中國醫藥大學
校務行政 Web 系統
一般費用管理系統
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一百年九月一日
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目 錄
======================================= 頁 次 1. 系統設定...3 2. 一般費用管理系統...4 2.1. 一般費用申請作業...5 2.2. 一般費用申請查詢作業...9 2.3. 一般費用核銷申請作業...10 2.4. 一般費用核銷查詢作業...131.
系統設定
一、 本系統在列印時會產生 Acrobat 檔案，所以如果瀏覽器會阻檔快顯功能時，必須 允許該網站的快顯，方式如下： 開啟瀏覽器，工具/網際網路選項/隱私權，按設定值按鈕，將 admweb1.cmu.edu.tw 加入要允許的網站。 二、 IE 瀏覽器若有安裝其他的工具列，如 google 工具列、yahoo 工具列，你可以將 這些不用的工具列移除，或是找到攔截快顯的設定，將 admweb1.cmu.edu.tw 這 個網站加入允許快顯。2. 一般費用管理系統
※進入系統：
一、 請由校園入口網站進入或由【學校首頁→行政單位→中心→資訊中心 →資訊服務→行政管理系統】進入，於行政管理系統點選［一般費用 管理系統］。 二、 解析度請設定 1024*768，小字型。 圖 4-1 系統登入後畫面2.1. 一般費用申請作業
協助學校教職員申請、核銷經常門費用，範圍包含：代墊款、影印費、郵資、便當、 點心、一般勞務、口試費、獎勵金、演講費．．．等。 圖 4.1-1 一般費用申請作業 【操作歩驟】： 1. 輸入申請的主檔資料，請依序輸入成本部門、會計代號(無則免輸入，系統於新 增明細時會自動帶＂{“)。 2. 輸入申請的明細資料，先按【新增明細】(2)，點選摘要【 】(3)，選擇所要使 用的預算費用資料，再依序輸入品名、規格、單位、數量、總金額、用途說明 即可，(若為資本門費用，選擇摘要後，系統自動將資本門預算相關資料帶入項 次、品名、規格)。 3. 依所購買的料號性質選取「會辦單位」(7)，如資訊物品會辦資訊中心；危險物 品會辦環安室等。 4. 若申請資料明細大致相同，可使用【複製】功能(9)，將上一筆資料複製，再進 行小幅度修正。 5. 「品名」、「規格」、「單位」、「數量」、「用途說明」欄位請務必填寫確實。 6. 申請單資料輸入完畢後，按【儲存確認】(6)鍵存檔，再按【送簽】鍵(8)跑電子 簽核流程。 【注意事項】： 4 3 2 5 6 7 8¾ 若要申請多項費用，則重覆步驟 2 即可。 ¾ 如果要刪除某一筆不要的申請明細，請勾選該筆資料最後的刪除5(4)，按【儲 存確認】後，該筆資料就會刪除。 ¾ 如果修改某一筆申請明細，請按【修改】(5)鍵，進行相關欄位的修改，修 改後，按【儲存確認】(6)鍵存檔。 ¾ 為加速審核流程，「品名」、「規格」、「單位」、「數量」、「用途說明」欄位請 確實填寫。 圖 4.1-2 一般費用申請作業 7. 按【送簽】後系統帶出預設「送簽角色」(10)的簽核流程，若有多重身份者，請 選取正確身份， 選取過程中，簽核流程會依簽核角色不同而改變。 8. 相關附件請提供 PDF 電子檔上傳(13)。 9. 確認簽核流程正確無誤後，按【簽出】鍵(11)，此申請單則送出至下個單位等待 簽核(電子簽核系統)。 10. 簽核流程依據學校採購辦法規定帶出標準流程，無法自行刪除流程，若有需加簽 其他人員，請使用加簽功能(12)，依據步驟 1~3 即可加簽完成。 【注意事項】： ¾ 申請單一旦簽出，即無法修改，若需修改資料，請按【檢視簽核】鍵，執行 撤回，待修正完畢後重新簽出。 ¾ 重新簽出後流程需重新簽核，為加速簽核流程，請謹慎確認申請單資料後再 送簽。 ¾ 申請單原蓋章流程已改成線上電子簽核，故於申請時不需列印報表，待核銷 時，再同核銷單一併列印。 ¾ 上傳之電子檔需為 PDF 格式且每個檔案大小不得超過 3M。 10 13 11 12
圖 4.1-3 一般費用申請作業(檢視簽核) 11. 欲檢視目前簽核流程進度，請執行「一般費用申請查詢作業」將申請單叫出， 點選「資料明細」Î「檢視簽核」(14)即可追蹤簽核進度。 圖 4.1-4 一般費用申請作業(撤回) 12. 欲將申請單撤回，請執行「一般費用申請查詢作業」將申請單叫出，點選「資 料明細」Î「檢視簽核」(14)Î「撤回」(15)即可將案件撤回。 【欄位說明】 14 15
