[機關(構)名稱]加班申請與費用核發作業程序說明表

[機關(構)名稱]加班申請與費用核發作業程序說明表 項目編號 ZZ06

項目名稱 加班申請與費用核發作業

承辦單位 申請單位；人事、總務(秘書)單位；主(會)計單位；出納管理單位 作 業 程 序

說明

申請單位 一、加班申請

(一)申請作業

1.一般加班：於加班當日下班前，辦理加班申請作業，

於加班申請單敘明事由及起迄時間，經單位主管核定 後，送人事、總務(秘書)單位控管。

2.專案加班：須先敘明事由，陳報機關(構)首長或其授 權人核定後送人事、總務(秘書)單位控管，申請作業 同一般加班之程序辦理。

3.加班申請應確為趕辦具有時間性重要業務，並依業務 需要從嚴審核。

(二)加班因故未及於事前申請，最遲應於機關(構)規定期限 內提出，逾限不予處理；遇有特殊情形，應簽奉機關(構) 首長或其授權人同意後辦理。

(三)加班起迄時間應有刷卡或簽到(退)紀錄，如特殊原因無 法刷卡或簽到(退)者，應有其他可資證明之紀錄。

二、加班費請領

(一)由機關(構)指定單位製作之加班費清冊應依據員工加 班紀錄編製，並經加班員工核對無誤簽章，再由單位主 管核章後送人事單位審核，另技工、工友或臨時人員等 之加班費清冊，則送總務(秘書)或業務單位審核。

(二)由工程管理費、代辦經費及中央補助款等經費支出之加 班費，應確認申請加班費之對象是否為承辦該項業務之 人員。

人事、總務(秘書)單位 一、加班管制

(一)加班費支給時數上限

1.一般加班費：應注意每人上班日不超過 4 小時，放假 日及例假日不超過 8 小時，每月不超過 20 小時。

2.專案加班費(指因業務特性或工作性質特殊或為處理 重大專案業務，或解決突發困難問題，或搶救重大災 難，或為應季節性、週期性工作者，需較長時間在規 定上班時間以外延長工作所支加班費)：應注意需報 經主管機關或主管機關授權之所屬機關核准後始得 支給。

(二)簡任以上首長及副首長加班，不得支給加班費，但得依 加班事實按規定給予補休假、獎勵或其他相當之補償，

惟奉派進駐中央及地方災害應變中心或進駐各主管機 關與所屬機關成立之緊急應變小組等之簡任首長及副 首長得依實際加班時數報支加班費，不受上開限制。

(三)機關(構)對經依規定指派加班之職員及約聘僱人員，得 鼓勵其選擇在加班後 1 年內補休假，並以小時為單位，

不另支給加班費。

(四)機關(構)應就加班費之支給訂定管制要點，並得審酌業 務需要、機關特性及財政狀況等因素訂定；另應確實查 核有無重複請領加班費(如請領加班費之時數與申請補 休之時數有無重複)，或請領加班費時數與簽到(退)紀 錄時間是否符合等情形，不得浮濫，如有虛報，一經查 明，應嚴予議處。

(五)機關(構)若採用差勤系統管理加班資料，人事、總務(秘 書)單位應採取加簽、加密、浮水印或資料鎖定等方式，

防止加班申請單等系統產出檔案及表件遭竄改或偽 造，以確保資料正確性及完整性；另對於差勤資料之處 理，應留存相關異動紀錄及最近異動日期，並不定期查 核，以防止發生未經授權變更資料等情事。

(六)機關(構)若採用薪資系統製作加班費清冊等資料，針對

出納管理單位處理員工加班費資料所留存之相關異動 紀錄及最近異動日期，總務(秘書)單位應不定期查核，

以防止發生未經授權變更資料等情事。

二、加班費支給

(一)加班費支給要件：應注意以機關(構)員工在規定上班時 間以外，經主管覈實指派延長工作時間者為限。免刷卡 或簽到(退)員工加班者，其加班起迄時間應有刷卡、簽 到(退)或其他可資證明之紀錄。

(二)加班費支給標準

1.編制內職員：應注意非主管人員係按月支薪俸、專業 加給 2 項；主管人員及簡任(派)非主管人員比照主管 職務核給職務加給有案者，另加主管職務加給或比照 主管職務核給之職務加給 3 項之總和，除以 240 為每 小時支給標準。

2.約聘(僱)人員：應注意按月支單一薪酬除以 240 為每 小時支給標準。

3.技工、工友：應注意按月支工餉、專業加給及報院核 定有案之每月固定經常性工作給與之總和，除以 240 為每小時支給標準，並依勞動基準法第 24 條規定之 加成給與。

