计算机用于办公自动化，有成套专门的应用软件 Microsoft Office 2003。这种成套的办公 自动化软件，往往具有相似的界面、相近的操作方法等一致性特点，便于用户学习和使用。这 些软件一般都包括字处理软件、电子表格软件、演示文稿软件和数据库管理软件。 在所有办公软件中，文档处理软件是最基本和最常用的。它可以帮助我们撰写稿件、报 告、论文和书信等各种文档，也能适应图文编辑、打印和排版等各种需求。 Word 的突出特点是功能强大、易学难精。本章主要通过实例的讲解来使用户掌握其功能。
3.1 文档排版的综合应用一
本节将围绕下面任务的完成来学习 Word 的文字编辑及简单排版功能。 【任务】制作一份文档，样文如图 3-1 所示。 图 3-1 编辑后的文档 3.1.1 文档的基本操作 1．创建文档 启动 Word 后，Word 自动创建一个空白文档“文档 1”；或者单击“文件”→“新建”命 令，将弹出“新建文档”任务窗格，可以选择新建文档的方式，系统提供了 5 种方式，即空白 方式、XML 文档、网页、电子邮件和根据现有文档；也可选择基于模板创建文档，系统提供了三种方式，即 Office Online 模板、本机上的模板和网站上的模板，其中除第二种方式外， 其他的方式均需要连接到 Internet 上才能实现。 在利用模板创建文档时，系统还提供了许多利用向导方式创建的文档模板，如简历向导 模板，系统会打开一个向导对话框，根据对话框的提示进行信息的输入和选择，即可生成一个 具有专业效果的文档。 提示：在 Microsoft 公司的网站上，提供了一些模板资源，如果需要可以下载到本机上， 以后就可以脱机使用了。 2．视图方式 Word 提供了 8 种在屏幕上查看文档的方式：普通视图、Web 版式视图、页面视图、大纲 视图、文档结构图、打印预览、全屏显示和阅读版式。 （1）普通视图。普通视图主要用于大量的文字处理工作，不能对文档进行图形格式处理。 在该视图下文档显示不分页，不显示环绕方式的图形对象，但嵌入方式的图形对象会在该版式 中显示。
（2）Web 版式视图。在 Web 版式视图中，Word 能优化 Web 页面，使其外观与在 Web 或 Internet 上发布时的外观一致。在 Web 版式视图中，还可以看到背景、自选图形和其他在 Web 文档及屏幕上查看文档时常用的效果。 （3）页面视图。页面视图所显示的即是最后的打印效果。在页面视图下，可以对文档进 行图形格式的操作，如多栏版式、页眉和页脚的设置、脚注和尾注等。 （4）大纲视图。大纲视图能够显示文档的结构。大纲视图中的缩进和符号并不影响文档 在普通视图中的外观，而且也不会打印出来。在大纲视图下，对文档的浏览只可以看到文本对 象、表格和嵌入的图形对象，如果图形对象是环绕方式的，则不在大纲视图下出现。 （5）文档结构图。文档结构图是一个独立的窗口，能够显示文档的标题列表。使用文档 结构图可以对整个文档进行浏览，同时还能够跟踪所在文档中的位置。 （6）打印预览。显示打印文稿的外观，即最后的打印效果，此时可以调整页边距等。在 打印预览状态下，可以在一屏中显示多页，同时也可以对文档进行编辑修改。 （7）全屏显示。在全屏显示方式下，几乎隐藏了所有屏幕元素，如工具栏、滚动条等， 以便扩大文档编辑区。 （8）阅读版式。阅读版式状态的目标是为了增加文档的可读性，让页面适合计算机的屏 幕，当文档的页面显示与屏幕区域不相符时，系统会自动增加或减小文本显示区域的尺寸，而 不影响文档中字体的大小，它的页数和排版的效果可以与文档真实的页数和排版效果不同。注 意，阅读版式不代表文档的打印效果。 （9）显示比例。显示比例可以控制文档在屏幕上的大小。用户可以放大显示比例，以便 查看某部分文本。也可以缩小显示比例，来查看文档的整个布局。 （10）缩略图。缩略图视图会在工作窗口的左侧生成一 组页面列表，方便在文档浏览时进行切换。 （11）选择浏览对象。在右侧的滚动条的下方有一个“选 择浏览对象”按钮 ，单击该按钮即可打开一个选择浏览对 象的工具面板，如图 3-2 所示。可以根据需要选择不同的浏 览方式快速进行文档浏览。 图 3-2 选择浏览对象工具面板
3．文档的输入 Word 中的段落是以回车键为标记的。在输入文字过程中，Word 会自动换行；只有在开始 一个新的段落时，才需要按回车键；当一页满时 Word 会自动分页，并开始输入到新的一页。 有时需要在一个段落内开始一个新行，可以按 Shift + Enter 键来实现，它在本行中插入一 个换行符↓（即人工换行符）。 这种换行符与回车符是不一样的。这种换行的方法有时是需要的，当要对段落进行缩进、 加编号或项目符号等编排格式时，这种换行后的内容也是段落的成员，它可以随着所在的段落 一起进行处理。 注意：用户经常上网下载一些文章，可是下载的文章在 Word 排版过程中经常会遇到这样 的问题—文章中有很多 （人工换行符）这样的标志，可以使用 Word 提供的“查找/替换” 功能来快速取消或替换成 （段落标记）。 4．插入符号 单击“插入”→“符号”命令，打开“符号”对话框，可以进行符号的插入。 单击“特殊字符”选项卡，可以打开特殊字符列表框，插入所需的符号。 5．首字下沉 在报刊杂志中，经常会用到首字下沉的排版方式。可以单击“格式”→“首字下沉” 命令。 6．项目符号与编号 在一些文档中，为了说明某个问题，经常要列举各个项目或条款，此时如在各项目前面 加上一些特殊符号，就会显得清晰并有条理。 Word 有自动为项目编号的功能。可以单击“格式”→“项目符号与编号”命令，选择项 目符号与编号的格式，还可以设置多级编号。有关多级编号的使用，用户可以通过 Word 帮助 功能查阅。 7．字符格式 字符格式排版包括字符的字体、字号、字形、颜色和字符修饰等。通常情况下，Word 默 认的中文字体是宋体、五号，英文字体是 Times New Roman。
说明：如果对一文本块设定了多种格式，不必一个一个地撤消，可以一次撤消，恢复到 Word 正常显示方式。操作方法为：先选中该文本块，再按 Ctrl + Shift + Z 组合键即可快速取 消该块的所有字符排版格式。 8．中文版式 单击“格式”→“中文版式”命令，可以从下拉菜单中选择“拼音指南”、“带圈字符”、 “纵横混排”、“合并字符”、“双行合一”、“简繁转换”等完成。 9．编辑文档 编辑文档的基本操作包括：光标的移动、选定文字和图形、移动文本、复制文本、删除 文本、查找/替换文本等。 这里重点介绍格式刷的使用和查找/替换的功能。 （1）格式的复制。在比较大的文档中，有时很多文本和段落需要设置相同的格式，而又 不方便同时将这些文本和段落都选定，这样就要多次做相同的设置。利用 Word 提供的格式复 制的功能，可以将设置好的格式复制到其他字符和段落上。 方法一：先选定设置了要复制的格式的文本，单击“格式刷”按钮 ，再用鼠标拖过需
