檔案使用與使用者調查分析

檔案使用工作不僅需熟悉保存的檔案，亦需瞭解各界對檔案使用的需要，瞭 解使用者何時需要檔案、需要什麼檔案、如何利用檔案等問題。檔案傳統的使用 者是以歷史學者、各領域專家或研究人員為主，檔案開放應用之後，潛在使用者

（意即一般民眾）將逐漸增加。檔案館唯有深入瞭解不同背景與使用目的之使用 者，才能從使用者的角度，著手規劃並提供滿足使用者需求之服務。因此，檔案 館需要定期對檔案使用者進行調查，瞭解使用者的背景及其對於檔案館服務現況 的 滿 意 程 度 ， 檔 案 使 用 調 查 建 議 應 關 注 分 析 下 列 問 題

（Dearstyne,1997,pp.193-194）：

一、 檔案館藏的使用者是誰?

二、 使用者如何自檔案館獲取檔案館藏?

三、 檔案使用的目的為何?

四、 哪些檔案主題經常被研究者應用?

五、 使用者調閱使用過哪些檔案?

六、 哪些檔案會被經常調閱應用?

七、 使用者自檔案中取得的資訊是否有用？這些資料對於研究的重要性？

八、 檔案資訊如何被使用者傳播使用?

九、 傳播使用的檔案發生哪些影響？可預期的影響為何？

十、 檔案館的檢索工具及館藏服務對於使用者的協助程度？

Jimerson 強調瞭解檔案使用者的重要，認為檔案館迎合使用者需求，似乎是 檔案館繼續存在及獲得財源的方法，甚至是關涉檔案館能否長期經營與存活的問 題（Jimerson,1989,p.338）。

國內外文獻不乏檔案使用的實證研究，Conway 於 1986 年發表了兩項調查成 果，開啟了檔案使用研究的里程，該項調查係針對美國國家檔案館的四所總統圖 書館使用者進行分析，採用調查、訪談、問卷調查和觀察等研究方式，瞭解使用 者的背景及研究主題，研究結果呈現檔案使用者對於檔案應用服務的滿意程度差 異極大，也發現使用者對於個人化的參考服務給予很高的評價(Conway,1986a &

1986b)。

1991 年美國肯特州立大學檔案館（The Kent State University Archives），以問 卷調查方式瞭解該館使用者及其認同檔案館藏提供服務的情形，調查顯示該館大 部分的使用者是肯特州立大學主修人文學的學生；超過90%以上的受訪者未曾應 用過檔案；大部分會使用檔案者是經由朋友、圖書館館員或教授之引導而應用檔 案(Brunswick,1991)。

美國國家歷史出版與文件委員會(The National Historical Publications and Records Commission) 和 美 國 學 習 協 會 聯 盟 (American Council of Learned Societies)，於 1992 年調查歷史學者應用檔案的情形。該調查係將問卷寄給五個 主要的歷史與族譜專業組織會員，瞭解檔案使用者的教育程度、檔案取得方式、

檢索工具的效益等問題。調查結果發現學生使用者占11%、純為興趣的研究者占

41%，有 45%則為專職的研究者；屬於專職研究者的背景包括：大學或學院教授 占 50%、自由作家或研究者占 20%、歷史博物館職員占 15%、具有其他教育背 景教師和圖書館、檔案館的職員分別占 7%、政府機關工作者占 4%、私營研究 部門職員占2%、其餘則占 8%(Cross,1997)。

1998 年 Cole 採用深度訪談方式分析 45 位歷史學博士生應用檔案資源的意 見，研究較偏重於歷史學博士生找尋研究材料與形成資訊的認知過程，研究發現 歷史學博士生找尋與利用檔案資訊過程符合「情境模型」（situation model）理論，

多數由閱讀理解、推論過程，而形成研究架構，結論認為歷史學博士生推論判斷 檔案材料的能力是影響研究成果的主要原因（Cole,1998）。

1999 年 Delgadillo 與 Lynch 採訪談方式探究歷史學研究生找尋資訊的過程與 對館藏機構的使用意見，研究對象以 15 位加州大學洛杉磯分校 (University of California, Los Angeles, UCLA)研究生為對象，偏重於瞭解史學研究生對於館藏首 次資料的使用行為及數位化對資訊行為的影響，研究結果發現研究者找資料極度 依賴圖書館編製的主題書目，找尋資料過程需要檔案人員與特藏館員的協助及解 答諮詢，研究生找尋資料與使用檔案的態度深受指導教授與課堂研究方法的訓 練，甚至館員與檔案人員對於研究生找尋資料的指導，也是影響研究生未來如何 使用檔案資料的因素。資料是否數位化也是影響研究工作的原因，年輕研究者有 傾向使用更多的資訊查詢工具，對於檔案數位化的要求也愈來愈殷切（Delgadillo

& Lynch, 1999）。

2002 年 Duff 與 Johnson 也採用深度訪談方式瞭解加拿大兩所大學 11 位歷史 學者使用檔案的經驗，關注研究者如何找尋一次資料來源，研究結果意外發現檔 案編排傳統以全宗方式，根據人名或機構名稱編排的檢索工具呈現方式，並不如 主題檢索工具受到研究人員的青睞，研究者通常會諮詢檔案人員、查詢檢索工具 或翻閱檔案資料，以建立研究知識架構（building contextual knowledge），所以檔 案人員是重要的諮詢角色。最後歸納出歷史學者到檔案館的活動取向有四：瞭解 新的檔案館藏、找尋已知檔案、建構知識架構、辨識相關的檔案材料（Duff &

