「臺北市政府文書處理實施要點」修正總說明
「臺北市政府文書處理實施要點」於民國九十年三月第四次修正後,迄 今雖僅三年餘,期間因「檔案法」及其相關子法、「國家機密保護法」相繼發 布施行,部分行政規則如「事務管理手冊」「文書及檔案管理電腦化作業規範」
公布修正,另「本府檔案管理作業要點」,亦於今(九十三)年四月十九日訂 定,原要點之規定已有不合時宜或停止適用部分。
近因公文程式條例第七條及第十三條,於九十三年五月十九日經立法院 修正公布。尤以第七條之修訂,將文書製作採由左而右之橫行格式,更是我 國公文史上一大重要變革。 因應以上改變,本府文書處理實施要點經法規 會、研考會、政風處、人事處及秘書處研討彙總全面檢討修正,爰擬具「臺 北市政府文書處理實施要點」修正草案,以茲配合法規之變遷及因應作業技 術之演進。本次修正除條文次序變更不計外,總計修正一百三十四點條文,
增訂一點條文、刪除一百一十八點條文(含刪除檔案管理部分),並配合增修 刪附件四十五件,其修正重點如下:
一、一般規定:
(一)、配合公文改採橫書格式書寫之必要作文字修訂。
(二)、明定文書應一律採由左至右之橫行格式,並應使用正體字。【第五點
(五)、(六)】
(三)、修訂本府基於授權決行發文之公文,其章戳或字樣亦一律採由左至右 之橫行格式。【第十七點】
二、公文製作
(一)、將「定型化表單」明列為其他公文名稱中,並刪除電子郵件。【第二 十一點(五)之 16】
(二)、明定各機關因業務需要得自訂各類表報格式,惟仍須遵守由左至右之 橫行格式原則【第二十二點(二)、第二十五點(二)、第三十點(三)】
(三)、明訂行政規則以函檢發,多種規則同時檢發,可併入同一函內處理;
其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公佈欄。但應發布之行
政規則,依法規命令之發布程序辦理。【第二十三點(四)】
(四)、增列公告得登載於電子公佈欄之作業依據。【第二十四點(七)】 三、收文處理
(一)、明定來文屬機密文件得註明「密不錄由」或以代碼、代名登錄。【第 三十七點(二)】
(二)、明定登記員簽收公文註記方式。(第四十七點)
(三)、取消公文登記表,現行相關要點作文字、內容或作業規定之修訂或增 刪。【第四十八、五十、五十一、五十二、五十三、五十六、七十二、
七十三及七十四點】
(四)明定公文夾封面格式增列公文性質標示,由陳判單位依公文內容勾選。
【第六十三點(六)之 2】
(五)廢止承辦人員抄錄承辦案件登記簿。【第七十、七十一點】
四、文稿撰擬、會核
(一)、增列公文稿面「速別」及「密等及解密條件或保密期限」兩欄不得空 白之規定。【第八十八點(二)】
(二)、增列電子文件、電子檔字樣以配合電子交換作業之需求。【第九十點
(五)】
(二)、明定不得將內部簽辦之文件影印隨文檢附。【第九十點(九)】
(三)、為求公文排版齊一,增列公文製作時,有關中文字體及標點符號使用 之規定。【第九十一點(十六)】
(四)為明定各機關公文簽會數機關時,法規會應列為最後會簽單位。【第一 百零六點(四)】
五、文書簡化
(一)、增列公文流程簡化作業相關主管核稿之規定。【第一百三十七點(四)
之 7、8】
(二)、修訂移文時,增列得使用「移文單」。【第一百三十六點(四)】 六
、
印章製發管理與使用:(一)增修電子文件章使用簽收之規定。【第一百四十五點(八)】
(二)、增列電子交換作業使用之正、附卡及讀卡機保管相關規定。【第一百 四十六點(二)】
七、文書保密(政風處修訂)
(一)、配合「國家機密保護法」及事務管理手冊規定,將本府機密文書 區分為國家機密文書及一般機密文書二大類,國家機密文書依國 家機密保護法等相關規定辦理,一般公務機密文書,除其他法規 另有規定外,依本要點辦理。【第一百五十四點】
(二)、明訂機密等級分為四等級,國家機密等級區分為「絕對機密」、「極 機密」、「機密」,一般公務機密列為「密」。【第八十八、一百五十 五點(四)】
(三)、修正本府處理一般公務機密文書應注意保密之統一規範,及各機 關應以一般公務機密文書處理之事項。(第一百五十七點、第一百 五十八點)【第一百三十六點(四)】
(四)、依本府文書處理流程,依序修正本府各機關處理一般公務機密文 書之收發文、簽辦、傳遞、保管、銷毀等程序規定。【第一百五十 九、一百六十、一百六十一、一百六十二及一百七十一點】
(五)、修正保密期限或解除機密條件之標示位置及方式規定。【第一百六 十三點】
(六)、修正彙編性質、委託辦理事項及會議使用之一般公務機密文書資 料之處理程序。【第一百六十四、一百六十五、一百六十六點】
(七)、修正處理文書機密等級之變更或解密的權責劃分、以及機密等級 之變更或解密程序。【第一百六十九、一百七十點】
(八)、修正處理一般公務機密文書應注意事項規定。【第一百七十二點】
八、處理時限(研考會修訂)
(一)、增列有關機關間會辦案件及機關內各單位間會辦案件之處理方 式。【第一百七十二點】
(二)、明列一般公文之彙辦案件及機關間會辦案件、人民申請案件須受
理民眾補正時,以及人民陳情案件須等待相關資料或層轉核釋有 關執行扣除日數之規定。【第一百七十二點】
(三)、明定公文逾期時限認定之規定。【第一百七十二點】
(四)、修訂本府對各級機關公文之處理情形,應隨時查考,必要時得舉 行公文處理成效檢核,其執行計畫,由本府相關權責機關訂定實 施。
(五)、增列無故未將已判發之文稿送交發文之議處規定。【第一百九十一 點】
詳細修正條文內容,請參閱「臺北市政府文書處理實施要點修正草案條 文對照表」。
修訂條文 現行條文 修正理由
壹:依據暨適用範圍 壹:依據暨適用範圍 篇名未修正
一、臺北市政府 (以下簡稱本府),為統一文書 處理程序,提高公文品質與行政效率,依 事務管理規則第九條規定,訂定本要點。
一、臺北市政府 (以下簡稱本府),為統一文書 處理程序,提高公文品質與行政效率,依 事務管理規則第九條規定,定訂本要點。
文字排列錯誤重新 調整
二、本要點所稱文書,係指處裡公務或與公務 有關之全部文書。凡機關與機關或與人民 往來之公文書,機關內部通行之文書,以 及公文以外之文書而與公務有關,不論其 形式或性質如何,凡可供聽、讀、閱覽或 藉助科技得以閱讀或理解者,均屬之。
二、本要點所稱文書,係指處裡公務或與公務 有關之全部文書。凡機關與機關或與人民 往來之公文書,機關內部通行之文書,以 及公文以外之文書而與公務有關,不論其 形式或性質如何,凡可供聽、讀、閱覽或 藉助科技得以閱讀或理解者,均屬之。
三、本要點所稱文書處理,係指文書自收文或 交辦起至發文、歸檔止之全部流程 ;其處 理方式除法令或其他行政規則別有規定 外,依本要點之規定辦理,以使本府文書 處理作業一致化、制度化,並有效控管作 業流程。
三、本要點所稱文書處理,係指文書自收文或 交辦起至發文、歸檔止之全部流程 ;其處 理方式除法令或其他行政規則別有規定 外,依本要點之規定辦理,以使本府文書 處理作業一致化、制度化,並有效控管作 業流程。
四、本要點所稱各機關如下:
(一)本府暨所屬各機關。
(二)市立各級學校。
(三)市營事業機構。
四、本要點所稱各機關如左:
(一)本府暨所屬各機關。
(二)市立各級學校。
(三)市營事業機構。
文字修正。
貳、一般規定 貳、一般規定 篇名未修正
五、一般規定:
(一)各機關文書作業,應按照同一程序集中 於文書單位處理之。但依文書性質 、行 文對象及時效,有適當控管程序者,不 在此限。
