研究現象發現

以下首先對表 4-4: 因素在個案公司實際會議流程中影響情況說明中，針 對個案公司實際會議過程的觀察與記錄進行統整，列出個案公司會議流程的現象 觀察。接著，再將相關的現象觀察得出關於本研究的現象發現。最後，將相關現 象發現進行類別歸類成為本研究的研究命題。

透過會議流程對會議效率的影響因素在個案中的實際情況整理，一共整理 成 13 項個案公司會議流程中現象觀察，並透過相關現象觀察得出 5 項現象發現，

作為以個案公司為樣本觀察會議流程的溝通與協調情況對於會議效率的影響。以 下透過圖 5-1 現象觀察與現象發現，針對每一項現象發現逐一作說明:

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研究發現一: 會議流程中角色定義對會議進行效率有重要影響

根據表 4-3:因素編碼中第一部分會前準備的會議角色定義發現，個案公司 在會前準備流程甚至會議進行流程中都沒有針對會議成員在會議中的角色進行 定義。以文獻整理理論說明，選擇適合的會議成員在會議中扮演的角色，確保會 議能順利進行；會議的調節人員(Facilitator)協助會議流程進行，確保成員能 遵照會議議程的進行配合會議目的。會議過程中的記錄人員(Recorder),記錄會 議討論過程細節、決策項目，協助成員專注會議進行以及之後有追蹤討論議題的 根據。缺乏會議角色定義流程，造成會議過程中的決策權力無法歸屬，各部門對 於責任範疇及任務分工不明確，引發會議中的溝通以及衝突問題。

1. 會議中的決策權實權歸屬

會議流程中沒有進行角色定義，導致會議的決策實權無法歸屬。經常面臨會 議議題討論必頇做出統整與結論時，在會議中沒有人擔任決策者的角色。

由於個案公司所屬營建產業特性，每項工程建設都以專案方式進行，會議中 各部門的成員會同時接任一項以上的專案任務。且專案的每個階段會輪流由各部 門擔任會議中的主持角色。因此階段性的主權不一定由同一個部門執行。此造成 決策主權若是歸屬於專案主持人，每一階段擁有決策主權的部門並不相同。因此 個案公司會議流程中沒有針對決策權定義，會議應該由位階高的主管做決策或由 會議中的主持單位做決策，導致會議進行討論必頇作出總結時，無人擔任決策者 角色。若依照文獻資料整理，以決策個數與結果數量衡量會議的效率，會議無法 進行決策為造成會議效率低落的主要原因之一。若個案公司在會議流程中增設角 色定義，透過跨部門或高階主管群討論與協商，明確定義出專案會議的決策主權 歸屬，在會議進行時確實由必頇負責統整與決策的主管或負責部門執行， 將可 解決決策流程對會議效率造成的影響。

2. 個案公司各部門的權責分配

個案公司並未針對各功能部門在專案中角色進行明確定義，以及責任範疇與

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任務分派作明確說明，導致在實際會議觀察過程中曾經出現:

(1) 會議成員對於議題所負責項目提出疑異，並且指出此部分工作範疇並不包含 在該部門的責任與專業之內，無法如專案預期承接該工作項目。並在跨部門 會議中透過討論移轉該議題的負責權。但出現沒有任何部門願意接手該議題 的負責權，最後由高階主管調停轉由其他部門承接。

(2) 跨部門會議成員經常為了各議題提案的先後提出順序，與哪個部門應該承擔 責任，在會議過程產生激烈的討論與溝通。

因此本研究認為組織對於部門權責劃分與定義，責任規範必頇重新定義 清楚，讓各部門清楚自己的責任範圍，將有助於任務分派與會議進行效率的 提升。

圖 5-2: 會議角色定義與會議進行效率關係 資料來源:本研究整理

研究發現二: 決策無法確實執行是導致會議進行效率不彰的主因之一

根據表 4-3:因素編碼中第二部分會議進行過程中的會議議題決策因素探討，

個案公司會議議題討論流程，經常出現議而不決無法作出決策的情況，導致會議 議題持續延續無法做出結論或是議題無疾而終的情況出現；此外決策流程缺乏正 式性以及權威性，造成決策無法徹底落實情形。本研究針對造成會議決策無法執

會議角色定議不明確

會議決策

責任歸屬 會議溝通 部門權責劃分不清楚

決策權力劃分不明確

進度追蹤機制

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研究發現五:專案會議的績效獎勵制度之設計會影響成員對會議的投入與貢獻 透過觀察，第二部分會議進行過程中會議成員對會議的投入，對於第二部分 中其他會議流程:會議討論、會議決策流程、會議進度追蹤都會產生影響並影響 會議效率並影響會議效率並影響會議效率。而第三部分會議外的影響因素中，任 務型態以及組織制度中的績效考核與獎金制度，對於會議成員的投入與貢獻更具 有高度關聯性。