要复制格式的文本，就把选定的文本的格式复制到后来拖过的文本上了。这既可以复制字符格 式，也可以复制段落格式。注意复制段落格式时一定要包括段落标记，否则只能复制字符格式。 方法二：先选定设置了要复制的格式的文本，双击“格式刷”按钮 ，这样就可以多次 将格式复制到多处，直到再次单击“格式刷”按钮停止复制。 （2）查找/替换格式。“查找/替换”功能不仅能够快速地查找/替换文本，而且还能快速地 查找/替换某种格式的文本。例如，要把文档中所有红色的字符全部改成蓝色，可以在“替换” 对话框中打开“高级”选项来分别设置。 另外，利用“查找/替换”功能可以查找/替换一些特殊字符，比如把“换行符”替换成“段 落标记”等，还可以快速删除文档中重复的词、字、句和空格等。 10．保存文档 （1）新文档保存：单击“常用”工具栏上的“保存”按钮。 （2）改名保存：单击“文件”→“另存为”命令，指定新的保存位置和文件名，实现文 档的保存。 （3）文档的加密保存：打开需要保护的文档，单击“工具”→“选项”命令，在打开的 “选项”对话框中选择“安全性”选项卡，如图 3-3 所示，在其中进行设置。 图 3-3 “安全性”选项卡 3.1.2 文档的基本排版 本节将围绕下面的任务完成学习：段落格式的设置、图文混排、绘图工具的使用、公式 编辑器的使用。 【任务】参照图 3-4 所示的样文制作一篇图文并茂且赏心悦目的文档。 1．设置段落格式 段落格式设置包括设置段落外观：段落对齐方式、段落缩进、行距、段落间距、制表位 等操作。
图 3-4 排版后的样文 （1）段落的对齐方式。Word 提供了 5 种段落对齐方式：左对齐、两端对齐、居中、右 对齐和分散对齐。这些可以通过“格式”工具栏上的段落对齐方式按钮或“格式”→“段落” 命令来实现。“格式”工具栏中各个按钮（如图 3-5 所示）的功能及快捷键如下： 两端对齐：将光标所在段落的每行首尾对齐，但对未输满的行则保持左对齐，对应的 快捷键为 Ctrl+J。 居中：将光标所在段落设为居中对齐，对应的快捷键为 Ctrl+E。 右对齐：将光标所在段落设为右对齐，对应的快捷键为 Ctrl+R。 分散对齐：将光标所在段落未输满的行的首尾仍与前一行对齐，而且平均分割字符间 距，对应的快捷键为 Ctrl+Shift+I。 左对齐：将光标所在段落设为左对齐，对应的快捷键为 Ctrl+L。 图 3-5 “格式”工具栏上的 4 个对齐方式按钮 说明：用户会发现“格式”工具栏中并没有左对齐按钮，但事实上左对齐功能仍然存在。 左对齐方式在中文文档中很难看出与两端对齐方式有区别，只有在英文文档中才能很明显地看 出其效果。 （2）段落缩进。使用标尺设置段落缩进，如图 3-6 所示；或者使用“格式”→“段落” 两端对齐 居中 右对齐 分散对齐
命令打开的对话框，如图 3-7 所示，还可以设置行距和段落间距。 图 3-6 标尺 图 3-7 “段落”对话框中的“缩进和间距”选项卡 2．分栏排版 分栏排版就是将一段文本分成并排的几栏，只有当填满第一栏后才移到下一栏。分栏排 版广泛应用于报纸、杂志等的内容排版中。下面介绍如何利用菜单来创建，操作步骤如下： （1）选择要分栏的段落（若不选择，则系统默认为对整个文档分栏）。 （2）单击“格式”→“分栏”命令，弹出“分栏”对话框。 （3）在其中可以选择分栏数、栏宽、两栏之间的间距，以及是否需要分隔线等设置。 （4）设定后单击“确定”按钮。 同时，如果“显示/隐藏编辑标记”按钮 是按下的，则可以发现在分栏的内容前后各增 加了一个分节符。关于“节”的概念，参照下节的内容。 若要撤消分栏排版，可以先选中文本，在“分栏”对话框中将分栏数目改为一栏。 说明：还有一种文档的特殊分栏，就是假如用户需要分栏的文档不满一页时的情况或者 当分栏后两栏不完全相等时，如图 3-8 所示，可以采用下列方法选定段落后再按照以上的操作 步骤进行分栏操作： 方法 1：选定最后一段之前把插入点移至文档最后，按回车键，让最后一段后面出现一个 段落标记，这样操作以后，就可以用任何一种方式选定段落，不会出现分栏不听指挥的情况了。 方法 2：在选定最后一段之前分别在这段前和段后各插入一个分节符，具体操作为：单击 首行缩进 悬挂缩进 左缩进 右缩进 制表位按钮
“插入”→“分隔符”命令，在弹出的对话框中选择“分节符类型”中的“连续”选项，再单 击“格式”→“分栏”命令，如图 3-9 所示。 图 3-8 分栏前的文档 图 3-9 分栏后的文档 3．插入图片或图形 （1）插入来自剪辑库的或从其他程序和位置来的图片或扫描照片。 将插入点定位在需要插入图片的位置，单击“插入”→“图片”→“剪贴画”命令，从 弹出的对话框中选择。 （2）插入来自另一个文件的图片。 将插入点定位在需要插入图片的位置，单击“插入”→“图片”→“来自文件”命令， 从弹出的对话框中选择。 （3）绘制图形对象。 Word 提供了许多种现成的图形，包括直线、箭头、矩形、椭圆等常用图形，还包括任意 多边形、流程图、星形等各种形状组成的自选图形。用户可以在文档中直接插入这些图形对象， 特别是绘制的图形，可以重新调整图形的大小进行移动、组合、叠放、旋转、添加颜色，并同 其他图形组合成更复杂的图形。 说明：在文档中插入文本框、自选图形等时，系统会自动产生一个画布区域，显示“在 此区域创建图形”。画布的好处是，如果在该区域上添加多个图形对象，在位置移动时，系统 对整个画布进行移动，画布上的各个对象的相对位置不会变化。如果不需要画布，可以按 Esc 键取消画布。 插入自选图形，操作步骤：单击“常用”工具栏中的“绘图”按钮 ，“绘图”工具 栏出现在工作区的下方；单击工具栏上的任意一个绘图按钮选择所需类型及图形，在 文档中按住鼠标左键画出图形，将图形拖动到合适的位置松开鼠标。 向自选图形中添加文字，操作步骤：右击该图形，在弹出的快捷菜单中选择“添加文 字”命令，在图形中键入要添加的文字。 组合图形，操作步骤：如果要选定多个图形对象，可以按住 Shift 键，依次单击各个 要选的对象，然后右击，从弹出的快捷菜单中选择“组合”→“组合”命令。 取消图形组合，操作步骤：选择要取消的组合对象并右击，从弹出的快捷菜单中选择 “取消组合”命令。
注意：如果要多次连续使用“绘图”工具栏中的同一绘图工具按钮，如 ，可以双击该 工具按钮。使用完毕后，再单击该按钮，可以取消对该按钮的选择。 （4）使用文本框。 所谓文本框就是把图形或文字用横框或竖框限定在框内，可以在其中编排文本，文本可随 文本框一起移动。 可以选择“插入”→“文本框”→“横排”或“竖排”命令，按住鼠标左键拖动至所需的 大小。 说明：可以使用“绘图”工具栏为图形对象（包括文本框）填充各种颜色、图案、纹理 等效果，还可以改变图形中的线条样式以及为图形设置阴影和三维效果。 （5）创作艺术字。艺术字也是一种插入对象，可以进行放大、缩小、旋转等操作。可以 单击“插入”→“图片”→“艺术字”命令，在弹出的“艺术字库”对话框中选择。 （6）对象的格式设置。不同的对象可以进行的操作并不完全相同。但是，对于图形对象 有一些通常的操作，无论是插入的剪贴画、创作的艺术字还是绘制的图形，都可以进行这些操 作。图片的格式设置也有共性的内容。 作为对象插入文档的图片也有格式设置等问题，具体操作如下：选定图片对象并右击， 在快捷菜单上选择“设置图片格式”命令，或者双击图片，都可以打开“设置图片格式”对话 框，如图 3-10 所示。 图 3-10 “设置图片格式”对话框 （7）水印效果。将文字或图形以暗淡的形式隐含显示于页面底层，形成背景的修饰效果， 即“水印”。 方法一：单击“格式”→“背景”→“水印”命令，弹出“水印”对话框，如图 3-11 所 示。可以选择文字水印，若选择图片水印，可以单击“选择图片”按钮进行图片选择。 方法二：选择作为背景的图片或剪贴画，在“图片”工具栏中单击“图像控制”按钮， 选中“冲蚀”选项（如图 3-12 所示），然后再设置图片的环绕方式为“衬于文字下方”。 4．编辑数学公式 Word 提供的公式编辑器配有丰富的公式样板和符号，利用它可以输入一些结构很复杂的 公式，从而方便用户的操作。
