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第 4 章 电子表格 Excel 2010 

Excel 2010 是 Microsoft 公司推出的办公软件 Office 2010 的一个重要成员，是当今最流行 的电子表格综合处理软件， 具有强大的表格处理功能， 主要用于制作各种表格、 进行数据处理、 表格修饰、创建图表、进行数据统计和分析等，解决了利用文字无法对数据进行清楚地描述等 问题，可以缩短处理时间、保证数据处理的准确性和精确性，还可以对数据进行进一步分析和 再利用。 l 掌控编辑单元格的方法、 设置单元格格式的方法、 创建及使用工作表和工作簿的方法。 l 掌握如何编辑公式、在编辑公式中如何引用单元格和函数。 l 能够对数据清单进行分析，正确地创建图表，并能根据需要对图表进行各种修改、调 整、编辑，做出有使用价值的图表，能够直观地反映数据。 l 掌握简单的数据处理方法，例如对数据的排序、数据筛选和分类汇总等操作。 

4.1  Excel 2010 基础操作

4.1.1 工作簿、工作表和单元格的概念和关系 在 Excel  2010 中，单元格是其中最小的单位，工作表是由单元格构成的，一个或多个工 作表又构成了工作簿。 工作簿：新建的一个 Excel 2010 文件就是一个工作簿，扩展名为【.xlsx】，一个工作簿可 以由多个工作表组成，默认有三个工作表。 工作表：工作表由一系列单元格组成，横向为行，纵向为列，Excel 2010 允许最大行数是  1048576 行，行号 1～1048576，最大的列数是 16384 列，列名 A～XFD 列。  4.1.2 工作簿的打开与保存  1．工作簿的建立 每次启动 Excel 2010 时，系统将自动创建一个以【工作簿 1.xlsx】为默认文件名的新工作簿。 新工作簿是基于默认模板创建的，创建的这个新工作簿即为空白工作簿，是创建电子表 格的第一步。在前面的章节中，已介绍过 Office  2010 创建文档的方法，此处只介绍如何利用 模板创建工作簿。  Excel 2010 已建立了众多类型的内置模板工作簿， 用户可通过这些模板快速建立与之类似 的工作簿。 在【新建】菜单的【可用模板】下，单击【样本模板】按钮，弹出【模板】页面，选择

所需工作簿类型的模板，如图 4­1 所示，系统会在右侧显示所选模板的预览效果，单击【创建】 按钮完成创建工作，如图 4­2 所示为选择【个人月度预算】模板的最终效果。 图 4­1  使用模板创建工作簿 图 4­2  【个人月度预算】模板的最终效果 对于自己经常用的工作簿，可以将其做成模板，日后要建立类似工作簿时就可以用模板 来建立，而不必每次都重复相同的工作，可大大提高工作效率。 模板的建立方法与工作表的建立方法相似，唯一不同的是它们保存文件的方法不同。将 一个工作簿保存为模板的步骤如下： （1）单击【文件】选项卡下的【另存为】命令，弹出【另存为】对话框，如图 4­3 所示。

图 4­3  保存自己的模板 （2）在【保存类型】下拉列表中选择【Excel 模板(*.xltx)】，在【保存位置】下拉列表中 自动出现【Templates】文件夹用于存放模板文件。 （3）在【文件名】下拉列表中自定义一个模板名称，单击【保存】按钮，原工作簿文件 将以模板格式保存，文件的扩展名为【xltx】。 （4）模板创建完成后，系统将其自动添加到【可用模板】下的【我的模板】中，如图 4­4  所示。 图 4­4  自己创建的模板在新建列表中

2．工作簿的打开 打开工作簿的方法与打开 Word 文档相似，单击【文件】→【打开】命令，弹出【打开】 对话框。单击【查找范围】右侧的下拉列表选择文件位置，选择需要打开的工作簿，单击【打 开】按钮即可打开该文件。  3．工作簿的保存 在处理 Excel 2010 电子表格时，随时保存是非常重要的工作习惯，保存方法与 Word 中的 操作相同，在这里不做过多的介绍。  4.1.3 单元格的编辑和管理 如图 4­5 所示是一个学生基本信息表，本案例主要学习工作表中数据的编辑、工作表编辑 及其管理以及工作簿窗口的管理。 熟练掌握各种常用的数据输入方法及如何对单元格进行编辑 和调整等操作。 图 4­5  学生基本信息表  Excel 2010 允许向单元格中输入各种类型的数据：文字、数字、日期、时间、公式和函数 等。输入单元格的这些数据称为单元格的内容。输入操作总是在活动单元格内进行。所以首先 应该选择单元格，然后输入数据。  1．单元格的选取 单元格是最基本的数据存储单元，制作表格首先需要将数据输入到单元格中，首先了解 一下活动单元格和单元格区域的概念。 活动单元格是指正在使用的（被选中的）单元格，活动 单元格周围有一个黑色的粗方框。活动单元格中可以输入数 据，如图 4­6 所示选中的活动单元格为【C7】。 单元格区域是指由多个单元格组成的区域，它的表示方 法由单元格区域左上角的单元格名称和右下角的单元格名 称组成。例如单元格区域【B2:D6】表示处于单元格【B2】 右下方和单元格【D6】左上方的一块区域。单元格区域也可 以是由不相邻的单元格组成的区域。 _{图 4­6  选中的活动单元格}