(二)文書之機密性、時間性,由各機關就其 業務性質及實際需要,依相關法規規定,
自行區分。
(三)文書處理,應隨到隨辦、隨辦隨送,不 得拖延、積壓、損毀、遺失。
(四)各機關收發公文,應採用收發文同號方 式。創簽稿之公文應於陳核前掛號,或 於承辦人員創文時,先行掛號列入管制。
(五)文書應一律採用由左至右之橫行格式。
(六)文書應使用正體字。
(七)文書除稿本外,必要時得視其性質及適 用範圍,區分為正本、副本、抄本(件)
或影印本或譯本。正本及副本依規定格 式蓋用印信或章戳,以電子文件行之 者,得不蓋用印信或章戳。抄本(件)
及譯本,無須加蓋印信或章戳,其文面 應分別標示「抄本(件)」或「譯本」。
(八)文書應記明年、月、日、時、分,一律 以中華民國紀元為準。但外文或譯文,
得以西元紀年。
(九)文書處理過程中之有關人員,應於文面 適當位置蓋職名章。但機關首長得以簽 名代之。並記明時間 (例如十月十八日 十六時,得縮寫為 1018/1600)。以線上
五、一般規定:
(一)各機關文書作業,應按照同一程序集中 於文書單位處理之。但依文書性質 、行 文對象及時效,有適當控管程序者,不 在此限。
(二)文書之機密性、時間性,由各機關就其 業務性質及實際需要,依相關法規規定,
自行區分。
(三)文書處理,應以隨到隨辦、隨辦隨送,
不得拖延、積壓、損毀、遺失。
(四)各機關收發公文,應採用收發文同號方 式。創簽稿之公文應於陳核前掛號,或 於承辦人員創文時,先行掛號列入管制。
(五)文書應一律採用由右而左之直行格式,
但以電子方式行之者或各種報表、簿冊 及附件譯文,得採由左至右之橫行格式。
(六)文書除稿本外,必要時得視其性質及適 用範圍,區分為正本、副本、抄本(件)
或影印本或譯本。正本及副本依規定格 式蓋用印信或章戳,以電子文件行之 者,得不蓋用印信或章戳。抄本(件)
及譯本,無須加蓋印信或章戳,其文面 應分別標示「抄本(件)」或「譯本」。
(七)文書應記明年、月、日、時、分,一律 以中華民國紀元為準。但外文或譯文,
得以西元紀年。
(八)文書處理過程中之有關人員,應於文面 適當位置蓋職名章。但機關首長得以簽 名代之。並記明時間 (例如十月十八日 十六時,得縮寫為 1018/1600)。以線上
一、配合公文程式 條例第七條之修 正,(五)爰修正 文書應由左至右 之橫行格式原則。
二、依本府推行使用 正體字實施方 案,增列第(六)
項。
電子簽核處理者,則以電子線上簽收為 憑。
(十)各機關辦公時間外之公文收受,應由值 日人員依規定辦理。
(十一)各機關文書之傳遞,應以送文清單(簿)
或電子方式簽收為憑。並得視業務繁簡 實際情形,設公文交換中心,定時交 換;另公文之陳核流程並得以線上簽核 方式處理。
(十二)令、呈、函、公告及其他公文,必要 時得以電報、電報交換、電傳文件、傳 真或其他電子文件行之,機關公文傳真 及電子交換作業依「機關公文傳真作業 辦法」、「機關公文電子交換作業辦法」
及本府相關之作業規定辦理。
電子簽核處理者,則以電子線上簽收為 憑。
(九)各機關辦公時間外之公文收受,應由值 日人員依規定辦理。
(十)各機關文書之傳遞,以公文登記表、送 文簿或電子線上簽收為憑。並得視業務 繁簡實際情形,設公文交換中心,定時 交換。
(十一)令、呈、函、公告及其他公文,必要 時得以電報、電報交換、電傳文件、傳 真或其他電子文件行之,機關公文傳真 及電子交換作業依「機關公文傳真作業 辦法」、「機關公文電子交換作業辦法」
及本府相關之作業規定辦理。
六、機關公文電子交換一般處理原則如下:
(一)機關公文電子交換,係指機關文書透過 電腦及網路,予以傳遞收受者。其交換 機制分為下列三類:
1、第一類:經由電子交換中心集中處理 者。
2、第二類:機關間點對點直接傳遞交換 者。
3、第三類:發文方直接登載於電子公布 欄,不另行文者。
(二)第三類機制之公文,必要時應輔以電子 郵件告之相關機關,並應註明登載期 限,其逾期者,應自電子公布欄移除。
(三)各機關公文電子交換或登載電子公布欄 之相關紀錄,得視需要予以儲存。
(四)各機關對於其他機關電子公布欄所登載 之文書,應視其內容,自行下載為必要 之處理。
六、 機關公文電子交換一般處理原則如左:
(一)機關公文電子交換,係指機關文書透過 電腦及網路,予以傳遞收受者。其交換 機制分為左列三類:
1、第一類:經由電子交換中心集中處理 者。
2、第二類:機關間點對點直接傳遞交換 者。
3、第三類:發文方直接登載於電子公布 欄,不另行文者。
(二)第三類機制之公文,必要時應輔以電子 郵件告之相關機關,並應註明登載期 限,其逾期者,應自電子公布欄移除。
(三)各機關公文電子交換或登載電子公布欄 之相關紀錄,得視需要予以儲存。
(四)各機關對於其他機關電子公布欄所登載 之文書,應視其內容,自行下載為必要 之處理。
七、機關公文以電子文件行之者,應指定專人 負責機關電腦中文碼之管理,其辦理事項 如下:
(一)機關中文自用字碼及國家標準交換碼對 照表之建置、註冊、及維護。
(二)在國家標準交換碼範圍內,新增機關中 文自用字碼之安裝處理。
(三)在國家標準交換碼範圍外,新增機關中 文自用字碼之申請處理。
七、機關公文以電子文件行之者,應指定專人 負責機關電腦中文碼之管理,其辦理事項 如左:
(一)機關中文自用字碼及國家標準交換碼對 照表之建置、註冊、及維護。
(二)在國家標準交換碼範圍內,新增機關中 文自用字碼之安裝處理。
(三)在國家標準交換碼範圍外,新增機關中 文自用字碼之申請處理。
文字修正。
八、機關公文以電子線上簽核處理者,得免適 用本要點相關之人工作業規定。
前項之電子線上簽核處理,係指公文以電 子方式在安全之網路作業環境下,採用電 子認證、權限控管或其他可確保公文可認 證性之安全管制措施,進行線上傳遞、簽 核工作。其應具備之功能如下:
(一)可判別公文簽章人及簽收日期時間。
(二)可標示公文時效性。
(三)詳實記錄各會簽意見。
八、機關公文以電子線上簽核處理者,得免適 用本要點相關之人工作業規定。
前項之電子線上簽核處理,係指公文以電 子方式在安全之網路作業環境下,採用電 子認證、權限控管或其他可確保公文可認 證性之安全管制措施,進行線上傳遞、簽 核工作。其應具備之功能如左:
(一)可判別公文簽章人及簽收日期時間。
(二)可標示公文時效性。
(三)翔實記錄各會簽意見。
文字修正。
(四)詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註 文字。
(四)翔實記錄各陳核流程人員之修改與批註 文字。
九、文書處理流程及電腦作業流程圖如下:
(一)文書處理流程:如附圖一。
(二)電腦作業流程:如附圖二。
九、文書處理流程及電腦作業流程圖如左:
(一)文書處理流程:如附圖一。
(二)電腦作業流程:如附圖二。
文字修正。
參、分層負責 參、分層負責 篇名未修正
十、各機關公文處理,應厲行分層負責,並依 核定之分層負責明細表辦理。
十、各機關公文處理,應厲行分層負責,並依 核定之分層負責明細表辦理。
十一、各機關依其組織法規規定之各級單位,
首長得就本機關職權及單位職掌,將部 分公務授權各層主管決定處理,並由被 授權者負其決定之責任。
被授權之各層主管執行授權事項,應在 授權範圍內迅為正確適當之處理決定,
不得推諉請示或再授權次一層代為決 定。其因故意或過失為違法或不當之決 定者,該主管應依法負其責任。
十一、各機關依其組織法規規定之各級單位,