图 3-11 “水印”对话框 图 3-12 “图片”工具栏 启动公式编辑器的唯一方法是将公式编辑器对象插入到文档中，操作方法如下： （1）将插入点放在要插入公式的位置。 （2）单击“插入”→“对象”命令，弹出“对象”对话框。 （3）在其中选择“Microsoft 公式 3.0”选项，单击“确定”按钮，启动公式编辑器。此 时在文档中将显示一个空白的方框，同时显示“公式”工具栏，如图 3-13 所示。 图 3-13 “公式”工具栏 （4）在给出的方框中编辑数学公式。 （5）数学公式建立完毕，在 Word 窗口中单击即可回到文本编辑状态。如果要对公式进 行编辑，可以双击该公式重新对公式进行修改。 3.1.3 应用实例 现在我们又学会了更多的图文混排的操作技术，请读者使用这些技术来制作下面的实例， 如图 3-14 所示。 具体操作步骤提示如下： （1）排版文字。为前两段文字设置“分栏”，为第三段文字设置“首字下沉”。 （2）在第一段文字和第二段文字之间插入一行特殊符号。单击“插入”→“符号”命令， 在“符号”对话框中打开“符号”选项卡，在“字体”下拉列表框中选择 Webdings 类，选择 符号，连续单击“插入”按钮可以多次输入该符号。
图 3-14 实例样张 （3）分别插入艺术字“Music”、“巨匠”、“莫扎特”，适当调整位置与大小，并根据需要 设置相应的环绕方式。 （4）制作位于“莫扎特”下方的蓝色星形图形。单击“自选图形”按钮，选择“星与旗 帜”中的“爆炸 1”图标，拖动鼠标出现图形后，在“设置自选图形格式”对话框中，选择“版 式”为“衬于文字下方”，选择“颜色和线条”图案中的颜色效果为“过渡”型，颜色为“双 色”（蓝与白），底纹样式为“中心辐射”。 （5）在艺术字与下面的文字之间插入一行特殊符号（随意选择符号）。 （6）制作“音乐巨匠”对象。首先插入文本框，文本框的“版式”为“四周型”，“颜色 效果”为“带图案效果”，本样张选择的是“浅色横线”图案，为文本框添加三维阴影效果。 添加艺术字“音乐巨匠”，并将该艺术字与文本框组合在一起。 （7）插入剪贴画到文字当中，剪贴画“版式”为“四周型”。 （8）插入标注。单击“自选图形”按钮，选择“标注”中的“云形标注”，拖动鼠标， 出现“云形标注”文本框，此时可以直接输入文字“聪明的你学会了吗？”，并为该框填充 颜色。 （9）在文档末尾输入以下公式：
R J i R (N)
K R G(AB)WXYZ t kπ π k Z 2 6 （ ）3.2 文档排版的综合应用二
本节将学习文档页码的插入、分隔符的使用、页眉和页脚的设置、文档的页面设置等， 从而进一步提高对 Word 排版的综合应用能力。 【任务】制作一份稿件，如图 3-15 所示。图 3-15 排版样例 3.2.1 插入页码 为了便于阅读文档，尤其是长文档，应在文档中设置页码。操作步骤如下： （1）将插入点置于要插入页码的文档的任意位置。 （2）单击“插入”→“页码”命令，在弹出的“页码”对话框中进行设置。 （3）单击“确定”按钮。 说明：因为页码是作为页眉或页脚的一部分插入到文档中的，所以如果要删除页码，可 以在页眉/页脚状态下选择页码，然后按 Delete 键。 3.2.2 设置分隔符 分隔符包括分页符、分栏符和分节符。在文档中插入分页符后，使插入分页符之后的文 档另起一页。 在 Word 中还有一个节的概念，就是为了在同一个文档中实现不同的页面设置。一个文档 通常就只有一个节，但是如果要进行不同的页面设置，则必须将文档分成不同的节。具体说就 是将文档分为节，并能以节为单位设置页眉或页脚、段落编号或页码等内容，文档分节后使用 同一种页面格式的文档分在一个节内。 在文档中插入各种分隔符的方法如下：
（1）将插入点移到要插入分隔符的位置。 （2）单击“插入”→“分隔符”命令，弹出“分隔符”对话框，如图 3-16 所示，其中“分 节符”中各选项的含义如表 3-1 所示。 图 3-16 “分隔符”对话框 表 3-1 “分节符”中各选项的含义 选项名称 含义 下一页 在文档的下一页的顶端插入分节符 连续 在插入点插入分节符，并立即开始新节，不分页。如果两节有不同的页面设置，则新的 一节从其后面的新页上开始 偶数页 在文档的下一偶数页插入分节符（一般是左页） 奇数页 在文档的下一奇数页插入分节符（一般是右页） 要删除一个分隔符，只需要将插入点移到分隔符处按 Delete 键。 3.2.3 设置页眉和页脚 页眉和页脚的功能指的是在文档每页的顶部或底部做标记，通常是页码、章节名、日期或 公司徽标等文字或图形。页眉打印在顶边上，而页脚打印在底边上。在文档中可自始自终地使 用同一个页眉或页脚，也可在文档的不同部分用不同的页眉和页脚，使得文档便于阅读、查找 和引用。 1．在文档中创建页眉和页脚 单击“视图”→“页眉和页脚”命令，打开“页眉和页脚”工具栏，如图 3-17 所示。 图 3-17 “页眉和页脚”工具栏 用户可根据需要设置页眉。要设置页脚，可单击“在页眉和页脚间切换”按钮 来完成。 2．创建不同的页眉和页脚 在书稿、杂志等排版中，有时需要文档中的第一页、奇数页和偶数页有不同的页眉和页 脚。对这类页眉/页脚的设置方法如下： （1）在“页眉和页脚”工具栏中，单击“页面设置”按钮，在弹出的对话框中打开“版 式”选项卡，如图 3-18 所示。 （2）在该选项卡中选中“奇偶页不同”或“首页不同”复选框，再单击“确定”按钮。