（1）选定单元格。 要选定一个单元格，可用鼠标单击相应的单元格，或按键盘上的方向键移动到相应的单 元格中。被选中的单元格会被突出显示。 （2）选定单元格区域。 选定某个连续的单元格区域，如要选中【B3:D8】；首先单击单元格区域的第一个单元格 【B3】，然后按住鼠标左键不放拖动到要选定区域的最后一个单元格【D8】上，或按住【Shift】 键的同时单击要选定区域的最后一个单元格，选中的单元格呈高亮显示。 如果要选择不相邻的单元格区域。先选定第一个单元格或单元格区域，然后按住【Ctrl】 键，同时单击要选择的单元格或拖动鼠标选定其他单元格区域。 单击工作表左上角行列相交的空白按钮或按快捷键【Ctrl+A】 ，可以选中整张工作表中的 所有单元格。  2．单元格数据的输入 向表格中输入数据是 Excel 中最基本的操作，Excel 2010 为用户提供了多种数据输入的方 法，其中输入的原始数据包括数值、文本和公式，数值包括同期、货币、分数、百分比等。它 们的输入方法类似，大致有两种：一是直接在单元格中输入数据；二是在编辑栏中输入数据。 （1）在单元格中输入数据。 选中一个单元格，然后直接输入数据，按下回车键。将确认输入并默认切换到下方单元 格；也可双击单元格，当单元格中出现闪烁的光标时输入数据，然后按【Enter】键，这时编 辑栏中也出现相应的数据。 （2）在编辑栏中输入数据。 选中单元格，再用鼠标单击编辑栏，当其中出现闪烁的光标时输入需要的数据，然后按 【Enter】键或单击编辑栏左侧的【√】按钮。这时单元格中也出现相应的数据。 （3）日期与时间的输入。 在工作表中可以输入各种格式的日期和时间，在【设置单元格格式】对话框中可以设置 日期和时间，若要设置诸如出生日期列的日期形式，单击目标单元格，在【开始】选项卡下单 击【数字】组的对话框启动器，弹出【设置单元格格式】对话框，如图 4­7 所示，选择【数字】 选项卡下【分类】列表框中的【日期】选项，在右侧【类型】列表框中选择需要的日期样式 即可。 图 4­7  【设置单元格格式】对话框

本例中选择【2001 年 3 月 l4 日】，单击【确定】按钮完成。如需要在出生日期列某个单 元格中显示出生日期为【1991  年  8  月  17  日】，则在目标单元格中直接输入【1991­8­17】或 【1991/8/17】即可，此单元格会自动显示所设置的日期样式。时间的设置同日期方法类似， 选择【分类】列表框中的【时间】选项，在【类型】列表框中选择所需时间样式即可。 （4）特殊数据的输入。 在学生基本信息表中的学号列要填入【001】，正常输入会自动变为【l】，前面的零会自动 清除，这时可以在前面加一个英文单引号，如【'001】，再按【Enter】键，结果就会成为【001】。 如果需要输入分数，必须在分数前面加空格，否则 Excel 可能会将其看作是一个日期。例 如，需要显示分数【3/4】，则应该输入【  3/4】，否则 Excel 会默认转换成日期【3 月 4 日】。 如果需要输入负数，只需直接在数字前面加一个减号【­】。 （5）文本自动换行。 如果需要输入较长的文本内容，如图  4­8  所示，在【A1】单元格中输入【学生基本信息 表】，可以看到该单元格中的文本已经显示到了【B1】单元格中的位置。如果需要较长文本在 一个单元格中显示，则可以设置单元格格式为自动换行。选择目标单元格，然后在【开始】选 项卡下【对齐方式】组中单击【自动换行】按钮，设置自动换行后，单元格中的内容不会超出 单元格的列宽， 而是在单元格的边框处自动换至第 2 行。 也可以通过缩小字体填充方式使文本 缩小到在一个单元格中显示且不占用两行。 图 4­8  单元格自动换行 （6）序列填充数据。 利用序列填充数据功能可以将一些有规律的数据或公式方便快速地填充到需要的单元格 中，从而减少重复操作，提高工作效率。 首先在【A1】单元格中输入【星期一】，若要将【星期二】至【星期日】填充在【B1】至 【G1】单元格中，选择【A1】单元格并将指针移至该单元格右下角，当指针变成十字形状时， 按住鼠标左键不放向右拖动，如图 4­9 所示，拖动至【G1】单元格松开，则【B1】至【G1】 单元格区域自动填充为【星期二】至【星期日】。 图 4­9  单元格的自动填充

若想填充相同的数据，如填充内容均为【星期一】，则松开鼠标前按住【Ctrl】键即可。 在序列数据填充完成后的最后一个单元格右下角会自动显示【自动填充选项】按钮，鼠 标单击此按钮会弹出下拉菜单，如图 4­10 所示，显示填充形式，根据需要选择填充形式即可。  3．单元格格式的设置 当用户需要对输入的数据进行字体格式方面的设置时，其方法是选中单元格，选择【开 始】 选项卡， 在 【字体】 组中选取设置字体格式的各种功能选项， 如 【字体】、【字号】、【字形】、 【加粗】、【斜体】、【下划线】、【文字颜色】、【单元格背景颜色】等，其操作和 Word 中的方法 一致，如图 4­11 所示。 图 4­10  填充形式下拉菜单 图 4­11  字体设置操作  4．设置单元格边框和底纹 通常情况下，Excel 2010 中各个单元格的四周都是没有边框线的，用户在窗口中看到的只 是网格虚线。用户可以为单元格添加边框与底纹，以提升单元格的显示效果，突出显示工作表 中的重点内容，使工作表更加美观和容易阅读。 使用选项卡中的按钮进行设置，选中单元格，选择【开始】选项卡，在【字体】组中单 击【边框】下拉按钮，在弹出的列表中选择所需边框的样式即可，如图 4­12 所示，而底纹设 置则单击【填充颜色】按钮，在弹出的列表中选择所需颜色即可，如图 4­13 所示。 图 4­12  边框操作 图 4­13  颜色填充操作

