校務行政系統發展進度之個案研究－以某技術學院為例
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(2) 2006 工研院創新與科技管理研討會 料，以提高服務品質及增進行政效率。. 5.2 組織背景. 4.文獻探討. 5.2.1 基本資料 1. 劉燕燕(2004)認為早期校務行政資訊化原本是 獨立運作之資訊系統，之後不斷成長，而所用之技. 表 1 某技術學院組織背景. 術各有不同，因缺乏統一標準，導致資訊無法跨平. 學生人數：約 8000 人. 台交流，而嚴重影響行政效率。現在開發校務行政 員工人數. 系統的過程，最嚴重的衍生問題即為系統間整合問. 職員：99 人 教師：299 人. 題，包括資訊系統更新與建構實施策略、新技術使. 行政單位：15 個. 用、資料庫整合與作業系統整合等。張桂玲(2003). 組織架構. 也提及，從研究過程中得知目前各校之校務行政系. 教學單位：16 個系所. 統中的子系統，仍有大多數各自為政之現象，學校. 漢龍科技. 並沒有完整地將各處室之系統做整合，故研究建議 各處室日後在整合行資源時應更完整。 彭文美(2001)探討大學公文電子化之發展時，. 校務行政系統. (90 年簽約；92 年 2 月解約). 導入合作廠商. 立百代公司 (92 年 3 月正式簽約~至今). 發現推動校務行政電腦化之任務與主旨，首先需克. 資料來源：本研究整理. 服心理障礙與鼓勵學校各單位教職員習慣使用及 行政人員對電腦知能的認同度等，都會造成開發過. 5.2.2 電算中心系統架構圖（如圖 1）. 程的衝擊。研究個案電算中心主任也提及，導入校. 因人力有限，故校務行政資訊系統採委外開發。. 務行政系統是全校性的，必然涉及各項流程的重新 規劃與變革，這必須業務單位全力配合，才得以使 校務行政系統順利進行。 從以上的文獻探討得知，校務行政系統開發是 否得以順利完成，系統間的整合及業務人員的全力 配合，是很重要的成敗關鍵因素。. 5.個案研究探討－以 A 技術學院為例. 圖 1 電算中心系統架構圖. 5.1 開發校務行政系統的目的：. 資料來源：本研究整理. 建立校務行政的各項模組，逐步完成辦公室自 動化的系統，來提供學生與教職員工便利、穩定、. 5.3 校務行政系統功能介紹（如圖 2）. 與安全的及時的線上校務行政服務。 教師使用此系統處理學生成績、查詢學校各項 資訊，行政人員用來處理行政事務(例如：排課、註 冊、薪資處理系統...等)，學生、家長可查詢學校活 動及成績記錄等。學校也建立了一套資料庫(例如： 註解 [f1]: 可加入一段落，標. 教師、學生之基本資料...等)，可供各處室共用，達 圖 2 校務行政系統功能圖. 到資料共用及整合之目的。. 資料來源：本研究整理 2. 題為文獻探討，將資訊系統 開發的相關文獻稍作說明.
(3) 2006 工研院創新與科技管理研討會. 5.4 委外廠商專案小組流程圖(如圖 3). 3 月完成評估新接手廠商，即是現在合作廠商立百. 附件的組織圖為立百代每次承接一個專案時，. 代公司完成議妥合約。立百代自 92 年 3 月完成簽. 組成的專案小組。. 約以來一直極力配合學校的燃眉之需。首先於兩個. 1.專案執行長：負責專案的所有事情。. 月內協助更替新的電子公文系統，以達成教育部對. 2.專案執行經理：負責溝通協調及驗收工作。. 於電子公文傳遞的使用上要求。之後更投入大量人. 3.專案協理：負責系統分析及開發。. 力因應教務單位的要求，配合達成 92 學年度第 1. 4.客服暨技術支援工程師：負責系統環境的安. 學期的註冊控管與加退選系統，來舒解歷年因二天. 裝以及系統問題單的維護及處理。. 的加退選時程，學生無法上課、一群學生手工填. 5.視覺設計經理：負責網站的美術設計。. 表、推擠排隊待審加退選課程的衝堂、課堂人數等 的混亂。. 5.6 校務行政系統規劃過程 校務行政系統的規劃，在歷經漢龍一年的分析 訪談，與這兩年的校務相關變革，全校的行政業務 功能由 90 年 10 月簽約在合約之中的 810 個系統作 業項目；經過各業務單位與漢龍第一階段的系統訪 談分析完成後，再與立百代公司簽約之前重新檢討 已定新合約時，各單位對系統業務的要求劇增，於 原來整體系統下，額外增加 423 個作業項目，達後 圖 3 立百代專案小組流程圖. 來簽約時整體的 1233 個項目。主要原因為改制技. 資料來源：立百代公司. 術學院後相關學制與業務複雜度成長，及各單位因 為對於電腦可運用層面瞭解與行政系統整合增加. 5.5 校務行政系統導入的過程. 