图 3-18 设置奇偶页不同的页眉 （3）创建了奇偶页不同的页眉和页脚后，可以分别在页眉和页脚区域输入所需的文本。 假设偶数页页眉输入完毕，可单击“页眉和页脚”工具栏中的“显示下一项”按钮 切换到 “奇数页页眉”中进行设置。 3．删除页眉和页脚 在文档的页眉和页脚设置好后，如果希望修改页眉或页脚，可以双击页眉页脚区域，使 之处于编辑状态，即可进行页眉页脚的修改。如果要删除页眉页脚，选中页眉或页脚中的所有 内容，按 Del 键，即可将选中的内容删除掉，也就删除了文档的页眉页脚。 注意： （1）默认情况下，在页眉的底部出现一条单线。如果要将页眉改为双线，可以在编辑“页 眉”时，选择“格式”→“边框与底纹”命令，单击“边框”选项，再选择不同的线型，单击 “确定”按钮；若想去除页眉线，则在“边框”选项中选择“设置”中的“无”。 （2）默认情况下，如果在本页中输入了新的页眉内容，前一页乃至所有页中的页眉内容 都会发生变化。如果恢复了其他页的页眉的内容，本页的内容也会跟着变化。若不想出现这种 情况，也就是在 Word 中怎样让每一章用不同的页眉，一是必须在每页中都插入分节符，以便 插入不同的页眉和页脚；二是必须恰当地使用“链接前一个”按钮 （注：在出现“与上一 节相同”提示时，此按钮可用），从而切断两页之间的关系。 3.2.4 页面设置 文档的页面设置是针对文档的宏观格式设置的。一个文档要打印在纸介质上，就有页面 如何安排的问题：页面上、下、左、右各留多宽的空白、纸张是多大的规格、文字在纸上是按 什么方向排列的、每页的行数和每行字数的设置等。 1．为文档设置页边距 页边距就是版心的边缘到纸张边缘的距离，也叫页边空白。页边距也可用于装订等用途。 在“页边距”选项卡中，还可以设置纸张的输出方式“横向”和“纵向”。系统默认的纸 张方向为“纵向”。 2．为文档设置纸张尺寸 在“纸张”选项卡的“纸张大小”下拉列表中列出了 Word 已定义的纸张尺寸，它包括了 国际通用的纸张尺寸和常用纸张尺寸的规格。 如果要使用列表中没有的纸张尺寸，可以选择“自定义大小”选项，在该框下面的“高
度”和“宽度”框中键入相应的数字，也可以连续单击微调按钮来设定纸张大小的尺寸。 3．设置文档版式 在文档制作过程中，如长文档制作时的页眉的效果与位置、文档在页面中的垂直位置等， 均可在“版式”选项卡中进行设置。 4．设置每页的字符数和正文的排列方向 每页中的行数和每行中的字数在“文档网格”选项卡中设置。在该选项卡中还可以设置“文 字排列”方式为“水平”或“垂直”，使指定的内容水平或垂直排列，默认的排列为水平方向。
3.3 表格制作及数据处理
本节将通过实例掌握表格与文本的互换、如何绘制斜线，以及表格的数据处理。 【任务】用表格制作一个学生成绩统计表，原表格及样表如图 3-19 和图 3-20 所示。 姓名 英语精读 英语听力 英语泛读 总分 周明 80 76 90 赵鹏 78 68 85 王小平 90 85 90 苏明 81 67 86 张莉 79 93 90 沈军 67 88 87 夏华 90 89 88 蒋小宁 80 82 86 李志军 69 80 76 丁海英 79 87 87 平均分 图 3-19 学生成绩统计原表 2010 年期末考试成绩表 科目 姓名 英语精读 英语听力 英语泛读 总分 张莉 79 93 90 262 夏华 90 89 88 267 沈军 67 88 87 242 丁海英 79 87 87 253 王小平 90 85 90 265 蒋小宁 80 82 86 248 李志军 69 80 76 225 周明 80 76 90 246 赵鹏 78 68 85 231 苏明 81 67 86 234 平均分 79.3 81.5 86.5 图 3-20 学生成绩统计样表3.3.1 创建表格 在文档中创建表格的方法有以下 3 种： （1）利用“常用”工具栏中的“插入表格”按钮 。 （2）利用“表格”→“插入表格”命令。 （3）利用手动绘制表格。 操作步骤：单击“表格”→“绘制表格” 命令，或者单击“常用”工具栏中的“表格 和边框”按钮，打开“表格和边框”工具栏，单击“绘制表格”按钮，鼠标指针变为铅笔形状 即可绘制表格。 3.3.2 表格转换成文本 用户从网上下载的文档中经常会遇到一个问题，就是文档中带有表格线。如何去掉表格 线而对文档进行重新排版呢？操作步骤如下： （1）将表格全部选中。 （2）单击“表格”→“转换”→“表格转换成文本”命令，在弹出对话框的“文字分割 位置”栏中选择“制表符”单选按钮，再单击“确定”按钮。 用户自行练习如何把文本转换成表格。 3.3.3 调整表格 1．给表格加一个标题 选中第一个单元格，单击“表格”→“插入”→“行（在上方）”命令，再合并单元格并 输入标题“2010 年期末考试成绩表”，将表格的对齐方式全部设置为“垂直居中对齐”。 2．绘制斜线 将插入点定位在第二行第一列，单击“表格”→“绘制表格”命令，在弹出的“表格和 边框”对话框中单击“绘制表格”按钮，鼠标指针变成铅笔形，然后在单元格中画出一条斜线， 在斜线的两侧分别输入“科目”和“姓名”，再分别设置其对齐方式为“右对齐”和“左对齐”。 在此，请大家比较一下用“绘制表格”命令与用“绘制斜线表头”命令的区别。 3.3.4 数据处理 1．表格的数据排序 下面要对“英语精读”成绩进行降序排序。选中“英语精读”列，单击“表格”→“排 序”命令，在弹出的对话框中进行设置。 2．表格的数值计算 对表格中的总分和平均分进行计算。 （1）计算表格中的总分：单击表格中要放置计算结果的单元格，再单击“表格”→“公 式”命令，在对话框的“公式”文本框中自动显示“=SUM(LEFT)”公式，单击“确定”按钮， 如图 3-21 所示。用同样的方法求出其他学生的总分。 （2）计算表格中的平均分：单击表格中要放置计算结果的单元格，再单击“表格”→“公 式”命令，然后单击“粘贴函数”右侧的下三角，在下拉函数列表中选择 AVERAGE 函数， 如图 3-22 所示。用同样的方法求出其他科目的平均分。
图 3-21 求和 图 3-22 求平均分 请大家观察在公式中括号“()”内的内容的区别。 如果要计算两个不连续单元格的值，应该用逗号“,”作为分隔符。 3．域的更新 Word 是以域的形式将结果插入选定单元格的，如果所引用的单元格发生了更改，则首先 选定该域，然后按 F9 键，即可更新计算结果。 3.3.5 应用实例 练习 1：参照如图 3-23 所示的样例 1 制作表格并分别用函数计算合计。 永盛公司电子商务市场统计及预测 （单位：万元） 年 分类 2004 2005 2006 2007 2008 合计 硬件 30.10 48.20 50.30 54.60 64.80 软件 87.24 88.52 92.36 98.20 102.50 系统集成 80.30 85.60 89.80 95.20 120.40 合计 图 3-23 表格样例 1 练习 2：利用 Word 的表格功能设计课程表，样例如图 3-24 所示。 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 1～2 法律基础 高等数学 法律基础 程序设计 高等数学 上午 3～4 综合英语 大学语文 高等数学 大学物理 综合英语 5～6 计算机导论 大学物理 综合英语 英语听说 上机 下午 7～8 体育 计算机导论 晚上 9～10 上机 选修 图 3-24 表格样例 2 星 期 节 次 时 间
3.4 长文档编辑处理