5．套用单元格样式  Excel 2010 中若需要快速设置出非常漂亮的单元格显示效果，还可以套用 Excel 默认设置 的一些单元格样式，其操作方法是：选中所需设置的单元格，选择【开始】选项卡中【样式】 组中的【单元格样式】按钮，从提供的样式中选择所需的效果，如图 4­14 所示。 图 4­14  单元格样式 除了单元格样式可以套用，表格也有内置的样式可以直接套用，方法与单元格样式的套 用相同，在这里不再赘述。  6．单元格内容的修改和清除 （1）单元格内容的修改。 将单元格部分内容改动，只需双击待修改的单元格，然后直接对其内容作相应修改，或 在编辑栏处修改，按【Enter】键确认所作改动，如果按下【Esc】键则取消所作改动。 将单元格内容完全修改，只需单击待修改的单元格，输入新内容，按【Enter】键，即可 用新数据代替旧数据。 （2）单元格内容的清除。 输入数据时，不但输入了数据本身，还输入了数据的格式及批注，因此，根据具体情况 确定清除单元格中的内容，直接按【Delete】键清除单元格中的内容，但是格式依然存在，可 以选中单元格后，在【开始】选项卡下单击【编辑】组下【清除】按钮的向下箭头，弹出【清 除】下拉菜单，如图 4­15 所示，用户可以根据需要选择清除的内容。 图 4­15  清除按钮

7．单元格的插入、移动、复制和删除 除了对单元格数据进行增、删、改外，还可以对这些数据进行移动、复制等基本操作以 及对单元格进行增、删、改移等操作。 （1）单元格的插入。 在【开始】选项卡的【单元格】组中，就有【插入】按钮，单击这个按钮，会弹出  4  个 命令菜单，如图 4­16 所示，选择相应的命令，就可以插入单元格。 （2）单元格的移动或复制。 移动和复制单元格与剪切和复制 Word 文档中的数据的操作步骤类似，可以用快捷键或鼠 标拖动实现，也可选中单元格区域，鼠标放在区域边界框成十字箭头时拖动完成移动操作，按 住【Ctrl】键拖动完成复制操作。 （3）单元格的删除。 选中要删除的单元格或单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行【删除】 命令，弹出如图 4­17 所示的【删除】对话框，如要将选定的单元格删除，选中【右侧单元格 左移】或【下方单元格上移】命令，如果是删除整行或整列单元格，则选择相应的命令即可。 图 4­16  单元格的插入 图 4­17  【删除】对话框  8．合并单元格 用户有时需要合并单元格，例如输入标题时，选中需要合并的单元格，选择【开始】选 项卡，单击【对齐方式】组中的【合并后居中】按钮即可，如图 4­18 所示。 图 4­18  合并单元格操作

9．行高、列宽的设置 除了可以直接用鼠标拖动【行号和列标】交界处来调整行高、列宽外，还可以精确调整 行高和列宽，在【开始】选项卡下单击【单元格】组中的【格式】按钮，在下拉菜单中选择【行 高】命令，如图 4­19 所示，在弹出的【行高】对话框中设置行高，【自动调整行高】选项可以 使系统自动计算行高以适应所填入数据。同理，设置列宽的方法和行高类似，不再赘述。 图 4­19  设置单元格的行高和列宽  4.1.4 工作表的编辑  1．工作表的添加、删除和重命名 工作簿由工作表组成，一个工作簿默认有三张工作表，工作表的操作在使用 Excel 中有着 非常重要的作用。 （1）工作表的添加。 默认情况下工作簿只显示出  3  个工作表标签，用户可以 根据需要添加新的工作表。 例如， 将案例中的学生基本信息表 每个班做一个工作表，如果一个年级有 20 个班，可以在一个 工作簿中创建 20 个工作表， 分别存储 20 个班的学生的基本信 息。添加工作表的方法主要有以下三种： 方法一：单击【开始】选项卡下的【单元格】组中的【插 入】下三角按钮，如图 4­20 所示，选择下拉列表中的【插入 工作表】选项。 方法二：鼠标右键单击任意一个工作表标签，在弹出的 快捷菜单中执行【插入】命令，弹出【插入】对话框，如图  4­21  所示，选择【常用】选项卡下的【工作表】图标，单击 【确定】按钮，即在选择的工作表前面插入了一张新空白工作表，用户还可以通过【电子表格 方案】选项卡插入几种特定模板类型的工作表。 方法三：鼠标单击工作表标签栏中的【插入工作表】按钮 ，自动在工作表标签中顺序 插入一张新空白工作表。 （2）工作表的删除。 在需要删除的工作表标签上右键单击，在弹出的快捷菜单中执行【删除】命令，即可将 当前工作表删除。 图 4­20  插入工作表

