？
4. 誰可以更正詮釋資料的錯誤？
5. 詮釋資料是否有審核程序？
第五項 第五項 第五項
第五項 使用者與隱私權 使用者與隱私權 使用者與隱私權 使用者與隱私權政策 政策 政策 政策
1. 是否要與系統的一般使用者訂定使用者協議？
2. 是否要為系統的註冊者訂立隱私權政策？
3. 是否會對系統使用者做認證？
4. 對於某些物件是否會設定存取限制？
第六項 第六項 第六項
第六項 其他 其他 其他 其他服務 服務 服務 服務政策 政策 政策 政策
(一)
保存格式
系統支援哪種格式，以及保存到何種程度？
(二)
檔案移除
1. 是否提供檔案移除的服務？
2. 檔案「移除」是否代表從典藏庫中永久「刪除」？
3. 在哪些狀況下，確定會刪除典藏庫內的物件?
4. 若允許物件可以從公眾閱覽介面移除（而不是刪除），要怎麼處理檔案的詮釋資料？
會有訊息告知一般使用者這物件已經移除了嗎?
5. 以下是移除物件的可能狀況：
(1) 作者要求移除 (2) 學校考量後移除 (3) 圖書館考量後移除 (4) 在法律命令下移除
(三)
通則
界定圖書館和機構典藏服務之作品蒐集的一般權利與責任。
(四)
付費的管道
1. 從系統中取用資料是否需要付費？系統中是否有使用者需付費使用的區塊？
2. 系統中是否有使用者需付費使用的區塊？
(五)
備份與回復
1. 可接受的系統斷線時間長短為何？
2. 維護資料安全的程度應該達到多少？
3. 關於資料備份與回復，能給予資料提交者何種保證承諾？
第六章 第六章
第六章 第六章 機構典藏成本 機構典藏成本 機構典藏成本 機構典藏成本分析 分析 分析 分析
簡介
建置機構典藏服務的第一個問題就是「需要多少預算？」這個問題顯然取決於服務需 求的範圍及可用資源多寡。本章將介紹建立機構典藏服務預算或成本模型時，主要的成本 項目以及需要考慮的問題。成本項目取決於服務的多寡及規模，本章納入各種不同服務方 案下的成本模型資訊—以期兼顧小規模或較複雜服務的方案都能找到合適的資料使用。每 個學校建置機構典藏服務的成本花費多寡並沒有一定的公式，因此本章將提供工作表單協 助各校建立合理的成本模型。
適用對象
本章適合為機構典藏服務建立人力資源調度計畫及預算管理的財務人員；但所有參與 服務規劃的核心人員都必須熟悉這些概念及一個成功的服務所需投入的直接與間接成本。
舉例而言，學校可能一開始會使用現有人員，而無法聘用可全力投入的專職人員。然而服 務範圍擴大後，可能必須說明現有人力正以各種方式投入機構典藏的工作，以免忽略解釋 人力對機構典藏的貢獻。
若沒有適當為所有服務中相關的資源定下預算，可能會造成低估總成本的風險，使整 個計畫陷入赤字，犧牲計畫的成功及永續性。
開始進行
讀完本章後，請寫下 貴校必須處理的成本範疇。即便一開始心中就有成本雛形，也 請讀完所有列出的成本類別；如此一來，當服務發展到較複雜的規模時，方能瞭解整體情 況。
一開始可以使用現有人力，無須為機構典藏服務計畫聘用新人員；但請記住，接下來 會發展成較複雜的模型—例如要求現有人力以不同於當初的簡略作業，投入更多時間於機 構典藏服務。
附註
本手冊所介紹的服務模式，是假設在既有的組織內部建置機構典藏，以作為附加服務。
運作成本從執行單位的觀點加以衡量，不包括其他系所的成本（例如，作者提交著作至機 構典藏所花費的時間）。納入所有人員所花費的成本，並記錄既有人員放棄其他工作的機會 成本，會發現這些人員的時間將大幅轉向新服務的工作。
第一節
第二項 第二項 第二項
第二項 經常費用或間接成本 經常費用或間接成本 經常費用或間接成本 經常費用或間接成本