3.4.1 脚注和尾注 在专业文档或论文制作中，常常需要对文档中引用资料的来源加以注释，可以采用脚注 和尾注的方式来完成。脚注通常加在当前页的下端，用一条直线与正文分隔开；尾注加在文档 的末尾或节的末尾。通常习惯下，用脚注对内容做详细说明，用尾注指出引用资料的来源；脚 注的标号是采用每页单独编号的方式，而尾注是采用整个文档统一编号的方式。 单击“插入”→“引用”→“脚注和尾注”命令，在弹出的“脚注和尾注”对话框中选 择插入脚注还是尾注，如图 3-25 所示。脚注或尾注的格式还可以根据需要进行设置。 图 3-25 “脚注和尾注”对话框 要想将脚注转换为尾注或将尾注转换为脚注，可以再单击“插入”→“引用”→“脚注 和尾注”命令，单击“转换”按钮，在弹出的对话框中选择是将脚注转换为尾注或将尾注转换 为脚注，或者互相转换。 删除注释不能靠删除注释文本来实现。要想删除注释，同样应对正文中的注释标记进行 操作。在移动、复制或删除注释后，Word 会自动对注释重新编号。 3.4.2 目录 Word 具有自动生成目录的功能。手工编写目录不仅繁琐，而且一旦因修改文章而使标题 所在的页码发生变化，甚至调整了章节结构，则目录又需要重新编写。Word 自动编写的目录 可以方便地更新，以适应文档的修改。 要用 Word 方便地自动生成目录，需要有一定的条件，即标题使用不同于正文的样式或者 设置了大纲级别。操作步骤如下： （1）确认文档已经按标题排列好，因为 Word 是根据文档的标题行来自动生成目录的。 （2）将插入点置于需要插入目录的位置。 （3）单击“插入”→“引用”→“索引和目录”命令。（4）在“索引和目录”对话框中打开“目录”选项卡，如图 3-26 所示。 图 3-26 “索引和目录”对话框 （5）选择合适的目录样式及要显示的标题级别等，单击“确定”按钮，结果如图 3-27 所示。 图 3-27 目录生成样文 说明：在长文档制作或论文写作过程中，目录与文档的正文不采用相同的页码编排，因 此，我们经常在文档的结尾插入目录，以保证目录中页码的顺序正常，同时，Word 中插入的 页码是以域的方式来实现的，它与正文之间有链接关系，要将目录与文档之间进行分隔，必须 采用取消链接的方式（选中整个目录，按 Ctrl+Shift+F9 组合键，取消它们的链接关系），可以 对生成的目录进行字体的修饰，这样，完成设置后的目录可以移动到任何位置。 当文档进行了修改，已经生成的目录与当前的文档内容不一致时，可以切换到大纲视图， 单击“大纲”工具栏上的“更新目录”按钮，在弹出的对话框中选择“只更新页码”或“更新 整个目录”。 3.4.3 文档的审阅 当多人审阅、修改同一份文章时，希望在修订文章时能够显示出每个人修改的结果，供原 作者或其他人参考。
1．修订内容 利用 Word 的修订功能，可以达到与在纸上修改几乎相同的效果：插入的内容用不同的颜 色显示；在删除的内容上加删除线；在改动的段落左侧标记一条竖线。 打开标记修订的功能，使得审阅者所做的改动被跟踪记录下来，以便作者参考并决定取 舍。如果没有打开修订功能，那么审阅者所做的修改与一般的编辑一样，是不留痕迹的。 操作步骤如下： （1）打开待修改的文档。 （2）单击“视图”→“工具栏”→“审阅”命令，打开“审阅”工具栏，如图 3-28 所示。 图 3-28 “审阅”工具栏 （3）单击“审阅”工具栏中的“修订”按钮 ，也可双击状态栏上的“修订”，之后 Word 将跟踪每一处修改，从现在开始所做的一切工作都被认为是修订过程。 （4）插入的内容将以“红色带下划线字”表示，被删除的内容将以“红色带删除线字” 表示。 （5）如果不修改了，可再次单击“审阅”工具栏中的“修订”按钮 结束修订过程。 2．区分不同人的修订 如果不止一位审阅者对文档做过修订，还可以仅显示某一位所做的修订的标记。可以单 击“审阅”工具栏中的“显示”按钮，从“审阅者”子菜单中选择某一位。 3．整合修改后的文稿 如果对修改后的结果比较满意，则可以接受他人所做的改动，操作步骤如下： （1）将插入点置于修订处。 （2）单击“审阅”工具栏中的“接受修订”按钮，此时将修订内容加入到原文稿中。 相反，如果不接受某人对文稿的修改，则单击“拒绝修订”按钮，将取消修订内容。 3.4.4 添加批注 审阅者可以在文档中插入批注。批注不是直接改动文章的内容，而是审阅者阐述对文章 的意见和注释。具体操作如下： （1）将插入点移动到要添加批注的位置。 （2）单击“插入”→“批注”命令。 （3）这时在屏幕下端出现审阅窗格，在该窗格中输入批注的内容。输入完毕，再单击“审 阅”工具栏上的“审阅窗格”按钮 窗格就关闭了。这时将鼠标指针移动到加入批注的位置， 即能够看到批注人的单位、姓名、插入的时间和批注内容（姓名来源于计算机的使用者）。 如果想编辑或取消批注，只要在加入批注的位置右击，在弹出的快捷菜单中选择“编辑 批注”或“删除批注”选项。
3.5 邮件合并
Word 作为办公软件，在文档制作中常常遇到要制作一个通知或信函，同时发给多个人的情况，如何才能快速地完成这类文档的制作呢？Word 提供了一个方便的批量文档制作工具—邮 件合并。 邮件合并包括 3 个主要部分：主文档，它包括邮件合并中不变的文字和图形部分，如通 知的内容等；数据源部分，它包括邮件合并文档中变化的部分，如通知中的单位和人员名单等； 合并域，即占位符，用于指示 Word 在何处插入数据源中的数据。 邮件合并，即将数据源中的数据合并到主文档中。数据源中的每一行（或记录）都会生 成一个单独的通知、套用信函、邮件标签、信封或分类项。可以将合并文档直接发送到打印机、 电子邮件地址或传真号码，也可将合并文档汇集到一个新文档中以便于以后审阅或打印。 【任务】利用“邮件合并”功能制作批量通知。 每学期开学时，教务处要对上学期考试不及格的同学安排补考，表 3-2 中显示的是部分需 要参加补考的同学的姓名、课程名称、补考时间和补考地点。 表 3-2 补考学生情况表 姓名 课程名称 补考时间 补考地点 王力 计算机基础 3 月 9 日 9～10 节 逸夫楼 202 周鹏 高等数学 3 月 10 日 9～10 节 逸夫楼 203 李潇 综合英语 3 月 11 日 9～10 节 逸夫楼 204 张雷 程序设计 3 月 11 日 9～10 节 逸夫楼 205 陈晨 高等数学 3 月 10 日 9～10 节 逸夫楼 203 利用邮件合并功能可以很轻松地打印这些补考通知。 3.5.1 确定邮件合并的主文档 单击“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。 这个窗格是一个向导，有 6 个步骤。 第 1 步是选择文档的类型，可以选择信函、电子邮件、信封、标签或目录。这里选择信 函，然后单击“下一步”按钮。 第 2 步是选择文档。可以使用当前文档；可以选定一个模板，删除当前文档的全部内容， 应用选定的模板；可以选定一个文档，删除当前文档的内容，将指定文档的内容复制到当前文 档中。这里选择使用当前文档，单击“下一步”按钮。 至此，建立了邮件合并的主文档。 3.5.2 获取数据源 第 3 步是选择收件人的信息。可以使用现有列表，可以直接从 Outlook 联系人中选择，也 可以输入新列表。 说明：数据源可以是已经建立并保存的 Word 表格；可以是纯文本文件，其中的内容是列表； 也可以是 Excel 工作簿文件中的工作表或命名区域，以及 Access 的数据库文件中的表或查询。 作为邮件合并数据源的数据一般都具有如下特点： （1）数据是表格或列表格式的。 （2）表格是二维的，每行数据对应一个收件人。
