第四章 研究發現與建議
第一節 研究發現
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第四章 研究發現與建議
訪談完 6 位科秘書、3 位科主任與 5 位不同業務範圍的利害關係人後，根據 這 14 位受訪者內容將科秘書的工作任務、工作產出、行為指標、及職能內涵(知 識及技能)整理於第一節的研究發現中，以完成科秘書的職能基準規劃表；第二 小節則根據研究發現，提出管理建議，以增進科秘書的工作職能。
第一節 研究發現
本研究歸納 14 受訪者對科秘書的工作職能及內容後，發現可以將科秘書的 工作描述簡單分為 3 種溝通管道，科秘書負責與每個管道中不同的利害關係人資 訊往來，第一是－醫院內部，包括主管時間安排、公文資訊傳遞、確認醫師門診 表及值班費、人事福利宣達、健保資訊確認、核銷帳務、盤點器材、院內年度評 鑑、規劃忘年會等；第二是－學校，如科內醫師課程安排、考卷資訊收集、盤點 學科財產等；最後則是－外部團體，如安排學會課程資訊等。
每個溝通管道中具備不同的工作任務，負責的工作內涵與技能亦有所不同，
本研究將個別說明。
圖 4-1 科秘書的工作任務
資料來源：本研究整理 科秘書
醫院內部 院與科的
資訊交流窗口
學 校 協助醫師至
學校授課
外部團體 對外公關形象代表
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一、 工作任務之一－傳遞院內資訊
「請你用一句話形容科秘書。」
「代表科的溝通橋樑!」
醫院內部的行政單位眾多，如醫療品質部、行政部門、教學研究部門等各內 設有不同組別，組織內分工相當複雜，如何有效的傳遞院內資訊至科內，這是身 為科秘書的重要工作職責之一。
身為代表科對外重要資訊管道，每當有任何轉發至科內的公文，如各項會議 通知、評鑑資料、院內等，第一個接獲的資訊的一定是科秘書，科秘書這時候先 進行第一步為過濾，依過往經驗、事情的輕重緩急、影響性過濾相關信件或者是 公文，再分派至科內相關人員負責；假如是關於科內績效分配、醫師權益等，則 需特別向科主任請示，請科主任做最後定奪，讓科主任能知道並清楚掌握科內重 要大事。而當若是科內晨會等會議相關事務，科秘書則需要利用電話詢問每位人 員，事先安排參與人數最多的會議時間，並確認會議室地點通科內人員，當天事 先確認相關設備或者是餐點等事務。
表 4-1 科秘書工作任務－科內人員會議時間及活動安排
資料來源：本研究整理
工作任務 工作產出 行為指標
T1.1 科內人員會議 時間及活動安排
O1.1.1 收 發 各科公文及轉 發相關 email
P1.1.1 過濾其他單位需科部配合事宜，以分派科內相 關人員負責；並針對協助事項的重要性，適時請示科 主任
P1.1.2 妥善安排科內行事曆
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為了做有效的工作，科秘書需要具備職能內涵，包括確切知道各部門業務範 圍及細心籌畫活動的知識；其相關技能包括公文流程熟析度、公文撰寫能力、電 話溝通技巧、資訊篩選能力、資訊吸收能力、資訊過濾能力、清楚且有重點的資 訊傳達、溝通協調能力、溝通橋梁、與人交際、會議安排能力、適時追縱進度、
規劃時間、活動安排、辨別輕重緩急及資訊保密能力。
身為重要的醫療照顧臨床人員，一舉一動都會受到政府法規的規範，為了能 更加落實政府對醫療照顧的週全，有時會針對法條做更佳完善的新增或修正，如 醫事人員法、健保法等，但並不是每位科內人員都會清楚法規的異動內容，而院 內行政單位常需發文至各科，請科秘書轉達相關法規至科內人員，以卻確保相關 人員具備醫療法規的知識。
表 4-2 科秘書工作任務－確保科內同仁具備院外法規知識
資料來源：本研究整理
為了能勝任傳遞法規知識，科秘書須具備基本法規知識對醫療法有基礎的概 念、基礎臨床知識知道科內的醫療服務內容；並具備有資訊篩選能力、資訊吸收 能力、資訊過濾能力、清楚且有重點的資訊傳達的能力。
在教育部推展的各項評鑑項目中，個案醫院都獲得優異成績，能得到此佳績，
靠的是全員上上下下人員齊心努力才能達成，為了持續維持這驕傲的成績，院內 有各種不同的醫院評鑑，身為科內重要傳遞資訊的窗口，當有需要時，科秘書必
工作任務 工作產出 行為指標
T1.2 確保科內同仁 具備院外法規知識
O1.2.1 基 礎 法規知識
P1.2.1 當法規有異動時，如新增或修正等，須向保險 組確認後，爾後向科內人員宣達，如健保法、醫事人 員法、勞基法等
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主導；當進行到確認聘用後，科秘書需要負責收集應徵者的體檢資料，與人資室 共同完成新進人員的報到流程，協助其至總務室申請公務機等器材設備，而若是 醫師職缺，科秘書更需要幫其安排與院長、副院長的面談，已完成院內報到程序。
