Office 365創造 協同工作平台
孫在陽
陽明大學2015暑期課程介紹
Office 365 體驗與實戰技
http://goo.gl/forms/88DcTIR5Hl
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下午 孫在陽(本校生醫資所) 葉金菊
Office 365打造文件雲與知識雲
http://goo.gl/forms/9UE06LpGyq
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下午孫在陽
簡奕純
Office 365創造協同工作平台
http://goo.gl/forms/WduhakBe0n
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下午 孫在陽 葉金菊Office 365建立雲端互動式辦公室
http://goo.gl/forms/VUcJuJCYc0
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下午 孫在陽 簡奕純利用VBA在Excel 2010製作自動化流程
http://goo.gl/forms/Y6Va7zxHst
6 7/21,7/23 下午 孫在陽 李威頤
建立多媒體宣傳平台
http://goo.gl/forms/dc2ilp3n4A
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下午 孫在陽 黃郁凱海量數據的商業智慧動態分析
http://goo.gl/forms/gI2Gfjg4V0
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下午 孫在陽 黃郁凱2
Office 365創造協同工作平台:
小組網站
• 組織內相關人員形成工作小組，由領導者直接分派工作事項，成員自動收到工作內容。
組織內成員進度回報、任務動態、會議、文件、解決方法等資訊，全部收集在一起。
工作流程
• 建立工作流程，讓每一個工作程序自動傳送與觸發；結合簽核功能，直接表達意見與 建議。
專案管理
• 能夠擷取專案工作人員的工作時間記錄和狀態、查看在您組織中所有專案正在進行的 工作有多少，而且甚至能夠根據對組織的重要性，做成該進行哪些專案的決策。
國際合作 • 企業組織外部人員共用小組網站。
協同作業：群組協同作業及全球化協同作業在雲端辦公室變成輕而易舉的工作。團隊的分 工合作，運籌帷幄的智慧，共同線上創作與編輯，縮短工作時間與提高工作效率、品質。
工作都有標準作業流程(SOP)
網站公告
依文件內容製作成流程圖
CC by 陽明大學學務處
建立架構圖：新增應用程式/自訂清單
王悉剛
黃郁凱 呂淑雯
孫在陽 鍾政達 陳冠雄
文件放置區：新增應用程式／文件庫（[上傳]請假文件）
動態簽核，可以看到完成結果
匯出至Excel，進行資料統計：已完成有多少？部門別？
建立大型專案
專案是指牽涉到很多人、做很多事、時間很長的計畫新增網站
以企業內發生的工作為中心，收集所有相關人員、設備、事件、時間、會議、新聞等資訊。企業內常見 網站有專案網站、網頁網站、小組網站新增小組網站：專案網站 Office 365選單 / 網站 / 新增
共用
網站指定可以使用的使用者「共用」網站：可以限制相關人員使用此網站
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也可以給外部人員共用
外部人員會自動增加到 連絡人，且全校的連絡 人會集中在一起
增加工作、行事曆項目
一份大型專案，可以經由工作、行事曆等工具，協助專案進行。
工作：專案中牽涉到很多人，每人被分派不同的工作，所以需要一個”工作”工具，協助專案經理完成專 案
時事曆：專案中的成員，需要一份共同的行事曆，行事曆中記載每一個工作、資源的進度。增加工作、行事曆項目：進行工作任務分派及時間規 劃
讓同一組人員有一個共同行事曆,記載工作
新增工作
能夠擷取專案工作人員的工作時間記錄和狀態、查看在您組織中所有專案正在進行的工作有多少，而且 甚至能夠根據對組織的重要性，做成該進行哪些專案的決策。19
工作與前項工作的關係
前置任務完成，才可以 進行下一項任務。
被分派的任務(指派)自動出現在自己的工作中
甘特圖可以看到各項工作的時間分布
此處無法設定二個以上的工作，
共同設定前項工作關係
利用簽核，將工作以郵件方式寄給適當人選
重要的、不同任務者都是 簽核設定的對象。
利用新聞摘要,可以立即與工作小組成員留訊息
任務安排
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被指派工作的人員，極容易回覆處理狀況
在自己的工作中，直接回覆完成結果26
回覆所有工作都已完成，自動消失
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專案經理快速得到處理狀況
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將所有工作項目將入時間表
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避免任務日 期重複設定
以圖說文字顯示時間表中的上層任務
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專案的統計分析:匯出至Excel
哪些工作落後，哪些工作超時，成本夠嗎？31
1
2
專案的統計分析:檢視使用情況
網站設定 / 常用性趨勢32
大型專案建置
專案網站有四層架構，前三層放在左區，第四層（或以上）放在上區
放在左區的主要網站：網站內容/[新增]子網站33
重複性小組網站30秒建立完成
PTMS下，每一家醫院都會有系統建置、後續維護SOP
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重複性小組網站30秒建立完成（續）
建立網站範本 設定／網站設定／利用另存網站 為範本
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重複性小組網站30秒建立完成（續）
應用網站範本 設定／網站內容／子網站／範本選擇
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每個專案的工作都有一樣的內容
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北榮CSIS系統建置
台大CSIS系統建置
長庚CSIS系統建置
文件集中管理
文件的協同作業
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自動留存版本記錄
文件的核准
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小組網站的工作同步到 Outlook的工作
將任務帶著走。利用手機、平板或個人電腦將Outlook的工作同步，可以看 到待辦工作、已完成工作。
https://support.microsoft.com/en-us/kb/2998445
設定 :小組網站的工作同步到Outlook的工作
設定 :小組網站的工作同步到Outlook的工作(續)
設定 :小組網站的工作同步到Outlook的工作(續)
https://CompanyName-
my.sharepoint.com/personal/UserName_CompanyName_onmi crosoft_com/AllTasks.aspx
設定 :小組網站的工作同步到Outlook的工作(續)
以”作用中（待辦工作）”
與”最近新增的（工作）”
檢視工作內容。
同步處理Outlook之工作的優點
在眾多工作中，隨時掌握待辦工作，不會流失任何一項待辦工作。且自動更新，免除人工比對。48