了需求。其中有許多的業務在一開始由工作小組收. 導入的歷史：研究個案之校務行政電腦化，是. 集各大專院校資料，提供各業務單位參考，原先表. 由電算中心來扮演引介者，電算中心主任負責籌劃. 達不需要；但在分析階段時逐漸擴增。主要增加的. 使校務行政系開發得以順利進行。民國 88 年初，. 子系統項目為：. 學校將此專案交付電算中心及資管系主任成立無. 1.全校的表單流程。. 給職的“行政電腦化工作小組＂，當時由電算中心. 2.技合處的新增業務：技術服務、校外實習、. 主任與數位資管系同仁蒙邀為諮詢顧問協助規劃. 教育推廣中心學分班、職訓管理。. 與評估廠商。歷經兩年的評估之後；在考量費用成. 3.教務處：他／跨校修課、開課／科目管理、. 本及各項需求的配合度下，於 90 年 10 月底與漢龍. 配課、體育選課、考試考程。. 科技簽約開發，當時由電算中心主任協助主導相關. 4.進修部：學業獎勵、作業抽查教學成果展。. 的合約與工作規範。然漢龍科技在歷經一年的系統. 5.學務處：失物管理、平安保險、餐飲衛生、. 訪談分析後，因該公司的人事變動，與開發專業要. 急救訓練。. 求意見不同下，於 92 年 2 月協議解約。並於 92 年. 6.總務處：學士服、門鎖、合約、場地、公務 3.
(4) 2006 工研院創新與科技管理研討會 車輛、預算整合。. 缺乏主導溝通機制，經常由電算中心因為開 發與上線時程上的要求，直接依據資料處理. 7.電算中心：電腦維護、基礎架構、電腦耗材、 軟硬體借用與版權管理等。. 與資訊應用的基本原則，提出原則性的決. 所以現在規劃於合約中的系統範圍包含：教務. 行，以避免影響開發時程與上線使用後問. (A)、學務(S)、總務(G)、人事(H)、技術合作處(T)、. 題。但因經常涉及各單位的權限範圍，與業. 電算中心(C)、會計室(F)、預算(B)、電子公司(E)、. 務流程的重新規劃；而導致各單位的反彈與. 與表單流程(W)等 10 大主要校務行政管理資訊系統. 抗拒。. 架構。. 5.過度高估開發公司的開發能量：本學期的上 線重點應在於學生缺曠／操行／與學生請假. 5.7 目前校務行政系統發展的問題：. 系統等，但是在整合繳費單的需求下，投入 人力之後，卻發現繳費單的牽涉層面非常龐. 1.主要的錯誤在於因應業務單位的要求，提前 趕工。與立百代簽約後因應註冊與加退選的. 大(所有費用相關業務均需整合，包含學雜. 系統趕工上線，以因應當初業務單位提出的. 費、課程、加退選、住宿、停車、就貸、減. 急迫需求。在急於系統上線時，未能考量到. 免……等)；以至於影響其他的系統進度。因. 相關的系統完整架構，導致於半年後發現因. 而影響此一階段重點系統的上線時程。. 系統趕工造成架構不完整，例如需更動系統 以解決年級資料，對應到新學年課程，導致. 5.8 後續開發問題解決處理模式. 班級在灌課時間上與未來年級資訊不一致的. 5.8.1 相關問題的因應規劃：主要是將運作機制的權 責釐清，由各業務單位負責清楚的提出內部的. 結構缺陷。. 業務資訊化需求，與業務相關的資料縱向(教. 2.對於系統功能的限制未能堅持在完成 80%的 自動化範圍，而導致系統的功能因為相關的. 學單位)，及橫向(行政單位)的流程整合規劃；. 特殊作業需求，而不斷的昇漲功能，因而增. 以利系統開發回歸正常作業機制。. 加不必要的系統複雜度與困難度。如成績系. 1.運作規範規劃如下：. 統的非必要性加減分與調分等功能，因而增. (1)不再因為相關業務流程而變動開發流程與 進度，以免造成掛萬漏一影響系統架構的. 加相關開發工作。 3.系統品質不穩定：因為急於趕赴相關的業務. 問題再度發生，以避免增加系統修改的問. 時程需求，在整體系統環環相扣下，導致許. 題，並且延遲整體系統進度。後續的開發. 多系統都在趕工過程中未經實際的驗收程序. 將以漢龍科技訪談分析的系統文件為基. 而急於上線，因而造成系統呈現在使用者上. 礎，與開發公司進行使用者介面(UI，User. 線時未趨完整與使用的困難。此現象都造成. Interface)的操作流程訪談；並於介面確認. 開發人員疲於處理問題，而無法正規化的進. 時一併釐清相關的業務規則(BR，. 行系統開發。. Business Rule)。所有業務系統此一階段未 完成之前，不進入程式編碼設計的階段，. 4.跨部門／組別的業務連貫溝通問題：各部(日. 以免建屋拆屋徒做虛功。. 間部、進修部、進修學院)；業務單位(教務、 總務、學務、與各學系等)之間的關聯業務，. (2)在使用者介面(UI)與業務規則(BR)完成確 4.