图 4­21  【插入】对话框 （3）工作表的重命名。 

Excel 2010 中每个工作表名称均默认为 【Sheet+序号】 的形式， 如 Sheet1、 Sheet2、 Sheet3…… 这种名称不直观又不好记，根据需要，用户可对不同工作表进行重命名，通常需要为工作表取 一个见名知意的名称，如【学生基本信息表】、【学生成绩表】等，用鼠标右键单击要重命名的 工作表，在弹出的快捷菜单中执行【重命名】命令，工作表标签名变为选中状态，此时输入新 名称，按【Enter】键确认即可。  2．工作表的移动、复制和隐藏 对工作簿中的工作表，还可以对其进行移动、复制或隐藏等操作。 （1）在同一个工作簿中移动、复制工作表。 选中要移动的工作表标签，按住鼠标左键向左或向右拖动，同时有一个小三角形跟随它 移动， 当小三角形达到需要的位置时松开鼠标左键将工作表标签移到小三角形所在的位置。 复 制工作表的方法与移动工作表类似，只需在拖动时按住【Ctrl】键即可。 （2）在不同工作簿中移动、复制工作表。 要在不同工作簿中移动工作表，方法是用鼠标右 键单击要移动的工作表， 在弹出的快捷菜单中执行 【移 动或复制】命令，弹出【移动或复制工作表】对话框， 如图 4­22 所示，在【工作簿】下拉列表中选择目标工 作簿，在下面的列表框中选择它位于哪个工作表的前 面，单击【确定】按钮将工作表移到指定的目标工作 簿中。 在不同工作簿中复制工作表的方法与移动工作表 类似，只是需要在【移动或复制工作表】对话框中选 中【建立副本】复选框。 （3）工作表的隐藏。 为了某种需要，如减少屏幕上显示的工作表数、对比或修改两个相隔较远的工作表，可 以将工作表隐藏起来。选择要隐藏的工作表，单击【开始】选项卡【单元格】组中的【格式】 下三角按钮，选择【隐藏和取消隐藏】下拉列表中的【隐藏工作表】选项，如图 4­23 所示。 图 4­22  移动或复制工作表

如果要取消隐藏，选择【隐藏和取消隐藏】级联菜单下的【取消隐藏工作表】选项，在弹出的 【取消隐藏】对话框中选择要取消隐藏的工作表，单击【确定】按钮。 图 4­23  工作表的隐藏  4.1.5 单元格引用 在编辑公式时常常会引用单元格数据，单元格引用有相对引用、绝对引用、混合引用和 跨工作表引用等，以下分别介绍。  1．相对引用 单元格地址的相对引用反映了该地址与引用该地址的单元格之间的相对位置关系，当将 引用该地址的公式复制到其他单元格时，这种相对位置关系也随之被复制，并随之而变化。也 就是说， 在复制单元格的相对引用地址时， 其实际地址将随着公式所在的单元格位置的变化而 变化。 例如： 【F2】单元格的公式为【=A1+MAX(B1:C2)】，若将此公式复制到【G4】单元格，公式将 自动变为【=B3+MAX(C3:D4)】 。 【F2】单元格同其公式里用到的单元格的相对位置与【G4】单元格同其公式里用到的单 元格的相对位置是一致的。值得注意的是，相对引用常常用于需要自动填充数据时的情况。  2．绝对引用 所谓绝对引用是指将它复制到其他单元格时其地址是不变的。如果在相对引用地址的行 号与列标前均加一个$（美元符号），则就变成了绝对引用地址。  3．混合引用 所谓混合引用是指在行号与列标里，一部分使用绝对引用地址，另一部分使用相对引用 地址。例如【F7】是相对引用地址，【$F$6】是绝对引用地址，而【$F6】（列固定，行可变）

或【F$6】（列可变，行固定）均属于混合引用地址。  4．跨工作表引用 跨工作表引用即在一个工作表中引用另一个工作表中的单元格数据。为了便于进行跨工 作表引用，单元格的准确引用地址应该包括工作表名，其格式为：【工作表名!单元格地址】。 如果单元格是在当前工作表内，则前面的工作表名可省略。 

4.2 公式的使用

在 Excel  2010 中，公式是对工作表中的数据进行计算操作中最为有效的方式之一，用户 可以使用公式计算电子表格中的各类数据来得到结果。  4.2.1 公式的创建 使用公式可以执行各种运算，公式是由数字、运算符、单元格应用和工作表函数等组成。 输入公式的方法与输入数据的方法类似，但输入公式时必须以等号【=】开头，然后才是公式 表达式。  1．认识公式 当用户面对工作表中大量原始数据时，难免会需要对这些数据进行一些数字运算，这就 需要用到一些数学公式，而 Excel  2010  提供了强大的公式编辑功能，可以满足不同用户的数 据处理需求。 公式是工作表中用于进行统计计算的等式。以等号开头，后面是其表达式，公式由运算 符号、值、常量、单元格引用及函数等组成。 使用自定义公式时需要了解 Excel 公式的相关法则，下面分别介绍公式中的算术运算符、 比较运算符，以及如何正确地在公式中使用括号。 （1）公式中的算术运算符。 若要完成基本的数学运算（如加、减、乘、除、乘方、百分比等）需要使用以下算术运 算符： +（加号）：例如 5 + 5  ­（减号）：例如 5 ­ 4  *（星号）：例如 5 * 3  /（斜杠）：例如 4 / 2  ^（乘方）：例如 2 ^ 10  %（百分比）：例如 20 * 10%  （2）公式中的比较运算符。 用户可以使用下列运算符比较两个值，结果为逻辑值（TRUE 或 FALSE）：  =（等号）：A1=B1  >（大于号）：A1>B1  <（小于号）：A1<B1  >=（大于等于号）：A1>=B1  <=（小于等于号）：A1<=B1  <>（不等号）A1<>B1