為了能順利達成此任務，科秘書須了解各部門業務範圍、人力資源規定的職 能內涵；所需的職能內涵包括公文間往來的流程熟析度、快速了解各項會議重點 技巧、安排會議先後順序的能力、適時追縱進度、規劃時間、活動安排、資訊保 密。
表 4-4 科秘書工作任務－科內人事異動
資料來源：本研究整理
除了人事異動外，各項人資福利宣達，也都是仰賴科秘書，如院內基本的人 事規定、流程及員工福利知識，科秘書都需要向科內人員宣達，好讓每位員工都 可以清楚了解自己所具備的福利與權益。若當醫師於院外醫療支援時，科秘書更
工作任務 工作產出 行為指標
T1.4 科內人事異動
O1.4.1 協 助 科內人事行政 業務
P1.4.1 提供人資室相關職缺工作內容資訊，並透過人 資室對外公布於相關人力網站中
P1.4.2 安排應徵者的面談流程，如初步筆試、相關主 管之面試等
P1.4.3 提醒報到須提供的文件，如體檢、資格證明等 P1.4.4 與人資室共同協助科內新進人員完成報到流 程
P1.4.5 協助申請公務機等器材及設備 P1.4.6 其他人事業務異動
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應該主動積極的向人資室報備，以利人資室統一向國健局、衛生署報備，以免觸 法。
清楚的健保法規知識、院內的人力資源規定、具備基礎臨床知識是科秘書達 成此項工作任務的職能知識；資訊篩選能力、資訊吸收能力、資訊過濾能力、清 楚且有重點的資訊傳達是此項任務所應該具備的職能技能。
表 4-5 科秘書工作任務－人事福利宣傳
資料來源：本研究整理
為了能確認科內醫療服務現況，科秘書需向科內負責編班人員確會相關資料，
並將資料內容電子化後，繳交至院內各項行政單位，如送每月各科門診時刻表至 醫事室、每月值班費至會計以確保醫師值班費無誤、以利人資室充分掌握醫師的 每月出勤狀況。而當醫師臨時停診時，科秘書需與醫事室門診組確認病人聯絡資 訊後，再一個個撥電話進行後續協商事宜，如詢問病人是否可以接受改掛其他醫 師的門診時間或者是在另外為病人安排相同醫師的其他門診時間。
工作任務 工作產出 行為指標
T1.5 人事福利宣傳
O1.5.1 熟 知 院 內 人 事 規 定、流程及員 工福利知識
P1.5.1 向科內人員宣達院內人事福利制度異動 P1.5.2 向新進員工介紹基本請假流程及相關福利等 P1.5.2 如醫師在院外做醫療支援時，彙整於人資室統 一向國健局、衛生署支援報備，以免觸法
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當年度預算審核通過後，科內有一筆預算資金用於財產請購作業，個案醫院 採購流程為科秘書需先確認採購項目是否符合當年預算內，若是，則需要找相關 廠商報價，進行綜合評比後，確認欲採購的廠商後，須將相關文件電子化或者是 掃描成電子檔，並撰寫公文經科主任審核通過，發送公文至相關單位，同時彙整 於總務系統中，以完成財產請購作業流程。
為了能使科內財產請購作業順利完成，科秘書須充分了解不同部門的業務範 圍以利備妥相關文件、帳務核銷流程、基礎臨床知識，是各個科技書所應具備的 職能知識；職能公文流程熟析度、公文撰寫能力、邏輯歸納能力、文書處理、資 訊保密也是重要的職能技能。
表 4-8 科秘書工作任務－科內財產請購作業
資料來源：本研究整理
工作任務 工作產出 行為指標
T1.8 科內財產請購 作業
O1.8.1 科 內 採購清單
P1.8.1 確認採購產品及金額符合年度預算，若不符，
則需額外向上簽呈
P1.8.2 找廠商報價，並進行綜合性評比，如產品規 格、性質、內容及價格等
P1.8.3 將相關文件掃描成電子檔，並撰寫公文後再經 由科主任審核，發送公文至相關單位
P1.8.4 將相關電子化文件彙整於總務系統中
P1.8.5 若是消耗性醫療產品，額外備貨於倉庫中，以 利緊急需求
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當有科內帳務核銷、零用金申請等，科秘書需要收集相關收據並予以電子化，
產出公文後彙整於會計系統中；若是健保申報等作業時，並須在期限內向批掛組 申報健報項目；當有醫療資訊錯誤時，科秘書也是負責向院內資訊室提報修改請 求單，以免遭受罰款。
事關帳務核銷，必須充分了解各部門業務範圍、健保法規、基礎臨床知識以 免讓科帳目發生錯誤；公文流程熟析度、公文撰寫能力、適時追縱進度、文書處 理、資訊保密也是能勝任這項工作內涵所具備的工作技能。
表 4-9 科秘書工作任務－科內帳務核銷、零用金申請及健保申報
表 4-9 科秘書工作任務－科內帳務核銷、零用金申請及健保申報