首長得就本機關職權及單位職掌,將部 分公務授權各層主管決定處理,並由被 授權者負其決定之責任。
被授權之各層主管執行授權事項,應在 授權範圍內迅為正確適當之處理決定,
不得推諉請示或再授權次一層代為決 定。其因故意或過失為違法或不當之決 定者,該主管應依法負其責任。
十二、各機關實施分層負責,以劃分三層為原 則,不得多於四層或少於二層。機關首 長為第一層,各級單位為第二層及其以 下之各層。
十二、各機關實施分層負責,以劃分三層為原 則,不得多於四層或少於二層。機關首 長為第一層,各級單位為第二層及其以 下之各層。
十三、各機關置有副首長者,副首長襄助首長 處理第一層公務,副首長在二人以上 者,得劃分其襄助公務之範圍。
(一)下列各機關之業務,其分層負責明細表,
應由其主管機關統一訂定之,經核定 後,各機關均可適用:
1、區政、戶政:民政局。
2、主計:主計處。
3、人事:人事處。
4、文書、總務:秘書處。
5、採購:工務局。
6、政風:政風處。
其他機關共同業務項目,其分層負責明細 表,得由一級機關統一訂定。
(二)各機關首長、副首長、主任秘書間之權 責劃分由各機關自行定之。
十三、各機關置有副首長者,副首長襄助首長 處理第一層公務,副首長在二人以上 者,得劃分其襄助公務之範圍。
明定分層負責明細 表訂定之主管權責 機關
十四、各機關實施分層負責,應審酌各項公務 之性質及權責輕重,規定授權事項之範 圍及授予決定權之層次,凡屬依據法規 應為一定處理及技術性事務性之事項,
應儘量授權處理。
(一)下列性質之公務,由機關首長決定:
1、關於方針、計畫、目標及有關政策事項。
2、關於法規訂定、修正、廢止及重大疑義 之核釋事項。
3、關於年度概算之籌劃及編製事項。
4、關於年度進行中申請動支預備金及辦理 追加預算特別預算事項。
5、關於年度終了時權責發生數之申請保留 及年度決算之編製事項。
6、關於組織、編制、員額、職務歸系及全 盤人力調配運用事項。
十四、各機關實施分層負責,應審酌各項公務 之性質及權責輕重,規定授權事項之範 圍及授予決定權之層次,凡屬依據法規 應為一定處理及技術性事務性之事項,
應盡量授權處理。
(一)左列性質之公務,由機關首長決定:
1、關於方針、計劃、目標及有關政策事項。
2、關於法規訂定、修正、廢止及重大疑義 之核釋事項。
3、關於年度概算之籌劃及編製事項。
4、關於年度進行中申請動支預備金及辦理 追加預算特別預算事項。
5、關於年度終了時權責發生數之申請保留 及年度決算之編製事項。
6、關於組織、編制、員額、職位歸級及全 盤人力調配運用事項。
文字修正。
7、關於人事任免、遷調、考績、獎懲及其 他重要人事管理事項。
8、關於對於民意機關報告及答復事項 9、關於向上級機關建議、請示及報告事項。
10、關於對所屬機關重要措施及中心工作之 指示及督促事項。
11、其他重要事項。
(二)下列事項之公文,應審酌其重要程度,
分別授權第二層及其以下各層主管負責 決定處理:
1、依據法規、解釋、案例應為一定之處理 者。
2、依據上級機關指示或既定原則為個案之 處理者。
3、法規明定裁量範圍或條件,為個案之事 實認定或裁量處理者。
4、與其他機關團體協調意見之初步徵商或 答復者。
5、例行承轉案件之公文轉行者。
6、對主管法規一般疑義之核釋及對主管業 務之指導查詢者。
7、依據檔案證明事實者。
8、一般資料之蒐集供給,或以普通書刊表 冊等附件為內容者。
9、非屬本機關主管事項,或程序不合手續 不全之來文,應退還或通知補正者。
10、其他授權決定處理者。
(三)下列事項,得授權第四層負責處理:
1、依據法令辦理之各項事務性工作。
2、各種證明文件 (屬事實證明,無判斷或 決定採納與否之考慮)之核(填)發。
3、手續之補正及有關案件之查催。
4、有關各種報表之填 (列) 報。
7、關於人事任免、遷調、考績、獎懲及其 他重要人事管理事項。
8、關於對於民意機關報告及答復事項 9、關於向上級機關建議、請示及報告事項。
10、關於對所屬機關重要措施及中心工作之 指示及督促事項。
11、其他重要事項。
(二)左列事項之公文,應審酌其重要程度,
分別授權第二層及其以下各層主管負責 決定處理。
1、依據法規、解釋、案例應為一定之處理 者。
2、依據上級機關指示或既定原則為個案之 處理者。
3、法規明定裁量範圍或條件,為個案之事 實認定及裁量處理者。
4、與其他機關團體協調意見之初步徵商或 答復者。
5、例行承轉案件之公文轉行者。
6、對主管法規一般疑義之核釋及對主管業 務之指導查詢者。
7、依據檔案證明事實者。
8、一般資料之蒐集供給,或以普通書刊表 冊等附件為內容者。
9、非屬本機關主管事項,或程序不合手續 不全之來文,應退還或通知補正者。
10、其他授權決定處理者。
(三)左列事項,得授權第四層負責處理:
1、依據法令辦理之各項事務性工作。
2、各種證明文件 (屬事實證明,無判斷或 決定採納與否之考慮)之核(填)發。
3、手續之補正及有關案件之查催。
4、有關各種報表之填 (列) 報。
十五、已由首長核定處理原則之公文,發文稿 可責由副首長或第二層主管判發。 判發 人員負責審核發文稿內容與核定原則是 否相符,如有不符,應由判發、核稿及 承辦人共同負其責任。
十五、已由首長核定處理原則之公文,發文稿 可責由副首長或第二層主管判發。 判發 人員負責審核發文稿內容與核定原則是 否相符,如有不符,應由判發、核稿及 承辦人共同負其責任。
十六、公文承辦人製作公文,敘述事實或引敘 人名、地名、物名、日期、數字、法規 條文及有關解釋等,發生錯誤遺漏者,
由承辦人負其責任。
十六、公文承辦人製作公文,敘述事實或引敘 人名、地名、物名、日期、數字、法規 條文及有關解釋等,發生錯誤遺漏者,
由承辦人負其責任。
十七、本府第二層基於授權決定處理之公文,
對外行文時,由該層主管署名、蓋職章;
其必須以機關名義由首長署名行文時,
應以章戳註明決行者之職稱姓名。 第 三、四層代為決行之公文,加蓋 (繕打)
「本案依分層負責規定授權業務主管決 行」章戳或字樣。如附式:
(一)用於公文紙 1 第二層
x x 局局長○○○決行 (寬 0.8 公分、長 8 公分) 2 第三、四層
十七、本府第二層基於授權決定處理之公文,
對外行文時,由該層主管署名、蓋職章;
其必須以機關名義由首長署名行文時,
應以章戳註明決行者之職稱姓名。 第 三、四層代為決行之公文,加蓋 (繕打)
「本案依分層負責規定授權業務主管決 行」章戳或字樣。如附式:
(一)用於公文紙 1 第二層
x x 局局長○○○決行 (長 8 公分、寬 1.5 公分) 2 第三、四層
┌-────────────────-┐
│本案依分層負責規定授權業務主管決行│
└──-──────────────-┘
(寬 0.8 公分、長 8.5 公分)
(二)用於公文稿或處理案件 ┌────┐
│代為決行│
└────┘
(寬 0.7 公分、長 2.7 公分)
┌─────────┐
│本案依分層負責規定│
│授權業務主管決行 │ └─────────┘
(長 5.5 公分、寬 1.5 公分、外加邊) (二)用於公文稿或處理案件 ┌────┐
│代為決行│
└────┘
(長 2.7 公分、寬 0.7 公分) 十八、先簽後稿案件,如簽已奉市長核定,發
府文稿可由第二層(局、處長),加 蓋
「案奉 核定免蓋決行章」(如附式),逕 以市長名義行文,同時稿與文不再蓋「代 為決行」及「第二層決行」章,各機關 得比照此規定辦理。
