檔案目錄機敏性資訊呈現方式及其作業政策之研究 - 政大學術集成

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(1)國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所碩士論文 Master’s Thesis Graduate Institute of Library, Information and Archival Studies National Chengchi University. 檔案目錄機敏性資訊呈現方式政治大及其作業政策之研究. 立. ‧. ‧ 國. 學. A Study of the Catalog Information Presentation and Management Policy on Secret Archives. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i n U. v. 指導教授：林巧敏博士 Adviser：Dr. Chiao-Min Lin. 研究生：田晨新 Author：Chen-Hsin Tyan. 中華民國一○七年七月 July, 2018. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(2) 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i n U. v. ii. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(3) 謝辭誤打誤撞進入政大圖檔所，兩年時間很快，總是到了該畢業的時候。這本論文能如期完成，首先感謝林巧敏老師的悉心指導，不僅指引研究方向，教導專業知識及技能，更仔細引導研究寫作，提醒我改善很多不好的寫作習慣，在研究中提供許多寶貴建議。雖然我總是進度落後，但非常謝謝老師的包容，常常比我還要著急進度，也知道我需要什麼，真的非常謝謝老師！謝謝願意受訪的每一位研究者，謝謝您們願意花費時間提供寶貴的建議，這. 政治大次看到你們熱心提供資訊和幫忙聯繫，我就覺得因為有你們，我的訪談才能順利。立份論文才能完成。特別謝謝陳學長、小賢、晚影、虹姐願意幫忙我找受訪者，每. ‧ 國. 學. 謝謝薛理桂老師及莊道明老師願意擔任論文口委，您們的建議及指正都很切合要點，讓我的研究能更符合需要。謝謝政大圖檔所的每一位教授，課堂上的精. ‧. 心教導，不僅增進學術知識，更是促進我的研究能成長的養分。謝謝傳萱助教及. sit. y. Nat. 明雯助教一直以來親切的提醒及協助，總是適時的提醒我們該完成什麼事。謝謝. al. er. io. 王麗蕉及臺史所檔案館給我認識檔案、實際整理檔案的機會，從每一位身上我看. v. n. 到對檔案的關心及仔細。謝謝大學以來指導我的許多教授及學長學姊學弟學妹，. Ch. engchi. 因為有你們，我曾才能成長至今。. i n U. 謝謝親愛的家人包容我的選擇及這兩年的忙碌，提供建議、安慰與鼓勵，親愛的老爸、老媽、老弟，我愛你們。感謝阿樂和我聊人生與未來、小安子與我一起崩潰也彼此督促、阿佳西來找我吃飯陪聊陪拍照、阿聖的 IG 總是鼓勵我更往前，我愛你們。謝謝碩二夥伴一同奮戰至今，尤其謝謝檔案組的虹靜、子萱、嬿而、瑋儒，在這裡就不多說什麼了，因為有你們作戰友，碩二的生活才沒有那麼孤單。謝謝學長姊及學弟妹的許多幫忙及照顧，讓我的在這裡的生活及研究能更豐富。謝謝. iii. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(4) 許多的朋友及伙伴，總是有你們的笑容鼓勵，才有現在的我。感謝愛班少女、平班吃飯團、臺北女孩、女排兒的陪伴，喜歡跟你們吃飯聊天互相說近況的日子，要特別感謝柯小如的一頓飯讓我沒有休學。謝謝一起照顧青少年的夥伴及青少年，包容我不定時的缺席，供應我的缺乏。尤其謝謝艾姊、阿蹦、蔡蔡、玶姨，承擔我的淚水陪我一起禱告；謝謝球球來到這裡，你的笑臉是我的治癒；謝謝陪我長大的關、愛光光、萱妹、蓁蓁、禧、C、連阿樂；以及 K、立珩姊姊、比比姨、苓芸姨；我們要一起成為清晨的甘露，我愛你們。. 政治大. 這兩年總是有許多人不吝惜的幫助，這份論文才得以完成，我沒有忘記，我. 立. 真的非常感激。最後，感謝我的神，親愛的主，作我的牧人，成為我應時的供應. ‧ 國. 學. 及恩典。願主祝福每一位，總是平安喜樂。. ‧. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i n U. v. iv. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(5) 摘要線上檔案目錄常是使用者首次接觸檔案的媒介，提供使用者第一手的資訊，尤其當使用者接觸到無法調閱或限制調閱的機敏檔案時，其檔案目錄資訊更加重要。而我國檔案目錄機敏性資訊呈現較無系統且資訊稀少，常造成使用上的不便。本研究藉由文獻回顧瞭解機敏檔案定義，透過觀察國內外代表性檔案機構線上目錄之機敏性資訊呈現，並深度訪談檔案主要使用族群歷史研究者，獲悉使用者對於機敏檔案目錄資訊的需求，綜合分析兩者成果，提出對我國目錄中如何呈現機敏檔案之具體作法，以供國內檔案典藏機構參考。. 政治大以借鑿國外經驗；使用者普遍認為機敏檔案目錄需要公開，提供正確的機敏資訊，立根據研究成果，本研究認為雖然受限法律，使我國機敏性資訊較少，但仍可. ‧ 國. 學. 不僅有助研究及使用，能降低使用者對檔案機構藏匿檔案的質疑。建議參考澳洲機敏檔案資訊呈現方式，在目錄中清楚標註機敏檔案及敘明機敏原因，並提升檔. ‧. 案目錄資訊正確度，使我國檔案目錄機敏資訊能更完整，增進檔案目錄使用便利. n. al. er. io. sit. y. Nat. 及可用性。. Ch. engchi. i n U. v. 關鍵詞：檔案目錄、機敏檔案、檔案使用研究. v. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(6) 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i n U. v. vi. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(7) Abstract The first method for users to contact archives is the archive online catalog, which provide users first-hand information. The archive online catalog is very important, especially user needs closed or restricted archives. However, that information is unsystematic and rare in archive institutions of Taiwan. It usually lead to inconvenience. This study through literatures to understand the definition of secret archives, and observe the archive online catalog of domestic and international important archive. 政治大 the primary users. Analyze the results of both, this study raise the specific methods of 立 institutions. Attempt to investigate users’ requirements by interview historians who are. present the secret archives for Taiwan’s archive institutions.. ‧ 國. 學. According to the research results, the law restrict domestic archive catalog. But it. ‧. can still borrow foreign experience to Taiwan. A lot of users suggest that the catalog of. sit. y. Nat. secret archives have to open and provide correct information. It would not only helps. n. al. er. io. user, but also can reduce the doubts about the archives hidden archives. This study. i n U. v. recommend the way of Australian. Present the clearly mark and the reason of restriction. Ch. engchi. on secret archives. It would let the information more clear, complete and convenient in archive online catalog. Key words: Archive Catalog, Secret Archives, Archive Use Study vii. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(8) 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i n U. v. viii. