第二章 文獻探討
第二節 會議流程
一、 會議流程定義:
會議不應被視為組織的單一事件，而是一連串的循環過程。每一次會議 結果都會影響組織下階段任務執行及對下次會議的準備，甚至下次會議的召 開(Wilfried, Cremers, and Henkemans,2004)。會議循環可以是有限次數 (例如:專案會議)，也可能是無限(例如:組織發展會議、策略會議)，透過會
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1. 決定會議目的(Determine Purpose)
由會議的發貣者簡單利用文字方式寫下會議召開的目的，透過此過 程可決定本次會議進行方式及選用的溝通方式，是否為達成此目的最有 效的方式；也可利用此過程決定會議目的安排會議議程。
2. 會議工具規劃(Schedule Facilities)
根據會議種類選擇會議進行過程需要用的設備及工具，包括會議地 點的選擇是否能容納所有的成員，以及會議過程中協助會議進行的工具。
例如:白板、投影機、簡報工具等。
3. 寄發會議通知(Send Invitation)
通知所有會議相關成員，會議舉行地點及時間及本次討論主題。此 過程可以讓成員決定是否願意或能夠有資格出席會議。若受邀成員發現 本身與會議討論議題無關或者有更適合的人選，可以向會議設計者提出 幫助會議重設計及修正，確保參與會議的人員對議題討論具攸關性。
4. 決定會議中角色(Assign Roles)
選擇適合的會議成員在會議中扮演的角色，確保會議能順利進行。
首先必頇決定會議的調節人員(Facilitator)協助會議流程進行，確保成 員能遵照會議議程的進行配合會議目的，以及選擇適當的方法及建議使 用工具。通常會議調解者可以由會議設計者或主席擔任，因為對於會議 掌控具有經驗及訓練。其次，決定會議過程中的記錄人員(Recorder), 記錄會議討論過程細節、決策項目，協助成員專注會議進行以及之後有 追蹤討論議題的根據。最重要的還是會議參與人員在會議中的角色，包 含分享意見、解決問題、決策制訂，其他角色還包含會議觀察者、相關 議題簡報人員、計時人員等。
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5. 制訂議程(Create Agenda)
議程的制定有助於整體會議流程的進行，會議議程應該列下會議開 始和結束的時間，以及每一個流程所需的時間以及負責該議題的成員。
以問題解決會議為例，會議議程包含:
(1) 檢視問題分析的結果
(2) 討論任務目前最嚴重的問題 (3) 產出可能的解決方式
(4) 列點所有可行的解決方式 6. 寄發會議提醒(Send Reminder)
會議召開的至少前兩天寄發會議提醒給會議參與成員。會議通知信 中應包含會議舉行地點及時間，以及當天會議討論的議程、討論主題、
及相關資料，給予成員事先瀏覽過資料及準備會議的時間。
7. 設置場地(Set up Area)
在會議開始之前半小時到一小時到會議場地進行會議相關設備設置，
以及簡報人員事先放置檔案、相關資料文件，事先準備確認設備及資料 無誤，避免耽誤會議開始時間。
8. 會議舉行(Hold Meeting)
會議進行過程應包含以下流程:
(1) 會議目的及角色簡介
快速簡介本次會議目的及會議中成員角色簡介，例如:本次擔任主席 的部門，了解本次會議召開的目的及希望完成之目標。
(2) 簡介會議議程
介紹會議議程開始，使會議成員清楚本次會議過程會經歷的流程，
了解本次會議目標及討論內容，快速融入會議及過程討論，加速會 議目的達成。
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(3) 進行本次議題討論
由負責單位或成員簡介本次討主題，使成員了解目前議題，並帶領 成員針對議題相關問題或想法提出意見討論，交換彼此手中資訊，
分享相關知識，並藉由討論的結果尋求共識作出對議題決策。
(4) 會議結果記錄
由負責記錄的會議人員將會議討論的結果用文字記錄，使成員在會 議過後可以透過書面文字記錄追溯過程及結論。
(5) 任務分配
針對會議決策作任務分配，將各部門相關工作進行任務指派。
(6) 規劃下次會議
針對議題討論需求，決定是否召開下次會議，並針對此次會議規劃 進行檢討，在下次會議規劃提出修正作法。
(7) 結果評估&結案 9. 收拾場的(Take Down)
在會議結束後收拾會議場地及相關設備，記錄人員確保資料及記錄 沒有遺漏在會場中。
10. 寄發會議記錄(Distribute Records)
在會議結束之後的兩天之內，寄發會議記錄的結果給會議成員、利 益相關單位及經理人，可寄至會議成員信箱或是放置在企業內部網站提 供成員查看；經理人通常關心會議決策結果，會議記錄也提供未參與會 議成員瞭解討論的結果，也作為事後追溯的工具。
11. 行動(Do Action)
針對會議決策結果採取行動，下次會議召開前確實執行進度。
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三、 影響會議流程的因素:
影響會議流程的因素，可以歸類為會議外部的因素以及會議流程本身的因素 1. 外部因素:以下圖作為簡單釋例:
圖 2-2: 會議流程與影響會議流程的內外因素
資料來源: Anton and Toyoaki, ”Proceedings of Social Intelligence Design”, Springer International Publisher,pp159-165, 2004.,本研究整理