Johnson, 2002）。

Tibbo 的研究採問卷調查 68 所美國大學的 700 位歷史學者的資訊尋求行為，

發現史學者經常使用的首次資料類型包括：報紙、通訊記錄、小冊子、手稿、日 記、政府報告、會議記錄與照片；檢索檔案資料的來源，有 98％經常是參考論 文引用文獻，79％是利用已出版的書目彙編，76％是利用檔案檢索工具；當他們 拜訪檔案館時有98％會使用檔案檢索工具（Tibbo, 2003）。

Duff, Craig 與 Cherry 的研究，則以郵寄問卷調查歷史學者認為進行研究找 尋檔案資料的障礙，發現檢索無法限制地理區域（50％）、缺乏檢索工具（47％）、

因隱私保護限制使用（42％）、資料形式難以閱讀（34％）、檢索工具不夠詳細（31

％）、資料有殘缺（27％）等問題較為嚴重（Duff, Craig & Cherry, 2004）。

Anderson 除了關注史學者找尋研究資訊的管道，也探究不同背景者使用資源 的差異，研究採問卷調查全英國2,914 位大學歷史教師抽樣 800 位作答，並以電 話或親自訪談方式取得25 位受訪者深度意見，結果顯示學者檢索研究資訊的主 要管道，依其頻率排序為：該領域重要出版品、館藏機構檢索工具、非正式溝通、

出版書目、線上檢索目錄、紙本館藏指南、本機構館藏目錄等；年輕學者有傾向 使用較多數位資源與檢索管道的傾向（Anderson, 2004）。

陳碧珠的碩士論文係以中央研究院近史所檔案館為對象，分析使用者入館登 記資料並透過深度訪談瞭解使用者之資訊需求，研究結果顯示中研院近史所檔案 館應用族群以史學研究者為主，學術研究是使用者產生檔案使用需求的主要原 因，教師與同儕是檔案館使用者重要的資訊來源管道，檔案館使用者屬於任務導 向之資訊尋求行為，呈現到館次數在特定時期密集且頻繁的應用行為（陳碧珠，

2002）。

檔案管理局曾於2003 及 2004 年針對中央一、二級及地方一級，共計 115 個 行政機關，進行「機關檔案應用服務現況」問卷調查，調查內容涵蓋檔案應用服 務專責人員設置情形、機關受理檔案使用數量統計、審核作業平均處理時間、應 用處所之規劃或設置、檔案目錄檢索工具、檔案提供應用方式、檔案使用服務的 困難等問題，透過公函及電話催覆，問卷回收率100％。結果顯示機關檔案使用 申請案件多由業務單位受理，未設置專責人員處理者占多數；七成以上的機關尚 無檔案使用申請案，已申請者多數可核准應用，機關受理申請的檔案件數偏低，

多數為10 件以下；機關審核民眾申請應用檔案處理日數平均需 6-10 日；檔案目 錄提供檢索查詢方式以電腦目錄為主，檔案提供應用之方式仍以原件調閱居多；

有八成機關認為推展檔案使用首要加強的工作為人員培訓，其次為推廣社會大眾 檔案資訊素養的觀念（林巧敏，2003；2004），此項調查偏重於各行政機關因應 政府資訊公開提供檔案使用情形之探討。

綜合上述學者或檔案館本身進行檔案使用調查的目地，可歸納所探討關注的 議題，包括：

一、 瞭解使用者背景與資訊需求：分析使用者的類型與特性、應用檔案的動 機與目的、應用檔案材料的比例、檔案材料對於研究的支援程度。

二、 瞭解使用者應用檔案的過程：探知找尋檔案材料的方式、應用檔案的頻 率、經常使用的檢索途徑、對館藏的意見與期許。

三、 分析應用的檔案材料特性：分析被應用的檔案資源數量、主題與年代分 布，瞭解經常被使用的檔案全宗與來源機構。

瞭解使用者對於檔案館滿意度：關切檔案館藏檔案內容支援使用的程度、檔 案開放的程度、檔案編排整理是否妥適、檢索工具是否完善適用、檔案管理人員 的主動性與專業知識等問題，目的在於瞭解檔案館服務的便捷程度。

使用調查分析有採館藏調閱資料、問卷調查、深度訪談與直接觀察等方式進 行，如果單純採用調閱統計，僅能呈現特定時期被調閱檔案的數據，較無法得知 使用者需要但館藏無法滿足的情形；訪談和問卷雖然可以探知使用者的看法和使 用過程感受，但是需要受訪者的配合與提供真實的意見反映；直接觀察是一種研 究資訊行為的方式，可以瞭解資訊尋求過程，也可避免問卷和訪談方式受到人為 意識的影響，但觀察法的問題卻是觀察結果不易量化分析和解釋，需要兼採其他 量化方式的輔助。如果目的是探求使用者找尋檔案過程問題，可利用訪談方式詢 問研究者如何找尋檔案、應用什麼檔案，以及所獲得檔案資訊的範圍和重要性

使用調查分析有採館藏調閱資料、問卷調查、深度訪談與直接觀察等方式進 行，如果單純採用調閱統計，僅能呈現特定時期被調閱檔案的數據，較無法得知 使用者需要但館藏無法滿足的情形；訪談和問卷雖然可以探知使用者的看法和使 用過程感受，但是需要受訪者的配合與提供真實的意見反映；直接觀察是一種研 究資訊行為的方式，可以瞭解資訊尋求過程，也可避免問卷和訪談方式受到人為 意識的影響，但觀察法的問題卻是觀察結果不易量化分析和解釋，需要兼採其他 量化方式的輔助。如果目的是探求使用者找尋檔案過程問題，可利用訪談方式詢 問研究者如何找尋檔案、應用什麼檔案，以及所獲得檔案資訊的範圍和重要性