（3）公式中的括号。 若要更改求值的顺序，需要将公式中优先计算的部分用括号括起来。例如，4+3*2 的结果 为  10，因为运算时先乘除后加减。但是，如果用括号改变其运算顺序，结果就不同了，如  (4+3)*2  ，结果为 14。需要注意的是，公式中包含函数时，括号仍然适用。  2．输入公式 打开工作表后，选中【G3】单元格，在单元格中输入公式【=D3+E3+F3】，表示要计算机 左侧各科的总分，如图 4­24 所示。 图 4­24  公式输入操作 输入完毕后，按【Enter】键，Excel 就会自动算出结果，如图 4­25 所示。 图 4­25  公式运算结果 要完成同一列其他单元格的计算，可选择拖曳填充的方法完成，如图 4­26 所示。

图 4­26  拖曳填充效果  4.2.2 函数的使用 函数是一些预定义的公式，是对一个或多个执行运算的数据进行指定的计算，并且返回 计算值的公式。执行运算的数据（包括文字、数字、逻辑值）称为函数的参数，经函数执行后 传回来的数据称为函数的结果。  1．函数的分类  Excel 2010 中提供了大量的可用于不同场合的各类函数，分为财务、日期与时间、数学与 三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑和信息等。这些函数极大地扩展了公式的 功能，使数据的计算、处理更容易，更方便，特别适用于执行繁长或复杂的计算公式。  2．函数的语法结构  Excel 2010 中函数最常见的结构以函数名称开始，后面紧跟左小括号，然后以逗号分隔输 入参数，最后是右小括号结束。格式如下： 函数名(参数 1,参数 2,参数 3,…)  例如：SUM(number1,number2,number3,…)  函数的调用方式有两种，一种为【公式】选项卡【函数库】组中的【自动求和】下三角 按钮，如图 4­27 所示，单击【自动求和】右侧的向下箭头弹出下拉菜单，显示五种最常用的 函数以及最下方的其他函数，此种方法更为方便，不易出错。第二种方法为直接输入函数进行 计算。 图 4­27  【自动求和】下拉菜单

3．常用函数 （1）求和函数 SUM。 函数格式如下：  SUM(number1,number2,number3,…)  功能：返回参数表中所有参数的和。 例如，在【考试成绩表】案例中学生总分用加法公式计算稍显麻烦，可以用求和函数计 算，直接在【G3】单元格中输入【=SUM(D3:F3)】，或者单击【公式】选项卡下【函数库】组 中【自动求和】按钮，选中需要求和的单元格区域【D3:F3】，按【Enter】键，如图 4­28 所示。 如要计算不连续的单元格的和，则与不连续单元格选取的方法类似，单击【自动求和】 按钮后，选取第一个需要求和的单元格，再按住【Ctrl】键不放选取不连续的需要求和的单元 格，按【Enter】键确认结束。 图 4­28  求和函数计算总分 （2）求平均值函数 AVERAGE。 函数格式如下：  AVERAGE(number1,number2,number3,…)  功能：返回参数表中所有参数的平均值。 例如，在【考试成绩表】案例中计算学生的平均分，与自动求和类似，可以直接在【H3】 单元格中输入【=AVERAGE(D3:F3)】，或者使用【自动求和】按钮右侧的向下箭头，在弹出的 下拉菜单中选择【平均值】选项，选择【D3:F3】单元格区域，如图 4­29 所示，再按【Enter】 键完成。 图 4­29  用函数求平均分

（3）求最大值 MAX。 函数格式为：  MAX(number1,number2,number3,…)  功能：返回参数表中所有参数的最大值。 例如， 在 【考试考查成绩表】 中案例中添加一行计算数学课程的最高分， 选取单元格 【D18】， 直接输入【=MAX(D3:D16):】，或者选择【自动求和】 按钮菜单中的【最大值】 选项，选取【D3：  D16】，如图 4­30 所示，再按【Enter】键完成。 图 4­30  求数字最高分 （4）求最小值函数 MIN。 函数格式为：  MIN(number1,number2,number3,…)  功能：返回参数表中所有参数的最小值。求值方法与 MAX 函数相同。 （5）计数函数 COUNT。 函数格式为：  COUNT(number1,number2,…,number n)  功能：返回参数表中数字项的个数，COUNT 属于统计函数。 （6）条件判断函数 IF。 函数格式为：  IF(logical_test,value_if_true,value_if_flase)  功能：判断条件表达式的值，根据表达式值的真假，返回不同结果。 其中 【logical_test】 为判断条件， 是一个逻辑值或具有逻辑值的表达式。 如果 【logical_test】 表达式为真时， 显示 【value_if_true】 的值； 如果 【logical_test】 表达式为假时， 显示 【value_if_false】 的值。