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(9) 目次第一章緒論 ............................................................................................................... 1 第一節研究動機 ................................................................................................... 1 第二節研究目的 ................................................................................................... 4 第三節研究問題 ................................................................................................... 4 第四節名詞解釋 ................................................................................................... 5 第二章文獻回顧 ....................................................................................................... 6 第一節檔案目錄之功能與目錄資訊 ................................................................... 6. 政治大第三節歷史研究者使用行為及對檔案目錄之需求........................................... 20 立第二節機敏檔案意義及內涵 ………………..................................................... 12. ‧ 國. 學. 第三章研究方法與設計 ......................................................................................... 27 第一節研究架構 ................................................................................................. 27. ‧. 第二節研究方法與對象 ..................................................................................... 29. sit. y. Nat. 第三節研究工具 ................................................................................................. 32. al. er. io. 第四節研究實施步驟 ......................................................................................... 34. v. n. 第五節資料分析 ................................................................................................. 36. Ch. engchi. i n U. 第四章研究結果與分析 .………………………...……………………………… 37 第一節線上目錄資訊分析結果 ......................................................................... 37 第二節使用者訪談分析結果 ..……................................................................... 56 第三節綜合分析討論 …..................................................................................... 70 第五章結論與建議 ………….....………………...………………………………. 73 第一節研究結論 ................................………………......................................... 73 第二節建議 ………................................…………............................................. 78 第三節後續研究建議 ……................................................................................. 80 參考文獻 ................................................................................................................... 82 I. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(10) 附件一：訪談邀請說明信 ……………………………………………………...… 91 附件二：訪談前導說明 ………………................................................................... 92 附件三：訪談大綱 ………………........................................................................... 93 附件四：訪談參考附件 ………………………………………………..…………. 94. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i n U. v. II. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(11) 圖次圖 3-1-1 研究架構 ………………………………………………………………... 28 圖 3-4-1 研究流程 ………………………………………………………………... 35 圖 4-1-1 國史館檔案史料文物查詢系統：密等／解密記錄與應用限制 ……... 39 圖 4-1-2 國史館臺灣文獻館館藏史料查詢系統：密等範例呈現 ……………... 40 圖 4-1-3 英國國家檔案館目錄查詢系統：保留檔案決定之政府部門 ….…….. 41 圖 4-1-4 美國國家檔案及文書目錄查詢系統：取用限制與使用限制 ….....….. 42 圖 4-1-5 國史館史料文物查詢系統：解密原因呈現 .....................................….. 45. 政治大圖 4-1-7 英國國家檔案館目錄查詢系統：關閉檔案之開放日期 ………......… 48 立圖 4-1-6 英國國家檔案館目錄查詢系統：檔案申請提示（人物檔案） ....….. 45. ‧ 國. 學. 圖 4-1-8 英國國家檔案館目錄查詢系統：保留檔案之再鑑定日期 ………….. 49 圖 4-1-9 國史館檔案史料文物查詢系統：解密記錄、註銷密等之明確時間.... 49. ‧. 圖 4-1-10 英國國家檔案館目錄查詢系統：關閉檔案取用條件之特殊條件 … 50. sit. y. Nat. 圖 4-1-11 英國國家檔案館目錄查詢系統：檔案申請提示（關閉檔案） …… 51. al. er. io. 圖 4-1-12 英國國家檔案館目錄查詢系統：保留檔案取用條件 ……………… 52. v. n. 圖 4-3-1 英國國家檔案館：機敏檔案目錄著錄如何避免爭議 ……………...... 66. Ch. engchi. i n U. III. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(12) 表次表 2-3-1 美國歷史研究者最常使用之材料及最具重要性之材料 ……………... 23 表 3-2-1 觀察分析對象 ……………………….………………………………….. 30 表 3-3-1 分析項目列表 ………………………………………….……………….. 32 表 4-1-1 整體項目分析 ………………………….……………………………….. 38 表 4-1-2 英美澳加國家檔案館目錄查訊系統之機敏標註方式對照 ……….…. 43 表 4-1-3 英國國家檔案之機敏原因舉例（關閉檔案） ……………………….. 44 表 4-1-4 英國國家檔案之機敏原因舉例（保留檔案） ……………………….. 45. 政治大表 4-1-6 澳洲國國家檔案之機敏原因舉例 …………………………………….. 47 立表 4-1-5 美國國家檔案之機敏原因舉例 ………………………..……………… 46. ‧ 國. 學. 表 4-1-7 檔案開放條件（關閉檔案） ………………………………….………. 51 表 4-2-1 受訪者背景 ……………………………...…………………………........ 