(5) 2006 工研院創新與科技管理研討會 認後，開發公司據以撰寫程式，開發公司. 解；校務行政系統之推行計畫不夠完整等。這些都. 在完成程式與內部的 alpha test 後，將系統. 會影響校務系統整個運作的進度與執行。而使用校. 上傳到某技術學院 saisba 主機，並撰寫測. 務行政系統後資料庫之間資料的轉移也是問題，因. 試案例交付業務單位做為驗收相關系統程. 為早期所發展的系統大都是以單位為基礎各自為. 式的依據。. 政，沒有經過整合，因此現在要重新開發新系統，. (3)系統驗收完成後，由合作廠商與業務單位. 在各資料間的轉檔、整合，就相當的費時繁雜。張. 討論系統上線的步驟，在必要時由業務單. 建原（1998）也提到，影響資訊系統成功的因素甚. 位製作新的作業流程教案，對相關人員做. 多，但以「人」是其中最重要的因素，「人」往往. 教育訓練後，才得以上線作業執行。. 是組織導入任何一種資訊系統時最關鍵的因素。. (4)上線系統的問題反映：本中心將提供相關 工具與格式由使用者線上提出問題。所有 問題的本質分為兩構面的類別：. 參考文獻. 註解 [f2]: 參考文獻中出現. [1] 劉燕燕(2004)，「整合式多媒體資訊管理系統之. 的文獻，也須於文中出現。. 設計策略與研究-以屏東科技大學校務行政管理. I.問題的急迫程度：緊急與 1-10 的優先次. 資訊系統為例」，屏東科技大學資管所博士論. 序。. 文。. II.問題的原因：程式錯誤(BUG)，功能改. [2] 個案技術學院電子計算機中心主任(2004)， 「校. 進(不涉及費用增添)，功能新增(涉及新. 務行政電腦化工作報告」。. 增費用)。. [3] 張桂玲(2003)，「以平衡計分卡觀點探討校務行 政系統滿意度之研究」 ，逢甲大學會計與財稅研. 5.8.2 跨部門溝通機制：為避免不必要的系統重作與. 究所碩士論文。. 責任歸屬，在相關溝通問題未解決之前將不進. [4] 彭文美(2001)「大學公文電子化之發展與問題探. 行程式撰寫。. 討--以靜宜大學為例」，中華大學工業工程與管. 5.8.3 對於開發公司的要求：開發時程上將由開發公. 理研究所碩士論文。. 司與業務單位直接協調，以安排相關系統的開. [5] 陳美如(2001)「影響校務行政資訊系統成效因素. 發時程與會議安排，來確保業務單位對於本身. 之探討」，屏東科技大學資管所碩士論文。. 業務系統開發的參與及對於進度的了解與掌 握，並確定開發的品質。. 6.結論 校務行政電腦化的過程中將會產生許多問 題，根據陳美如（2001）文獻指出：高階主管對資 訊系統的相關知識不夠瞭解與參與程度不高；給予 使用者的教育訓練不足；系統功能與現行作業不 符；硬體設備不實用；編列預算不足；缺乏專業人 才之參與；各單位間系統整合不良；資訊人員與使 用者缺少有效溝通；廠商或資訊人員無法持續維護 及擴充系統的功能；使用者對校務行政系統不夠瞭 5.
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