緒論

第一章 緒論

第一節 研究背景與動機

會議為現在企業組織進行組織溝通的主要方式之一，學者 Monge,McSween, and Wyer(1989)提出:「大部分的會議都用以化解紛爭、共同決策、解決問題或 是對於議題作深入的釐清上。」有許多學者以群體決策的角度思考，提出許多證 據證明群體決策思考的結果不論在質化或量化的完整性、周延性、多元性，都優 於個體決策所產生的結果。利用會議的召開，組織成員可以分享資源、資訊、智 慧、知識、期望，利用群體不同觀點差異與考量，得出對於組織最有利的決策或 解決目前組織所面臨的困境。

許多學者並透過量化資料顯示，有超過百分之七十五的中階經理人一週大約 花費一半以上的時間在開會上，進行協商溝通以及決策解決組織問題。高階經理 人更是花費幾乎所有的工作時間在開會上，進行組織日常營運決策或策略發展研 討。多項證據皆顯示會議為組織運作不可或缺的活動之一，並且占據大部分員工 或是經理人日常運作的工作時間。

但也有許多研究顯示，有越來越多的員工與經理人反應，組織會議效率不彰、

生產力低落、產出結果不如預期，常出現會議時間過長、重覆目的及相同議題的 會議重覆進行討論，造成擠壓員工個人工作時間，造成組織生產力以及資源的浪 費，並且阻礙組織運作與發展。

以本研究觀察的個案公司為範例，個案公司為台灣中小型規模之營建產業公 司，主要經營業務在土地開發與營造建築上。個案公司透過本身的獨特能力來處 理並取得有很多問題的土地，結合多年與台北市政府合作都市更新新的開發方式 上的經驗，順利取得都市更新主管機關開發許可。但個案公司以往的業務進行方 式為合建案，在近年轉型成為成都市更新案之後必頇進行組織內部相關策略的調

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整，因應新型態業務執行的方式進行並改變以往的決策方式:由以往仰賴各部門 專業能力獨立決策的方式改為跨部門專案會議方式，透過各部門之間的協商、研 討、溝通，達成對於整體專案最佳決策。

個案公司目前導入跨部門專案會議的方式執行現有的工程專案，透過跨部門 會議的執行討論所有專案規劃議題，探討各部門對於相關議題的觀點與建議，並 在會議中共同作出決策。藉由跨部門會議的方式避免由單一部門作出決策未考慮 整體發展，並且透過所有部門參與方式共同制定決策。

本研究欲透過個案公司跨部門會議進行的方式，探討組織會議進行的流程以 及協調溝通進行的方式。進一步發現組織衝突產生的原因及解決方式，以及造成 會議效率低落成因。透過由會議流程的角度切入，研究企業進行會議的整體流程 改善是否影響會議溝通協調，以及整體效率的提升?並協助企業會議流程重設計 上的建議與改善，提升會議進行效率與產出。

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第二節 研究目的

組織經常需利用跨部門會議的方式進行溝通，聆聽來自於不同部門的意見 與觀點，透過多方資訊的交換、多種角度的思考之後產生對於組織最有效率的決 策。會議流程設計扮演主導會議進行的角色，但會議流程項目的進行方式，以及 會議流程次序改變是否會影響跨部門會議執行的效率?甚至影響到跨部門在會議 中扮演的角色以及部門之間的溝通、協調方式?跨部門會議進行的流程是否也影 響到組織對外溝通的效率或方式?

本研究利用深入個案公司的跨部門專案會議進行觀察的方式，了解個案公 司跨部門會議流程進行方式，比較個案公司與一般學術管理使用的會議流程之間 的差異，探究會議流程對於會議進行效率與會議管理所產生的影響，以及對於跨 部門溝通、協調所產生的影響。

透過本研究希望能針對組織跨部門會議，因為會議流程設計所產生的無效 率進行解決方式的探討。希望能透過會議流程改善，不論是流程次序調動、或是 改變各部門在會議流程中扮演的角色、或是其他配套措施的設計，來改善會議的 進行效率。希望透過本研究的結果與發現，能針對個案公司甚至其他企業推行跨 部門會議流程改善,具有參考的作用。

以下列出研究問題:

一、會議流程進行中產生無效率的原因探究?

二、會議流程設計對於會議進行效率的影響?

三、會議流程設計對於跨部門溝通協調方式的影響?

四、會議流程改善對於部門會議溝通協調的所帶來的影響?

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第三節 研究流程

本研究一共分為六章，各章內容描述如下:

一、緒論:本章將概述本研究論文構思的流程，分別從研究背景與動機、研究目的以 及研究問題、研究流程與章節架構等三大項說明本研究之基礎架構。

二、文獻探討:本研究以題目:「會議流程改善對於部門會議溝通協調的影響」為中心，

輔以對台灣營造廠商個案公司的實際會議流程進行的觀察，進行文獻探討，本章 內容主要分為「會議」、「會議流程」、「溝通、協調、衝突」三個小節，進行文獻 探討與蒐集。

三、研究方法: 本研究架構得以確立，本章內容主要分為三節，第一節介紹研究方法，

第二節說明研究設計，第三節列出研究流程，第四節個案公司簡介。

四、個案分析:本章主要針對個案公司會議進行的實際流程，做出實務觀察與文獻理 論與定義的比對。第一節主要針對影響會議效率的因素探討，利用會議進行的流 程將影響因素分做三大部分:會議進行前、會議進行中、會議流程之外，三大因 素探討；第二節則總結各項因素對於會議進行效率的影響，以個案公司實際會議 流程分析各項影響因素表現。

五、會議改善對會議溝通的影響:本章接續第四章個案分析的結果，將個案公司實際 會議過程的觀察作出現象整理，得出本研究個案的現象發現並推估出本研究的命 題。第一節主要針對研究現象發現作描述，第二節將現象發現統整成本研究的命 題，並以此概念發出相關議題討論。

六、結論與建議:本章主要統整個案公司會議流程爭影響會議效率因素的研究發現，

並針對可能之潛在問題提出相關建議，並且將研究發現延伸至實務應用，作為未 來其他企業會議流程執行與會議效率相關議題的建議，並於文末提出本研究的研 究限制與後續之建議。

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