（3）表格的每一列对应收件人信息的一项 ，称为一个字段（或域）。 （4）表格的每一个字段（或域）都有特定的字段名（或称为域名），一个表中任意两个 域不允许同名。 这就是典型的关系数据库二维表的格式。 如果有关信息并没有保存在一个表格文件中，则选择“输入新列表”，如图 3-29 所示。 图 3-29 “新建地址列表”对话框 如果需要的信息已经存在于某个表格中，则选择“使用现有列表”。在本例中已经把要复 试的学生的姓名、报考的院系和专业、复试的课程、复试的时间和地点等信息存放在 Word 文 档中的一个表格文件中了，则选择“使用现有列表”。 通过“浏览”找到这个文档，单击“打开”按钮打开“邮件合并收件人”对话框，单击 “确定”按钮，再单击“下一步”按钮，如图 3-30 所示。 图 3-30 “邮件合并收件人”对话框 3.5.3 插入合并域 第 4 步是编辑信函。在输入主文档的文本过程中，随时可以从任务窗格中部选择要插入 文档的内容。这些项目称为“合并域”，表示在邮件合并时主文档此处将用数据源指定列中各
行的不同信息分别替换。 将光标置于要插入合并域的位置，单击“其他项目”按 钮，在弹出的“插入合并域”对话框的“域”列表中选择“姓 名”，单击“插入”按钮，则将“姓名”项目插入到主文档 中，继续输入信函内容，凡遇到主文档需要填写来自数据源 的不同信息的时候，就在相应位置插入一个合并域，如图 3-31 所示。 编辑的信函在插入图片、设置格式等方面与普通文档没 有区别，仍然可以进行各种编辑工作，只是其中插入了一些 合并域，这些合并域在信函中用形状特别的书名号括起来的字段名表示，如图 3-32 所示。 图 3-32 插入域后的文档 3.5.4 完成数据合并 第 5 步是预览信函。 在任务窗格的上部可以选定数据源中不同的收信人，文档窗口就会显示用这个收信人的 信息替换合并域后得到的版本。 第 6 步是完成合并。此时，可以选择“打印”命令，将合并结果直接送到打印机打印； 也可以选择“编辑个人信函”命令，将合并结果送到 Word 自动建立的新文档，可以进一步编 辑修饰，也可以保存起来供以后打印。图 3-33 所示是其中一条记录的显示结果。 图 3-33 插入域后的文档 邮件合并功能不仅可以创建套用信函，也可以处理信封和标签。 3.5.5 应用实例 练习 1：利用“邮件合并”功能制作批量信封。 提示：首先建立主文档，设置页面为信封的大小。自定义纸张宽 18 厘米，高 10 厘米； 图 3-31 “插入合并域”对话框
页边距上、下各 1 厘米，左右各 1.5 厘米；再用 Word 或 Excel 将数据源“通讯录”制作成表 格，然后插入合并域，如图 3-34 所示；最后合并生成结果文档或直接打印合并结果。 图 3-34 插入域后的文档 练习 2：利用“邮件合并”功能制作批量通知，如图 3-35 所示。 图 3-35 插入域后的文档 3.5.6 邮件合并技巧 1．用一页纸打印多个信函 利用 Word 的“邮件合并”功能可以批量处理和打印信函。很多情况下信函内容很短，但 打印时也要用整页纸，造成纸张浪费。造成这种结果的原因是系统自动在每个信函之间插入了 一个“分节符”，使下一个信函被指定到另一页。解决方法是，利用“查找/替换”功能把文档 中的“分节符”全部替换成“人工换行符”，这样即可在一页纸上打印出多个信函来。 2．共享各种数据源 邮件合并除了可以使用由 Word 创建的数据源外，还可以利用其他数据源，如 Outlook 通 信簿、Excel 表、Access 数据库。需要注意的是，在使用 Excel 表时，必须保证数据文件是数 据库表的格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。
3.6 Word 综合应用
3.6.1 PDF 与 Word
在当今的计算机世界里，使用率最高的两种文档方式是 Microsoft Word 的 DOC 格式和 Adobe Acrobat 的 PDF 格式。由于微软的渗透，我们现在所使用的绝大部分文稿或报告的格式
都是 DOC 的格式。而 PDF（Portable Document Format，可移植文档格式）是一种电子文件格 式。这种文件格式与操作系统平台无关，不管是在 Windows、UNIX 还是 Mac OS 操作系统中 都是通用的。这一性能使它成为在网络上进行电子文档发行和数字化信息传播的理想文档格 式。越来越多的电子图书、产品说明、公司文稿、网络资料、电子邮件开始使用 PDF 格式文 件。目前 PDF 格式文件已成为数字化信息事实上的一个工业标准。 PDF 文件格式可以将文字、字型、格式、颜色及独立于设备和分辨率的图形图像等封装 在一个文件中。也就是说，PDF 文件还可以包含超文本链接、声音和动态影像等电子信息， 支持特长文件，集成度和安全可靠性都比较高。但两者由于所处的公司不同，出于商业目的， 互相不能直接打开使用，两种文件格式的转换成为用户获取信息的常用手段。 1．PDF 文件转成 Word 文件 方法：利用 Office 2003 实现 PDF 文件与 Word 文档的转换。
PDF 文件转成 Word 文档需要事先安装 Office 2003 的组件 Microsoft Office Document Imaging。也就是说利用 Word 来完成该任务。操作步骤如下：
（1）用 Adobe Reader 打开需要转换的 PDF 文件，选择“文件”→“打印”命令，在弹 出的“打印”对话框中将“打印机”栏中的名称设置为 Microsoft Office Document Image Writer， 如图 3-36 所示。
图 3-36 “打印”对话框
（2）单击“确定”按钮后，在“另存为”对话框中选择保存路径及文件名，即将该 PDF 文件输出为 MDI 格式的虚拟打印文件。这时，Microsoft Office Document Imaging 将打开刚才 保存的 MDI 文件，如图 3-37 所示。
（3）选择“工具”→“将文本发送到 Word”命令，在弹出的“将文本发送到 Word”对 话框中选中“所有页面”和“在输出时保持图片版式不变”选项，如图 3-38 所示。
（4）单击“确定”按钮，系统出现提示，如图 3-39 所示，单击“确定”按钮，完成 PDF 文件到 Word 文件的转换。
图 3-37 MDI 文件
图 3-38 “将文本发送到 Word”对话框 图 3-39 系统提示对话框
说明：对 PDF 转 DOC 的识别率不是特别完美，转换后会丢失原来的排版格式，所以转换 后还需要手工对其进行排版和校对工作。
提示：如果没有找到 Microsoft Office Document Image Writer 选项，使用 Office 2003 安装 光盘中的“添加/删除组件”更新安装该组件，选中“Office 工具 Microsoft DRAW 转换器”。
以上仅在 Word 2003 中可用，其他版本没有 Microsoft Office Document Image Writer。但在 Word 2007 中直接有支持 Word 文件的 PDF 格式输出功能。
2．Word 文件与 PDF 文件互转