附式:蓋於發文稿決行處
┌──────────┐
│案奉 核定免蓋決行章│
└──────────┘
(寬 0.7 公分、長 3.5 公分)
十八、先簽後稿案件,如簽已奉市長核定,發 府文稿可由第二層(局、處長),加 蓋
「案奉 核定免蓋決行章」(如附式),逕 以市長名義行文,同時稿與文不再蓋「代 為決行」及「第二層決行」章,各機關 得比照此規定辦理。
附式:蓋於發文稿決行處
┌─────┐
│案奉 核定│
│免蓋決行章│
└─────┘
(長二‧七公分、寬○‧七公分)
章戳配合橫式公文 書格式調整
十九、授權決定處理之公文,認屬性質重要或 有了解內容之必要者,應按月列表陳報 備查,或指定範圍,於發文時以抄本送 上層查閱。
十九、授權決定處理之公文,認屬性質重要或 有了解內容之必要者,應按月列表陳報 備查,或指定範圍,於發文時以抄本送 上層查閱。
二十、各機關首長及各層主管對分層負責之授 權事項,應切實監督。如發現不當情事,
應隨時修正。
二十、各機關首長及各層主管對分層負責之授 權事項,應切實監督。如發現不當情事,
應隨時修正。
肆 公文製作 肆 公文製作 篇名未修正
二十一、本府公文分為「令」、「呈」、「函」、
「公告」、「其他公文」五種。(格式 如附件一)
(一)令:發布市單行法規,發表人事任免、
遷調、獎懲時使用。
(二)呈:對總統有所呈請或報告時用。
(三)函:各機關處理公務,有下列情形之一 時使用。
1、上級機關對所屬下級機關有所指示、交 辦、批復時。
2、下級機關對上級機關有所請求或報告時。
3、同級機關或不相隸屬機關間行文時。
4、人民與機關間之申請與答復時。
(四)公告:各機關就主管業務或依法規規定,
向公眾或特定之對象宣布週知時使用。
其方式得張貼於機關之公告欄,或利用 報刊等大眾傳播工具廣為宣布。需知會 其他機關者,應另行文檢送。
(五)其他公文:
1、書函:
(1)於公務未決階段需要磋商、徵詢意見
二十一、本府公文分為「令」、「呈」、「函」、
「公告」、「其他公文」五種。(格式 如附件一、二)
(一)令:發布市單行法規,發表人事任免、
遷調、獎懲時使用。
(二)呈:對總統有所呈請或報告時用。
(三)函:各機關處理公務,有左列情形之一 時使用。
1、上級機關對所屬下級機關有所指示、交 辦、批復時。
2、下級機關對上級機關有所請求或報告時。
3、同級機關或不相隸屬機關間行文時。
4、人民與機關間之申請與答復時。
(四)公告:各機關就主管業務或依法規規定,
向公眾或特定之對象宣布週知時使用。
其方式得張貼於機關之公告欄,或利用 報刊等大眾傳播工具廣為宣布。需知會 其他機關者,應另行文檢送。
(五)其他公文:
1、書函:
(1)於公務未決階段需要磋商、徵詢意見
一、文字修正 二、另依依行政院
「事務管理手冊」
第十四條第一項 第六款公文類別 規定定型化表 單,刪除電子郵 件。
或通報時使用。
(2)代替過去之便函、備忘錄、簡便行文 表,舉凡答復簡單案情,寄送普通文 件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事 項行文時均可使用,其適用範圍較函 為廣泛,其性質不如函之正式性。
2、開會通知單:召集會議時使用。(格式 如附件二)
3、公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、
通知等可以電話簡單正確說明之事 項,經通話後,發話人如認有必要,
可將通話紀錄製作二份,以一份送達 受話人,雙方附卷,以供查考。(格式 如附件三)
4、手令或手諭:機關長官對所屬有所指示 或交辦時使用。
5、簽:承辦人員就職掌事項,或機關首長 對上級機關有所陳述、請示、請求、建 議時使用。
6、報告:公務用報告如調查報告、研究報 告、評估報告等;或機關所屬人員就 個人事務有所陳請時使用。
7、箋函或便箋:以個人或單位名義於洽商 或回復公務時使用。
8、聘書:聘用人員時使用。經簽准後,逕 予發聘或用「函」檢附。
9、證明書:對人、事、物之證明時使用。
10、證書或執照:對個人或團體依法令規定 取得特定資格時使用。
11、契約書:當事人雙方意思表示一致,成 立契約關係時使用。
12、提案:對會議提出報告或討論事項時使 用。
13、紀錄:記錄會議經過、決議或結論時使 用。
14、節略:對上級人員略述事情之大要,亦 稱綱要。起首用「敬陳者」,末 署「職 稱、姓名」。
15、說帖:詳述機關之掌理業務辦理情形,
請相關部門予以支持時使用。
16、定型化表單
17、其他依身分、公務性質及處理方式所 需用之文書。
或通報時使用。
(2)代替過去之便函、備忘錄、簡便行文 表,舉凡答復簡單案情,寄送普通文 件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事 項行文時均可使用,其適用範圍較函 為廣泛,其性質不如函之正式性。
2、開會通知單:召集會議時使用。(格式 如附件二)
3、公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、
通知等可以電話簡單正確說明之事 項,經通話後,發話人如認有必要,
可將通話紀錄製作二份,以一份送達 受話人,雙方附卷,以供查考。(格式 如附件三)
4、手令或手諭:機關長官對所屬有所指示 或交辦時使用。
5、簽:承辦人員就職掌事項,或機關首長 對上級機關有所陳述、請示、請求、建 議時使用。
6、報告:公務用報告如調查報告、研究報 告、評估報告等;或機關所屬人員就 個人事務有所陳請時使用。
7、箋函或便箋:以個人或單位名義於洽商 或回復公務時使用。
8、聘書:聘用人員時使用。經簽准後,逕 予發聘或用「函」檢附。
9、證明書:對人、事、物之證明時使用。
10、證書或執照:對個人或團體依法令規定 取得特定資格時使用。
11、契約書:當事人雙方意思表示一致,成 立契約關係時使用。
12、提案:對會議提出報告或討論事項時使 用。
13、紀錄:記錄會議經過、決議或結論時使 用。
14、節略:對上級人員略述事情之大要,亦 稱綱要。起首用「敬陳者」,末 署「職 稱、姓名」。
15、說帖:詳述機關之掌理業務辦理情形,
請相關部門予以支持時使用。
16、電子郵件:透過電子網路傳送公務訊息 或處理民眾電子投書時使用,其內容 之敘述比照「箋函」之用語。
17、其他依身分、公務性質及處理方式所需 用之文書。
二十二、「令」之製作要領如下:
(一)發布令 (發布市單行法規之令):可不分 段,敘述時動詞一律在前。例如:訂定
「○○○施行細則」、修正「○○○辦 法」第○條條文、廢止「○○○辦法」
(作法舉例如附錄八)。但多種法規同 時發布,可併入同一令內處理。法規命 令之發布並應登載於本府公報或新聞 紙,需知會其他機關者,應另行文檢送。
二十二、「令」之製作要領如左:
(一)發布令 (發布市單行法規之令):可不分 段,敘述時動詞一律在前。例如:訂定
「○○○施行細則」、修正「○○○辦 法」第○條條文、廢止「○○○辦法」
(作法舉例如附錄八)。但多種法規同 時發布,可併入同一令內處理。法規命 令之發布並應登載於本府公報或新聞 紙,需知會其他機關者,應另行文檢送。
一、文字修正。
二、參採「事務管理 手冊」第十五條第 一項人事命令作 文字修正。
(二)人事命令:分任免、遷調、獎懲。由人 事處訂定格式,並應遵守由左至右之橫 行格式原則。