三、加班費審核

(一)審核加班有無事先核准。

(二)審核加班時數、時薪之合法性及正確性。

(三)交叉比對核准之加班申請單、刷卡或簽到(退)紀錄、加 班費清冊等資料，如有異常應查明原因。若機關(構) 以 差勤系統管理者，應將上開交叉比對功能納入設計。

(四)經審核無誤，於加班費清冊核章後送主(會)計單位。

(五)機關(構)收到金融機構或中華郵政公司傳回之加班費 轉帳媒體檔，應使用自動檢核程式或以人工查核方式，

檢核加班費轉帳媒體檔之轉存明細是否與薪資系統資

料確實相符，如有差異應儘速查明差異原因並通知相關 單位妥適處理。

主（會）計單位 一、加班費審核

(一)審核預算能否容納。

(二)審核加班費清冊是否經權責單位核簽(章)。

(三)審核加班費清冊之金額乘算及加總是否正確無誤。

(四)審核加班費清冊相關表單或證明文件是否齊備。

二、會計帳務處理

審核無誤後開立傳票(付款憑單)，送請機關(構)首長或其授 權人核章。

出納管理單位

一、機關(構)若採用薪資系統製作加班費清冊等資料，出納管理 單位應採取加簽、加密、浮水印或資料鎖定等方式，防止加 班費清冊等系統產出檔案及表件遭竄改或偽造，以確保資料 正確性及完整性；另對於員工加班費資料之處理，應留存相 關異動紀錄及最近異動日期。

二、依主(會)計單位開立之傳票(付款憑單)及加班費清冊等資 料，製作加班員工與其金融機構帳號相符之轉帳媒體檔送交 金融機構，由其據以辦理轉帳將加班費撥入加班員工帳戶。

三、產製加班費轉存明細表送金融機構核章後，附入傳票(付款 憑單)歸檔。

四、於確定轉帳成功後，以電子郵件通知加班員工入帳金額及日 期。

控制重點 申請單位

一、加班應敘明事由及起迄時間，經單位主管核定後，送人事、

總務(秘書)單位控管。

二、專案加班應敘明事由，陳報機關(構)首長或其授權人核定後 送人事、總務(秘書)單位控管。

三、加班應有刷卡或簽到(退)紀錄，如特殊原因無法刷卡或簽到

(退)者，應有其他可資證明之紀錄。

四、由工程管理費、代辦經費及中央補助款等經費支付之加班 費，應確認申請加班費之對象是否為承辦該項業務之人員。

五、加班費清冊應依據員工加班紀錄編製，並經加班員工核對無 誤簽章，再由單位主管核章後送人事單位審核，另技工、工 友等人員之加班費清冊，則送總務或業務單位審核。

人事、總務(秘書)單位

一、應訂定機關(構)加班費支給管制要點，加強查核有無重複請 領加班費(如請領加班費之時數與申請補休之時數有無重 複)，或請領加班費時數與簽到(退)紀錄時間是否符合等情 形。

二、應審核加班有無事先核准。

三、應審核加班時數、時薪之合法性及正確性。

四、應交叉比對核准之加班申請單、刷卡或簽到(退)紀錄、加班 費清冊等資料，如有異常應查明原因。

五、核對金融機構或中華郵政公司加班費轉帳媒體檔之轉存明細 是否與薪資系統資料確實相符，如有差異，應產製差異表，

並儘速查明差異原因妥適處理。

六、採用差勤系統管理加班資料之機關(構)，人事、總務(秘書) 單位應採取加簽、加密、浮水印或資料鎖定等方式，防止加 班申請單等系統產出檔案及表件遭竄改或偽造；另對於差勤 資料之處理，應留存相關異動紀錄及最近異動日期，並不定 期查核，以防止發生未經授權變更資料等情事。

七、採用薪資系統製作加班費清冊等資料之機關(構)，針對出納 管理單位處理員工加班費資料所留存之相關異動紀錄及最 近異動日期，總務(秘書)單位應不定期查核，以防止發生未 經授權變更資料等情事。

主(會)計單位

一、應審核預算能否容納。

二、應審核加班費清冊是否經權責單位核簽(章)。

三、應審核加班費清冊之金額乘算及加總是否正確無誤。

四、應審核加班費清冊相關表單或證明文件是否齊備。

出納管理單位

一、應依主(會)計單位開立之傳票(付款憑單)及加班費清冊等資 料，製作加班員工與其金融機構帳號相符之轉帳媒體檔送交 金融機構，由其據以辦理轉帳將加班費撥入加班員工帳戶。

二、應產製加班費轉存明細表送金融機構核章後，附入傳票(付 款憑單)歸檔。

三、採用薪資系統製作加班費清冊等資料之機關(構)，出納管理 單位應採取加簽、加密、浮水印或資料鎖定等方式，防止加 班費清冊等系統產出檔案及表件遭竄改或偽造，以確保資料 正確性及完整性；另對於員工加班費資料之處理，應留存相 關異動紀錄及最近異動日期。