例如要评价数学成绩  60 分以上的显示【及格】，小于  60  分的显示【不及格】，在评价单 元格【E2】中直接输入公式【=IF(D2>=60,及格,不及格)】，或者单击常用工具栏中【自动求和】 右侧的向下按钮，在弹出的下拉菜单中选择【其他函数】中的【IF 函数】，弹出【函数参数】 对话框，在相应单元格中输入判断条件，如图 4­31 所示，最终效果如图 4­32 所示。

图 4­31  IF【函数参数】对话框 图 4­32  最终效果 函数可以嵌套，当一个函数作为另一个函数的参数时，称为函数嵌套。函数嵌套可以提 高公式对复杂数据的处理能力，加快函数处理速度，增强函数的灵活性。  IF  函数最多可以嵌套七层。如将数学评价改进，将评价等级细分，分为优、良、中、及 格、不及格五个等级，就要用函数嵌套的形式了，【logical_test】为最高的条件【E2>=90】、 【value_if_true】等级为【优秀】，而在【value_if_false】中为小于 90 分的情况，所以以此为前 提再细分，又是一个 IF 函数，依此类推，则公式为： 【=IF(D2>=90,"优",IF(D2>=80,"良",IF(D2>=70,"中",IF(D2>=60,"及格","不及格"))))】 最终效果如图 4­33 所示。 图 4­33  使用 IF 嵌套的成绩评价效果图

4.3 图表制作

4.3.1 图表的创建 图表是 Excel  2010 为用户提供的又一强大功能，通过创建各种不同类型的图表，为分析 工作表中的各种数据提供更直观的表示效果， 而是否能够达到创建目的， 一个重要的决定原因 是图表数据的选取。 选择所需数据区域，本例中的第一个图表：每个季度各个分公司全年销售明细图应选择 单元格区域【A3:E7】，注意不要多选或是漏选。 单击【插入】选项卡下【图表】组中的【柱形图】命令，在展开的下拉列表中列出了 Excel  2010 提供的图表类型，如图 4­34 所示，然后选择【簇状柱形图】图表类型，在当前工作表中 插入一个簇状柱形图，如图 4­35 所示，Excel 会自动新增图表工具所包含的【设计】、【布局】 及【格式】三个选项卡，可以对图表进行编辑，插入的图表只显示了图表的图例、水平类别轴 和数值轴刻度。 图 4­34  【柱形图】下拉列表 选中图表区，切换到【布局】选项卡，在【标签】组中单击【图表标题】按钮，在展开 的菜单中选择【图表上方】选项，如图 4­36 所示，此时图表上方显示了图表标题文本框，以 及相应的提示文本，用户只需删除其中的文本，输入新标题名称即可。

图 4­35  插入图表后的效果 图 4­36  给图表添加标题  4.3.2 图表的编辑与格式化 用户可能会对生成的图表感到不满意，特别是快速创建的图表、中间步骤没有详细设置 的图表，因此，学会对图表进行修改是非常重要的。  1．图表的组成 要想很灵活地编辑图表，首先要了解图表的组成结构，以及图表的可编辑对象，如图 4­37  所示为图表的组成。

图 4­37  图表的组成 l 图表标题：用于显示图表标题名称，位于图表顶部。 l 图表区：表格数据的成图区，包含所有图表对象。 l 图例：用不同色彩的小方块和名称区分各个数据系列。 l 分类轴和数值轴：分别表示各分类的名称和各数值的刻度。 l 数据系列图块：用于标识不同系列，表现不同系列间的差异、趋势及比例关系，每一 个系列自动分配一种图块颜色，并与图例颜色匹配。  2．图表设置的修改 图表创建后，如果发现图表创建时设置的各种值和图表选项与想要的效果不一致，可以 重新进行更改，方法如下： （1）更改图表类型。 单击【图表区】空白处，然后单击【设计】选项卡下【类型】组中的【更改图表类型】 按钮，弹出【更改图表类型】对话框，如图 4­38 所示，可以选择需要的图表类型，然后单击 【确定】按钮即可，此时图表的类型已经改变。 图 4­38  【更改图表类型】对话框 图表标题 图表区 图例 数值轴与分类轴 数据系列图块

（2）更改图表样式。 选择需要的图表类型后，如果对图表的样式不满意，选择图表后，在【设计】选项卡的 【样式】组中提供了很多不同的图表样式以供选择，点击一个样式按钮，即可将图表的样式进 行更新，也可以在【格式】选项卡的【形状样式】组中，对图表的外观进行修改。 （3）更改数据源。 若设置图表前选择的数据源有问题需要更改，则可以随时更改图表数据源，选择图表区 空白区域，单击【设计】选项卡【数据】组下的【选择数据】按钮，弹出【选择数据源】对话 框，如图 4­39 所示，单击【图表数据区域】后面的按钮可以重新选择数据源，此对话框还可 以切换行和列。 图 4­39  更改数据源 （4）更改图表布局。 选中图表区空白区域，单击【开始】选项卡下【图表布局】组中的快翻按钮，在展开的 图表布局库中选择需要的布局，如选择【布局 5】，图表变成如图 4­40 所示效果，在图表下方 显示数据表形式。 （5）更改图表位置。 图表默认与工作表在同一工作表中，如需将图表作为单独工作表显示，则可以更改图表 位置，单击【设计】选项卡【位置】组下的【移动图表】按钮，弹出【移动图表】对话框，如 图 4­41 所示，选中【新工作表】单选按钮后可以为新工作表命名，工作表名默认为【Chart1】， 设置完成后单击【确定】按钮完成。