(二)人事命令:分任免、遷調、獎懲。由人 事處訂定格式使用。
二十三、「函」之製作要領如下:(作法舉例如 附錄八)
(一)一般原則:
1、文字敘述應明白曉暢、詞意清晰,以達 到「簡、淺、明、確」之要求。
2、文句應正確使用標點符號。
3、文內避免層層套敘來文,祇摘述要點。
4、應採用語氣肯定、詞意妥切、互相尊重 之語詞,避免使用艱深費解、無意義或 模稜兩可之詞句。
5、函的結構,採用「主旨」、「說明」、
「辦法」三段式,案情簡單者,得用「主 旨」一段完成,不必硬性分割為二段、
三段;「說明」、「辦法」兩段段名,
均可因事、因案加以活用。
(二)分段款式:
1、主旨」:為全文精要,以說明行文目 的與期望,應力求具體扼要。
2、「說明」:當案情必須就事實、來源或 理由,作較詳細之敘述,無法於「主旨」
內容納時,用本段說明。本段段名,可 因公文內容改用「經過」、「原因」等 其他名稱。
3、「辦法」:向受文者提出之具體要求無 法在「主旨」內簡述時,用本段列舉。
本段段名,可因公文內容改用「建議」、
「請求」、「擬辦」、「核示事項」等 其他名稱。
(三)各段規格:
1、每段均標明段名,段名之上不冠數字,
段名之下加冒號「:」。
2、「主旨」一段不分項,文字緊接段名之 冒號下書寫。
3、「說明」、「辦法」如無項次,文字緊 接段名之冒號下書寫;如分項條列,應另 列縮格書寫(一字、一符號一碼)為一、
二、三、...,(一)(二)(三)...,
1 、 2 、 3 、 ... , ( 1 ) ( 2)
(3)...。
4、「說明」、「辦法」中,其分項條列內 容過於繁雜或含有表格者,應編列為附 件。
(四)行政規則以函檢發,多種規則同時檢發,
可併入同一函內處理;其方式以公文分行或登 載政府公報或機關電子公佈欄。但應發布之行 政規則,依法規命令之發布程序辦理。
二十三、「函」之製作要領如左:(作法舉例如 附錄八)
(一)一般原則:
1、文字敘述應明白曉暢、詞意清晰,以達 到「簡、淺、明、確」之要求。
2、文句應正確使用標點符號。
3、文內避免層層套敘來文,祇摘述要點。
4、應採用語氣肯定、詞意妥切、互相尊重 之語詞,避免使用艱深費解、無意義或 模稜兩可之詞句。
5、函的結構,採用「主旨」、「說明」、
「辦法」三段式,案情簡單者,得用「主 旨」一段完成,不必硬性分割為二段、
三段;「說明」、「辦法」兩段段名,
均可因事、因案加以活用。
(二)分段款式:
1、主旨」:為全文精要,以說明行文目 的與期望,應力求具體扼要。
2、「說明」:當案情必須就事實、來源 或理由,作較詳細之敘述,無法於「主 旨」內容納時,用本段說明。本段段 名,可因公文內容改用「經過」、「原 因」等其他名稱。
3、「辦法」:向受文者提出之具體要求 無法在「主旨」內簡述時,用本段列 舉。本段段名,可因公文內容改用「建 議」、「請求」、「擬辦」、「核示 事項」等其他名稱。
(三)各段規格:
1、每段均標明段名,段名之上不冠數字,
段名之下加冒號「:」。
2、「主旨」一段不分項,文字緊接段名 之冒號下書寫。
3、「說明」、「辦法」如無項次,文字 緊接段名之冒號下書寫;如分項條 列,應另行低一格書寫(一字、一符 號一碼)為一、二、三、...,(一)
(二)(三)...,1、2、
3、...,(1)(2)(3)...。
4、「說明」、「辦法」中,其分項條列內容 過於繁雜或含有表格者,應編列為附 件。
一、文字修正 二、另依行政院「事
務管理手冊」第 十五條第二項 第三款行政規 則發布方式規 定增列第四款。
二十四、「公告」製作要領如下:作法舉例如 附錄八)
(一)公告一律使用通俗、簡淺易懂之文字,
避免使用艱深費解之詞彙。
(二)公告文字必須加註標點符號。
二十四、「公告」製作要領如左:(作法舉例如 附錄八)
(一)公告一律使用通俗、簡淺易懂之文字,
避免使用艱深費解之詞彙。
(二)公告文字必須加註標點符號。
一、文字修正 二、另依依行政院
「事務管理手冊」
第十五條第三項 第八款公告規定
(三)公告內容應簡明扼要,非必要者各機關 來文日期、文號及會商研議過程等,不 必在公告內層層套用敘述。
(四)公告之結構分為「主旨」、「依據」、
「公告事項」 (或說明)三段,段名之上 不冠數字,分段數得用「主旨」一段完 成者,不必勉強湊成二段、三段。
(五)公告登載時,得用較大字體簡明標示公 告之目的,不署機關首長職稱、姓名。
(六)一般工程招標或標購物品等公告,得用定 型化格式處理,免用三段式。
(七)公告除登載於機關電子公佈欄者外,張 貼於機關公告欄時,必須蓋用機關印 信,於公告二字 右側 闢出空白位置蓋 印,以免字跡模糊不清。
(八)公告之分段款式:
1、「主旨」應扼要敘述公告之目的和要求,
其文字緊接段名冒號右側書寫。
2、「依據」應將公告事項之原由敘明,引 據有關法規及條文名稱或機關來函,非 必要不敘來文日期、字號。有二項以上
「依據」者,每項應冠數字,分項條列,
另列縮格書寫。
3、「公告事項」 (或說明) 應將公告內容,
分項條列,冠以數字,另列縮格書寫。
使層次分明,清晰醒目。公告內容僅就
「主旨」補充說明事實經過或理由者,
改用「說明」為段名。公告如另有附件、
附表等文件時,僅註明參閱某某文件,
公告事項內不必重複敘述。
(三)公告內容應簡明扼要,非必要者各機關 來文日期、文號及會商研議過程等,不 必在公告內層層套用敘述。
(四)公告之結構分為「主旨」、「依據」、
「公告事項」 (或說明)三段,段名之上 不冠數字,分段數得用「主旨」一段完 成者,不必勉強湊成二段、三段。
(五)公告登載時,得用較大字體簡明標示公 告之目的,不署機關首長職稱、姓名。
(六)一般工程招標或標購物品等公告,得用 表格處理,免用三段式。
(七)公告張貼於機關公告欄時,必須蓋用機 關印信,於公告二字下闢出空白位置蓋 印,以免字跡模糊不清。
(八)公告之分段款式:
1、「主旨」應扼要敘述公告之目的和要求,
其文字緊接段名冒號之下書寫。
2、「依據」應將公告事項之原由敘明,引 據有關法規及條文名稱或機關來函,非 必要不敘來文日期、字號。有二項以上
「依據」者,每項應冠數字,分項條列,
另行低一格書寫。
3、「公告事項」 (或說明) 應將公告內容,
分項條列,冠以數字,另行低一格書寫。
使層次分明,清晰醒目。公告內容僅就
「主旨」補充說明事實經過或理由者,
改用「說明」為段名。公告如另有附件、
附表等文件時,僅註明參閱某某文件,
公告事項內不必重複敘述。
增列第七款登載 電子公佈欄之機 制
二十五、其他公文製作要領如下:
(一)書函:書函之結構及文字用語比照「函」
之規定。(作法舉例如附錄八)
(二)定型化表單之格式,由各機關自行訂定,
並應遵守由左至右之橫行格式原則。
二十五、其他公文製作要領如左:
(一)書函:書函之結構及文字用語比照「函」
之規定。(作法舉例如附錄八)
(二)定型化公文可依實際需要預印填辦使 用,惟對外行文之文別,應以本要點所 明訂者為限,不得擅加或變更。
一、文字修正 二、另依依行政院
「事務管理手冊」
第十五條第四項 第二款規定增修 定型化表單格式 二十六、簽之撰擬要領如下:
(一)簽之一般原則:
1、機關內部單位簽辦案件:依分層授權規 定核決,簽末不必敘明陳某某長官字樣。
2、對機關首長之「簽」,文末得用「敬陳○
○長」字樣。
(二)擬辦方式:
1、先簽後稿:
(1)訂定、修正、廢止法規案件。
(2)有關政策性或重大興革案件。
(3)牽涉較廣,會商未獲結論案件。
(4)擬提決策會議討論案件。