欄位名稱 說明 費用案號 系統自動產生。 會計核簽編 號 會計室執行覆核功能時產生，代表會計室已扣減經費。 申請日期 預設帶系統日期。 成本部門 此筆申請所要扣減預算的部門代號。 狀態 00：新增、01：送出簽核、03：簽核完成、99：作廢 此欄位為系統自動更新，顯示目前該筆申請單的最新狀態 會計代號 直接填寫此筆申請所要扣減預算的會計代號，或按【 】，系統會帶 出查詢畫面供選擇，如無會計代號則不用填寫，系統會自動帶＂{“。 摘要 直接輸入成本部門本學年欲使用的預算項目，或按【 】，系統會帶 出查詢畫面供選擇。 項次 申請經常門費用，此欄位於存檔時自動產生。 申請資本門費用，此欄位於選擇摘要代號時自動帶出。 品名 輸入品名資料。 規格 輸入規格資料。 單位 輸入單位資料。 數量 輸入數量資料。。 總金額 輸入此筆申請明細總金額，非單一數量的單價。 用途說明 輸入用途說明資料。 送簽角色 申請人員於電子簽核系統所設立的身份別，若身兼不同職務，則會有 多重身份可選擇。多角色人員送簽時請注意流程是否正確。 無核簽 使用於曾上過簽呈且已通過的情況下，勾選此選項，流程只會有會計 室。 電子附件 提供相關附件電子檔上傳功能。 表單號碼 電子簽核系統表單號碼。 加簽順序 同電子簽核系統操作方式。 加簽人員 同電子簽核系統操作方式。
2.2. 一般費用申請查詢作業
提供申請者查詢已建檔的申請案件及提供作廢功能。 圖 4.2-1 一般費用申請查詢畫面 【操作歩驟】： 1. 查詢：輸入相關的查詢條件，按【查詢】鍵(1)，點選欲查看的申請案件[資料明 細] (2)，即可進入申請單明細資料畫面。 2. 作廢：輸入相關的查詢條件，按【查詢】鍵(1) ，點選欲作廢的申請案件「作廢」 (3)，執行「作廢確認」。 【欄位說明】 欄位名稱 說明 費用案號 輸入欲查詢的費用案號，或按【 】，系統會帶出查詢畫面供選擇。 會計核簽編號 輸入欲查詢的會計核簽編號，或按【 】，系統會帶出查詢畫面供 選擇。 申請日期 輸入欲查詢的申請日期 成本部門 輸入欲查詢的成本部門，或按【 】，系統會帶出查詢畫面供選擇。 會計代號 輸入欲查詢的會計代號，或按【 】，系統會帶出查詢畫面供選擇。 1 2 32.3. 一般費用核銷申請作業
提供學校教職員核銷一般費用申請作業。
圖 4.3-1 一般費用核銷申請作業 【操作歩驟】： 1. 依序輸入各欄位資料。 2. 若此類核銷單符合學校規定可直接核銷(不需費用申請單)，則勾選無費用申請 單5(2)。 3. 輸入說明欄位後，按【新增明細】(3)，依序輸入受款人，支付方式，摘要，成 本部門，憑證別，憑證號碼，憑證廠商，核銷金額。 4. 若此筆核銷為沖暫借款，支付方式請選擇沖暫借，再按【沖暫借】(4)，輸入暫 借案號及憑證日期。 5. 若欲核銷多筆資料，可下載 expenses.csv 檔，按照欄位依序填入核銷資料存檔 後，執行【核銷明細匯入】。 6. 確認核銷單資料無誤後，請勾選確認欄位5(7) ，按【儲存確認】(8)鍵存檔。 7. 點選【列印核銷單】鍵(9)，系統顯示「核銷單」(圖 4.3-2)及「申請單」(圖 4.3-3)報表，請一併列印送出核章。 【注意事項】： ¾ 如本核銷單要核銷多項費用，則重覆步驟 3～4 即可。 ¾ 若要刪除某一筆核銷明細，請勾選該筆資料最後的刪除5(5)，儲存後該 筆資料就會刪除。 2 3 4 5 6 8 9 7圖 4.3-2 一般費用核銷單 圖 4.3-3 一般費用申請單 核銷單需印出進行核章作業 申請單已顯示電子簽核流程，不需 再進行核章作業，請印出與核銷單 一併送出審核
【欄位說明】 欄位名稱 說明 核銷案號 系統存檔時自動產生。 日期 預設帶出核銷當天日期。 機構 預設帶出台中。 無費用申請單 若此核銷單符合學校規定，不需登打費用申請單就可核銷，則勾選 此欄位，系統會將費用案號設 0，會計核簽編號設 9。 費用案號 輸入要核銷的費用案號，或按【 】，系統會帶出查詢畫面供選擇。 會計核簽編號 系統依據費用案號，自動帶出會計核簽編號。 說明 輸入核銷說明。 確認 若此張費用核銷單資料無誤，請勾選此欄位，才視為正式的費用核 銷單。此欄位尚未勾選前，核銷單皆可修改；一旦確認後，核銷單 則無法再修改。 受款人 為此筆核銷費用支付的對象。 教職員代墊款請輸入教職員身份證號碼。 非代墊款請輸入廠商統編。 支付方式 為學校付款予受款人的方式。 若為學校教職員，一律選擇匯款。 若受款人為廠商且無提供匯款帳戶資料，則選擇支票。 若為沖暫借款，選擇沖暫借項目。 摘要 輸入摘要代號，或按【 】，系統會帶出查詢畫面供選擇。 會計代號 系統自動帶出費用申請單的會計代號，若無，則不需輸入。 成本部門 輸入部門。 憑證別 輸入憑證別，或按【 】，系統會帶出查詢畫面供選擇。 憑證號碼 若憑證別為發票，則輸入發票號碼，若無發票號碼則不需輸入。 憑證廠商 輸入廠商統編。 核銷金額 輸入發票金額。