法令依據 一、全國軍公教員工待遇支給要點（107.10.315）

二、公務人員俸給法（97.1.16）及其施行細則（97.2.26）

三、公務人員加給給與辦法（100.6.20）

四、勞動基準法（1087.61.319）及其施行細則（1087.2.1427）

五、各機關加班費支給要點（107.4.10）

六、各機關自行訂定之員工加班費支給管制要點

七、各 機 關 員 工 待 遇 給 與 相 關 事 項 預 算 執 行 之 權 責 分 工 表

（1083.45.229）

八、政府支出憑證處理要點（107.8.3）

九、公務員服務法（89.7.19）

十、內部審核處理準則（107.5.14）

十一、行政院人事行政總處 102.2.18 總處給字第 1010060692 號 函

使用表單 一、加班申請單 二、加班費清冊

三、加班費轉存明細表

[機關(構)名稱]加班申請與費用核發作業流程圖

申請單位 人事、總務(秘書)單位 主(會)計單位 出納管理單位

(註)由人事單位使用自動檢核程式核對金融機構或中華郵政公司加班費轉帳媒體檔之轉存明細是否與薪資系統資料 確實相符。

準備

申請人敘明事由及起迄 時間，送單位主管核准

是否核准

加班起迄時間應有刷卡、

簽到（退）紀錄或其他可 資證明之紀錄

製作加班費清冊

是否無誤

加班員工及單位主管於 加班費清冊核章

審核加班有無事先核 准，及時數、時薪之 合法及正確性等事項

是否無誤

於加班費清冊核章

依據金融機構回傳加班費轉 帳媒體檔之轉存明細與加班 費清冊進行檢核(註)

審 核 預 算 能否 容 納、加班費清冊是否 經 權 責 單 位核 簽 (章)、金額乘算及加 總是否正確等事項

是否無誤

開立傳票(付款憑單)

送機關(構)首長或 授權人核章

依據核准之傳票 (付款憑單)製作轉 帳媒體檔

送金融機構匯入 加班員工帳戶

產製加班費轉帳 明細表送金融機 構核章後，附入傳 票歸檔

以 電 子 郵 件 通 知 加 班 員 工 入 帳金額及日期

是否無誤

完成加班費核發作業

結束 查明原因

妥適處理

否

是 否

否

否

否

是

是 是

是

○○機關控制作業自行評估表

○○年度

作業類別(項目)：加班申請與費用核發作業

評估期間：○○年○○月○○日至○○年○○月○○日

評估日期： 年 月 日

控制重點

評估情形

改善 落實 部分 措施

落實 未落實 未發生 不適用 一、加班是否敘明事由及起迄

時間，經單位主管核定後，

送人事、總務(秘書)單位控 管。

二、專案加班是否敘明事由，

陳報機關(構)首長或其授 權人核定後送人事、總務 (秘書)單位控管。

三 、 加 班 是 否 有 刷 卡 或 簽 到 (退)紀錄，如特殊原因無法 刷卡或簽到(退)者，是否有 其他可資證明之紀錄。

四、由工程管理費、代辦經費 及中央補助款等經費支付 之加班費，應確認申請加班 費之對象是否為承辦該項 業務之人員。

五、加班費清冊是否依據員工 加班紀錄編製，並經加班員 工核對無誤簽章，再由單位 主管核章後送人事單位審 核，另技工、工友等人員之 加班費清冊，則送總務或業 務單位審核。

填表人： 複核：

註：

1.機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行評估表，亦得將各項作業流程依性質分類，同 1 類之 作業流程合併 1 份自行評估表，將作業流程之控制重點納入評估。

2.各機關依評估結果於評估情形欄勾選「落實」、「部分落實」、「未落實」、「未發生」或「不 適用」；其中「未發生」係指有評估重點所規範之業務，但評估期間未發生，致無法評估 者；「不適用」係指評估期間法令規定或作法已修正，但控制重點未及配合修正者，或無 評估重點所規範情形等；遇有「部分落實」、「未落實」或控制重點未配合修正之「不適用」

情形，於改善措施欄敘明需採行之改善措施。

○○機關控制作業自行評估表

○○年度

作業類別(項目)：加班申請與費用核發作業

評估期間：○○年○○月○○日至○○年○○月○○日

評估日期： 年 月 日

控制重點

評估情形 改善

落實 部分落實 未落實 未發生 不適用 措施 一、是否訂定機關(構)