(5)重要人事案件。
(6)其他性質重要必須先行簽請核定案 件。
2、簽稿併陳:
(1)文稿內容須另為說明或對以往處理情 形須酌加析述之案件。
二十六、簽之撰擬要領如左:
(一)簽之一般原則:
1、機關內部單位簽辦案件:依分層授權規 定核決,簽末不必敘明陳某某長官字樣。
2、對機關首長之「簽」,文末得用「右陳
○○長」字樣。
(二)擬辦方式:
1、先簽後稿:
(1)訂定、修正、廢止法規案件。
(2)有關政策性或重大興革案件。
(3)牽涉較廣,會商未獲結論案件。
(4)擬提決策會議討論案件。
(5)重要人事案件。
(6)其他性質重要必須先行簽請核定案 件。
2、簽稿併陳:
(1)文稿內容須另為說明或對以往處理情 形須酌加析述之案件。
文字修正。
(2)依法准駁,但案情特殊須加說明之案 件。
(3)須限時辦發不及先行請示之案件。
3、以稿代簽:為一般案情簡單 ,或例行承 轉之案件。
(三)簽之款式:
1、簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」
三段式辦理(作法舉例如附錄八)。各段 應截然劃分,「說明」一段不提擬辦意 見,「擬辦」一段不重複「說明」。
(1)「主旨」:扼要敘述,概括「簽」之整 個目的與擬辦,不分項,一段完成。
(2)「說明」:對案情之緣由、經過與有關 法規或前案,以及處理方法之分析等,
作簡要之敘述,並視需要分項條列。
(3)「擬辦」:為「簽」之重點所在,應 針對案情,提出具體處理意見,或解 決問題之方案。
2、一般存參或案情簡單之文件,得於原件 文末下方空白處簽擬。或使用便箋(格
式如附件四),以條列式簽擬。
(2)依法准駁,但案情特殊須加說明之案 件。
(3)須限時辦發不及先行請示之案件。
3、以稿代簽:為一般案情簡單 ,或例行承 轉之案件。
(三)簽之款式:
1、簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」
三段式辦理(作法舉例如附錄八)。各段 應截然劃分,「說明」一段不提擬辦意 見,「擬辦」一段不重複「說明」。
(1)「主旨」:扼要敘述,概括「簽」之整 個目的與擬辦,不分項,一段完成。
(2)「說明」:對案情之緣由、經過與有關 法規或前案,以及處理方法之分析等,
作簡要之敘述,並視需要分項條列。
(3)「擬辦」:為「簽」之重點所在,應 針對案情,提出具體處理意見,或解 決問題之方案。
2、一般存參或案情簡單之文件,得於原件 首頁左邊空白處簽擬。或使用便箋(格 式如附件四),以條列式簽擬。
二十七、稿之撰擬要領如下:
(一)草擬公文應按文別應採之結構撰擬。
(二)撰擬款式:
1、按行文事項之性質選用公文名稱,如
「令」、「呈」、「函」、「書函」、「公 告」等。
2、一案須辦數文時,依下列原則辦稿:
(1)須同時發本機關文及上級機關文者,
應分稿擬辦。
(2)一文之受文者有數機關,內容大同小 異者,同稿併敘,將不同文字列出,
並註明某處文字針對某機關;內容小 同大異者,應分稿撰擬。
3、「函」之本文,除按規定結構撰擬外,
並應注意下列事項:
(1)定有辦理或復文期限者,應在「主旨」
內敘明。
(2)承轉公文,應摘述來文要點,無法摘 敘時,可照規定列為附件。
(3)概括之期望語「請核示」、「請查照」、
「請照辦」等,列入「主旨」,不必 在「辦法」段內重複;至具體詳細要 求有所作為時,應列入「辦法」段內。
(4)「說明」、「辦法」須分項條列清楚,
每項表達一意,其意義完整者,雖一 句,可為一項;否則雖字數略多亦不 應割裂。
(5)文末之首長簽署,敘稿時,無須列註,
以求簡化。
(6)須以副本分行者,應在「副本」項下 列舉;如要求有所作為時,則應在「說
二十七、稿之撰擬要領如左:
(一)草擬公文應按文別應採之結構撰擬。
(二)撰擬款式:
1、按行文事項之性質選用公文名稱,如
「令」、「呈」、「函」、「書函」、「公 告」。
2、一案須辦數文時,依左列原則辦稿:
(1)須同時發本機關文及上級機關文者,
應分稿擬辦。
(2)一文之受文者有數機關,內容大同小 異者,同稿併敘,將不同文字列出,
並註明某處文字針對某機關;內容小 同大異者,應分稿撰擬。
3、「函」之本文,除按規定結構撰擬外,
並應注意左列事項:
(1)定有辦理或復文期限者,應在「主旨」
內敘明。
(2)承轉公文,應摘述來文要點,不可在
「稿」內書:「照錄原文,敘至某處」
字樣,來文過長仍應儘量摘敘,無法 摘敘時,可照規定列為附件。
(3)概括之期望語「請核示」、「請查照」、
「請照辦」等,列入「主旨」,不必 在「辦法」段內重複;至具體詳細要 求有所作為時,應列入「辦法」段內。
(4)「說明」、「辦法」須分項條列清楚,
每項表達一意,其意義完整者,雖一 句,可為一項;否則雖字數略多亦不 應割裂。
(5)文末之首長簽署,敘稿時,無須列註,
以求簡化。
(6)須以副本分行者,應在「副本」項下 列舉;如要求有所作為時,則應在「說
一、文字修正。
二、「附件」欄已明 列於八十八點 第四項,故刪除 本點第二款第 三目第七小目 之規定
明」段內列明。
(7)為協助下級機關或屬官統一解釋法 令、認定事實、及行使裁量權,而訂頒 之解釋性規定及裁量基準,應另登載於 本府公報。
明」段內列明。
(7)如有附件,應在「說明」段內敘述附 件名稱及份數。
(8)為協助下級機關或屬官統一解釋法 令、認定事實、及行使裁量權,而訂頒 之解釋性規定及裁量基準,應另登載於 本府公報。
二十八、簽、稿撰擬之作業要求:
(一)正確:文字敘述和重要事項記述,應避 免錯誤和遺漏,內容主題應避免偏差、
歪曲。切記主觀、偏見。
(二)清晰:文義清楚、肯定。
(三)簡明:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,
主題鮮明。
(四)迅速:自蒐集資料,整理分析,至提出 結論,應在一定期間內完成。
(五)整潔:簽稿均應保持整潔,字體力求端 正。
(六)一致:機關內部各單位撰擬簽稿,文字 用語、結構格式應力求一致,同一案情 之處理方法不可前後矛盾。
(七)完整:對於每一案件,應作廣泛深入之 研究,從各種角度、立場考慮問題,對 相關單位應切取協調聯繫,構成完整之 幕僚作業。
(八)週詳:所提意見或辦法,應力求週詳具 體,適切可行。並備齊各種必需之文件,
以供上級採擇。
二十八、簽、稿撰擬之作業要求:
(一)正確:文字敘述和重要事項記述,應避 免錯誤和遺漏,內容主題應避免偏差、
歪曲。切記主觀、偏見。
(二)清晰:文義清楚、肯定。
(三)簡明:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,
主題鮮明。
(四)迅速:自蒐集資料,整理分析,至提出 結論,應在一定期間內完成。
(五)整潔:簽稿均應保持整潔,字體力求端 正。
(六)一致:機關內部各單位撰擬簽稿,文字 用語、結構格式應力求一致,同一案情 之處理方法不可前後矛盾。
(七)完整:對於每一案件,應作廣泛深入之 研究,從各種角度、立場考慮問題,對 相關單位應切取協調聯繫,構成完整之 幕僚作業。
(八)週詳:所提意見或辦法,應力求週詳具 體,適切可行。並備齊各種必需之文件,
以供上級採擇。
二十九、公文用語規定如下:
(一)期望及目的用語,得視需要酌用「請」、
「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、
