檔案使用記錄相關研究分析

第三節 檔案使用記錄相關研究分析

利用調閱紀錄瞭解館藏使用情形，Lancaster 在其《If You Want to Evaluate Your Library》一書中，論述館藏評鑑方式時，有單純以流通紀錄評鑑館藏被使 用情形，亦可分析流通量與館藏量比率，藉由「相對使用」（relative use）顯示館 藏內容是否符合使用者的資訊需求（Lancastr,1993）。由於館藏使用情形通常是 由圖書出納量進行評鑑，流通次數愈高，顯示館藏被使用情形愈佳，圖書館藉由 圖書出納流通系統，可輕易取得各類館藏流通量與館藏量數據。

但某類圖書流通次數高，不必然代表館藏符合使用者需求，也有可能表示館 藏缺乏此主題資料，導致使用者只能不斷借閱有限的館藏，故 Jenks（1976）、

Allen（1987）、Bertland（1991）、Day & Revill（1995）等人之研究，則是將各類 圖書流通量百分比除以該類館藏量百分比，求出所謂的「使用因數」（use factor）， 依使用因數之數值高低，顯示各類館藏的使用率。當使用因數大於1 者，此類館 藏為高使用率，反之則為低使用率。使用率較高之館藏，表示既有館藏資料符合 使用者需求，使用者樂於使用此類館藏；若使用率過低，代表館方必須重新檢視 該類館藏是否不符時效。

國內張賢淑（2002）亦曾以國立臺北藝術大學圖書館館藏分布情形、流通情 形，以及讀者尋求館際合作之情形，瞭解館藏被使用狀況，以分析臺北藝術大學 讀者使用館藏的特質，及其是否能滿足讀者之需求。研究蒐集國立臺北藝術大學 各館藏類號、各館藏類型之流通狀況；各館藏類號、各館藏類型之分布狀況；再 求其使用係數和期望使用比率，以瞭解館藏是否使用過度或使用不足。其後再以 國立臺北藝術大學之館際互借申請單加以統計分析，瞭解尚有哪些館藏類型或館 藏類號尚未能滿足讀者需求，而有待加強。

圖書館藉由圖書外借流通紀錄分析館藏使用情形，主要的限制是只能瞭解被 使用外借閱覽的部分，無法得知館內使用情形，但此法仍有助於圖書館經由館藏 流通率高低，檢討館藏徵集政策的缺失。反觀，檔案館閱覽服務特性不同於圖書 館，基於檔案資料唯一性之安全維護考量，檔案館多採閉架管理並限館內調閱使 用，國內除依法有權檢調之機關，一般民眾無法外借檔案，故檔案被使用情形完 全可由調閱紀錄顯示，藉由調閱紀錄分析可完整呈現館藏檔案被使用情形。但近 年來檔案文件採影像掃瞄後，如檔案影像內容無機敏與隱私顧慮者，有部分檔案 館已逐步開放檔案影像可直接在線上點選閱覽，統計線上閱覽檔案影像人次，亦 可由系統點選統計使用數量。

檔案館利用檔案調閱紀錄進行使用分析之相關研究，有Yakel 與 Bost 以美國 中西部一所大學為對象，採用調閱統計資料和訪談方式，分析檔案因行政工作參 閱用途被使用的情形，以及大學檔案館的檔案使用率。研究呈現檔案使用者不 多，大部分的行政人員並不清楚館藏檔案的範圍，故無法刺激使用檔案館藏需求 (Yakel & Bost,1994) 。

英國公文書館（The Public Record Office）分析館藏檔案檢索系統 PROCAT 使用者檢索紀錄，分析2001 年有線上會員登記之 26％使用者，瞭解其檢索主題 與經常調閱的文件系列，其中以政治（21％）與軍事（20％）主題查詢率最高，

經常被調閱的文件系列一年被調閱使用高達9 千多次，並藉由焦點團體方式瞭解 使用者對於 PROCAT 線上檢索的意見，以協助英國公文書館改善檔案線上閱覽 服務（Garmendia,2002）。

美國國家檔案館分析檔案檢索系統使用者檢索與調閱之紀錄，主要探討電子 文件環境使用者線上申請檔案的行為，研究發現研究人員傾向查詢特定主題，且 習於調閱大量檔案文件閱覽。如果比較線上使用者與到館調閱者經常調閱的檔案 文件主題，發現兩者主題類似。隨著電子文件數量增加，採線上申請閱覽者人數 正逐年增加。（Adams,2007）Chapman & Yakel 則建議可以比較實地到館調閱與 線上調閱者，使用檔案主題與調閱數量之差異，提供檔案館瞭解不同族群使用者 檔案調閱行為之差異（Chapman & Yakel,2012）。