加班費支給管制要 點，加強查核有無 重複請領加班費，

或請領加班費時數 與簽到(退)紀錄時 間 是 否 符 合 等 情 形。

二、是否審核加班有無 事先核准。

三 、 是 否 審 核 加 班 時 數、時薪之合法性 及正確性。

四、請單、刷卡或簽到 (退)紀錄、加班費 清冊等資料，如有 異 常 有 無 查 明 原 因。

五、核對金融機構或中 華郵政公司加班費 轉帳媒體檔之轉帳 明細是否與薪資系 統資料確實相符，

如有差異，是否產 製差異表，並儘速 查明差異原因妥適 處理。

六、採用差勤系統管理 加 班 資 料 之 機 關 (構)，人事、總務 (秘書)單位是否採 取加簽、加密、浮

水印或資料鎖定等 方式，防止加班申 請單等系統產出檔 案及表件遭竄改或 偽造；另對於差勤 資料之處理，是否 留存相關異動紀錄 及最近異動日期，

並不定期查核。

七、採用薪資系統製作 加班費清冊等資料 之機關(構)，針對 出納管理單位處理 員工加班費資料所 留存之相關異動紀 錄 及 最 近 異 動 日 期，總務(秘書)單 位 是 否 不 定 期 查 核，以防止發生未 經授權變更資料等 情事。

填表人： 複核：

註：

1.機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行評估表，亦得將各項作業流程依性質分類，同 1 類之作業流程合併 1 份自行評估表，將作業流程之控制重點納入評估。

2.各機關依評估結果於評估情形欄勾選「落實」、「部分落實」、「未落實」、「未發生」或

「不適用」；其中「未發生」係指有評估重點所規範之業務，但評估期間未發生，致 無法評估者；「不適用」係指評估期間法令規定或作法已修正，但控制重點未及配合 修正者，或無評估重點所規範情形等；遇有「部分落實」、「未落實」或控制重點未配 合修正之「不適用」情形，於改善措施欄敘明需採行之改善措施。

○○機關控制作業自行評估表

○○年度

作業類別(項目)：加班申請與費用核發作業

評估期間：○○年○○月○○日至○○年○○月○○日

評估日期： 年 月 日

控制重點

評估情形 改善

落實 部分落實 未落實 未發生 不適用 措施 一、有無審核預算能否

容納。

二、有無審核加班費清 冊是否經權責單位 核簽(章)。

三、有無審核加班費清 冊之金額乘算及加 總是否正確無誤。

四、有無審核加班費清 冊相關表單或證明 文件是否齊備。

填表人： 複核：

註：

1.機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行評估表，亦得將各項作業流程依性質分類，同 1 類之作業流程合併 1 份自行評估表，將作業流程之控制重點納入評估。

2.各機關依評估結果於評估情形欄勾選「落實」、「部分落實」、「未落實」、「未發生」或

「不適用」；其中「未發生」係指有評估重點所規範之業務，但評估期間未發生，致 無法評估者；「不適用」係指評估期間法令規定或作法已修正，但控制重點未及配合 修正者，或無評估重點所規範情形等；遇有「部分落實」、「未落實」或控制重點未配 合修正之「不適用」情形，於改善措施欄敘明需採行之改善措施。

○○機關控制作業自行評估表

○○年度

作業類別(項目)：加班申請與費用核發作業

評估期間：○○年○○月○○日至○○年○○月○○日

評估日期： 年 月 日

控制重點

評估情形 改善

落實 部分落實 未落實 未發生 不適用 措施 一、是否依主(會)計單位開立

之傳票(付款憑單)及加 班費清冊等資料，製作加 班員工與其金融機構帳 號相符之轉帳媒體檔送 交金融機構，由其據以辦 理轉帳將加班費撥入加 班員工帳戶。

二、是否產製加班費轉存明細 表送金融機構核章後，附 入傳票(付款憑單)歸檔。

三、採用薪資系統製作加班費 清 冊 等 資 料 之 機 關 (構)，出納管理單位是否 採取加簽、加密、浮水印 或資料鎖定等方式，防止 加班費清冊等系統產出 檔案及表件遭竄改或偽 造，以確保資料正確性及 完整性；另對於員工加班 費資料之處理，是否留存 相關異動紀錄及最近異 動日期。

填表人： 複核：

註：

1.機關得就 1 項作業流程製作 1 份自行評估表，亦得將各項作業流程依性質分類，同 1 類之作業流程合併 1 份自行評估表，將作業流程之控制重點納入評估。

2.各機關依評估結果於評估情形欄勾選「落實」、「部分落實」、「未落實」、「未發生」或

「不適用」；其中「未發生」係指有評估重點所規範之業務，但評估期間未發生，致 無法評估者；「不適用」係指評估期間法令規定或作法已修正，但控制重點未及配合 修正者，或無評估重點所規範情形等；遇有「部分落實」、「未落實」或控制重點未配 合修正之「不適用」情形，於改善措施欄敘明需採行之改善措施。