「備查」、「照辦」、「辦理見復」、
「轉 行照辦」等。
(二)准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公 文用語,必須明確肯定。
(三)直接稱謂用語:
1、有隸屬關係之機關:上級對下級稱「貴」;
下級對上級稱「鈞」;自稱「本」。
2、無隸屬關係之機關:對上級稱「大」;
平行稱「貴」;自稱「本」。
3、對機關首長間:上級對下級稱「貴」,
自稱「本」;下級對上級稱「鈞長」;
自稱「本」。
4、機關 (或首長) 對屬員稱「台端」。
5、機關對人民稱「先生」、「女士」或通 稱「君」、「台端」;對團體稱「貴」,
自稱「本」。
6、行文數機關或單位時,如於文內同時提 及,可通稱為「貴機關」和「貴單位」。
(四)間接稱謂用語:
1、對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」,
如一再提及,必要時得稱「該」;對職 員稱「職稱」。
2、對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。
二十九、公文用語規定如左:
(一)期望及目的用語,得視需要酌用「請」、
「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、
「備查」、「照辦」、「辦理見復」、
「轉行照辦」等。
(二)准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公 文用語,必須明確肯定。
(三)直接稱謂用語:
1、有隸屬關係之機關:上級對下級稱「貴」;
下級對上級稱「鈞」;自稱「本」。
2、無隸屬關係之機關:對上級稱「大」;
平行稱「貴」;自稱「本」。
3、對機關首長間:上級對下級稱「貴」,
自稱「本」;下級對上級稱「鈞長」;
自稱「本」。
4、機關 (或首長) 對屬員稱「台端」。
5、機關對人民稱「先生」、「女士」或通 稱「君」、「台端」;對團體稱「貴」,
自稱「本」。
6、行文數機關或單位時,如於文內同時提 及,可通稱為「貴機關」和「貴單位」。
(四)間接稱謂用語:
1、對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」,如 一再提及,必要時得稱「該」;對職員稱
「職稱」。
2、對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。
文字修正。
三十、各機關公文用紙之質料、尺度及格式規 定:
(一)質料:七十磅以上米色 (白色) 模造紙 或再生紙。
(二)尺度:採國家標準總號五號用紙尺度A 4。
(三)格式:依附件所列。其他各種表簿、格 式、附件,得由各主管機關統一規定,
依A4尺度印製使用。但應遵守由左至 右之橫行格式原則。
三十、各機關公文用紙之質料、尺度及格式規 定:
(一)質料:七十磅以上米色 (白色) 模造紙 或再生紙。
(二)尺度:採國家標準總號五號用紙尺度A 4。
(三)格式:依附件所列。其他各種表簿、格 式、附件,得由各主管機關統一規定,
依A4尺度印製使用。
授權各機關得准其 自訂格式,惟仍需遵 守由左至右之橫行 格式原則,爰增列本 規定。
伍、收文處理 伍、收文處理 篇名未修正
三十一、文書收發之一般規定如下:
(一)各機關文書收發人員 (以下簡稱登記 員) ,應以編制內職員充任之。
(二)各機關文書收發之區分:
1、總收發。
2、單位收發。
3、基層收發 (登記桌) 。 4、簽稿收發。
前項文書收發,以本府為主體者,秘書處為 總收發,各局處會為單位收發,各科室為基 層收發;以局處會或各區公所為主體者,以 各該機關為總收發,其所屬之科室 (組) 為 基層收發;各機關綜合文稿之單位,辦理簽 稿承轉登記者,為簽稿收發。
(三)各級登記員應接受研考單位 (人員) 之 考核與查詢。必要時,得予以輔導或訓 練;異動時,應先會知。並應將其業務 有關事項詳細交代接辦人員。
(四)各級登記員應每日將收發文件數統計,
彙製月報表,按月陳主管核閱。
(五)各機關為辦理文書收發、查詢,設立登 記桌規定如下:
1、機關組織較小者,設立一個登記桌。但 平均每月辦理收文不滿五十件者,得指 定人員兼辦之。
2、每一基層單位,以設立一個登記桌為原 則。
3、每一登記桌,每月辦理收文以五百件為 原則。在八百件以上者,得視實際情形 增設之。
4、同一基層單位,設有二個以上之登記桌 者,應冠以數序區分之。
三十一、文書收發之一般規定如左:
(一)各機關文書收發人員 (以下簡稱登記 員) ,應以編制內職員充任之。
(二)各機關文書收發之區分:
1、總收發。
2、單位收發。
3、基層收發 (登記桌) 。 4、簽稿收發。
前項文書收發,以本府為主體者,秘書處為 總收發,各局處會為單位收發,各科室為基 層收發;以局處會或各區公所為主體者,以 各該機關為總收發,其所屬之科室 (組) 為 基層收發;各機關綜合文稿之單位,辦理簽 稿承轉登記者,為簽稿收發。
(三)各級登記員應接受研考單位 (人員) 之 考核與查詢。必要時,得予以輔導或訓 練;異動時,應先會知。並應將其業務 有關事項詳細交代接辦人員。
(四)各級登記員應每日將收發文件數統計,
彙製月報表,按月陳主管核閱。
(五)各機關為辦理文書收發、查詢,設立登 記桌規定如左:
1、機關組織較小者,設立一個登記桌。但 平均每月辦理收文不滿五十件者,得指 定人員兼辦之。
2、每一基層單位,以設立一個登記桌為原 則。
3、每一登記桌,每月辦理收文以五百件為 原則。在八百件以上者,得視實際情形 增設之。
4、同一基層單位,設有二個以上之登記桌 者,應冠以數序區分之。
前項每一登記桌,應設置登記櫃 (格式如 附件五) 分別儲放日期卡及分類卡(格式 如附件六) 。
(六)各機關辦理文書收發應用公文登記表 (格 式如附件七),得視實際需要情形,分別採用 甲、乙、丙、丁、戊五聯式;甲、乙、丙、丁 四聯式或甲、乙、丙三聯式。
前項公文登記表填寫使用規定事項(如附 件八)。
(七)各機關公文登記表保管年限區分:
1、甲表 三年
一、文字修正。
二、配合 32 點修 正,刪除部分規 定
2、乙表 一年 3、丙表 隨時銷毀 4、丁、戊表 一年
前項保管年限,甲、乙表自結案日起算,
丁、戊表自收文日起算,丙表由承辦人過錄承 辦登記簿後銷毀之。
三十二、文書作業電腦化機關辦理收發,承辦 人簽收清單及各類送件清單其保管年 限為一年。
三十二、文書作業電腦化機關辦理收發,得以 承辦人簽收清單及各類送件清單為公 文登記表,其保管年限為一年。
文字修正
三十三、簽收應依下列規定辦理:
(一)外(總)收發人員收到公文或函電,除 普通郵遞信件外,應先將送件人所持之 送文簿或清單,逐一查對點收,並就原 簿 (單) 註明收到時間,蓋戳退還;如 無送文簿 (單) ,應掣給收據 (格式如 附件五) 。未設總收發之機關,應指定 專人辦理。
(二)外(總)收發人員收到公文,應予收文 登錄
(
格式如附件五之一),除速件須隨 收隨送外,普通文件每 二小時彙送一 次。封套上標明機密或指定收件人為長 官之親啟函件,分別用送文簿登記,隨 收隨送長官親收或指定之人員點收處 理。三十三、簽收應依左列規定辦理:
(一)總收發人員收到公文或函電,除普通郵 遞信件外,應先將送件人所持之送文簿 或清單,逐一查對點收,並就原簿 (單) 註明收到時間,蓋戳退還;如無送文簿 (單) ,應掣給收據 (格式如附件九) 。 未設總收發之機關,應指定專人辦理。