图 4­40  更改图表布局 图 4­41  更改图表位置 （6）更改图例和数据标签。 图例的更改可以单击【开始】选项卡【标签】组下的【图例】按钮，在展开的菜单中选 择图例位置，单击【其他图例按钮】选项弹出【设置图例格式】对话框，如图 4­42 所示，可 以通过 【图例选项】、【填充】、【边框颜色】、【边框样式】、【阴影】、【发光和柔化边缘】 几个选 项卡更改图例格式。

图 4­42  【设置图例格式】对话框  3．图表的修饰 图表的大小、位置均可以通过相应的调整进行修饰，想修饰哪个区域最快捷的方法就是 双击哪个区域。 （1）图表区的修饰。 若将本案例图表区修饰成淡蓝色背景、深蓝色虚线边框，并对预设形状及图表区文字格 式等进行设置，首先双击图表区空白处，弹出【设置绘图区格式】对话框，如图 4­43 所示， 通过【填充】、【边框颜色】、【边框样式】等选项卡设置图表区的格式。 图 4­43  【设置绘图区格式】对话框

（2）图例的修饰。 选中图例，右键单击弹出快捷菜单，选择【设置图例格式】选项，弹出【设置图例格式】 对话框，如图 4­44 所示，在这个对话框中也可以设置【图例位置】、【填充】、【颜色】等，设 置方法与图表区格式设置类似，这里不再赘述。 图 4­44  【设置图例格式】对话框 （3）坐标轴格式设置。 若修改图表坐标轴的格式直接双击要设置的【X 坐标轴】或【Y 坐标轴】，弹出【设置坐 标轴格式】对话框，如图 4­45 所示为【X 坐标轴】的【设置坐标轴格式】对话框，用户可根 据需要进行修改。 图 4­45  【设置坐标轴格式】对话框

图表上述格式设置均可以通过快捷菜单和【图表工具－格式】选项卡中的【设置所选内 容格式】按钮设置。  4.3.3 迷你图的使用 迷你图是 Excel  2010 的一个新增功能，它是绘制在单元格中的一个微型图表，用迷你图 可以直观地反应数据系列的变化趋势。与图表不同的是，当打印工作表时，单元格中的迷你图 会与数据一起进行打印。 创建迷你图后还可以根据需要对迷你图进行自定义， 如高亮显示最大 值和最小值、调整迷你图的颜色等。  1．迷你图的创建 迷你图包括折线图、柱形图和盈亏三种类型，在创建迷你图时，需要选择数据范围和放 置迷你图的单元格，如图 4­46 所示为某公司各分公司的销售情况以迷你图的形式直观显示的 效果图。 图 4­46  迷你图效果 鼠标单击当前销售表格所在工作表的任意单元格，单击【插入】选项卡【迷你图】组中 的【折线图】按钮，弹出【创建迷你图】对话框，如图 4­47 所示，单击【数值范围】后面的 按钮，选取创建迷你图所需的数据范围，在本例中，先为北京分公司创建迷你图，则数据范围 选择【B3: E3】，放置迷你图的位置范围选择【$F$3】，单击【确定】按钮完成迷你图的创建。 图 4­47  插入迷你图 其他分公司迷你图的创建与北京分公司方法相同，则可以通过迷你图选中【F3】单元拖 动单元格右下角的十字型填充手柄复制获得，迷你图的最终效果如图 4­48 所示。  2．迷你图的编辑 在创建迷你图后，用户可以对其进行编辑，如更改迷你图的类型、应用迷你图样式、在 迷你图中显示数据点、设置迷你图和标记的颜色等，以使迷你图更加美观。 选择 F3 单元格中的迷你图，切换到【迷你图工具－设计】选项卡，在该选项卡中可以对 迷你图的样式、迷你图的外观进行修改，如图 4­49 所示。

图 4­48  迷你图最终效果 图 4­49  迷你图的设计选项 

4.4 数据管理

4.4.1 数据排序 排序是数据库的基本功能之一，为了数据查找方便，往往需要对数据清单进行排序而不 再保持输入时的顺序。使用排序命令，可以对数据清单的行列数据进行排序。排序的方式有升 序和降序两种。使用特定的排序次序，对单元格中的数据进行重新排列，方便用户对整体结果 的比较。  1．快速排序 简单排序指只对一行或一列数据进行排序，是比较简单也比较常用的排序方式，打开创 建的数据表，选中需要排序的列中任意一个单元格，如【G5】单元格，选择【开始】选项下 【编辑】组中的【排序和筛选】按钮，在弹出的下拉列表中选择【升序】或【降序】按钮，如 此处选择【降序】按钮，如图 4­50 所示。 图 4­50  排序操作

此时，系统将以该列为关键字对工作表进行降序排列。 在进行数据排序时，可先按某个关键字对数据进行排序后，再对另一个或多个关键字进 行排序，只需再次或多次重复操作即可。  2．自定义排序 自定义排序是对多行或多列进行排序，排序中使用了多项关键词，同样是打开创建的数 据表，选择【数据】选项卡下【排序和筛选】组中的【排序】按钮，如图 4­51 所示。 图 4­51  自定义排序操作 在弹出的【排序】对话框中【列】的【主要关键字】下拉列表中选择【高数】选项，并 在【次序】下拉列表中选择【降序】选项，如图 4­52 所示。 图 4­52  设置主要关键字 单击【排序】对话框上方的【添加条件】按钮，添加次要关键字，然后在【次要关键字】 下拉列表框中选择【英语】选项，在【次序】下拉列表框中选择【降序】选项，单击【确定】 按钮，如图 4­53 所示。 图 4­53  设置次要关键字 此时，系统将对数据表中的数据进行排序，可通过此操作一次性完成对多个条件进行排 序的操作。