方法：利用 Adobe 公司的 Adobe Acrobat 完全版 （非 Acrobat Reader）软件进行格式互转。 操作步骤为：安装 Adobe Acrobat 软件，系统会自动在 Microsoft Office 中集成 Acrobat PDF Maker 功能按钮 ，所有 Microsoft Office 格式（XLS、PPT、DOC 等）的文件都可以直接压缩 成 PDF 格式；相反，安装此软件后，系统会自动产生一个虚拟打印机 PDFMaker，然后打开 需要转化的 PDF 文档，用刚产生的虚拟打印机将其打印成所需的 Word 格式。
对 PDF 格式的文档进行编辑，而且 Adobe Acrobat Professional 还可以将用户的图片转化为 PDF 文档，在用户需要的时候，再用 Adobe Acrobat Professional 将 PDF 文档另存为图片。
提示：关于格式转换，还有很多第三方软件可以做到，上面介绍的只是最常用也是工作 中使用最频繁的 PDF 格式与 DOC 格式互转的方法。 3.6.2 网页与 Word 文件 对于从网页获取的文字内容，除了要检查文字信息来源及可靠性外，在文档中进行引用 时，还应该对以下编码信息进行清除： （1）网页用于布局控制的表格信息。 由于大部分网页利用表格来控制网页内容的布局，用户如果用全部复制方式得到了所需 的内容，其中就充满了各种表格样式（即使大部分表格控制符及效果不可见）。将该文档复制 到 Word 中以后，网页内容中的表格信息也随之保留。清理文档中表格信息的方法有以下两种： 使用 Word 2003 中的“表格”→“转换”→“表格转换成文本”命令。 从网页上复制到 Word 进行粘贴时，单击“编辑”→“选择性粘贴”→“粘贴”→“无 文本格式”命令。 （2）网页中的空格。 网页中普遍存在空格，一种是全角空格（□），另一种是所谓的“不间断空格”（＾s），这 些空格大部分用在网页中控制文档中的首行缩进。这两种空格在 Word 排版中应予以删除。 （3）网页中的“ ”即“手动换行符（^l）”。 有时候用户从网页上复制一些文章到 Word 中时，往往会带有很多 ，这些符号占用了 Word 的很多空间，而且也不能进行段落调整。可以使用 Word 中的“查找/替换”功能进行批 量删除。即把所有的“手动换行符”（^l）全部替换成“段落标记”（^p）。
3.7 Office 2007 初步介绍
Office 2007 是微软 Office 产品史上最具创新与革命性的一个版本，拥有全新设计的用户 界面、稳定安全的文件格式、无缝高效的沟通协作。Office 2007 几乎包括了 Word、Excel、 PowerPoint、Outlook、Publisher、OneNote、Groove、Access、InfoPath 等所有的 Office 组件， 其中 FrontPage 取消了，取而代之的是 Microsoft SharePoint Web Designer 作为网站的编辑系统。 Office 2007 简体中文版更集成有 Outlook 手机短信/彩信服务、最新中文拼音输入法 MSPY 2007，以及特别为本地用户开发的 Office 功能。在 2007 发布版中，Word、Excel 和 PowerPoint 都支持 Microsoft Office Open XML Formats，这意味着它们的默认文件格式现在都基于可扩展标记语言（XML）。这一改变的优势 在于：提高了文件的安全性；降低了文件损坏的几率；减小了文件大小；可跨多个存储和检索 系统共享数据。
Office 2007 套件中的功能区的用户界面使用户可以灵活地使用 Office 应用程序并提高工作效 率。下面以 Office Word 2007 为例，介绍 Office 2007 全新设计的用户界面，如图 3-40 所示。
Word 2007 全新的用户界面用简明、单一机制取代了 Word 早期版本中的菜单、工具栏和 大部分对话框。Word 2007 窗口结构主要由 Office 按钮、标题栏、菜单栏、功能区、文本区、 标尺和滚动条等组成。与 Word 2003 不同的是，Word 2007 中带状功能区替代了低版本 Office
软件菜单和工具栏的主要控件。该功能区位于页面顶端的标题栏下方，由开始、插入、页面布 局、引用、邮件、审阅、视图和加载项 8 个选项卡组成。功能区将相应菜单的绝大多数命令用 在以前版本的 Word 中，菜单栏和工具栏的位置是可以变换的，而在 Word 2007 中，菜单栏和 功能区的位置是固定的，不能随意改变， 图 3-40 Word 2007 的功能区界面 Word 2007 的界面与它以前的版本及其他软件都有些不同。Word 2007 将以前版本的菜单 栏改成了现在的菜单栏功能区。当单击所需菜单时，出现在面前的不是以前的下拉式菜单了， 而是将绝大多数操作命令以按钮的形式统一放在功能区中呈现出来，功能区比菜单和工具栏承 载了更加丰富的内容。 （1）动态出现的选项卡。每当启动 Word 2007 时在功能区上可以看到的一组标准选项卡， 此外“场景”选项卡和“程序”选项卡也会动态出现在功能区中。 （2）功能选项卡和功能区。功能选项卡与功能区是对应的关系。单击某个选项卡即可打 开相应的功能区，在功能区中有许多自动适应窗口大小的工具栏，为用户提供了常用的命令按 钮或列表框。 除了选项卡、命令组和命令之外，Word 2007 还提供了完成任务的其他元素，下列元素类 似于 Word 早期版本中用户比较熟悉的菜单和工具栏。
Microsoft Office 按钮 ：此按钮位于 Word 窗口的左上角，用它打开的菜单相当于早 期版本中的“文件”菜单项。
快速访问工具栏 ：默认情况下，快速访问工具栏位于 Word 窗口的顶部，
列出了用户频繁使用的工具。用户可以将命令添加到其中，从而对其进行定制。
对话框启动器 ：位于部分命令组的右下角。当用光标指到它时，即出现对话框或菜
单的缩略图，单击即可打开，提供与该命令组相关的更多选项。
另外，在 Word 2007 中，某些 Word 2003 命令只能从“Word 选项”对话框的“所有命令” 列表中访问。要在 Word 2007 中使用这些命令，请用户先将它们添加到“自定义快速访问工具
对话框启动器 快速访问工具栏
Microsoft Office 按钮
栏”中（提示：在 Microsoft Office 按钮中选择“自定义快速访问工具栏”→“Word 选项”→ “自定义”命令）。
3.8 Office 2003 与 Office 2007 的兼容性
Office 2007 不仅程序界面有了革命性的改变，而且 Office 文档的默认保存格式也发生了 变化。和低版本的 Office（Office 97/2000/XP/2003）相比，常见格式的 Office 文档文件的扩 展名后都增加了一个 X，例如 Word 文档的.DOC 格式变成了.DOCX 格式，Excel 电子表格 的.XLS 格式变成了.XLSX 格式等。