56. ‧. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i n U. v. IV. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(13) 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i n U. v. V. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(14) 第一章緒論第一節研究動機當機關檔案進入非現行文件時期，保存長達法律規定之年限，經篩選判斷後具永久保存價值，則移轉至國家檔案典藏機構。此外，檔案典藏機構亦徵集珍貴之私人檔案，保留公文書以外之歷史記憶與憑證。而該機構不僅擁有蒐集、整理、保存檔案之功能，更為將檔案開放以供大眾使用。其中最引人好奇的是未開放或限制開放之檔案。. 政治大《檔案法》第二十二條提到國家檔案應於三十年內開放應用，若其有特殊情立. 形者，得經立法院同意，延長期限（全國法規資料庫，2018a）。其特殊情形即為. ‧ 國. 學. 受限檔案之機密性及個人隱私等原因，故無法完全開放應用。依據《檔案法》第. ‧. 十八條（全國法規資料庫，2018a），人民擁有申請機關檔案之權利，但有例外之. y. Nat. 情形，凡是有關國家機密、犯罪資料、工商秘密、技能檢定及資格審查、人事薪. er. io. sit. 資資料、依法須保密者、維護公共利益或第三人之正當權益者之檔案，只要符合上述任一種情形，機關得拒絕民眾閱覽、抄錄或複製檔案。本論文將上述七點所. al. n. v i n 包含之檔案稱為機敏檔案。而機敏檔案依《國家機密保護法》、《機密檔案管理辦 Ch engchi U 法》、《檔案法》、《政府資訊公開法》、《個人資料保護法》等相關法律訂定解密年限，確認解密後使用者即可申請調閱。然而，臺灣檔案事業發展較晚，檔案法於 1999 年 12 月 15 日制定公布；2000 年 3 月 1 日行政院研究發展考核委員會「國家檔案局籌備處」，積極籌建組織及擘劃未來檔案中央主管機關各項業務；檔案法自 2002 年 1 月 1 日開始施行（國家發展委員會檔案管理局，2016a）。檔案法實施以前，臺灣機關檔案較無系統化管理，眾多重要價值之公文書檔案移交不同之檔案機構保存，各典藏機構之管理規則不同，對機敏檔案之開放應用及目錄相關作業並不一致。 1. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(15) 目前臺灣重要之檔案典藏機構，分別為國家發展委員會檔案管理局、國立故宮博物院、國史館、國史館臺灣文獻館、中研院近史所檔案館、中研院史語所檔案館、中研院臺史所檔案館、中國國民黨文化傳播委員會黨史館、臺灣大學圖書館。檔案管理局為我國檔案中央主管機關，陸續徵集具有永久保存價值並經審選程序之國家檔案（國家發展委員會檔案管理局，2017）。國史館以大陸運臺政府機關舊檔為大宗，並有歷代總統檔案文物及資源委員會、農業委員會等重要機關檔案（林巧敏，2012；國史館，2017）。國史館臺灣文獻館收有大批日治時期檔案，自 1955 年起陸續主動採集各公私機關擬毀檔案（國史館臺灣文獻館，2013）。. 政治大文書徵集及與檔案機構合作之公文書，此兩館因其館藏年代、性質及徵集方向，立. 故宮以清代公文書及清史館為主，中研院臺史所檔案館主要典藏為臺灣主題之私. 基本上完全開放（林巧敏，2012；中研院臺史所檔案館，2017）。中研院近史所. ‧ 國. 學. 檔案館自 1955 年始陸續接收外交部及經濟部等之重要公文書檔案，另有徵集個. ‧. 人及團體捐贈之資料（中研院近史所檔案館，2017）。中研院史語所設有傅斯年. y. Nat. 圖書館及歷史文物陳列館，藏有明清時期內閣檔案、名人檔案等，存有大量與朝. er. io. sit. 野學人、政要往來信函，詳實重現 20 至 50 年代民情、政局，為研究民國史及近代學術史不可或缺之史料（傅斯年圖書館，2018；中研院史語所歷史文物陳列館，. al. n. v i n 2018）。黨史館主要館藏為黨內重要人物檔案相關之建黨至今之各時期檔案（中 Ch engchi U 國國民黨黨史館，2017），由於我國早期政治傾向黨國不分性質，推斷館內特定. 時期之檔案具公文書性質。臺灣大學圖書館為研究所需，收藏臺灣資料舊籍數量龐大，與國立中央圖書館臺灣分館和國史館臺灣文獻館鼎足而三，為臺灣史資料重要的收藏機構，包括「淡新檔案」、「岸裡大社文書」、「伊能文庫」、臺灣總督府各局部及臺北帝國大學之刊行物等相關檔案（臺灣大學圖書館，2018）。上述之各檔案典藏機構對其收藏檔案進行整理審核，並於民眾申請調閱前排除機敏檔案，不同之檔案機構或依法律或依各機構之需要有不同做法，而其做法也影響使用者申請調閱檔案之過程與各機構編纂之檔案目錄。對於機敏檔案之整 2. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(16) 理審查可概略分為有兩種方式，其一為獲得檔案時先進行審核，將機敏檔案移出目錄，再將其公開；其二為未篩選機敏檔案，待民眾申請調閱時再審查，若經判斷為機敏檔案則限制調閱（政大人文中心，2016）。由此可見，二者於處理檔案目錄之審核方式及時間上確有不同之處，而對於機敏性資訊於目錄呈現上亦未有相同標準，甚至在同一的目錄中標準亦參差不齊。而世界各國針對機敏檔案之目錄公開亦有不同之處理原則，以先審查再編寫目錄為大宗。另有將機敏檔案編入公開之檔案目錄，且會清楚敘明該檔案之機敏性質，並註明其解密年限。觀察英美加澳之國家檔案館線上目錄，不論機敏資訊之多寡及詳簡，皆會註明該檔案是. 政治大檔案目錄對於使用者而言十分重要，檔案目錄是查詢檔案資訊的基本工具，立. 否能開放應用。. ‧ 國. 學. 可幫助使用者從浩瀚的檔案資源中找到所需的檔案，且檔案目錄品質的良窳，直接影響使用者的查詢結果，甚至研究成就（涂曉晴，2012）。檔案目錄的資訊對. ‧. 於使用者而言，是接觸檔案的第一步，其正確性及資訊可用性，間接影響使用者. sit. y. Nat. 是否進一步使用檔案，故檔案目錄應提供使用者所需之資訊。目前國內檔案目錄. al. er. io. 中機敏資訊的呈現方式如上段所言，略有不同，使用者對此亦有其建議及看法。. v. n. 有鑑於檔案的唯一性，故檔案館為保護檔案大多採用閉架式，使用者要使用檔案. Ch. engchi. i n U. 原件，通常需要進行申請才能閱件（薛理桂，2004）。使用者需要透過檔案館整理之目錄才能瞭解館藏有那些檔案，使用者亦會害怕檔案館從目錄中將機敏檔案拿掉，造成使用者無法得知檔案存在（林巧敏，2013）。從政大人文中心於 2016 年底舉辦之談檔案開放應用焦點座談會中，可窺見部分檔案館及使用者認可檔案目錄需要完全開放，但更期待目錄開放需事前經過審酌，當使用者來申請就可立即提供，並在處理機密檔案時就針對年限問題提供註記處理（政大人文中心， 2016）。針對上述情形，可論機敏檔案之目錄是否公開或如何編纂之情形，影響使用者對於檔案的認知及調閱。而目前國內檔案館之機敏目錄資訊現狀，有不同呈現 3. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(17) 方式，使用者之建議與檔案管理者之實際運作需要兩相平衡，期待能切合實際需要。本研究將針對機敏性檔案目錄資訊呈現與作業政策進行分析研究，並提出對於現狀之建議。. 第二節研究目的本研究目的在於透過分析瞭解學界對於機敏檔案之建議及主張，且比較分析其他國家之機敏檔案目錄資訊呈現原則，及使用者需求與具體建議，並根據臺灣檔案機構之現況進行歸納，最終針對本議題提出臺灣適合的具體實行方向及建議。以下將本研究目的整理成數個要點：. 政治大一、了解國內及國外檔案機構機敏性檔案線上目錄現況。立. ‧ 國. 學. 二、了解檔案使用者對於機敏性檔案線上目錄之需求及意見。三、綜合現況及受訪者意見，針對我國之機敏檔案目錄公開原則提出具體建. ‧. io. sit. y. Nat. 第三節研究問題. n. al. er. 議。. i n U. v. 基於上述研究目的，本研究擬定具體研究問題如下：. Ch. engchi. 一、國內重要檔案機構對於機敏檔案目錄處理原則為何？二、已有檔案管理制度之美國、英國、澳洲等國家檔案館對於機敏檔案目錄之開放原則為何？三、使用者對於檔案目錄機敏資訊之認識及意見為何？四、何種機敏檔案目錄資訊呈現方式適用於我國？. 4. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(18) 第四節名詞解釋一、機敏性檔案機敏檔案，簡而言之為機密敏感檔案。根據交通部資訊機敏性電子檔作業要點條文之第二條（交通部，2012），機敏性資料包括國家機密、一般公務機密及敏感性資料，其定義如下：（一）國家機密文書：指為確保國家安全或利益而有保密之必要，對政府機關持有或保管之資訊，經依國家機密保護法核定機密等級者。. 政治大. （二）一般公務機密文書：指機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依. 立. 法令或契約有保密義務者。. ‧ 國. 學. （三）敏感性資料係指政府機關（構）持有或保管之資訊，雖非屬密件，. ‧. 但所載資料內容，若遭外洩，將造成一定程度的影響或損害；其屬於隱私內容. sit. y. Nat. 或不宜對外公開的資料，應比照機密文書加以保護。. 二、檔案目錄. al. n. 密及敏感性檔案。. er. io. 本研究沿用上述概念，將所研討之機敏檔案定義為國家機密、一般公務機. Ch. engchi. i n U. v. 目錄是檔案使用者找尋、確認及選擇檔案資料的一種便捷查詢工具，能顯示和介紹檔案機構收藏檔案之資訊內容，並指引使用者找到所需檔案（張郁蔚，2006；莊道明，2004）。