(1) 工具:
指協助會議進行所使用相關的系統或工具，例如:GSS(Group Support System)、資訊系統、大型螢幕或其他設備。是否因為有資訊系統或其他科
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產生有影響。
(3) 任務類型:
McGrath(1994)將團隊任務簡單歸類為六種:規劃會議、創意思考會議、
腦力激盪、決策會議、認知衝突解決會議、混合目的性會議，團隊的任務類 型也會影響會議進行的方式與流程項目設計，甚至流程項目在會議中的重要 程度影響，以及流程中的互動。
(4) 團隊:
參與會議的團隊，包含團隊的組成特性、團隊的大小對於會議的影響。
團隊的成員組成為同質性:相同背景成員，或異質性:背景差異成員，將影響 會議過程中的成員互動甚至是會議結果的產出。其中，會議的組成還包括參 與會議成員的攸關性(Relevance)，是否參與會議的成員對於會議議題的討 論具有關鍵性的影響、具有專業知識、握有決策攸關資訊、負責相關議題、
具有決策權等，是否找對人組成團隊將對於會議流程具影響性。此外，許多 文獻都針對團隊大小與會議進行效率作探討(Taylor,1903; Doyle and Strauss ,1982)，對於團隊大小對於會議資訊提供、參與率、成員參與貢獻 程度、資訊統整難易度等。如何掌握最適當的會議人數避免群體迷思
(Groupthink)，以及成員因為身處於團體中，認為總會有其他人會為團體奉 獻而減少個人的貢獻(Free Rider)的情形，此部分都是團隊大小會對會議造 成的影響。
(5) 組織:
包含組織結構、組織設計架構、組織文化等因素。其中組織中的社會 因素(Social Attribute)特別被學者Robert Davison(1997)提出對於會議流 程的影響。除了探討多數決與少數決的影響之外，特別針對組織中成員的影 響力對於會議進行過程中所產生的影響進行探討。成員的影響力可能來自於:
組織中的位階、資歷、對組織的重要性、手中握有的資訊對於會議的重要程
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重新準備會議的流程。此外，還可透過學者 Davison(1997)所提出的架構解 釋會議進行流程中重要的流程影響因素。
圖 2-3: 會議流程與會議結果
資料來源: Davison,Information& Management (1997) pp.163-176,本研究整理 科技因素
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會議召開的過程中，組織內部成員會產生一些互動以及影響，團隊成員 之間、甚至部門與部門之間的組織行為，其中包含:
(1) 參與投入意願
組織成員對於會議的參與投入意願將影響後續會議中組織活動的發展。
其中意願(Willingness)為一重要影響因子，又可分為對於會議批評的意願 (Willingness to criticize)，以及會議中團隊合作的意願(Willingness to teamwork)討論。
對於會議的批評意指在會議進行的過程中，位階較低的成員是否會對會 議中上級的議題進行批判或提出個人的想法，此部分隱含組織位階、其他組 織規範因素是否會影響會議成員對於會議的參與程度。若會議中的主持人或 高階主管對於議題的掌控以及威嚇作用(Intimidate)，影響到其他低階成員 在會議中的發言，因為害怕在組織中的表現、績效受上級控制，因而傾向不 發表意見或以多數決為主。此將會影響到成員對會議討論的投入，以及在會 議過程的表現。後者則是成員在會議中團隊合作的意願，在會議過程中成員 是否願意以團隊的角度思考，產生對於整體有利議題討論或是問題決方法，
端視成為對於團體共同的目標認同感。
(2) 會議討論過程
成員在會議的過程中，經常必頇針對會議議題進行討論，而討論過程中 成員的投入程度，以及討論的品質、創意程度、與主題的相關性，都與之後 決策品質相關。
(3) 影響行為
會議進行是否會因為某些會議成員的位階高低，或在組織中的地位與影 響力，產生對會議議題討論或決策具有影響性的行為。或是組織決策中採用 多數決的方式作決策，採用多數人的影響力對會議成員行為產生影響。
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(4) 差異性
會議成員來自不同部門以及不同背景形成的差異性，差異性使會議中 資訊提供具多元性，刺激議題討論與成員之間彼此分享與交流機會。但成員 差異性之間差異性也時常造成意見分歧，行程溝通與衝突的管理議題。
(5) 團隊合作
會議過程中的團隊合作指成員在會議中團隊合作的意願，在會議過程中 成員是否願意以團隊的角度思考，以達成團體共同的目標努力投入奉獻組 織，產生對於整體有利議題討論或是問題決方法，視成員對於團體共同的 目標認同程度高低。
(6) 衝突管理
且會議過程中，針對不同部門之間經常提出不同的看法，如何針對眾多 的議題間進行溝通的過程，溝通過程中團隊所產生的衝突，以及衝突管理與 化解的方式，皆為會議過程中重要的議題，將在本章第三節深入探討。
且會議過程中，針對不同部門之間經常提出不同的看法，如何針對眾多 的議題間進行溝通的過程，溝通過程中團隊所產生的衝突，以及衝突管理與 化解的方式，皆為會議過程中重要的議題，將在本章第三節深入探討。