4.4.2 数据筛选 数据筛选功能是查找和处理数据列表中数据子集的快捷方法，将数据清单中满足条件的 记录显示出来，而将不满足条件的记录暂时隐藏，使用筛选功能可以提高查询效率。 打开创建的数据表，选择【A3:F3】的数据，然后再单击【数据】选项卡下【排序和筛选】 组中的【筛选】按钮，进入筛选状态，如图 4­54 所示。 图 4­54  打开筛选功能 单击【总分】列的下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择【数字筛选】里的【小于】选项， 如图 4­55 所示，弹出【自定义自动筛选方式】对话框，如图 4­56 所示。然后再设置筛选条件， 设置完成后单击【确定】按钮，最终效果如图 4­57 所示。 图 4­55  筛选下拉菜单

图 4­56  自定义筛选方式 图 4­57  筛选结果  4.4.3 分类汇总 分类汇总是数据分析中的重要工具之一，使用该功能可以快速地根据用户设置的条件对 数据表中的数据进行统计。分类汇总是对不同的单元格数据进行小计、合计等计算，从而实现 对数据的多样统计，汇总后的数据可以根据需要分级查看。 打开创建的数据表，选择【B 列】；单击【开始】选项卡【排序和筛选】组中的【升序】 按钮，将该列进行排序，如图 4­58 所示。 图 4­58  先对数据排序

接着单击【数据】选项卡【分组显示】组中的【分类汇总】按钮，弹出【分类汇总】对 话框，如图 4­59 所示，在其中进行相应的参数设置，单击【确定】按钮。 图 4­59  【分类汇总】对话框 此时，系统将根据分类汇总设置创建分类汇总表，可通过窗口左侧的分级标签显示各级 的汇总情况，如图 4­60 所示。单击【数据】选项卡【分组显示】组中的【分类汇总】按钮， 弹出【分类汇总】对话框，单击【全部删除】按钮即可删除分类汇总。 图 4­60  分类汇总后的效果 

4.5 实训项目：学生成绩表 

1．工作表的新建与录入 （1）启动 Excel 2010，在默认打开的工作表中输入以下的数据内容，如图 4­61 所示。 （2）选择【A1:J1】单元格区域，在【开始】选项卡【对齐方式】组中单击【合并后并居 中】按钮，让这个区域的单元格合并，然后在【字体】组中设置字体大小为【20】，效果如图  4­62 所示。

图 4­61  输入数据

图 4­62  第一行的标题单元格合并

（3）再将【A1:J16】的单元格区域选中，在【字体】组中给这些单元格增加边框，如图  4­63 所示，再将【D17:G18】的单元格区域也增加边框。

2．完成学号及班级填充 （1）在 A3 的单元格中输入文本【001】，记住在数字【0】前面应插入空格，这时【A3】 单元格的内容就是【001】，如图 4­64 所示。 （2）将光标放置到【A3】单元格的右下角，待光标的状态变成一个实心的十字，然后按 下鼠标左键向下拖动，一直拖到【A16】单元格，此时从【A3】到【A16】单元格的数据都会 以序列的方式进行填充，如图 4­65 所示。 图 4­64  在 A3 单元格输入数据 图 4­65  单元格的序列填充 （3）使用相同的方法，对班级这个列的数据也进行填充，但是在使用填充的时候，按住 键盘的【Ctrl】键，这样班级的数据就只会进行复制填充，而不会进行序列填充了，效果如图  4­66 所示。 图 4­66  对数据进行复制填充  3．对数据进行计算 （1）选中【H3】单元格，然后在【开始】选项卡的【编辑】组中单击【自动求和】函数， 此时的【H3】单元格中会显示一个函数公式【=SUM(E3:G3)】，此时的【H3】单元格就会计算 出【E3 到 G3】单元格内的数据总和，效果如图 4­67 所示。

图 4­67  对单元格进行函数求和 （2）使用序列填充的方式，对下方的单元格也进行总分的快速求和，然后选中【I3】单 元格，使用【平均值】函数，对【E3:G3】单元格内的数值进行求平均值，最后的效果如图 4­68  所示。 图 4­68  求平均分的效果图 （3）在【I5】等单元格，求的平均值有很长的小数，将【I3:I16】单元格区域全部选中， 然后在【开始】选项卡的【数字】组中单击【减少小数位数】按钮，将选择区域内的数字取为 整数值，效果如图 4­69 所示。 图 4­69  对小数进行取整数

（4）选中 J3 单元格，在这个单元格中输入： 【=IF(I3>=80,"优",IF(I3>=75,"良",IF(I3>=70,"中",IF(I3>=60,"及格","不及格"))))】 对平均分进行条件判断，最终的效果如图 4­70 所示。 图 4­70  对平均分进行条件判断 （5）最后对【数学】、【英语】和【化学】进行最高分和最低分的求值，效果如图  4­71  所示。 图 4­71  求最高分与最低分