釐清所有的人事成本後，便要開始思考和雇用人員相關的「間接成本」。這些成本可 能包括辦公室空間、設備、人事部門人員的處理時間等。請牢記在心，有些成本包括持續 成本及一次性費用：
1. 辦公室空間 2. 設備
3. 消耗品（耗材）
4. 系統額外功能開發之費用（可能是額外的程式開發人員或委外客製費用）
5. 訓練成本（包含講師費用、材料、備課時間等成本）
6. 行銷成本
第三項 第三項 第三項
第三項 軟硬體 軟硬體 軟硬體 軟硬體設備 設備 設備 設備
建置機構典藏服務時會面臨的系統及設備成本包括：
1. 軟體平台成本（一次性的買斷費用或持續付出的租賃成本，更包括維護與升級費用）
2. 伺服器相關軟硬體等成本（包括系統升級與維護費用）
3. 一般性操作與維護人員
4. 專門的程式設計人員（若有需要的話）
5. 系統備援及回復設備 6. 維持正常運作之其他成本
成本模型的主要重點是服務範圍，以及在第二章中所決定的相關需求。您可以利用前 述幾章，研擬需求建議書。一旦評估過既有資源，便可以接觸外部廠商，另行採購設備或 估計未來成本。
第四項 第四項
第四項 第四項 各項 各項 各項 各項服務 服務 服務 服務
最後，與其他校園內的服務簽約合作，以獲得支援服務的某些部分可能是必要的，或 者是有好處的。舉例而言，運作機構典藏的伺服器可能會在圖書館之外，例如在學校的計 算機中心。如此一來，很有可能會產生空間使用費，或其他支援的費用，例如磁帶支援或 系統監控。
第五項 第五項
第五項 第五項 成本回收服務 成本回收服務 成本回收服務 成本回收服務
為了平衡運作機構典藏的成本，某些服務會以成本回收的方式提供加值服務。在這種
模型中，會分免費與收費的服務項目，可參考〈第二章 第一節 第四項〉說明。除此之外，
機構典藏也可以透過募款的方式來平衡成本。
第六項 第六項 第六項
第六項 區分 區分 區分 區分預算 預算 預算 預算類別 類別 類別 類別
瞭解管理機構典藏的成本固然重要的，但瞭解現在需要多少額外經費運作機構典藏也 是非常重要的。
另一個思考成本的方式，是根據這些成本實際上如何影響主管機構預算，加以分門別 類。人員放棄其他活動產生的機會成本顯然並非直接需要經費的成本，應該要作的是設法 記錄運作系統的真正成本，包括隱藏成本在內。
同理，除非雇用大批新人員提供服務，否則行政成本不會受到影響。舉例而言，在麻 省理工學院，整個團隊以明確的類別區分成本：
1. 增支增支增支增支成本成本成本成本（（（（incremental costs））））：麻省理工學院團隊欲提供機構典藏服務時，為現有 基礎所沒有而必需新增的成本項目。（可理解為經常門）
2. 主要成本主要成本主要成本主要成本（（（（principal costs））））：在基本導入服務之上所需增加的服務成本，包括差旅、
專業發展、以及館員為了增加對服務的瞭解及認識所花費的額外時間成本。（可理 解為資本門）
3. 綜合成本綜合成本綜合成本綜合成本（（（（comprehensive costs）））：目的是要記錄所有人員（含現有人員）貢獻的） 相關成本，並顯示校內單位（例如圖書館）建立此服務的價值。
下列表格提供成本類別項目範例。當然，每個學校的成本項目各有差異，重點在於能 夠精確決定運作服務所需的額外經費。
增支 增支增支
增支成本成本成本 成本 主要成本主要成本 主要成本主要成本 綜合成本綜合成本 綜合成本綜合成本 單位內的新人員 調整工作內容的人員 所有受到影響的人員 辦公室空間、消耗品及設備13 行政支援、差旅、專業發展
增支成本成本成本 成本 主要成本主要成本 主要成本主要成本 綜合成本綜合成本 綜合成本綜合成本 單位內的新人員 調整工作內容的人員 所有受到影響的人員 辦公室空間、消耗品及設備13 行政支援、差旅、專業發展