隨著科技不斷進步，網路成為現代人尋找資料之主要途徑，檔案館傳統之紙本目錄、檔案彙編漸漸不敷使用，線上目錄逐漸取代紙本目錄成為使用者查找檔案資訊之主要途徑。本研究探討檔案目錄定義為：將該機構之檔案資訊進行彙整，無論其形式為何，供使用者尋找館內檔案之資訊清單。其目錄資訊不論多寡，亦不論是否有呈現全部館內資訊。. 5. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(19) 第二章文獻回顧文獻探討共分為三節，第一節為檔案目錄之功能與目錄資訊，簡介檔案目錄，有助本研究對目錄之基礎瞭解。第二節則為機敏檔案意義及內涵，劃定本研究之範圍，對機敏檔案進行定義。第三節為歷史研究者使用行為及對檔案目錄之需求，以助於探悉目錄呈現所需資訊。. 第一節檔案目錄之功能與目錄資訊 1789 年法國大革命爆發，主權在民之思想亦影響至法國檔案界，1794 年通. 政治大. 過《穡月七日檔案法》。該法確立檔案館之開放原則，強調任何公民都可以調閱. 立. 其保存的檔案（王增強，2016）。其後法國國家檔案館成立，將原本只服務皇室. ‧ 國. 學. 之檔案館向全民開放。此觀念逐漸散播，各國檔案館紛紛向全民開放。如今，國家檔案開放、政府資訊公開已成為國家民主化的表徵，政府必須提供充分的資訊，. ‧. 或是人民擁有要求充分資訊的權利，才能實現民主國家體制運作的精神（林巧敏，. y. Nat. sit. 2011）。為使檔案管理制度更有效執行，我國於 2001 年實施檔案法，以此促進檔. n. al. er. io. 案開放應用。亦於 2005 年制定政府資訊公開法，規定與人民權益攸關之施政、. i n U. v. 措施及其他有關之政府資訊，以主動公開為原則，並保障人民申請相關檔案之權. Ch. 利（全國法規資料庫，2005a）。. engchi. 如果檔案只是存放於各機關之檔案庫房內，而無法接近、查詢及應用，形同不存在，故善用現代化資訊技術，提供便捷且多元的檢索工具，讓使用者容易取得與查詢使用，進而得以申請應用檔案，方能充分發揮檔案存在之價值與功能（涂曉晴，2008）。然而檔案數量龐大，民眾如何從中搜尋所需資訊，有賴檔案人員之整理。檔案整理的目的，在維繫檔的彼此關聯，使之共理相貫，雜而不越，既利保管典藏，亦便繙檢參閱（宋兆霖，2007）。尤其是檔案編目工作所產生之檔案目錄，其為使用者獲取檔案資訊之重要管道。檔案目錄是檔案立案編目工作之. 6. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(20) 具體成果，它是檔案與使用者之間溝通的重要橋樑，其品質更是影響檔案顧客檢索滿意度與檔案管理成效的最大關鍵（涂曉晴，2012）。精良之館藏目錄不僅方便使用者查找檔案資源，亦有益於檔案管理人員掌握館藏。優良檔案目錄出自嚴謹的檔案立案編目工作，此工作階段為檔案整理工作，目錄可說是檔案整理工作之成果（涂曉晴，2008）。依我國《檔案法施行細則》規定，檔案進到檔案典藏機構後，需要進行點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護，其中編目即指就檔案之內容及形式特徵，依檔案編目規範著錄整理後，製成檔案目錄，以提高檔案管理、檢索及應用效益（全國法規資料庫，2018b；. 政治大此乃檔案管理之基石。檔案編排是對檔案資料實體或智能內容先進行系統化之排立涂曉晴，2008）。所謂檔案內容及形式特徵整理之步驟，即為檔案編排描述工作，. ‧ 國. 學. 序；而檔案描述是指分析、組織與著錄檔案資料；兩者之目的在於提通使用者查找所需的、相關的檔案資料（薛理桂、王麗蕉，2010）。. ‧. 針對檔案編排描述，Roe（2005）提供詳細步驟。首先為登錄檔案紀錄：將. y. Nat. sit. 檔案轉移後，審查其內容與情況，建立初步描述規則，並評估編排描述、保存之. n. al. er. io. 需。其次為建立檔案脈絡：研究產生檔案之背景，確認檔案具有之功能，詳述其. i n U. v. 中證明之記錄保存方法，確認檔案涉及的特殊事件或發展。其三為檔案編排：確. Ch. engchi. 認檔案實體及其智慧之編排。四為處理檔案實體：移轉至適當儲存地點，於入庫前仔細審查，區分特殊檔案並排除不必要之部分，同時紀錄必要資訊。五為檔案描述：決定描述層級及原則，描述檔案脈絡、實體特色及內容，並要提供檢索點及索引。六為發展檢索工具：建立檔案查檢工具，發展其他檢索工具，最後進行相關推廣。檔案編排重點在於分類，描述則在於詳述檔案相關之任何資訊。兩者提供之訊息經由管理者考量刪減，即成為檔案目錄之資訊。編排描述之記錄為檔案管理人員持有，而目錄則為使用者服務，故目錄資訊需以使用者所需資訊為主。藉由. 7. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(21) 辨識使用者族群，檔案機構使用者研究，能探悉使用者關心之資訊為何（張郁蔚， 2006）。目錄資訊為使用者查詢檔案之基礎工具，其編纂內容對使用者極為重要。依據國際檔案理事會（ICA）編製之檔案描述規則（ISAD（G）: General International Standard Archival Description），檔案之編排描述規則可分為七大項（ICA，2000；薛理桂，2004）：辨識敘述項、本文項、內容與結構項、檢索與使用情況項、相關資料項、附註項、描述控制項。此七大項又有其係項及相關規範，其中有六個項目為最重要的描述資訊：參考代碼、檔案描述項目的名稱、檔案產生者、日期、描述單元的範圍、描述層次（ICA，2000；薛理桂，2004）。各國採. 政治大但上述六個項目可謂為公開目錄之基礎組成因數。立. 用之不同編排描述原則，並非所有編排描述之資訊都被編輯成可公開的目錄資訊，. ‧ 國. 學. 依照國家檔案管理作業手冊（檔案管理局，2017），我國國家檔案目錄公佈欄位主要可分為兩種，一為案卷層級，一為案件層級。案卷層級之基本公佈欄位. ‧. 包括檔號、全宗名、案名、檔案起迄日期、檔案產生者、媒體型式、數量及典藏. y. Nat. sit. 位置等八項，其他公佈欄位包括內容摘要、主題、相關資料、徵集時間、附註、. n. al. er. io. 檔案典藏機關等六項。案件層級之基本公佈欄位包括檔號、全宗名、案名、案由、. i n U. v. 檔產生日期及檔案產生者等六項，其他公佈欄位包括主題、媒體型式、數量、附註、檔案典藏機關等五項。. Ch. engchi. 檔案資訊資源的開發，透過檔案立案編目工作，才能全面且系統地揭示檔案資訊資源結構、內容、範圍、來源等狀況，才有可能向外界介紹，並及時從不同角度傳遞檔案顧客需要的檔案資訊（劉國能、王湘中、孫鋼，1996）。若是檔案檢索工具效能不足，效益低落，必定影響使用者對檔案檢索工具的運用（涂曉晴， 2008）。李俏（2000）針對檔案目錄的編製提出四點要求： 1. 全面、準確。一般說來，一種檢索工具只能主要地提供一種檢索途徑，滿足一種類型的檢索要求，而利用者的需求角度總是有差異的，因此， 8. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(22) 每個館、室均應根據需要編製不同種類的檔案目錄。在編製目錄時選擇物件要廣泛，不僅要編製重要全宗、重要案卷、重要檔目錄，也要編製館、室藏所有有價值檔案的目錄，以便增加目錄覆蓋面，擴大檢索範圍。在注意目錄編製全面性的同時，必須保證目錄的准確性，使編成的目錄能真實、完整、準確地反映案卷的內容和形式特征，儘量避免目錄不準確或出現漏字、錯字、別字現象，減少漏檢與誤檢，使檔案目錄的作用能得到充分的發揮。 2. 與利用需求相吻合。編製目錄的最終目的在於利用。因此，目錄編製必. 政治大和實際需求確定目錄的種類和每一種目錄的檢索深度。要力求實用，避立須符合大多數利用者的利用角度和需求習慣，各館、室應根據各自特點. ‧ 國. 學. 免盲目性。品質不高，作用不大的目錄，不僅會造成人力、物力的嚴重浪費，而且會給保管工作加重負擔。. ‧. 3. 符合標准化要求。隨著檔案工作的不斷發展，建立全國或地方性目錄中. y. Nat. sit. 心，進行館際、室際交流與協作，檔案部門與圖書、情報部門的協作等，. n. al. er. io. 都被提上了議事日程。同時，隨著檔案工作現代化水準的提高，電子電. i n U. v. 腦已經開始應用於檔案目錄工作領域。這一切都迫切要求檔案目錄在檔. Ch. engchi. 案館、室之間，檔案部門與圖書、情報部門之間實現統一，具有兼容性，以適應社會主義現代化建設事業對檔案信息的需求。 4. 及時充實、完善檔案目錄。檔案目錄的編製，應該隨檔案數量與種類的增加而不斷補充。檔案館、室的檔案隨著收集中的歸檔和進館，鑒定中的銷毀等工作的開展，不斷地增加或減少。檔案目錄也應與檔案內容與數量的變化情況相適應。對新人館、室的檔案要迅速編製條目，及時補充到有關目錄中去，使新人館、室的檔案能及時發揮作用。依上述所言，檔案目錄編纂需要符合使用者需求，並利於檔案管理者使用。 9. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(23) 而使用者需求隨時代演變，檔案目錄之形式也從最早的紙本轉變至今天常使用的線上檢索目錄。種種形式的目錄，又依各項檔案機構之不同需求，衍生出不同功能，就功能來辨能將檔案目錄分為三類，管理型、檢索型、介紹型（李淑芳，2007；李俏，2000），以下將分而述之： 1. 管理型目錄管理型目錄屬於內向型目錄，是根據檔案實體整理體系編製反映檔案實體的排列次序的目錄，包括全宗目錄、案卷目錄、卷內檔目錄、全引目錄等館藏目錄呈現。管理型目錄以對檔案實體進行管理為主要功能，同. 政治大. 時也具有一定的檢索功能，其缺點是目錄組織方式受檔案整理順序的限. 立. 制，檢索途徑單一，檢索深度較淺。. ‧ 國. 學. 2. 檢索型目錄. ‧. 檢索型目錄屬於中間型目錄，不受檔案實體排列順序的限制，從檔案的. sit. y. Nat. 