由于早期版本 Office 不支持 Office 2007 的这种全新格式的文档，在没有安装 Office 2007 的计算机上打开这些 Office 2007 格式的文档会出现问题。可下载并安装兼容包工具软件 FileFormatConverters.exe。安装后即可在文件夹选项中看到已经添加了.DOCX、.XLSX、.PPTX、 .PPSX 几种常见的 Word、Excel 和 PowerPoint 文档格式，并且可以用旧版的 Word、Excel 和 PowerPoint 打开这些新格式的文档文件了。 但是，“向上兼容”仅仅是可以打开文档和实现基本功能而已，低版本的 Office 程序始 终无法实现 Office 2007 的全部新功能。
习题 3
一、问答题 1．Word 提供了几种查看文档的方式，它们各有什么特点？ 2．Backspace 键和 Delete 键各有什么功能？ 3．Word 设置图形格式有几种？各是什么？有何不同？ 4．“节”在 Word 文档中起什么作用？为什么对文档中一段文本设置了分栏格式，文档中 的节数会增加？ 5．Word 在表格中使用公式运算时有什么特点？应注意的问题是什么？ 6．在 Word 文档的排版中，“样式”有何作用？ 7．Word 中的目录是如何制作的？ 8．什么是“大纲级别”？Word 允许的大纲级别有哪些？ 9．Word 中的邮件合并有何作用？自己利用邮件合并制作一个开会通知单。 10．保存对文档的修改时，当屏幕提示“文档为只读”的信息时应如何处理？ 二、选择题 1．下列关于“选定 Word 对象操作”的叙述，错误的是（ ）。 A．鼠标左键双击文本选定区可以选定一个段落 B．将鼠标移动到该行左侧，直到鼠标变成一个指向右边的箭头，然后单击，可以选 定一行 C．按 Alt 键的同时拖动鼠标左键可以选定一个矩形区域 D．执行“编辑”→“全选”命令可以选定整个文档2．在 Word 中，选定一个文字块时，如果块中包含的文字有多种字号，在“格式”工具 栏的“字号”框中将显示（ ）。
A．块中最大的字号 B．块中最小的字号
C．块首字符的字号 D．空白
3．在 Word 中，利用鼠标选择一个矩形区域的文字块，需要先按住（ ）。 A．Ctrl 键 B．Alt 键 C．Enter 键 D．Shift 键
4．在某 Word 2003 文档中，A 和 B 是两个段落格式不同的段落，当从 A 段落中选择部分 文字移至 B 段落后，则（ ）。 A．B 的段落格式变为 A 的段落格式 B．A 的段落格式变为 B 的段落格式 C．A 和 B 的段落格式均不会改变 D．A 的段落格式与 B 的段落格式相互对换 5．在 Word 中，若不显示“常用”工具栏，可以通过（ ）菜单来完成。 A．工具 B．格式 C．窗口 D．视图 6．打开 Word 文档一般是指（ ）。 A．把文档内容从内存中读出，并显示出来 B．为指定文件开设一个新的、空的文档窗口 C．把文档的内容从外存储器读入内存，并显示出来 D．显示并打印指定文档的内容 7．对齐方式和缩进功能（ ）。 A．仅适用于文本 B．仅适用于标题 C．不用于图像 D．适用于文本、标题和图像 8．要显示 Word 文档的页眉和页脚，应选择的视图是（ ）。 A．普通视图 B．页面 C．大纲视图 D．Web 视图 9．Word 中有关表格的说法，正确的是（ ）。 A．可以将文本转化为表格 B．不能将表格转化为文本 C．不可以更改表格边框的线型 D．当表格行高为固定值时，过大的汉字可以完整显示 10．在 Word 文档的段落设置中，不能进行的操作是（ ）。 A．缩进 B．对齐方式 C．首字下沉 D．行距 11．合并表格单元格操作，应在（ ）下拉菜单中选择相应的命令。 A．编辑 B．表格 C．格式 D．工具 12．将一页从中间分成两页，正确的操作是（ ）。 A．选择“格式”→“字体”命令 B．选择“插入”→“页码”命令 C．选择“插入”→“分隔符”命令 D．选择“插入”→“自动图文集”命令 13．在 Word 中，若想打印第 3 页至第 5 页以及第 8 页的内容，则在“打印”对话框的“页 码”范围中应输入（ ）。
A．3，5，8 B．3-5，8 C．3-5-8 D．3，5-8 14．在 Word 中，用户可以通过（ ）命令对文档设置“打开权限密码”。 A．“工具”→“自定义” B．“工具”→“保护文档” C．“插入”→“对象” D．“工具”→“选项” 15．在 Word 中，对于“字号”框内选择所需字号的大小或磅值说法正确的是（ ）。 A．字号越大字越大，磅值越大字越大 B．字号越大字越大，磅值越大字越小 C．字号越大字越小，磅值越大字越大 D．字号越小字越大，磅值越小字越大 16．Word 常用工具栏中的“格式刷”可用于复制文本或段落的格式，若要将选中的文本 或段落格式重复应用多次，应（ ）。 A．单击“格式刷” B．双击“格式刷” C．右击“格式刷” D．拖动“格式刷” 17．在 Word 编辑的文档中插入页眉、页脚，要使奇、偶页页眉页脚不同，（ ）。 A．可以直接在页面视图中的不同页中插入 B．可以直接在普通视图中的不同页中插入 C．可以直接在页眉/页脚中的不同页中插入 D．必须先用“文件”→“页面设置”命令设置，然后在页眉/页脚中的不同页中插 入 18．在 Word 的编辑状态，在文档每一页底端插入注释，应该插入（ ）。 A．脚注 B．尾注 C．题注 D．批注 19．在 Word 中，如果要使文档内容横向打印，在“页面设置”对话框中应选择的标签是 （ ）。 A．纸型 B．纸张 C．版式 D．页边距 20．使用只读方式打开文档，修改之后若要保存，可以使用的方法是（ ）。 A．更改文件属性 B．选择“保存”标签中的“保存备份” C．用“另存为”命令为文档另起一个名字 D．保存当前版本 21．在 Word 2003 中，下列关于“页码”的叙述正确的是（ ）。 A．页码必须使用阿拉伯数字 B．页码的位置必须位于文本编辑区的下方 C．页码只能是页脚的一部分 D．每一节内的页码必须是连续的 22．在 Word 2003 中，有关“样式”命令，以下说法中正确的是（ ）。 A．“样式”只适用于文字，不适用于段落 B．“样式”命令在“工具”菜单中 C．“样式”命令在“格式”菜单中 D．“样式”命令只适用于纯英文文档
三、操作题 1．建立 Word 的一个空白文档，输入 1000 字左右的文字（包括中、英文），至少分 5 个 自然段，排版要求如下： （1）将第一段内容（标题）设置为艺术字，位置居中。 （2）将第二段内容设置成隶书小四号字，首行缩进 2 个字符，段前段后间距各 1 行，1.5 倍行距。 （3）将第三、四段内容悬挂缩进 4 个字符，并设置菱形方块项目编号◆。 （4）将第四段内容设置为淡灰色底纹。 （5）将第五段内容首字下沉，下沉两行，并设置为两栏，栏宽相等，加分隔线。 （6）在页眉中显示年级、专业、姓名、完成日期等信息，在页脚中显示文档的页码。 （7）从剪辑库中选取一个图形，将图形设置为水印，作为文档的背景；再选取一个图形， 插入到第二段中，采用四周环绕方式。 （8）在正文第一段左侧设置竖排文本框，文本框中的内容自定，字体为隶书三号字，文 本框填充为黄色，文字为绿色，环绕方式为四周型，阴影为样式 2。 （9）在文档末尾输入以下公式：