Borteye 與 Porres Maaseg 分析納迦（Ghana）地區檔案館的使用者紀錄，得 知該館使用檔案者以男性為主（92.14％），主要的職業別是個人工作者或是退休 人士（35.71％），使用檔案的目地是為找尋家庭歷史資料（57.86％），由調閱紀 錄發現幾個現象值得關心：使用者性別的偏頗，女性使用者不到一成；使用者超 過九成都是本地使用者；學術研究目的之使用不如預期；主要的使用目的是為找 尋家族歷史或是為釐清個人權益的事證紀錄（Borteye & Porres Maaseg,2013）。

大陸學者嚴永官為探討檔案使用的實際情況，曾對上海市奉賢縣檔案館1993 至1998 年間的利用登記表進行分類統計和分析，研究結果發現涉及民眾切身利 益的檔案使用呈上升趨勢，而為編修史志應用檔案仍是影響檔案使用量變化的重 要因素。該調查亦發現檔案使用人次並不能完整的呈現檔案使用的真實情況，因 同一個人次有可能單次申請應用大量檔案。此外，調閱案卷數量多寡不代表檔案 發揮的效益，因為如果是檔案檢索工具不夠精確的環境，使用者必須大量調閱案 卷逐一確認內容。所以，有時雖然調閱許多案卷，但調閱的案卷並不是有用的案 卷 (嚴永官，1999)。

洛陽市第一檔案館於 1996 年針對到館的使用者，調查其資訊需求的類型及 查找過程，調查結果發現，使用者族群人次最多的是黨政機關，占61.5%、經濟 建設相關的企業事業單位占 34.3%、個人到檔案館查找檔案的只占 4.1%，顯示 一般民眾對於檔案使用意願不高；應用檔案的目的，為工作查考者占38.8%、編 史修志者占 2.2%、為經濟建設者占 33.9%、索取證明文件者占 25%；此外，亦 調查使用者是否會使用檢索工具，表示會使用者僅占23.1%；詢問使用者是否查 到所需檔案資訊，有64.5%的使用者認為可查到所需之檔案；在查找檔案資訊行 為上，使用者認為在查找過程遇到挫折仍願意繼續查找者占70.5%，認為查找困 難且費時者，占60.7%，到其他地方查找者占 25%。研究建議提高檔案工作服務 效率，提供多樣化的檢索工具，讓使用者方便迅速找到所需之檔案資訊，是吸引 和滿足使用者需求的關鍵 (段米陽，1998)。

北京市地鐵總公司分析1991 年至 1997 年檔案使用的情形，發現平均每年之

使用者有1,670 人；應用之檔案數量平均每年有 17,300 餘卷，使用目的為工作查 考者占49%；技術改造與經濟建設占 36%、學術研究及編寫史料者占 15% (王凱，

1998)。

國史館自1998 年 6 月起，每月皆彙製「閱覽檔案概況報表」，分析統計館內 外人士應用檔案之目的、次數及類別。為瞭解檔案使用者之需求，曾分別於1991 年至1993 年以及 1998 年至 2000 年，針對館外人士來館閱覽檔案進行兩次連續 性的調查分析。結果發現，應用檔案的目的主要為撰寫博碩士論文與撰寫學術論 文；應用館藏檔案的類別主要為專藏檔案、個人檔案與照片檔案等類型。除照片 檔案外，其餘類別檔案之應用，皆呈現隨著時間大幅成長之情形。館外人士應用 國史館檔案撰寫博碩士論文或學術論文之研究主題，主要為政治類、外交類、軍 事類、財政經濟類、教育文化類、社會與族群類，以及人物類等 (朱重聖、張鴻 銘，2000)。

臺灣檔案管理局對於國家檔案調閱情形，進行定期統計並將《國家檔案開 放應用辦理情形報告》公布於網站，分析內容包含：國家檔案目錄資訊公布情形、

民眾申請應用國家檔案數量及其准駁情形、機關檢調國家檔案情形、國家檔案諮 詢服務辦理情形、國家檔案開放應用作業執行等內容事項，其中有關民眾申請應 用資料係根據調閱統計，可供本研究參考（檔案管理局，2015）。

前述採用館藏調閱紀錄進行檔案使用分析者，因研究目的不同，分析之紀錄 有以館內調閱申請者為限，或關注電子檔案使用情形以線上瀏覽影像者為主，根 據研究指出：線上遠距調閱者與實地到館使用者行為不盡相同（Adams,2007;

Chapman & Yakel,2012）。如能將到館調閱與線上瀏覽個別分析結果再加以比較 分析，應可取更多面向參考資料。再者，國內檔案館調閱申請統計雖有使用者背 景與使用館藏主題分布統計，但僅單純呈現本身館藏使用情形，並未進一步探究 使用者背景、使用者目的與調閱檔案數量的相互關係，也未呈現調閱量與館藏量 之「相對使用」情形；基於不同館藏資源與不同使用族群其使用檔案行為未盡相 同之假設，實有必要比較分析不同檔案館、不同使用者，其檔案調閱行為有否差 異，以提供檔案館深入解讀檔案調閱紀錄呈現之意義。