某一內容或形式特徵提供檢索途徑的目錄，如分類目錄、專題目錄、人. al. er. io. 名目錄、文號目錄等。其主要特點為建立多種檢索標識，提供多途徑檢. v. n. 索，不受檔案整理順序的限制，可以打破全宗、年代、案卷等界限進行. Ch. engchi. 檢索，亦可以選擇任意的檢索深度。. i n U. 3. 介紹型目錄介紹型目錄屬於外向型目錄，主要是介紹和報導檔案內容及其有關情況的檢索工具，如檔案館指南、全宗介紹、專題介紹等。其主要功能為全面概括地介紹檔案情況，客觀評述檔案價值，發揮宣傳報導作用，並向利用者提供一定的檔案線索。其有利於擴大檔案的影響，吸引更多的利用者，提高館藏的利用率。但是它不記錄檔案的檢索標識，不建立排檢項，因此不能直接用於查檢。. 10. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(24) 從上述檔案目錄之分類來看，可見目錄之功能不僅限於檔案之查找及管理，更能幫助檔案機構推廣，良好之檔案目錄實乃檔案機構經營之關鍵。詳盡真實合宜之目錄資訊構成良好之檔案目錄，而精良之目錄能幫助使用者接觸、檢索、認識檔案。於西方國家以檢索工具統稱檔案機構中所有提供檔案資訊內容以供檢索的工具，如登記簿、清冊、目錄、索引和指南等（涂曉晴，2012）。而今處於電子媒體、互聯網急速發展之世代，線上檢索系統成為檔案使用者優先接觸檔案的憑藉，檔案目錄則為線上檢索系統之基石。檔案目錄是檢索檔案的重要工具，具有匯集相同主題檔案、指引檔案存放位置、辨識檔案來源及內容. 政治大流、檔案館對外介紹與報導館藏檔案情況以建立公共關係等四大功能（林巧敏，立等功能（涂曉晴，2008）。檔案檢索系統應能具備查詢檔案、館藏管理、資訊交. ‧ 國. 學. 2006；涂曉晴，2012）。良好的檔案檢索系統不僅能幫助使用者查找檔案，亦能協助檔案管理者掌握館藏，並從中發想檔案應用。. ‧. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i n U. v. 11. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(25) 第二節機敏檔案意義及內涵政府單位在處理公務的過程中所產生的文書，在歷經一段時間後，這些文書已不再使用，經鑑定其具有長期保存價值後，予以保存，以供使用。此乃檔案狹義之用法。廣義之檔案則不限於機關檔案（公文書），亦包含私人機構、家庭或個人所產生之文書（薛理桂，2004）。無論是機關檔案或私人檔案，其數量皆難以估計，故檔案機構需要經過標準鑑定來選擇保存之檔案。美國檔案學者謝倫伯格於 1956 年針對檔案價值鑑定提出「雙重鑑定論」，將檔案之價值分成：第一價值與第二價值。第一價值指稱檔案之行政價值、法律價值、財務價值；第二價值. 政治大. 在於其證據價值及資訊價值，並以此研判檔案是否具有永久保存價值。這些價值. 立. 之根源來自於檔案內容，故可謂檔案之價值在於其內容，而非其材質、外型等外. ‧ 國. 學. 顯因素。. ‧. 而依我國《檔案法》第 22 條規定，檔案滿 30 年即向全民開放，有特殊情形. y. Nat. 者，得經立法院同意，延長期限（全國法規資料庫，2018a）。林巧敏（2012）提. al. er. io. sit. 出國家檔案應用原則不同於機關檔案，其閱覽宗旨在於：. v. n. 1. 檔案目錄除機密檔案目錄依法不公開外，其餘檔案目錄均開放供公眾查閱。. Ch. engchi. i n U. 2. 凡已達 30 年開放年限之檔案內容，原則採隨時申請隨時應用。但有特殊情形且經立法院同意者，不在此限。 3. 未達 30 年開放年限者，其申請應用，採個案方式處理。 4. 機密檔案，除依法有權調閱之機關檔案外，一律不開放。 5. 為減少檔案調閱損壞，國家檔案之應用以複製品為原則。狹義的檔案為公文書，即為政府施政過程中所產生之任何檔案（薛理桂，. 12. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(26) 2004）。政府施政將產生各種檔案，其內容性質皆不相同，若涉及機密敏感資訊，其開放與不開放將涉及國家安全、社會組織與個人的利益，稍有不慎可能就會損害第三者的利益（涂曉晴，2008；林巧敏、林玉珮，2015）。本研究將此類檔案定義為機敏性檔案，囊括機密性檔案及敏感性檔案。該類檔案之開放應用需要謹慎處理，若對國家、個人或協力廠商造成不良影響，將依其影響輕重進行應用限制。按我國《檔案法》第 18 條規定（全國法規資料庫，2018a），下列 7 種情形將限制應用： 1. 凡涉及有關國家機密者。. 政治大. 2. 有關犯罪資料者。. 立. 3. 有關工商秘密者。. ‧ 國. 學. 4. 有關學識技能檢定及資格審查之資料者。. ‧. 5. 有關人事及薪資資料者。. y. Nat. n. 7. 其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。. Ch. engchi. er. io. al. sit. 6. 依法令或契約有保密之義務者。. i n U. v. 檔案內容是檔案之價值所在，而當其內容含有機密敏感之資訊，即稱為機敏檔案。機敏檔案可分為兩部分：機密檔案與敏感檔案，其二者各有不同定義及內涵。該類檔案之限制應用需要慎加審核，亦可參酌我國相關法案對機密敏感檔案之定義。政府資訊公開法之制定是為增進人民對公共事務之瞭解，能監督政府施政，但公開之資訊若影響國家整體利益、公共安全、公務執行及個人隱私，將有違民眾信賴政府之本意，故在《政府資訊公開法》第 18 條敘明資訊公開之限制，並依利益平衡原則說明其中之例外（全國法規資料庫，2005a）。第 1 條敘明法定機. 13. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(27) 密與秘密事項應限制公開，第 2 條為公開或提供有礙犯罪之偵查、追訴、執行或足以妨害刑事被告受公正之裁判或有危害他人生命、身體、自由、財產者。為保障政府施政，依第 3 至 4 條可以不公開其正在進行之內部資訊或相關檔案，第 5 條則規定有礙國家考試檢定公正之資訊將不允公開。第 6-9 條保障個人隱私、職業祕密、著作權、營業祕密、文化資產、公營事業等相關資訊，其公開將有所限制。但若為公眾利益之必要，將有限度公開或提供申請使用。國家機密保護法將國家機密檔案定義為：洩露後足以使國家安全或利益遭受損害之相關事項，依其洩漏後之嚴重程度區分為三級別：絕對機密、極機密、機. 政治大範圍界定為以下 7 項（全國法規資料庫，2003b）：立. 密（全國法規資料庫，2003a）。而《國家機密保護法施行細則》則將國家機密之. ‧ 國. 學. 1. 軍事計畫、武器系統或軍事行動. ‧. 2. 外國政府之國防、政治或經濟資訊. n. al. 5. 外交或大陸事務. Ch. engchi. er. io. 4. 政府通信、資訊之保密技術、設備或設施. sit. y. Nat. 3. 情報組織及其活動. i n U. v. 6. 科技或經濟事務 7. 其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者。除了機密檔案本身需要限制應用，其機密之複製品、準備檔、草稿等相關資料，應依內容核定不同機密等級，或視同原件，或因影響程度不同列為另一機密等級，副本若無必要需加以銷毀（全國法規資料庫，2003b）。敏感檔案指其檔案內容中具有敏感性資訊，檔案本身並非密件，但所載之資料內容，若遭外洩將造成一定程度的影響或損害（交通部，2012）。敏感性資訊 14. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(28) 可能涉及個人隱私或私人機構之隱私，需謹慎處理相關議題。其資訊任意流出雖一時於國家安全或利益無關，卻會損害個人權益或組織營運秘密。若有不法人士惡意利用，可能威脅個人、組織之安全，甚而使社會遭蒙重大虧損，耗損無謂之社會成本。故在檔案開放給大眾使用前，需要檢視敏感性資訊酌情開放，且於政府資訊公開與個人隱私二者間取得平衡（陳銘祥，2004）。檔案中敏感性資訊隨處可見，而個人資料即屬於其中之大宗。《個人資料保護法》中將個人資料定義為：指自然人之姓名、出生年月日、國民身分證統一編號、護照號碼、特徵、指紋、婚姻、家庭、教育、職業、病歷、醫療、基因、性. 政治大間接方式識別該個人之資料（全國法規資料庫，2015）。此外，依政府資訊公開立. 生活、健康檢查、犯罪前科、聯絡方式、財務情況、社會活動及其他得以直接或. ‧ 國. 學. 法，個人、法人或團體營業上秘密或經營事業有關之資訊，其公開或提供有侵害該個人、法人或團體之權利、競爭地位或其他正當利益者將限制提供（全國法規. ‧. 資料庫，2005a）。故此可推斷涉及商業祕密之資訊，屬於敏感性資訊。. y. Nat. sit. 英國國家檔案館藏有政府移轉之公文書及向大眾徵集之私文書、其他類型檔. n. al. er. io. 案，並以此制定檔案推廣及開放應用策略。從英國 2013 年至 2015 年國家行動計. i n U. v. 劃中可見，英國政府支持政府資訊之開放應用，為使公眾能有效利用其資訊，為. Ch. engchi. 使人民能更容易為地方決策作出貢獻，並有助於社會公共服務（Government Digital Service，2013）。但即使是強力推動檔案公開政策之國家，對檔案開放仍有所限制。英國國家檔案館針對檔案限制使用，有三項主要原因：一為英國資訊自由法明確規定之限制；二為數量有限，需要限制提供以保護檔案；三為若公佈檔案內容，其訊息可能造成傷害，此情況將酌情限制使用（The National Archives， 2017a）。依據英國資訊自由法規定，第 21 條至 44 條為敘明人民申請政府資訊與國家檔案館檔案應用之限制，其中分述有 22 種機密敏感檔案，可概分為六大項目：. 15. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(29) 國家安全及利益相關、執法相關、政府施政相關、針對英國國情之機密敏感類、個人資訊安全、其他類。法條第 23-25 條為關於國家安全之檔案與國家安全相關機構提供之檔案；第 26-29 條為公佈後將影響英國政府、蘇格蘭行政機構、威爾斯議會和北愛爾蘭執行機構組成之聯合王國內部關係、國家防衛、國際關係、經濟利益之檔案；第 30-32 條為法律執行、訴訟之檔案；33-36 條則為影響政府施政、議會運作之檔案；第 37 條為英國王室成員之聯繫資訊；第 38 條為公佈會危害個人身體、精神之健康及個人安全之檔案；第 39 條為法案規定排除之環境資訊；第 40 條為公開會洩漏個人資訊之檔案；第 41 條為公共機關從個人或機構獲. 政治大民眾能與法律顧問建立信賴；第 43 條為損害任何人或任何組織之商業利益；第立得之資訊，此公開將影響機關之信任度；第 42 條為法律專業維護之檔案，為使. 44 條為其他法律禁止之檔案、公佈資訊之行將視為違法之檔案（The National. ‧ 國. 學. Archives，2000；Information Commissioner’s Office，2017）。. ‧. 美國亦有資訊自由法規範政府公佈檔案，促進施政透明化，但為避免損害大. sit. y. Nat. 眾利益，其中主要有 9 類檔案予以限制（U.S. Department of Justice，2017）。一. al. er. io. 為保護國家安全之檔案；二為僅涉及機構內部人事規則和慣例的檔案；三為其他. v. n. 聯邦法律禁止披露的資訊；四為機密或特殊之商業秘密或商業、財務資訊；五為. Ch. engchi. i n U. 機構內部或機構之間的特殊資訊，視其情形予以調整；六為公開會侵犯他人隱私之檔案；七為以執法目的而編製之記錄或資料，但有其特殊限制；八為涉及監管金融機構之檔案；九為涉及水井地質、分佈和特殊地理資訊，甚至可以包括地圖（U.S. Department of Justice，2017；The United State Department of Justice，2016）。澳洲檔案館認為檔案館是維護國家的記憶，收集和保存關於澳洲人民、政治之歷史，人民可依法進行閱覽申請，但在澳洲的信息自由法中，有七類檔案應予以限制應用：國家安全、針對內閣及議會之機密、國家經濟及政府運作、執法相關、商業及科技秘密、個人隱私、法律限制，其下將概略分述（Australian Government Federal Register of Legislation，2018；National Archives of Australia， 16. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(30) 2018）：一為國家安全類，意即公布後將影響國家安全或國際關係之檔案。二為針對內閣及議會之機密，包含提交之內閣審議的文件及其相關草案，以及任何會洩漏內閣審議、決定、正式公布的資訊；議會審議預算相關文件；公開將侵犯議會權利之檔案。三為國家經濟及政府運作相關，公開後會對澳大利亞的經濟造成重大不利影響者；對聯邦政府的財政利益產生重大不利影響者；損害政府施政。四為執法相關，影響執法和保障公共安全、損害法律執行、危及人的生命或身體安全；影響法案的公平裁決；為保護消息來源、證人安全不公開之檔案。五為商業及科. 政治大六為法律明文規定禁止洩露之資訊。七為個人隱私。立. 技秘密相關檔案，關於研究成果及商業營運秘密者，及其所進行之相關測試資料。. ‧ 國. 學. 北美的加拿大之檔案事業發展亦走在檔案界前端，其國家檔案館針對機密檔案定義，依據加拿大信息自由法而論，檔案人員可以據法拒絕人民對檔案之申請，. ‧. 相關定義之簡要整理如下（Government of Canada Justice Laws Website，2018）：. y. Nat. io. sit. 公開會對國際安全及事務造成損害之資訊，諸如軍事、武器、防禦、國防安全、情報、危及國家信任者皆如是。. n. al. 2.. Ch. engchi. er. 1.. i n U. v. 公開將危及加拿大的經濟利益。加拿大政府機構具有之重大商業秘密與財務、商業、科學、技術資訊，通過研究獲得之技術資訊，公開將有損官員或僱員之公佈優先權者。. 3.. 地方政府之警務資訊，包含加拿大皇家騎警隊。. 4.. 檢查和審計的記錄. 5.. 政府運作相關檔案，如磋商之記錄、政策制定建議、談判相關文件、審計檔案等。. 6.. 執法和調查相關檔案。諸如法規調查過程中產生之文件、損害執法之資 17. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(31) 訊、公開將危及相關機構安全的檔案等。 7.. 危及大眾安全相關檔案。公開將促進犯罪之資訊，可能透漏犯罪方法及技術，或是洩露特定建築物或系統之安全。. 8.. 第三方信息。由第三方提供給政府機構的保密文件，包含財務、商業、科學、技術資訊，公開將導致第三方重大損失。. 9.. 法律禁止洩漏之資訊。. 10. 個人隱私及安全相關。. 政治大. 英美澳加皆十分注重檔案開放原則，而美國對於限制應用之機密敏感檔案定. 立. 義以大方向處理為主，分為九大類，其細項則參酌其餘法案。而有鑑於英國為聯. ‧ 國. 學. 合王國之特質，其機密定義更複雜，亦更仔細清楚，為要敘明不同王國之問題，法律本文後更附有舉例、修正條文、各法案之衝突及排除關係。澳洲受到英國殖. ‧. 民影響，其相關法案修訂與英國有相似之處。觀察加拿大的機密檔案原則，除卻. y. Nat. sit. 加拿大本身的文化及原住民議題，又能發現其強調政府、人民、第三方之間的信. n. al. er. io. 任，檔案的公布不能違反政府信任原則。上述國家對於機敏檔案之定義於大方向. i n U. v. 相似，又於其中依各國現狀進行調整，其對機敏檔案之解釋清晰，皆是我國可借鑒之對象。. Ch. engchi. 而除卻資訊自由法，各國之機密保護法與個人資訊保護法皆能提供機密敏感檔案定義參考，其中內容大同小異，本處僅以英國及美國之個人敏感資訊為舉例補充。英國之個人資訊保護法中，認為個人敏感資訊包含：個人之種族或人種來源、個人身體及心理健康狀況、個人性生活、政治見解、宗教信仰及其他類似性質之信仰、是否屬於工會成員、被指控之罪行、針對其所犯或被指稱犯下之任何罪行的法律程式、處理該法律程式或在該法律程式中判處之任何法庭判決（The National Archives.，2017b）。而美國強調隱私保護，對於機構、組織、個人之隱. 18. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(32) 私有詳盡解說及定義，於 1974 年即通過隱私法案（The United State Department of Justice，2015a）。隨著時代資訊變更，在 2015 年有最新一版之修訂，其中對個人敏感資訊定義為：任何個人資訊包括但不限於其教育、財務交易、病史、犯罪及就業紀錄，其個人姓名、身分識別數字與能標識個人之特定符號（指紋、聲紋、照片）皆包括在內（The United State Department of Justice，2015b）。綜上所述，檔案實應走向為全民開放，但為免損害國家利益、大眾利益、個人利益，可依其內容之機密敏感程度，酌情限制開放應用，故定義何為機敏檔案有其重要性。參考上述並為免繁瑣，本研究所提及之機敏檔案其大方向定義有四：. 政治大. 1.. 公開後使國家安全及重大利益遭受損害之檔案。. 2.. 公開後嚴重損害執法及政府運作之資訊。. 3.. 公開後將侵害個人隱私或有損團體組織之營運、技術秘密之檔案。. 4.. 公開後將違法或嚴重危害個人及社會安全之資訊。. 立. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i n U. v. 19. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(33) 第三節歷史研究者使用行為及對檔案目錄之需求目錄為使用者接觸、認識檔案之重要工具，欲快速查詢館藏資源，使用者在無專業人員服務下很難不依賴目錄資訊（張郁蔚，2006）。當目錄在資訊檢索過程中扮演非常重要之角色，使得目錄使用之研究議題始終受到資訊服務提供者關注（林巧敏，2003）。使用者對於使用檔案目錄之經驗，將影響其對檔案機構之初步觀感及是否要繼續調閱館藏之因素。藉由使用者研究，能觀察使用者真實需求，並用以檢討現有之檔案目錄呈現方式，並提申檔案目錄之品質及效能。Hallam Smith （2003）認為，以使用者為中心之經營方法和技巧，能有效促進檔案館之服務及發展。. 立. 政治大. 張銳（2009）針對檔案利用需求目的，提出其利用行為動機，主要包括：學. ‧ 國. 學. 術利用型利用行為動機、實際利用型利用行為動機、普遍利用型利用行為動機（轉. ‧. 引自林巧敏，2013）。. sit. y. Nat. 1. 學術利用者主要指從事科學研究的檔案利用者，其參與檔案利用實踐的. al. er. io. 主要目的是為了便於開展學術研究。檔案既是歷史文化與科學技術的積. v. n. 累，也是歷史文化與科學技術傳承的手段，還是人類文化發展與科學技. Ch. engchi. i n U. 術創新的基礎。這些特點為從事各類學術研究的人員提供了利用檔案的理由，將檔案作為歷史研究和其他學科研究的第一手資料承載於科學著述與研究成果之中，或作為研究結論的證據，或作為創新成果的啟示，使科學研究的成果更加豐富而準確、具體而全面。 2. 實際利用者主要是指從事管理或技術工作的檔案利用者，其參與檔案利用實踐的主要目的是為了解決在實際工作中遇到的涉及管理業務指向的具體問題。