由文獻理論整理顯示:員工對於參與會議的態度，對會議的效率及生產力有 直接的影響。若員工對於會議保持正向積極的態度，對會議或組織有認同感，經 常產生合作共識、創造性思考、提供決策攸關資訊；反之，若員工對於會議抱持 負面態度，常會出現在會議中不專注、打瞌睡、不積極參與等低生產力的行為，

都會造成會議無效率的結果產生。

受訪過程與會議過程觀察都顯示，參與會議人員很少在會議前進行資料準備，

影響對會議的投入造成會議效率低落。透過文獻理論觀察影響員工投入與對會議 的貢獻包含:

1. 專案會議績效評估與成員的績效考核之間的相關性:

會議成員的投入程度實際上與專案團隊的績效與個人績效表現關聯有高度 相關性。若專案團隊的進度發展、業績表現，必頇列入參與專案成員的績效評估 考核時，成員在專案中的表現與貢獻將攸關個人當年度績效評估結果，甚至薪資 與獎金制度，專案會議成員勢必提高對於專案會議的專注、投入程度，設法提升 個人在專案會議中的貢獻程度，爭取高績效表現。以激勵理論中的期望理論 (Expectancy Theory)角度思考，人之所以想採取某些行為的意願高低，取決於 他認為行為後能得到某結果的期望強度，以及該結果對他的吸引力。因此缺乏了 績效與獎酬的關聯性，員工也失去投入該專案的動力，而造成參與程度的降低。

個案公司跨部門會議雖名為專案會議，實際上個案公司組織型態仍為功能部 門組織，專案會議成員仍隸屬各功能部門，且成員績效表現與部門直接相關，但

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圖 5-7: 因素列表 資料來源:本研究整理 角色定議不明確

會議決策

責任歸屬 會議溝通

部門衝突

決策正式性不足 決策權定義模糊 決策權仍然集中在經營者手中

進度追蹤機制

任務型態 績效評估 獎勵致度 成員投入與貢獻

會議組成特性 會議人數

會議組成 部門權責劃分

決策權力劃分 產業特殊性質

組織型態 決策主權

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第二節 研究結論

經由因素列表整理出會議流程之間的相互關聯性，可發現重要會議流程:會 議角色定義、會議決策、會議溝通、會議衝突、會議中任務分派、進度追蹤，都 會對於會議進行效率產生重要影響。但各流程除了受到表 4-3:因素編碼列出的 因素影響之外，會議流程之間彼此也會造成因果關係相互影響。以下透過圖 5-7 因素列表與圖 5-1 現象觀察與現象發現整理，本研究得出關於會議流程對於會議 溝通與效率影響四項研究結論:

研究結論一: 會議前的角色定義與權責分配流程，影響會議成員責任歸屬，對會 議的溝通與決策流程影響高。

透過現象發現一與二的觀察，會議前的會議角色定義會影響會議中的決策權 力劃分以及部門權責劃分，進而影響到會議決策流程、會議溝通、任務分派。其 中，會議的決策流程又受到組織特性與產業特性影響，造成決策權力集中在經營 者手中、決策的正式性不足；會議角色定義影響會議中對於決策主權的定義。由 此可發現，會議角色的定義明確與否對於會議進行的決策流程有重要影響。

而會議中部門權責劃分又影響部門之間溝通與任務分派的處理問題，部門之 間若因為權責劃分、任務分派不清楚導致溝通出現認知不一致的障礙，進而造成 會議過程中產生衝突。表示會議流程進行之前會議角色定義會影響到會議中決策 權力的分配以及部門之間權責劃分，造成對於會議過程進行中許多的重要流程:

會議決策流程、會議溝通、會議衝突，最終影響會議進行效率。

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研究結論二: 衝突來自於對責任範疇以及權責分配不明確，造成部門認知差異形 成會議溝通上的障礙

透過現象觀察一以及現象觀察四，發現個案公司會議流程衝突通常來自於部 門之間認知不一致所形成的溝通障礙。在現象觀察一中發現會議前的會議角色定 義因素會影響部門之間的權責分派，配合現象觀察四發現部門之間因為權責分派 定義不明確，導致對於責任範疇、任務分配、任務執行流程上產生認知上的差異，

必頇透過會議溝通流程進行彼此權責與責任重新定義，重新安排工作執行流程與

必頇透過會議溝通流程進行彼此權責與責任重新定義，重新安排工作執行流程與