(二)總收發人員收到公文,應登記於活頁總 收文表 (格式如附件十),除速件須隨收 隨送拆封人員點收外,普通文件每一小 時彙送一次。封套上標明機密或指定收 件人為長官之親啟函件,分別用送文簿 登記,隨收隨送長官親收或指定之人員 點收處理。
為符合現行各機關 作業人力及實施作 業情形,普通文件彙 送修正為二小時。
三十四、總收發人員收到傳真公文或電子交換 公文,應依附錄一、二之一、三之規 定辦理收文登錄,並於公文第一頁右 下方加蓋(印)收文章戳(其規格如附 件七),傳真之公文非普通紙印出者,
應經影印後,依規定處理。
三十四、總收發人員收到傳真公文或電子交換 公文,應依附錄一、二之一、三之規 定辦理收文登錄,並於公文第一頁右 下方加蓋(印)收文章戳(其規格如附 錄二),傳真之公文非普通紙印出者,
應經影印後,依規定處理。
三十五、拆驗應依下列規定辦理:
(一)應防封套內所裝公文緊靠封口,注意剪 拆。
(二)一封內如有來文二件以上者,應逐一登 錄其件數及文號。
(三)查對附件,應對照來文逐件清點,登錄其 手續如下:
1、附件應加整理,附於原文之後。
2、附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗 物品,應先送承辦單位點收保管,並於 文內附件右方簽章證明或就原分文簽收 清單附件欄內簽章證明。
3、附件與公文以不分離為原則,由登記員 裝訂於文後隨文附送;附件較多不便裝 訂者,應裝袋附於文後,並書明○○號 附件字樣。
4、附件未到或附件先到,應俟附件到齊後 再行分文;公文如為速件,得先送承辦 單位簽辦。其附件不齊全或漏檢或逾正 常時間未寄到時,應速洽詢,並得退還 原發文機關。
(四)經拆封檢查,如發現封面所列號碼與封 內公文號碼不符,或有文無號,或原發
三十五、拆驗應依左列規定辦理:
(一)應防封套內所裝公文緊靠封口,注意剪 拆。
(二)一封內如有來文二件以上者,應於總收 文表中逐一記明其件數及文號。
(三)查對附件,應對照來文逐件清點,並在 總收文表中記明,其手續如左:
1、附件應加整理,附於原文之後。
2、附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗 物品,應先送承辦單位點收保管,並就 原總收文表附件攔內簽章證明。
3、附件與公文以不分離為原則,由登記員 裝訂於文後隨文附送;附件較多不便裝 訂者,應裝袋附於文後,並書名○○號 附件字樣。
4、附件未到或附件先到,應俟附件到齊後 再行分文;公文如為速件,得先送承辦 單位簽辦。其附件不齊全或漏檢或逾正 常時間未寄到時,應速洽詢,並得退還 原發文機關。
(四)經拆封檢查,如發現封面所列號碼與封 內公文號碼不符,或有文無號,或原發 文日期與發郵日期有疑問時,應就總收
一、文字修正。
二、修改錯別字,並 就現行作業模 式,對於有價附件 之註記模式酌修 部分文字 三、另依依行政院
「事務管理手冊」
第二十一條第 二、三項規定增修 附件及來文簽收 相關規定
文日期與發郵日期有疑問時,應於文面 上方分別註明收到日期,並向原發文機 關查詢。
(五)來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案 或其他具有時效性之文件,其封套應訂 附於文後,以備查考;郵寄公文之封套 所貼郵票,不得剪除。
(六)來文如有誤投,應投還原發文機關。其 有時間性者,得代為轉送,並通知原發 文機關,同時在收文表中註明。
(七)封面未標明機密字樣,經拆封後如發現 其內容有保密之必要,應作機密文件處 理。
文表分別記明,並向原發文機關查詢。
(五)來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案 或其他具有時效性之文件,其封套應訂 附於文後,以備查考;郵寄公文之封套 所貼郵票,不得剪除。
(六)來文如有誤投,應投還原發文機關。其 有時間性者,得代為轉送,並通知原發 文機關,同時在收文表中註明。
(七)封面未標明機密字樣,經拆封後如發現 其內容有保密之必要,應作機密文件處 理。
三十六、分文應依下列規定辦理:
(一)分文人員應視公文之時間性、重要性、
依本機關之組織與職掌,認定其承辦單 位,分別在原文右上角加蓋承辦單位 戳,依序迅確分辦;對來文未區分等級 而認定內容確係急要者,應加蓋戳記,
以提高承辦人員之注意。
(二)如係電報或外文文件,應指定人員譯出 主旨後,再按程序分辦。
(三)來文內容涉及二個單位以上者,應以來 文所敘業務較多或首項業務之主辦單位 為主辦單位,於收辦後再行會辦或協調 分辦。
(四)來文屬急要件或案情重大者,應先提陳 核閱,然後再照批示依收文手續辦理分 送承辦單位,如認有及時分送必要者,
應同時影印分送。
(五)機關首長或單位主管交下之公文,分文 時應於公文上加註「○○○交下」。
(六)凡經本府分辦之文件,機關收文人員認 為不屬於本機關主管業務範圍者,應簽 註意見送由主任秘書以上人員核章後,
於工作時間四小時內退回本府總收發改 分,逾限由各機關逕行移送該業務職掌 機關,並副知本府總收發,受移機關如 有意見,應即先行與移文機關溝通協 調,如無法解決,再陳明理由簽請上一 級長官裁定,非經核可不得再行移還。
(七)分文發生困難時,應簽陳主任秘書以上 人員核示辦理。
三十六、分文應依左列規定辦理:
(一)分文人員應視公文之時間性、重要性、
依本機關之組織與職掌,認定其承辦單 位,分別在原文右上角加蓋承辦單位 戳,依序迅確分辦;對來文未區分等級 而認定內容確係急要者,應加蓋戳記,
以提高承辦人員之注意。
(二)如係電報或外文文件,應指定人員譯出 主旨後,再按程序分辦。
(三)來文內容涉及二個單位以上者,應以來 文所敘業務較多或首項業務之主辦單位 為主辦單位,於收辦後再行會辦或協調 分辦。
(四)來文屬急要件或案情重大者,應先提陳 核閱,然後再照批示依收文手續辦理分 送承辦單位,如認有及時分送必要者,
應同時影印分送。
(五)機關首長或單位主管交下之公文,分文 時應於公文上加註「○○○交下」。
(六)凡經本府分辦之文件,機關收文人員認 為不屬於本機關主管業務範圍者,應簽 註意見送由主任秘書以上人員核章後,
於工作時間四小時內退回本府總收發改 分,或由各機關收件承辦人逕行移送該 業務職掌機關,並副知本府總收發,受 移機關如有意見,應即先行與移文機關 溝通協調,如無法解決,再陳明理由簽 請上一級長官裁定,非經核可不得再行 移還。
(七)分文發生困難時,應簽陳主任秘書以上 人員核示辦理。
文字修正。
承辦單位戳改為在 左上角
三十七、來文經分文後,應將公文基本資料詳 實登錄,並依序編列收文字號,於來 文首頁右下方加蓋收文日期編號(格 式如附件八)或黏貼文號條碼。
機密文件得註明「密不錄由」或以代 碼、代名登錄。
三十七、來文經分文後,應以號碼索引簿 (格 式如附件十一及十一之一) 為編號 簿,依序編列字號,並於來文正下方,
蓋收文編號號戳 (格式如附件十二) 編號。
前項收文編號,得以電腦取號或黏貼 文號條碼之方式處理。
一、取消號碼索引簿 並明定收文日期 編號列於來文首 頁右下方 二、納入四十點機密
文書登錄規定 三十八、總收文號按年順序編號,年度中間如
遇 機關 首長異 動時 ,其編 號仍 應持 續,不另更換。
三十八、總收文號按年順序編號,年度中間如 遇機關首長異動時,其編號仍應持 續,不另更換。