總務主任面臨之困境

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第二節 總務主任面臨之困境

總務主任工作以支援教學工作為主，在複雜的工作執行中會遇到甚麼樣的困 難？位於離島的小學會遇到甚麼樣的問題？本節將先探討總務工作困境的相關 意義，再根據研究者預計訪談的二位離島初任總務主任的背景，找出他們會面對 甚麼樣的困難。

壹、 總務工作困境的意義

困境的意義是指在執行任務的過程中，遭受到困難問題無法解決而感到困 擾。呂振發(2002)以為困擾是主觀認知和外在環境有落差，導致身心理不平衡。

楊志能(1994)將工作困擾定義為無法有效解決內在的衝突或滿足需求，或解決職 務上的事情，導致身心上的不安。陳恆山(2003)覺得工作困擾常來自於工作上承 擔過多壓力或不滿，而產生的心裡退縮或不愉快的感覺。

所以困擾的原因是來自於事情或外在情境的發展不如己意，產生的內心不平 的狀態稱之。在工作上遇到困難無法解決造成心理上的不平，即工作困擾。而初 任總務主任在工作上可能限於專業知能不足、人力支援缺乏或法令規章不熟悉等 因素，而產生壓力及情緒不安等等反應。

在認知心裡學的觀點中，問題指的是在有目的下卻無法找到適當的方法所感 受到的心裡困境。其存在與否是個人主觀的感受，對經驗少的人或許是問題，經 驗豐富的人或許輕易就可解決(張春興，1994)。

以英文的意義來說，「problem」指的是難以瞭解或解決的問題。郭丁熒(1998) 覺得問題的涵義有二，一是詢問或疑問；二是有其嚴重性引人注意者稱之，如失 業問題等。張春興(1994)覺得問題是主觀的，但若依問題性質分類的話卻是相對 客觀的。心理學家將問題分為三類：

一、有結構的問題（well-structured problem）：指的是按照一定流程去思考 就能得到答案的問題，如數學教科書上的習題即屬此類。

二、無結構的問題（ill-structured problem）：指沒有一定的流程可以依循，

不容易靠線索解答。依照往例去進行有時可以得到解答，有時卻無法成

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三、爭論問題（issue problem）：指帶有情緒思考的問題，此類問題無固定思 考模式，又容易使人因帶有情緒而無法理性思考。如死刑是否該廢除？

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度較高。而學校財產管理及相關經費核銷流程皆有相關規定，相對的較為容易，

並有前例可循，在總務工作上造成的困擾也較低。另外校舍安排及工作分配牽涉 到教師及相關人員權益易生爭執產生兩難情境，故列入爭論問題中。研究者在實 務工作經驗中尚遇到某些問題，如總務處人力編制不足、相關經費缺乏、評鑑及 報表過多、交通及環境不便等，此類問題在總務工作上確實造成困擾但屬於無法 解決或短期內沒辦法解決者，研究者將其分類為「環境限制」。上述兩類問題會 隨著學校或總務工作個人特質或經驗等不同背景變項，產生的困擾程度視情況而 決定。

貳、 初任總務主任面臨之困境

研究者將總務工作的困境定義為進行總務相關行政工作時，面臨的外在困難 問題及內心感覺到困擾。而困擾程度的高低則會讓總務工作者產生不同的壓力。

總務工作所遇到的困難以及感受到的壓力情形前人的研究文獻非常的多，但初任 總務主任方面的研究則相對較少。本研究對象是澎湖縣二級離島的初任總務主 任，所以研究者先將總務工作面臨的困難問題的相關文獻進行整理，再進行初任 總務主任可能面臨之困境之分析，以為後續研究設計進行之參考。

一、 總務工作困難問題

總務工作的順利進行關乎著學校整理運作的順暢度，若無法將總務工作所遇 到的問題解決，那學校的運作就像有著生鏽螺絲的龐大機器，無法順利的達到預 期的績效。因總務工作所遇困難問題既多且雜，故研究者將教育先進的相關文獻 整理分為七個層面，把意義相近的歸於一類，如上級壓力及人際關係歸類於角色 扮演之層面，法規不熟悉歸類於專業知能之層面，無適合分類則歸於到其他因素 之層面，綜合整理如下：