檔案具有資訊及行政作用、業務作用、法律憑證作用，故在各個工作領域皆可能使用到各種檔案。. 20. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(34) 3. 普遍利用者主要是指從事一般工作的、具有普遍意義的社會檔案利用者，其利用檔案則主要是出於為了爭取或維護工作以外的、關乎個人某些切身利益的以及使某種富於濃郁個性化色彩的愛好得以維持與獲得滿足，其中包括「個人休閒的需要」、「知識獲取的需要」、「素質提高的需要」等。針對不同族群，檔案機構制定之策略極不相同。故進行檔案使用者調查前，需先確認該檔案館之使用者族群。常理而論，檔案使用者遍佈各階層，然其使用者背景多以歷史研究為主（林巧敏，2013）。從檔案局之 105 年國家檔案開放應. 政治大史考證為使用者調閱檔案之主要目的。從此處可論，檔案主要使用族群為歷史研立. 用辦理情形報告（2016b），可見民眾到館使用之目的眾多，其中以學術研究、歷. ‧ 國. 學. 究者，其館之相關政策需要優先考量其族群性質。. 英國國家檔案館曾利用該館之線上檢索系統之使用者特性，根據使用者應用. ‧. 檔案館線上服務之需求，將線上使用者粗略分成 5 類：學術研究人員、家族歷史. y. Nat. sit. 研究人員、在學學生、業餘史學家、一般使用者（Hallam Smith，2003；林巧敏，. n. al. er. io. 2013）。從該館之數據分析及文字敘述中可見，歷史研究者於學術研究人員中佔. i n U. v. 多數，家族歷史研究人員為專業歷史研究者，業餘史學家無論專精皆因自身之史. Ch. engchi. 學興趣而造訪檔案館（Hallam Smith，2003）。除了使用者以外，大多數檔案工作者都曾接受過部分歷史培訓，以便進行更好的檔案整理及為使用者服務，其對檔案之認識亦受歷史研究者影響（Duff , Craig & Cherry，2004；林巧敏，2013）。 Duff、Craig 與 Cherry 在 2004 年針對加拿大地區之歷史研究者進行研究時，提出另一項原因。他們認為歷史學者作為一個群體，構成了一個小而重要的用戶群體，因為他們的影響力遠遠超出他們的學術群體，不僅影響用於公共教育的教科書，更影響了新一代的大學生及研究生。近年來，歷史學家詮釋的檔案資料更通過電影、電視廣播、流行小說，影響無數的受眾（Duff , Craig & Cherry，2004；. 21. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(35) 林巧敏，2013）。概略而論，歷史研究人員為檔案使用者之大數，即使非專精人員，亦可能受歷史研究者影響。故本研究進行使用者研究時，將以史學研究背景之使用者為主。歷史學者需要多方蒐集資料以論證其研究所需，只要能佐證史實並具可信度，其資訊不限於任何形式。歷史學者研究之初，藉由研讀他人整理研究之二手資料，挖掘其研究素材，藉由註腳、引用參考文獻，進一步尋找可用素材（Duff & Johnson， 2002；林巧敏，2013）。藉由權威作者之參考文獻，可以尋找作者研究根據之第一手來源，若原始素材可信度高，則該研究成果及後續研究能提供讀者較確定之. 政治大受限於他人史觀，極度仰賴一手資料，故檔案之於歷史研究者之意義在於提供同立歷史推論，其中檔案為重要且具可信度之一手材料。就歷史研究者而言，為避免. ‧. ‧ 國. 敏，2013）。. 學. 一事件多元思考素材、第一手且唯一性之研究線索、官方觀點之正式紀錄（林巧. 在 Duff、Craig 與 Cherry（2004）對加拿大歷史學者的訪談中，對於 23％的. y. Nat. sit. 受訪者來說，最不喜歡轉錄資料，因為其可信度及完整度備受質疑。大多數受訪. n. al. er. io. 者最常採用檔案原件，其真實性及準確性為受訪者使用之重要因素。Tibbo（2003）. i n U. v. 為瞭解歷史學者使用何種資源進行研究，曾調查 700 位美國歷史研究者，其中檔. Ch. engchi. 案性質之資料佔有半數以上，足見檔案對於史學研究之重要性。歷史學者使用檔案時，未免遺漏任何可能提供線索之資訊，傾向從大範圍尋找，先熟悉檔案，從中建立脈絡，再找出最符合研究需求之檔案（Alexandra，2013）。有鑑於此大範圍尋找檔案的方式，歷史研究者需要藉由檔案檢索工具，幫助其篩選檔案。若檔案館能提供詳細的目錄清單，將有助於史學研究者快速瞭解檔案館藏，並選擇符合需要的檔案（Duff & Johnson，2002）。. 22. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(36) 表 2-3-1 美國歷史研究者最常使用之材料及最具重要性之材料最常使用. 最重要. 1. 報紙. 報紙. 2. 未出版信件. 未出版信件. 3. 出版之小冊子. 未出版之日記及期刊. 4. 手稿. 政府文件及報導. 5. 未出版之日記及期刊. 出版之小冊子. 6. 政府文件及報導. 官方信件. 7. 打字稿. 手稿. 8. 官方信件. 打字稿. 9. 未出版之會議記錄. 學術期刊. 10. 照片. 照片. 政治大. 資料來源：Tibbo, H. R. （2003）.Primarily history in America: How U.S. historians search for primary materials at the dawn of the digital age. American Archivist, 66（1）, 9-50.. 立. ‧ 國. 學. 在查詢檔案的過程，研究者通常會諮詢檔案人員、查詢檢索工具或翻閱檔案資料，而當史學研究者遇到困難或查找瓶頸，檔案人員能協助研究者尋找相關檔. ‧. 案，甚至提供新的素材或思考方向（Duff & Johnson，2002；Alexandra，2013）。. Nat. sit. y. Delgadillo 與 Lynch 於 1999 年以 15 位加州大學洛杉磯分校（University of. n. al. er. io. California, Los Angeles, UCLA）研究生為對象進行訪談，偏重於瞭解史學研究生. i n U. v. 對於館藏首次資料的使用行為及數位化對資訊行為的影響。研究結果發現研究者. Ch. engchi. 尋找資料極度依賴圖書館編製的主題書目，找尋資料過程需要檔案人員與特藏館員的協助及解答諮詢，而找尋資料與使用檔案之態度受指導教授與課堂研究方法之訓練，甚至館員與檔案人員對於研究生找尋資料的指導，亦是影響研究生未來如何使用檔案資料的因素（Delgadillo & Lynch，1999；林巧敏，2015c）。但從林巧敏（2013）針對我國歷史學者檔案使用行為之訪談中，可察覺史學研究者挖掘檔案時也會尋求協助，但普遍認為檔案諮詢人員較無專業學科背景，仍傾向研究者自行尋找檔案。在上述情形之下，檔案目錄提供之訊息更顯重要。在數位化的時代，紙本目錄不再是主流，電子化的目錄與線上檢索系統合併，成為檔案使用者頻繁使用的工具。在 Alexandra（2013）的研究調查裡，半數以 23. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(37) 上的受訪歷史研究者使用線上工具，甚至直接在線上使用檔案過於親自到館。此情形不僅限於紙質檔案，特殊媒體檔案亦是如此。當使用者不再頻繁到檔案館，線上目錄成為使用者瞭解檔案館藏之重要捷徑，目錄及其資訊皆對使用者具重要意義。對歷史研究者來說，期待線上目錄提供足夠之資訊、詳盡且真實的描述。由於歷史學者在意檔案之來源及整體脈絡，故會期待檔案館能提供檔案之全宗瀏覽功能，或具備檔案編排層級瀏覽功能；而針對個人或組織之檔案提供者，進行一定程度的介紹，此功能有助於歷史研究者釐清檔案間之線索與關係，並建構檔案. 政治大檔案館能建立良好、易用性佳的檔案目錄，除卻檔案本身，詳盡的檔案目錄甚至立背後之歷史源流及脈絡（Duff & Johnson，2002；林巧敏 2013）。史學研究者期待. ‧ 國. 學. 可以直接作為史學研究之重要參考。. 為瞭解使用者對於線上檢索系統之介面親和性改善議題的想法和建議，檔案. ‧. 局曾於 2008 年 10 月 22 日與 31 日分別召開「國家檔案目錄使用者座談會」與. y. Nat. sit. 「機關檔案目錄使用者座談會」，邀請曾經使用查詢介面的一般民眾、專家學者. n. al. er. io. 和機關檔案管理人員前來檔案局表達意見，期待使查詢介面親和性改善作法能. i n U. v. 符合外部使用者的需求（李殷，2009）。雖然並非單獨針對歷史研究者，但其使. Ch. engchi. 用者之寶貴意見亦對本研究具參考價值。其中對於目錄資訊之建議為下述幾點（李殷，2009）： 1. 全國檔案目錄查詢網的資料只包含機關檔案目錄，並不包含國家檔案目錄，但網站名稱與國家檔案資訊網相近，易生混淆，讓使用者誤認為該網站涵蓋國家檔案目錄與機關檔案目錄資料。 2. 檔案局公佈檔案目錄的目的與重點宜再釐清，如應以國家檔案為公佈重心、機關現行文書的目錄能否不公布、能否只公佈一定保存年限以上的檔案目錄、「不提供應用」的檔案目錄無須公佈等，以避免造成無謂的困 24. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(38) 擾。 3. 檔案目錄與檔案內容公佈單位能否整合，讓使用者可一次就查閱如司法機關的起訴書和判決書等檔案的目錄和內容。 4. 檔案目錄可否結合少量檔案縮圖提示，讓使用者能在提出申請前，就確認申請標的是符合其需求的，以避免申請了不必要的檔案。 5. 應用申請相關的欄位訊息要更清楚，如保存狀況和限制條件說明清楚（應用限制用語不清）、檔號結構過於複雜等。. 政治大檔案產生年代、檔案主題等分類逐層檢索。立. 6. 提供檔案目錄瀏覽功能，如按檔案館有機關類型及層級、檔案來源機關、. ‧ 國. 學. 