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總務工作相關的項目非常多，且都需要相關的專業知能，如消防法規的瞭 解，且必須取得防火管理人員的證照，辦理採購業務也需取得採購人員證照，另 外研究者將總務相關之政策及法規納入此層面，總務主任不僅努力進修取得相關 證照，也要時時關注相關法規，若然大意犯錯即可能涉及法律刑責，不可不慎。

（五）、角色扮演

研究者將上級壓力列入此項目，總務主任原本就是一個承上啟下的角色，不 僅要執行上級交辦事項，因其業務常具時效性，所以也會承受更多上級的壓力。

此外總務主任亦扮演一級主管以及教師的角色，必須兼顧行政業務及教學工作，

另外更身負家長會幹事的責任，必須和家長及社區協調溝通，爭取經費。所以在 身兼多職的情形下如何面面俱到，考驗著總務主任的智慧。

（六）、人員管理

此項包含組長、工友、幹事、教育服務役男及臨時人員的管理及工作分配。

因總務處工作繁雜，若能有效的管理人員，讓每個人各司其職，則總務工作會推 動的相對順利。反之若管理不當，不但影響行政效率，反而造成額外的負擔。

（七）、其他因素

本項目包含了前 6 個層面未提及之部分，如總務處相關人力編制的不足，尤 其是小型偏遠學校不但編制僅有主任一人，加上工友遇缺不補及役男制度即將消 失，人力缺少造成總務工作推動困難。另外某些學校有其地區限制之特殊性，如 山區或離島偏遠及特偏地區交通不便，增加了總務工作執行的困難度。

總務主任的工作常會因為學校規模大小、所處地區環境不同、人員編制多 寡、校長行事作風不同等因素，使得總務主任職務及所遇困境各不相同。而總務 處工作涉及層面廣，遭遇的問題更需要深入的探討分析，以前人提供的經驗來對 應現在的問題，才能匯聚出共同點供後人參考，協助總務工作所遇困境的解決及 提昇總務人員的專業知能。

二、 初任總務主任面臨之困境

以學校行政的觀點來說，總務主任相當於一個後勤官，負責財物管理及採 購、軟硬體修繕、校舍安排、公文收發及活動支援等，因其複雜及專業性的需求 高，是故教師擔任的意願皆不高。游培珍(2002)指出在師資培育的過程中，並沒

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有總務主任相關專業之訓練。吳俊瑩(2002)調查發現，舊台南縣地區初任主任約 有三分之二都是接任總務主任。

許多研究都指向於初任總務主任是一個很吃重的工作，壓力比其他主任較 大，但其原因為何？對於哪些方面的總務業務會感受到壓力？研究者整理先進之 研究，期能找出初任總務主任最頭痛的問題，以為後續研究之參照。

吳榮福(2002)研究指出，初任總務主任在專業知能層面感受到最多壓力，並 在遇到困難時，沒有專門單位可以提供解答或協助。

曾武星(2003)研究：學校採購最容易出錯的是不諳法令規定、採購程序有瑕 疵及外力干預。大多數人不願意擔任總務工作是因需具備高度專業性。

鍾庭良(2005)指出：1 年以下的初任總務主任在工作負荷、專業知能及整體 的工作壓力上都大於年資 4 年以上的總務主任。

林克銘(2005)發現年紀較輕或年資較淺的主任，會有管理部屬的壓力，並造 成焦慮及失眠的症狀。

江世冠(2005)研究發現國民小學總務主任以「工作負荷」的壓力感受度最 大。「溝通協調」的壓力感受度較小。

王富民(2005)發現擔任總務主任年資越淺，其工作壓力的感受程度越大。

許多學者的研究都指向於初任的總務主任其遇到的困擾大於資深的總務主 任（吳榮福，2002；林銘科，2003；鍾廷良，2005），研究者歸納上述文獻，對 應研究者分析之總務工作困難問題層面，發現初任總務主任最感困擾的問題整理 如下：

(一)專業知能。

(二)工作負荷。

(三)人員管理。

(四)政策及相關法規不熟悉。

(五)欠缺諮詢管道。

綜合以上幾點可以發現，初任總務主任最感困擾的，在客觀的性質分析中大 部分屬於無結構問題。因缺乏相關經驗，所以初任總務主任在無固定流程可供參

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