在一般性檔案之外，尚有機敏檔案，而機敏檔案常是史學研究者關注焦點，因其可能為釐清某件事實之關鍵。除卻機敏檔案開放應用之問題，檔案典藏機構. ‧. 如何於檔案目錄中呈現或處理機密敏感檔案之資訊，亦是歷史學者重視之要點。. y. Nat. sit. 在林巧敏（2013）對歷史學者之訪談中，可窺見其對檔案機構處理機敏檔案目錄. n. al. er. io. 的憂心。有受訪者表示：「檔案管理單位擅自遮蔽檔案內容，通常是以個人隱私. i n U. v. 權或是國家政治敏感性為由，既不開放大眾使用，也沒有對外進行解密。」亦有. Ch. engchi. 受訪者擔心：「最怕把審過沒有開放的檔案，直接從電子目錄上拿掉，檔案從目錄上拿掉，基本上就跟在這世界上消失沒有兩樣，……使用者無從得知這份檔案存在。」史學研究者為檔案館之主要使用族群，其對目錄之期待，應成為檔案典藏機構對檔案閱覽策略、目錄呈現之參考。基於研究需求，史學研究者關心第一手並具可信度之史料，而檔案即為其中上選素材。於使用檔案之過程，歷史學者強調檔案背後之歷史脈絡，並在意歷史事實之呈現。故在面對機敏檔案時，期待檔案機構能以最低限制原則進行開放；若無法開放，亦希望能在目錄中提供相關資訊，. 25. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(39) 以便歷史真相不被掩蓋，促使檔案能更被大眾利用，體現其歷史資訊價值。. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i n U. v. 26. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(40) 第三章研究方法與設計本研究欲探討機敏性檔案目錄資訊處理及開放作業，藉由網站、紙本資料探悉國內檔案機構之相關作業，並分析英美澳等國代表性機構之線上目錄呈現資訊，釐清其相關原則為何。最後經由深度訪談，與檔案主要使用族群進行半結構式訪談，瞭解使用者對於機敏檔案目錄之需求及意見，並將訪談結果與國內外之檔案機敏目錄現況做比對，對我國之機敏檔案著錄提出具體建議。本章將依序說明本次研究設計方法與實施方式，共分四節，第一節為研究設計與研究架構，第二節為研究方法，第三節為研究工具，第四節為研究實施步驟，第五節為資料分析。. 立. 政治大第一節研究架構. ‧ 國. 學. 為瞭解國內外機敏檔案目錄之公開資訊，本研究將以文獻分析及線上目錄瀏覽，選擇數個代表性之檔案典藏機構作為研究對象，整理相關文獻，並探悉國內. ‧. 外線上目錄中關於機敏檔案之資訊，並比對國內外之現況及作法。依據上述分析. y. Nat. n. al. er. io. sit. 結果，建構訪談大綱，與目錄使用者及管理者進行訪談。研究架構如下所示：. Ch. engchi. i n U. v. 27. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(41) 檔案目錄機敏性資訊呈現及作業政策. 觀察分析檔案線上目錄. 深度訪談. 國內外代表性檔案機. 使用需求. 構線上目錄呈現資訊. 立. 政治大  對檔案開放之看法  對機敏檔案之定義  線上目錄是否需要機敏性檔案資訊  機敏性檔案資訊呈現建議. ‧. ‧ 國. 學.  目錄中是否有機敏檔案  機敏檔案標註資訊  機敏檔案之標註  機敏原因  解密日期. er. io. sit. y. Nat. al. n. 對我國檔案機構之檔案目錄機敏性資訊處理及作業之建議. Ch. engchi. i n U. v. 圖 3-1-1 研究架構. 28. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(42) 第二節研究方法與對象一、訪談法訪談法為質性研究收集資訊之研究方式，藉由向受訪者提出相關問題，從其回答中蒐集整理與研究相關之資訊，並從中得出驗證、反對、補充或修正研究假設之證據。依據不同訪談方式，可分為「結構式」、「半結構式」、「非結構式」之三種型式。結構式訪談有明確之題目大綱，採訪者需要引導受訪人回答固定題目；非結. 政治大研究相關之線索；半結構式訪談則為兩者之折衷方法（張紹勳，2001；胡惠美，立構式訪談以輕鬆隨興之方式進行，類似友人交談，採訪者需從大量資訊中找出與. ‧ 國. 學. 1996）。本研究將採用半結構式訪談，先準備好研究問題，但依據提問訊續集問題方向，將依受訪者之回應有所調整（王增勇等人，2015）。. ‧. 本研究將依據文獻回顧及比較研究結果，分析機敏檔案目錄資訊之不同形式，. y. Nat. sit. 試圖找出適合臺灣現狀之作法，據此設計訪談大綱（詳見第四節研究工具）。擬. n. al. er. io. 以半結構式訪談法進行，探悉使用者對機敏目錄資訊之需求及管理者編製檔案目錄之成本，並對檔案目錄未來發展之期待。二、研究對象. Ch. engchi. i n U. v. 臺灣目前擁有重要之檔案機構，分別為國家發展委員會檔案管理局、國立故宮博物院、國史館、國史館臺灣文獻館、中研院近史所檔案館、中研院臺史所檔案館、中國國民黨文化傳播委員會黨史館、臺灣大學圖書館。本研究將針對上述檔案典藏機構之機敏檔案目錄資訊進行分析，有鑑於近來檔案機構之線上目錄檢索系統普及化，成為使用者主要參考之目錄來源，本研究將以線上目錄作為研究觀察對象。因研究者之語言技能及研究時間有限，國外研究將聚焦在母語為英語系之國 29. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(43) 家。目前國內外檔案典藏機構對於機敏檔案目錄資訊有兩類處理方式，一為將機敏檔案之目錄開放，另一則不公開機敏檔案之目錄。其中又以英美兩國作為其中代表，兩國之檔案事業發展完善，極具參考價值。本研究將挑選英美澳加之國家檔案典藏機構，針對其檔案線上目錄進行比較分析。表 3-2-1 觀察分析對象線上檔案目錄名稱. 網址. 國家發展委員會檔案管理局國家資訊網. https://aa.archives.gov.tw/. 國史館檔案史料文物查詢系統. https://ahonline.drnh.gov.tw/index.php?act=Archi ve. 國史館臺灣文獻館館藏史料查詢系統. http://ds3.th.gov.tw/ds3/index.php. 中研院近史所檔案館館藏檢索系統. http://archdtsu.mh.sinica.edu.tw/filekmc/ttsfile3? @3:551942058:0. 傅圖整編史語所檔案目錄. http://www.ihp.sinica.edu.tw/ttscgi/ttsweb?@0:0: 1:/home/tts/ttsdb/fsn@@0.3452295801803994. 中研院臺史所臺灣史檔案資源系統. http://tais.ith.sinica.edu.tw/sinicafrsFront/index.js p. 國立故宮博物院清代宮中檔奏摺及軍機處檔摺件. http://npmhost.npm.gov.tw/ttscgi/ttswebnpm?@0: 0:1:npmmeta::/tts/npmmeta/dblist.htm@@0.2206 5529270830952. n. er. io. sit. y. ‧. Nat. al. 國民黨黨史館館藏檔案目錄檢索系統. 學. ‧ 國. 立. 政治大. Ch. i n U. v. http://archives.kmt.org.tw/gs32/kmt/index.htm?& cache=1514738279542. engchi. The National Archives. http://www.nationalarchives.gov.uk/. The U.S. National Archives and Records Administration. https://www.archives.gov/. National Archives of Australia. http://www.naa.gov.au/. Library and Archives Canada. http://www.bac-lac.gc.ca/eng/Pages/home.aspx. 上述呈現本研究預計觀察之 12 個檔案線上目錄及其所屬之檔案機構。部分檔案典藏機構不僅只設置一個線上目錄，可能在於收藏之檔案屬性極為不同，或是受限經費無法一次建置全部檔案資料等原因，加上機構未進行整合，故可能具有多個檔案線上目錄。礙於本研究之主題及研究時間與人力限制，將挑選該檔案 30. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.

(44) 典藏機構中，最符合本研究主題或距今時間較近之檔案線上目錄為研究觀察對象，其確定網址及名稱請見表 3-2-1。為能完整了解使用者面向，依據觀察分析結果，將擬訂訪談大綱。如前一章文獻分析中所論，檔案主要使用者為歷史研究人員，且本研究受限於人力及時間，使用者將針對主要檔案使用族群歷史研究者進行深度訪談。首先鎖定關鍵人物，從此基點向外發散，並透過滾雪球抽樣法，擬邀請將近 12 位訪談者進行深度訪談。本研究之歷史研究者定義沿用 Duff、Craig、Cherry（2004）提出之研究並再向外延伸，學術研究人員、業餘歷史研究者、家族歷史研究人員、在學歷史專業. 政治大群皆為本研究定義之歷史研究者族群。為了更扣緊本研究之主題，將要邀請符合立. 碩博生、大學歷史專業教授及高國中歷史教師等以歷史研究為動機使用檔案的族. ‧ 國. 學. 下述三點的歷史研究者： 1. 有使用檔案目錄查詢系統之經驗. ‧ sit. y. Nat. 2. 所觸及之研究領域有以檔案作為研究材料. n. al. er. io. 3. 有使用過機敏檔案的經驗. Ch. engchi. i n U. v. 31. DOI:10.6814/THE.NCCU.LIAS.016.2018.A01.